Bearbeiten Ihrer E-Mail-Nachrichten

Wenn Sie Ihre E-Mails gelesen haben, können Sie sie beantworten, suchen, löschen und, falls erforderlich, gelöschte E-Mails wiederherstellen.

So beantworten Sie eine Nachricht

1. Wählen Sie die Nachricht, die Sie beantworten möchten.

2. Legen Sie die Art der Beantwortung fest:

   • Um dem Absender zu antworten, wählen Sie "Antwort an Absender“ aus dem Menü "Erstellen“.

     Es wird ein Fenster "Nachricht erstellen“ mit der E-mail-Adresse des Empfängers und dem Thema der Nachricht angezeigt.

   • Um dem Absender und allen Empfängern zu antworten, wählen Sie "An alle“ aus dem Menü "Erstellen“.

     Es wird ein Fenster "Nachricht erstellen“ mit der E-Mail-Adresse der Empfänger und dem Thema der Nachricht angezeigt.

   • Um dem Absender oder allen Empfängern zu antworten und eine Kopie der Nachricht beizufügen, wählen Sie "Antwort, Nachricht einschließen“ oder "An alle, Nachricht einschließen“.

     Daraufhin wird ein Fenster "Nachricht erstellen“ angezeigt, das den Nachrichtentext, die E-Mail-Adressen der Empfänger und das Thema der Nachricht enthält. Der Antwort werden keine Anlagen beigefügt.

3. Geben Sie Ihre Antwort ein und klicken Sie auf "Senden“.

   Weitere Informationen finden Sie unter So adressieren, verfassen und versenden Sie eine E-Mail-Nachricht.

So leiten Sie eine Nachricht weiter

1. Wählen Sie die Nachricht, die Sie weiterleiten möchten.

2. Wählen Sie "Weiterleiten“ aus dem Menü "Erstellen“ oder klicken Sie auf die Schaltfläche "Weiterleiten“ in der Werkzeugleiste.

   Der Nachrichtentext der weiterzuleitenden Nachricht wird gegebenenfalls zusammen mit der Anlage in einer neuen Nachricht angezeigt.

   Wenn Sie die Anlagen nicht weiterleiten möchten, wählen Sie die Option "Weiterleiten, ohne Anlagen“ auswählen.

3. Geben Sie die Adressen der Nachrichtenempfänger in die Felder "An“ oder "Cc“ ein. Wenn Sie Aliasnamen definiert haben, können Sie diese auch über die Tastenmenüs "An“ oder "Cc“ auswählen.

4. Geben Sie gegebenenfalls weiteren Text ein und klicken Sie danach auf "Senden“.

   Weitere Informationen finden Sie unter So adressieren, verfassen und versenden Sie eine E-Mail-Nachricht.

So bearbeiten Sie eine eingehende Nachricht

1. Wählen Sie die Nachricht, die Sie ändern möchten.

2. Wählen Sie "Weiterleiten“ aus dem Menü "Erstellen“.

3. Geben Sie als Empfänger Ihre eigene Adresse an.

4. Nehmen Sie im Fenster "Nachricht erstellen“ die gewünschten Änderungen an der Nachricht vor und versenden Sie die Nachricht.

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   Hinweis –

   Da durch eine große Zahl von bearbeiteten Nachrichten der Posteingang schnell unübersichtlich wird, kann es empfehlenswert sein, hierfür einen eigenen Posteingang einzurichten.

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So speichern Sie eine eingehende oder ausgehende Nachricht als Text

1. Wählen Sie eine empfangene Nachricht und dann "Sichern als Text“ aus dem Menü "Nachricht“ aus. Oder wählen Sie eine ausgehende Nachricht in einem Fenster "Nachricht erstellen“ und danach "Text“ aus dem Untermenü "Sichern als“ des Dateimenüs aus.

2. Geben Sie einen Dateinamen und eine Position in dem jetzt eingeblendeten Dateiauswahldialogfenster ein und klicken Sie dann auf "Sichern“.

   Wenn bereits eine Datei unter dem angegebenen Namen vorhanden ist, werden Sie gefragt, ob Sie diese Datei überschreiben oder den Vorgang abbrechen möchten.

So hängen Sie eine Nachricht an eine Textdatei an

1. Wählen Sie eine empfangene Nachricht und dann "Sichern als Text“ aus dem Menü "Nachricht“ aus. Oder wählen Sie eine ausgehende Nachricht in einem Fenster "Nachricht erstellen“ und danach "Text“ aus dem Untermenü "Sichern als“ des Dateimenüs aus.

   Mailer öffnet ein Dateiauswahldialogfenster.

2. Geben Sie den Namen und die Position einer vorhandenen Datei ein und klicken Sie dann auf "Anhängen“.

   Mailer hängt den Text der Nachricht an die Datei an.

So löschen Sie eine Nachricht

So löschen Sie eine Nachricht aus der Liste der Nachrichten-Kopfzeilen

1. Wählen Sie die zu löschende Nachricht aus.

   Durch Ziehen der Maus können Sie mehrere Nachrichten auswählen. Wenn Sie beim Klicken die Umschalttaste gedrückt halten, können Sie mehrere aufeinanderfolgende Nachrichten auswählen, indem Sie die Hervorhebung auf der Liste der Nachrichten-Kopfzeilen nach oben oder unten erweitern. Wenn Sie beim Klicken die Strg-Taste gedrückt halten, können Sie nicht aufeinanderfolgende Nachrichten der Liste einzeln auswählen.

2. Wählen Sie "Löschen“ aus dem Menü "Nachricht“ oder klicken Sie in der Werkzeugleiste auf die Schaltfläche "Löschen“.

   Die Nachrichten werden aus der Liste gelöscht.

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   Hinweis –

   Auch gelöschte Nachrichten können wiederhergestellt werden, es sei denn, die Löschvorgänge wurden durch Auswahl von "Gelöschte Nachricht vernichten“ im Menü "Mailbox“ permanent gemacht. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt.

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So stellen Sie eine gelöschte E-Mail-Nachricht wieder her

Gehen Sie folgendermaßen vor, um gelöschte Nachrichten wiederherzustellen:

• Wenn Sie eine soeben gelöschte Nachricht wiederherstellen möchten, wählen Sie im Menü "Mailbox“ die Option "Letzte wiederherstellen“.

• Um frühere Nachrichten wiederherzustellen, wählen Sie "Aus Liste wiederherstellen“ aus dem Menü "Mailbox“. Wählen Sie dann eine oder mehrere Nachrichten aus der Liste der gelöschten Nachrichten aus und klicken Sie auf die Schaltfläche "Wiederherstellen“.

Möchten Sie Nachrichten in der Liste permanent löschen, wählen Sie aus dem Menü "Mailbox“ die Option "Gelöschte Nachricht vernichten“.

So vernichten Sie gelöschte Nachrichten beim Schließen der Mailbox

Sie können die Optionen so einstellen, dass die gelöschten Nachrichten beim Schließen der Mailbox permanent vernichtet werden. In diesem Fall ist es unmöglich, gelöschte Nachrichten nach dem Schließen der Mailbox wiederherzustellen.

1. Wählen Sie "Standard“ aus dem Menü "Optionen“.

   Das Dialogfenster "Standard“ wird angezeigt.

2. Wählen Sie "Beim Schließen der Mailbox“ unter "Gelöschte Nachrichten vernichten“.

   Sie können die Bestätigung, die bei jedem Schließen der Mailbox angezeigt wird und fragt, ob die gelöschten Nachrichten vernichtet werden sollen, durch Deaktivieren des Kontrollkästchens "Bestätigungsmeldung anzeigen“ unterdrücken.

3. Klicken Sie auf "OK“ oder auf "Anwenden“, um die Änderungen anzuwenden.

Suchen einer Nachricht innerhalb der Mailbox

Anhand der definierten Suchkriterien können Sie festlegen, wie die Mailbox nach E-Mail-Nachrichten durchsucht wird. Die folgenden Standardsuchkriterien sind im Fenster "Standard“ des Dialogfensters "Suchen“ enthalten: die Adressen (An), der Absender (Von), der Betreff (Betreff), die Empfänger von Kopien (Cc) und der Nachrichtentext mit Kopfzeile (Ganze Nachricht).

Sie können im Fenster "Erweitert“ des Dialogfensters "Suchen“ auch anspruchsvollere Suchkriterien mit Schlüsselwörtern und Argumenten definieren.

Die folgenden Tabellen enthalten Schlüsselwörter, die in Suchskripten verwendet werden können. Sie sind den folgenden Kategorien zugeordnet:

• Kopfzeilen - Schlüsselwörter, die sich auf die Nachrichtenköpfe oder den Nachrichtentext beziehen (Tabelle 10–1)

• Datum - Schlüsselwörter, die den Zeitpunkt anzeigen, zu dem die Nachricht versandt wurde (Tabelle 10–2)

• Status - Schlüsselwörter, die den Status der Nachrichten beschreiben (Tabelle 10–3)

• Operatoren - Schlüsselwörter, die andere Schlüsselwörter verbinden und Suchkriterien bilden (Tabelle 10–4)

Schlüsselwörter, die Sie manuell eingeben können, die jedoch nicht über die Menüs des Fensters "Erweitert“ im Dialogfenster "Suchen“ verfügbar sind, sind mit einem Sternchen (*) markiert.

Tabelle 10–2 enthält und beschreibt die Datums-Schlüsselwörter.

Das Datumsformat lautet TT-MMM-JJJJ (z. B. 02-Apr-1996).

Tabelle 10–3 enthält und erläutert die Status-Schlüsselwörter.

Tabelle 10–4 enthält und beschreibt die Suchoperatoren.

nicht

Bei Suchskripten wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.

Es folgen einige Beispiele:

Skript für die Suche nach Nachrichten, die hans im April entweder mit dem Vermerk "dringend“ oder "wichtig“ in der Betreffzeile gesendet hat:

from hans and (subject dringend or subject wichtig) and during april

Skript für die Suche nach Nachrichten, die klaus ohne Kopie an tigerteam gesendet hat und die noch nicht gelesen wurden:

from klaus and ~(cc tigerteam) and unread

Skript für die Suche nach Nachrichten, die an klaus adressiert wurden oder als Kopie an klaus gesendet wurden. Die Nachrichten, also auch Kopfzeile und Anlagen, enthalten die Zeichenfolge "Statusbericht“:

(to klaus or cc klaus) and text “statusbericht“

So suchen Sie eine Nachricht in einer Mailbox

1. Wählen Sie "Suchen“ aus dem Menü "Nachrichten“.

   Das Dialogfenster "Suchen“ wird geöffnet.

   Abbildung 10–5 Dialogfenster "Suchen“

   
   

2. Geben Sie den gesuchten Text in das entsprechende Feld ein.

   Es kann nach einer Übereinstimmung mit einem oder mehreren der Felder "An“, "Von“, "Betreff“ oder "Cc“ gesucht werden. Werden in mehrere Felder Kriterien eingegeben, sucht Mailer nach Nachrichten, die mit allen Kriterien übereinstimmen.

   Mailer behandelt die Eingaben in einem Feld als ein Kriterium, auch wenn es sich um mehrere Suchkriterien handelt, die durch Leerzeichen oder Kommata getrennt sind. Bei der Eingabe müller schmidt im Feld "An“ sucht Mailer eine Nachricht an müller schmidt und nicht an müller oder schmidt.

   In diesen Feldern wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.

3. Klicken Sie zur Auswahl der Suchrichtung innerhalb der Mailbox auf "Vorwärts“ oder "Rückwärts“, um die vorherige oder die nächste übereinstimmende Nachricht zu suchen. Klicken Sie auf "Alles auswählen“, um alle übereinstimmenden Nachrichten zu finden.

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   Hinweis –

   Der Text in den Feldern kann jederzeit durch Klicken auf "Löschen“ im Dialogfenster "Suchen“ entfernt werden.

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So erstellen Sie erweiterte Suchskripte

1. Wählen Sie "Erweitert“ aus dem Menü "Art der Suche“.

   Das Dialogfenster für die erweiterte Suche wird angezeigt.

   

2. Geben Sie Ihr Skript in den Textbereich ein.

   Wählen Sie Schlüsselwörter aus den Menüs aus, um die Skripterstellung zu vereinfachen.

   Bei den Suchskripten wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.

Verwenden von Ansichten

In manchen Fällen ist es sinnvoll, nur die Nachrichten in der Mailbox anzuzeigen, die einem oder mehreren Suchkriterien entsprechen, z. B. alle Nachrichten an oder von einem bestimmten Benutzer. Sie können diese Kriterien festlegen und als Ansicht speichern.

So erstellen Sie eine Ansicht

1. Wählen Sie "Suchen“ aus dem Menü "Nachrichten“.

   Das Dialogfenster "Mailer - Suchen“ wird angezeigt.

2. Geben Sie die gewünschten Suchkriterien an.

3. Klicken Sie auf "Sichern als Ansicht“.

   Das Dialogfenster "Sichern als Ansicht“ wird angezeigt.

4. Geben Sie einen Namen in das Feld "Ansichtnamen eingeben“ ein.

   "Alle“ oder "Neu“ können nicht als Ansichtnamen verwendet werden, da diese Bezeichnungen bereits unter "Standardansichten“ aufgelistet sind. Es wird empfohlen, einen Namen einzugeben, der die Suchkriterien angibt.

5. Klicken Sie auf "OK“.

   Mailer erstellt eine neue Ansicht und stellt sie in die Liste "Benutzerdefinierte Ansichten“ im Dialogfenster "Ansichten“. Wenn Sie die Liste anzeigen möchten, klicken Sie auf "Ansicht anzeigen“ im Dialogfenster "Suchen“ oder wählen "Ansichten anzeigen“ aus dem Menü "Mailbox“.

So können Sie Ansichten anzeigen, löschen oder aktualisieren

1. Wählen Sie "Ansicht anzeigen“ aus dem Menü "Mailbox“.

   Wenn das Dialogfenster "Suchen“ geöffnet ist, können Sie auch darin auf "Ansicht anzeigen“ klicken.

   Das Dialogfenster "Ansichten“ wird angezeigt.

   

   Die folgenden Ansichten werden aufgelistet:

   • Standardansichten: Nachrichtenstatistiken der gesamten Mailbox (Alle) und Nachrichten, die noch nicht gelesen wurden (Neu).

   • Benutzerdefinierte Ansichten: Nachrichtenstatistiken von Ansichten, die Sie selbst erstellt haben. Mailer zeigt den Namen der geladenen Ansicht in der Titelleiste des Hauptfensters an.

2. Um eine Ansicht anzuzeigen, doppelklicken Sie in der Liste auf die gewünschte Ansicht. Sie können die Ansicht auch auswählen und dann auf "Laden“ klicken.

   Die Nachrichten, die mit den Suchkriterien dieser Ansicht übereinstimmen, werden in der Mailbox angezeigt.

3. (Optional) Klicken Sie auf "Aktualisieren“, um die Ansicht zu aktualisieren.

   Mailer überarbeitet die Nachrichtenstatistiken aller Ansichten in der Mailbox.

4. (Optional) Um eine Ansicht zu löschen, wählen Sie diese aus und klicken Sie auf "Löschen“.

5. Klicken Sie auf "Schließen“, um das Dialogfenster zu schließen.

So bearbeiten Sie eine Ansicht

1. Wählen Sie eine Ansicht aus der Liste "Benutzerdefinierte Ansichten“.

2. Klicken Sie auf "Bearbeiten“.

   Das Dialogfenster "Suchen“ wird angezeigt. In den Feldern sind die Suchkriterien dieser Ansicht eingetragen.

3. Bearbeiten Sie die Felder.

   Kann Mailer die Suchkriterien nicht im Fenster "Standard“ anzeigen, wird das Skript in den Textbereich des Fensters "Erweitert“ geladen, in dem es dann bearbeitet werden kann.

4. Klicken Sie auf "Sichern als Ansicht“.

   Mailer zeigt den Namen der Ansicht im Feld "Ansichtnamen angeben“ an.

5. Klicken Sie auf "OK“, um die Ansicht unter demselben Namen zu speichern.

   Sie können auch einen neuen Namen für die Ansicht eingeben und auf "OK“ klicken, um sie zu speichern.

So ordnen Sie die Liste in "Benutzerdefinierte Ansichten“ neu an

Wählen Sie eine Ansicht aus "Benutzerdefinierte Ansichten“ aus. Klicken Sie auf den Aufwärts- oder Abwärtspfeil, um die Ansicht in der Liste nach oben oder unten zu verschieben.