In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie E-Mail und Kalender
für die Arbeit mit Microsoft Exchange
-Konten einsetzen können.
In E-Mail und Kalender
haben Sie die Möglichkeit, mit Ihren Exchange
-Daten zu arbeiten. Wenn Sie Exchange
über E-Mail und Kalender
verwenden, werden Ihre Daten nicht auf Ihrem lokalen System, sondern auf dem Exchange
-Server gespeichert.
Sie können in E-Mail und Kalender
die folgenden Typen von Exchange
-Ordnern verwenden:
Kalender
Kontakte
Aufgaben
Es kann nur jeweils ein Exchange
-Konto in E-Mail und Kalender
aktiviert werden. Informationen zum Konfigurieren eines Exchange
-Kontos in E-Mail und Kalender
finden Sie in Kapitel 2, Erste Schritte.
Bei der Arbeit mit Exchange
in E-Mail und Kalender
ergeben sich in einigen Punkten funktionelle Abweichungen, insbesondere in Bezug auf Exchange
- und lokale Ordner. In der folgenden Tabelle sind diese funktionellen Unterschiede zusammengefasst:
Funktion |
Exchange-Ordner |
Lokale Ordner |
---|---|---|
Speichern eines Termins oder Kontakts aus einer E-Mail-Nachricht |
Das Element wird im entsprechenden |
Das Element wird nicht im lokalen Ordner gespeichert. |
Erinnerungen für Termine und Besprechungen |
Erinnerungen funktionieren erst nach dem Start von |
|
Wenn Sie sich beim Exchange
-Konto anmelden und dann auf eine GAL klicken, erscheint eine leere GAL. Dadurch wird die Arbeitslast des globalen Katalogservers herabgesetzt. Zur Anzeige von Kontakten in der GAL führen Sie eine Suche durch. Weitere Informationen zum Suchen nach Kontakten finden Sie unter Suche in Kontakten.
Wenn Sie in E-Mail und Kalender
ein Exchange
-Konto konfigurieren, wird das Konto in den Ordnerbereich eingefügt.
Beim Starten von E-Mail und Kalender
werden Sie zur Eingabe des Passworts für dieses Konto aufgefordert. Wenn Sie das richtige Passwort eingeben, wird das Konto im Ordnerbereich angezeigt und Sie können den Inhalt der Ordner einsehen.
Microsoft Exchange
enthält eine Funktion, mit der Sie anderen Benutzern die Berechtigung erteilen können, auf Ihr Exchange
-Konto zuzugreifen. Wenn Sie einem anderen Benutzer diese Berechtigung erteilen, wird dieser Benutzer zum Delegierten, also zu Ihrem Stellvertreter. Sie können delegierten Benutzern die Möglichkeit einräumen, folgende Vorgänge für Sie durchzuführen:
Lesen Ihrer E-Mail-Nachrichten und Senden von Nachrichten in Ihrem Auftrag.
Einsehen Ihrer Termine, Hinzufügen neuer Termine und Aktualisieren vorhandener Termine.
Einsehen Ihrer Aufgaben, Hinzufügen neuer Aufgaben und Aktualisieren vorhandener Aufgaben.
Einsehen Ihrer Kontakte, Hinzufügen neuer Kontakte und Aktualisieren vorhandener Kontakte.
Wenn Sie Microsoft Outlook
zuvor noch nicht mit Ihrem Exchange
-Konto verwendet haben, funktionieren die Delegationsleistungsmerkmale in E-Mail und Kalender
nicht ordnungsgemäß. Wenn Sie Werkzeuge -> Einstellungen wählen und anschließend auf Delegation für Exchange klicken, wird die Meldung Error reading Delegates list angezeigt.
Sollten Sie beabsichtigen, von Outlook
auf E-Mail und Kalender
umzusteigen und die Delegationsfunktion zu nutzen, müssen Sie vor der Migration in Outlook
alle Delegationsoptionen angeben.
Falls die Delegationsfunktionen nicht zur Verfügung stehen, können Sie anderen Benutzern stattdessen Berechtigungen für Ordner einrichten. Diese Benutzer können dann die entsprechenden Ordner in ihren eigenen Ordnerbereichen öffnen. Informationen zum Festlegen von Zugriffsberechtigungen für Ordner finden Sie unter So legen Sie Zugriffsberechtigungen für einen Ordner fest. Wie Sie den Ordner eines anderen Benutzers öffnen können, erfahren Sie unter So öffnen Sie den Ordner eines anderen Benutzers.
Führen Sie folgende Schritte durch:
Wählen Sie Werkzeuge -> Einstellungen.
Klicken Sie im linken Bereich auf Delegation für Exchange.
Klicken Sie im Registerbereich An andere delegieren auf Hinzufügen.
Geben Sie den Namen des Benutzers in das Feld Delegieren an im Dialogfeld Benutzer wählen ein. Stattdessen können Sie auch in einer GAL oder Kontaktliste einen Benutzer auswählen und dann auf die Schaltfläche Addressbuch klicken. Wählen Sie im Dialogfeld Kontakte aus Adressbuch wählen einen Benutzer aus.
Klicken Sie im Dialogfeld Benutzer wählen auf OK, um den Benutzer als Delegierten festzulegen.
Klicken Sie im Dialogfeld Evolution-Einstellungen auf OK.
Führen Sie folgende Schritte durch:
Wählen Sie Werkzeuge -> Einstellungen.
Klicken Sie im linken Bereich auf Delegation für Exchange.
Wählen Sie im Registerbereich An andere delegieren den Delegierten aus, dessen Berechtigungen Sie ändern möchten. Klicken Sie dann auf Bearbeiten.
Wählen Sie im Dialogfeld Berechtigungen fürBenutzername die Berechtigungen für Ihre Kalender-, Kontakte-, Eingang- und Aufgaben-Ordner aus, die Sie dem Delegierten zuweisen möchten. Wählen Sie in der Dropdown-Liste neben dem jeweiligen Ordner die Funktion des Delegierten aus. Jeder Funktion entspricht eine Gruppe von Berechtigungen. Wenn Sie beispielsweise die Funktion Autor auswählen, kann der Delegierte sowohl den Ordnerinhalt lesen als auch Elemente hinzufügen.
Wählen Sie die Option Delegat kann private Objekte sehen aus, damit der Delegierte Termine, Besprechungen und Aufgaben einsehen kann, deren Einstufung Privat lautet.
Klicken Sie im Dialogfeld Berechtigungen fürBenutzername auf OK.
Klicken Sie im Dialogfeld Evolution-Einstellungen auf OK.
Führen Sie folgende Schritte durch:
Wählen Sie Werkzeuge -> Einstellungen.
Klicken Sie im linken Bereich auf Delegation für Exchange.
Im Registerbereich An andere delegieren wählen Sie den zu entfernenden Delegierten aus und klicken dann auf Entfernen.
Klicken Sie im Bestätigungsdialog auf Ja.
Klicken Sie im Dialogfeld Evolution-Einstellungen auf OK.
Führen Sie folgende Schritte durch:
Wählen Sie Werkzeuge -> Einstellungen.
Klicken Sie im linken Bereich auf Delegation für Exchange.
Klicken Sie auf die Registerkarte Als ein Delegat agieren. Die Tabelle im Registerbereich enthält eine Liste der Benutzer, für die Sie als Delegierter auftreten.
Wenn Sie E-Mail-Nachrichten für einen dieser Benutzer versenden möchten, markieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Namen des entsprechenden Benutzers. Beim Verfassen einer Nachricht können Sie die E-Mail-Adresse des Benutzers in der Dropdown-Liste Von auswählen.
Klicken Sie auf Schließen, um das Dialogfeld Evolution-Einstellungen zu schließen.
Führen Sie folgende Schritte durch:
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, und wählen Sie Berechtigungen im Kontextmenü.
Die Zugriffsberechtigungen legen Sie im Dialogfeld Berechtigungen für Ordnername fest. In der folgenden Tabelle sind die Elemente des Dialogfelds Ordnerberechtigungen beschrieben:
Klicken Sie auf OK, um Ihre Änderungen zu speichern und das Dialogfeld zu schließen.
Eine Abwesenheitsnachricht ist eine E-Mail-Nachricht, die der Exchange
-Server automatisch an alle Absender eintreffender Nachrichten sendet, wenn Sie selbst abwesend sind oder nicht antworten können. Eine solche Abwesenheitsnachricht wird nur einmal an jede Person gesendet, die Ihnen eine Nachricht schickt.
Führen Sie folgende Schritte durch:
Wählen Sie Werkzeuge -> Einstellungen.
Klicken Sie im linken Bereich auf Nicht im Büro.
Wenn Sie derzeit nicht erreichbar sind, wählen Sie die Option Ich bin im Moment nicht im Büro aus.
Um sich anwesend zu melden, wählen Sie die Option Ich bin im Moment im Büro aus.
Geben Sie Ihre Abwesenheitsnachricht in das Textfeld Nicht-im-Büro-Nachricht ein.
Klicken Sie auf OK.
Wenn Sie die Option Ich bin im Moment nicht im Büro auswählen, wird bei Ihrer nächsten Anmeldung beim Exchange
-Konto das Dialogfeld Nicht-im-Büro-Assistent angezeigt. In diesem Dialogfeld werden Sie gefragt, ob Sie Ihren Status von abwesend in anwesend ändern möchten. Zum Ändern des Status klicken Sie auf die Schaltfläche Ja, den Status ändern. Wenn der Status unverändert bleiben soll, klicken Sie auf die Schaltfläche Nein, den Status nicht ändern.