Verteilen von Aufgaben

Sie können nur Aufgaben aus lokalen Ordnern verteilen. Aufgaben aus Sun Java System Calendar Server-Ordnern können nicht verteilt werden.

Gehen Sie wie folgt vor, um einer Person eine Aufgabe zuzuweisen:

1. Doppelklicken Sie auf die Aufgabe im Fenster Aufgaben, um ein Aufgaben-Fenster mit den unter Erstellen einer Aufgabe beschriebenen Registerkarten zu öffnen.

2. Wählen Sie Aktionen -> Aufgabe zuweisen, um die Registerkarte Arbeitsauftrag anzuzeigen.

3. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Organisator den Organisator der Aufgabe aus.

4. Die Aufgabenverteilung wird in Form einer Tabelle dargestellt. Diese Tabelle lässt sich, wie unter Verwenden von Ansichten beschrieben, durch Hinzufügen und Entfernen von Spalten anpassen. In der Voreinstellung umfasst die Aufgabenverteilungstabelle die in der folgenden Tabelle beschriebenen Spalten:

   Spalte	Beschreibung
   Teilnehmer	E-Mail und Kalender trägt automatisch den Namen des aktuellen Benutzers als ersten Teilnehmer in die Liste ein. Um weitere Teilnehmer in die Liste aufzunehmen, klicken Sie auf den Text Klicken Sie hier, um einen Teilnehmer hinzuzufügen unter der Teilnehmerliste. Geben Sie den Namen der Person, Gruppe, Ressource oder Räumlichkeit ein, die Sie für die Aufgabe vorsehen. Wenn Sie dem Teilnehmer die Aufgabendaten übermitteln möchten, müssen Sie dessen E-Mail-Adresse in dieses Feld eingeben.
   Typ	Klicken Sie auf das Feld unter dem Spaltenkopf Typ, um eine Dropdown-Liste zu aktivieren. Wählen Sie in der Dropdown-Liste einen der folgenden Typen aus: Individuell Gruppe Ressource Raum Unbekannt
   Position	Klicken Sie auf das Feld unter dem Spaltenkopf Position, um eine Dropdown-Liste zu aktivieren. Wählen Sie in der Dropdown-Liste eine der folgenden Funktionen aus: Vorsitzender Benötigter Teilnehmer Optionaler Teilnehmer Nicht-Teilnehmer Unbekannt
   UAwg	Klicken Sie auf das Feld unter dem Spaltenkopf UAwg, um eine Dropdown-Liste zu aktivieren. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Ja oder Nein aus, um anzugeben, ob dem Organisator eine Antwort gesendet werden soll.
   Status	Klicken Sie auf das Feld unter dem Spaltenkopf Status, um eine Dropdown-Liste zu aktivieren. Wählen Sie in der Dropdown-Liste eine der folgenden Statusoptionen aus: Erfordert Maßnahme Angenommen Abgelehnt Vorläufig Delegiert

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Andere einladen, um einen neuen Eintrag für die Aufgabentabelle zu erstellen. E-Mail und Kalender zeigt auch das Dialogfeld Kontakte aus Adressbuch wählen an, das Ihnen die Möglichkeit zur Auswahl von Teilnehmern bietet.

6. Wählen Sie Datei -> Speichern und schließen. E-Mail und Kalender nimmt die Zuweisung der Aufgaben vor, und Sie werden gefragt, ob Sie die Zuweisungsinformationen versenden möchten.

7. Klicken Sie auf Ja, um die Zuweisungsinformationen an die angegebenen E-Mail-Adressen zu versenden.

   Klicken Sie auf Nein, um die Zuweisungsinformationen zu speichern, ohne sie an die angegebenen E-Mail-Adressen zu versenden. Sie können die Zuweisungsinformationen, wie in Versenden von Aufgabendaten beschrieben, auch zu einem späteren Zeitpunkt versenden.