Utilisation de dossiers virtuels

Les dossiers virtuels vous permettent de visualiser des messages de plusieurs dossiers comme s'ils se trouvaient dans un seul et même dossier. La liste de vos dossiers virtuels se trouve dans Dossiers virtuels, dans le volet des dossiers. Pour afficher un dossier virtuel, sélectionnez-le dans l'élément Dossiers virtuels de votre volet de dossiers.

Si le volet de dossiers ne s'affiche pas, choisissez Vue -> Barre de dossiers.

Les dossiers virtuels vous permettent d'organiser des messages situés dans plusieurs dossiers. Exemple : supposons que votre société ait un produit nommé Lorem Ipsum et un client nommé Ximdom.com.Les employés de Ximdom.Com vous envoient régulièrement des messages à propos de Lorem Ipsum et d'autres produits, et vous stockez ces messages dans plusieurs dossiers.

Vous pouvez utiliser des dossiers virtuels pour classer les messages provenant de Ximdom.Com associés au produit Lorem Ipsum, et ceux qui n'y sont pas associés. Pour organiser les messages de cette manière, vous pouvez créer les dossiers virtuels suivants :

Ximdom.Com (Lorem Ipsum)

Affiche les messages (issus de tous les dossiers) provenant d'expéditeurs dont l'adresse contient @ximdom.com et dont le corps contient le texte lorem ipsum.

Ximdom.Com (autres)

Affiche les messages (issus de tous les dossiers) provenant d'expéditeurs dont l'adresse contient @ximdom.com, mais dont le corps ne contient pas le texte lorem ipsum.

Vous pouvez créer des dossiers virtuels en ayant recours à l'une des méthodes suivantes :

• utiliser l'éditeur de dossier virtuel ;

• utiliser un message de votre liste de messages pour générer automatiquement le dossier virtuel ;

• effectuer une recherche puis l'utiliser pour générer automatiquement le dossier virtuel.

Utilisation de l'éditeur de dossier virtuel

Vous pouvez utiliser l'éditeur de dossier virtuel pour ajouter, éditer et supprimer des dossiers virtuels ou pour réorganiser la position de vos dossiers virtuels dans le volet de dossiers.

Ajout d'un dossier virtuel

Procédez comme suit :

1. Choisissez Outils -> Éditeur de dossiers virtuels.

2. Cliquez sur le bouton Ajouter dans la boîte de dialogue Dossiers virtuels.

3. Entrez les détails du dossier virtuel dans la boîte de dialogue Ajouter une règle. Vous trouverez, dans le tableau suivant, une description des éléments de la boîte de dialogue Ajouter une règle :

   Nom	Description
   Nom de la règle	Attribuez un nom à ce dossier virtuel dans la zone de texte.
   Ajouter	Cliquez sur ce bouton pour ajouter des critères au dossier virtuel.
   Exécuter les actions	Utilisez la liste déroulante pour indiquer si le message doit répondre à tous les critères ou à un seul d'entre eux pour être ajouté au dossier virtuel. Vous avez le choix entre les options suivantes :   si tous les critères sont remplis : sélectionnez cette option pour indiquer que le message doit répondre à tous les critères. si un des critères est rempli : sélectionnez cette option pour indiquer que le message doit répondre à au moins un des critères.
   Première liste déroulante	Sélectionnez le composant du message auquel le critère doit être appliqué. Exemple : si vous souhaitez que le dossier virtuel recherche le texte dans le corps du message, sélectionnez Corps du message.
   Deuxième liste déroulante	Sélectionnez la relation entre le composant du message et le texte recherché. Exemple : si vous souhaitez que le dossier virtuel recherche les messages dont le corps inclut le texte recherché, sélectionnez contient dans la deuxième liste déroulante.
   Zone de texte	Entrez le texte recherché. Ce texte n'est pas sensible à la casse.
   Supprimer	Pour supprimer un critère, cliquez sur le bouton Supprimer situé près de celui-ci.
   Source du dossier virtuel	Dans la liste déroulante, sélectionnez les dossiers à partir desquels vous souhaitez créer le dossier virtuel. Sélectionnez l'une des options suivantes :  Dossiers spécifiques seulement : sélectionnez cette option pour créer le dossier virtuel à partir des dossiers que vous indiquez. Cliquez sur Ajouter pour spécifier un dossier. Sélectionnez le dossier que vous souhaitez ajouter dans la boîte de dialogue Sélectionnez un dossier, puis cliquez sur OK. Pour supprimer un dossier, sélectionnez-le et cliquez sur Supprimer. Avec tous les dossiers locaux : sélectionnez cette option pour créer le dossier virtuel à partir de tous les dossiers de votre système local. Avec tous les dossiers actifs distants : sélectionnez cette option pour créer le dossier virtuel à partir de tous les dossiers du serveur de courrier auquel vous êtes connecté. Avec tous les dossiers actifs locaux et distants : sélectionnez cette option pour créer le dossier virtuel à partir des éléments suivants : tous les dossiers de votre système local ; tous les dossiers du serveur de courrier auquel vous êtes connecté.

4. Après avoir entré les détails du dossier virtuel, cliquez sur OK dans la boîte de dialogue Ajouter une règle.

5. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Dossiers virtuels.

Édition d'un dossier virtuel

Procédez comme suit :

1. Choisissez Outils -> Éditeur de dossiers virtuels.

2. Dans la boîte de dialogue Dossiers virtuels, sélectionnez le dossier virtuel que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur Éditer.

3. Modifiez les détails du dossier virtuel dans la boîte de dialogue Éditer la règle. Pour de plus amples informations sur cette boîte de dialogue, reportez-vous à la rubrique Ajout d'un dossier virtuel.

4. Après avoir modifié les détails du dossier virtuel, cliquez sur OK dans la boîte de dialogue Éditer une règle.

5. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Dossiers virtuels.

Suppression d'un dossier virtuel

Procédez comme suit :

1. Choisissez Outils -> Éditeur de dossiers virtuels.

2. Dans la boîte de dialogue Dossiers virtuels, sélectionnez le dossier virtuel que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur Supprimer.

3. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Dossiers virtuels.

Modification de la position d'un dossier virtuel

Pour modifier la position d'un dossier virtuel dans votre volet de dossiers, procédez comme suit :

1. Choisissez Outils -> Éditeur de dossiers virtuels.

2. Dans la boîte de dialogue Dossiers virtuels, sélectionnez le dossier virtuel dont vous souhaitez modifier la position.

3. Cliquez sur le bouton Monter ou Descendre. Répétez ces procédures jusqu'à ce que le dossier virtuel soit dans la position souhaitée.

4. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Dossiers virtuels.

Création d'un dossier virtuel à partir d'un message

Procédez comme suit :

1. Sélectionnez, dans la liste des messages, celui à partir duquel vous souhaitez créer un dossier virtuel.

2. Choisissez Outils -> Créer un dossier virtuel à partir du message, puis l'un des éléments de menu suivants :

   • Dossier virtuel sur l'objet : crée un dossier virtuel à partir de l'objet du message sélectionné.

   • Dossier virtuel sur l'expéditeur : crée un dossier virtuel à partir de l'expéditeur du message sélectionné.

   • Dossier virtuel sur les destinataires : crée un dossier virtuel à partir des destinataires du message sélectionné.

   • Dossier virtuel sur la liste de diffusion : crée un dossier virtuel à partir des listes de diffusion des champs À et Cc du message sélectionné.

   La boîte de dialogue Nouveau dossier virtuel s'affiche. Elle contient des critères ayant trait au dossier virtuel en fonction de l'élément de menu sélectionné.

3. Modifiez les informations concernant le dossier virtuel dans la boîte de dialogue si nécessaire. Pour de plus amples informations sur cette boîte de dialogue, reportez-vous à la rubrique Ajout d'un dossier virtuel.

4. Cliquez sur OK. Le dossier virtuel est ajouté à la liste des dossiers virtuels du volet de dossiers.

Création d'un dossier virtuel à partir d'une recherche

Procédez comme suit :

1. Lancez la recherche à partir de laquelle vous souhaitez créer un dossier virtuel. Pour de plus amples informations, reportez-vous à la rubrique Utilisation des recherches avancées.

2. Après avoir effectué la recherche, choisissez Rechercher -> Créer un dossier virtuel à partir d'une recherche. La boîte de dialogue Nouveau dossier virtuel s'affiche. Elle contient les critères de la recherche que vous avez effectuée.

3. Modifiez les informations concernant le dossier virtuel dans la boîte de dialogue si nécessaire. Pour de plus amples informations sur cette boîte de dialogue, reportez-vous à la rubrique Ajout d'un dossier virtuel.

4. Cliquez sur OK. Le dossier virtuel est ajouté à la liste des dossiers virtuels du volet de dossiers.