Vous pouvez utiliser Messagerie et calendrier
pour créer une réunion, y convier des tiers et réserver les ressources nécessaires à cette réunion.
Procédez comme suit :
Choisissez Fichier -> Nouveau -> Réunion. La fenêtre Rendez-vous s'affiche. Elle est pratiquement identique à celle qui s'affiche lorsque vous choisissez Fichier -> Nouveau -> Rendez-vous , mais contient deux onglets supplémentaires : Planification et Réunion.
Entrez les détails appropriés dans les onglets Rendez-vous, Rappel et Récurrence de la fenêtre Rendez-vous, comme décrit dans les rubriques Création d'un rendez-vous autonome et Création d'un rendez-vous récurrent.
Pour entrer des détails supplémentaires sur la réunion, cliquez sur l'onglet Réunion. Une section portant le même nom s'affiche.
Sélectionnez l'organisateur de la réunion dans la liste déroulante Organisateur.
Messagerie et calendrier
entre automatiquement le nom de l'utilisateur actuel dans la zone de texte Organisateur. Si vous possédez plusieurs comptes Messagerie et calendrier
, sélectionnez celui qui vous convient dans la liste déroulante.
Une liste des participants à la réunion s'affiche sous la forme d'une table comportant par défaut les colonnes suivantes (de gauche à droite) :
Appuyez sur la touche Retour pour ajouter la nouvelle entrée à la liste des participants.
Pour supprimer un participant de la liste, cliquez avec le bouton droit de la souris sur une entrée de la liste des participants, puis choisissez Supprimer dans le menu contextuel.
Pour plus d'informations sur la modification de l'affichage actif, son enregistrement et la création d'affichages personnalisés, reportez-vous à la section Utilisation des vues .
Cliquez sur le bouton Inviter d'autres personnes pour créer une nouvelle entrée dans la table. Messagerie et calendrier
affiche la boîte de dialogue Sélectionnez les contacts dans le carnet d'adresses, que vous pouvez utiliser pour sélectionner des participants.
Cliquez sur l'onglet Planification pour ouvrir la section correspondante, dans laquelle vous pouvez identifier une période durant laquelle tous les participants peuvent participer à la réunion et déterminer si les ressources nécessaires à la réunion sont disponibles. Vous trouverez , dans le tableau ci-dessous, une description des éléments de la section Planification :
Nom |
Description |
---|---|
Liste des participants |
Affiche la liste des participants de la réunion. Cette liste est pratiquement identique à celle de l'onglet Réunion, mais ne contient pas les colonnes Rôle et Réponse S.V.P.. Vous pouvez personnaliser le contenu de cette table, comme décrit dans la rubrique Utilisation des vues . |
Légende |
Décrit les codes de couleur utilisés dans la planification pour indiquer les éléments suivants :
|
Programmation |
Affiche la planification de chaque participant à la réunion. Les segments horaires pour l'heure actuellement sélectionnée ont un arrière-plan clair, alors que les autres segments horaires ont un arrière-plan sombre. Les heure libres ou occupées de chaque participant sont indiquées par des carrés de couleur. |
Inviter d'autres personnes |
Cliquez sur le bouton Inviter d'autres personnes pour créer une nouvelle entrée dans la table des participants. |
Options |
Cliquez sur le bouton Options pour afficher un menu contextuel contenant les éléments de menus suivants :
|
Bouton << |
Cliquez sur le bouton << pour mettre en surbrillance la période précédente répondant aux critères de Choix automatique sélectionnés. |
Choix automatique |
Cliquez sur le bouton Choix automatique pour afficher un menu contextuel contenant les éléments de menus suivants :
|
Bouton >> |
Cliquez sur le bouton >> pour mettre en surbrillance dans la prévision la prochaine période correspondant aux critères de Choix automatique sélectionnés. |
Heure de début de la réunion |
Définissez la date et l'heure de début de la réunion dans les zones de listes déroulantes modifiables. |
Heure de fin de la réunion |
Définissez la date et l'heure de fin de la réunion dans les zones de listes déroulantes modifiables. |
Choisissez Fichier -> Enregistrer et fermer. Messagerie et calendrier
crée la réunion et vous demande si vous souhaitez envoyer des informations sur cette réunion.
Cliquez sur Oui pour envoyer les informations concernant la réunion aux adresses électroniques indiquées.
Cliquez sur Non pour enregistrer les informations concernant la réunion sans les envoyer aux adresses électroniques indiquées. Vous pouvez les envoyer ultérieurement, comme décrit dans la rubrique Envoi d'informations relatives à une réunion.