Manuale utente di Posta e calendario di Java Desktop System

Creazione di una riunione

Posta e calendario permette di creare una riunione, di invitare altri utenti a parteciparvi e di prenotare le risorse necessarie.

Creare una riunione

Procedere come segue:

Scegliere File -> Nuovo -> Riunione. La finestra Appuntamento è simile a quella che compare scegliendo File -> Nuovo -> Appuntamento, ma in questo caso contiene due schede aggiuntive: Pianificazione e Riunione.
Inserire le informazioni appropriate nelle schede Appuntamento, Promemoria e Ricorrenza della finestra Appuntamento come descritto in Creare un appuntamento singolo e Creare un appuntamento ricorrente.
Per inserire ulteriori particolari sulla riunione, fare clic sulla scheda Riunione per visualizzarla.
Selezionare l'organizzatore della riunione nella casella di riepilogo Organizzatore.

Posta e calendario compila automaticamente la casella di testo Organizzatore con il nome dell'utente. Se si dispone di diversi account di Posta e calendario, selezionare quello appropriato dalla casella di riepilogo.

I partecipanti alla riunione vengono elencati in forma tabellare. Da sinistra a destra, la tabella dei partecipanti alla riunione contiene normalmente le seguenti colonne:

Colonna	Descrizione
Partecipante	`Posta e calendario` inserisce automaticamente il nome dell'utente come primo partecipante. Per aggiungere un altro partecipante, fare clic sul testo Fare clic qui per aggiungere un partecipante al di sotto dell'elenco. Digitare il nome o l'indirizzo di posta elettronica della persona o del gruppo di persone che si desidera invitare alla riunione, oppure inserire il nome della risorsa o della sala che si desidera prenotare. Per inviare le informazioni sulla riunione ai partecipanti, è necessario inserire i relativi indirizzi di posta elettronica in questo campo.
Tipo	Fare clic sul campo sotto l'intestazione della colonna Tipo per attivare una casella di riepilogo. Selezionare uno dei tipi seguenti dalla casella di riepilogo: Individuale Gruppo Risorse Stanza Sconosciuto
Ruolo	Fare clic sul campo sotto l'intestazione della colonna Ruolo per attivare una casella di riepilogo. Selezionare uno dei ruoli seguenti dalla casella di riepilogo: Moderatore Partecipante richiesto Partecipante opzionale Non partecipante Sconosciuto
RSVP	Fare clic sul campo sotto l'intestazione della colonna RSVP per attivare una casella di riepilogo. Selezionare una delle opzioni seguenti dalla casella di riepilogo per specificare se sia richiesto l'invio di una risposta all'organizzatore della riunione: Sì No
Stato	Fare clic sul campo sotto l'intestazione della colonna Stato per attivare una casella di riepilogo. Selezionare una delle seguenti opzioni dalla casella di riepilogo: Richiede azione Accettata Annullato Tentativo Delegato

Premere Invio per aggiungere la nuova voce all'elenco dei partecipanti.

Per eliminare uno dei partecipanti dall'elenco, fare clic con il pulsante destro del mouse sull'elenco dei partecipanti e scegliere Elimina dal menu a comparsa.

Per informazioni su come modificare o salvare la vista attiva o su come creare una vista personalizzata, vedere Uso delle viste.

Fare clic sul pulsante Invita altri per creare una nuova voce nella tabella. Posta e calendario visualizza inoltre la finestra di dialogo Seleziona contatti dalla rubrica, nella quale è possibile selezionare i partecipanti.

Fare clic sulla scheda Pianificazione per visualizzarla. La scheda Pianificazione permette di identificare un periodo di tempo in cui tutti gli invitati siano liberi di partecipare alla riunione e in cui tutte le risorse necessarie siano disponibili. La tabella seguente descrive gli elementi della scheda Pianificazione:

Elemento	Descrizione
Elenco dei partecipanti	Mostra l'elenco dei partecipanti alla riunione. L'elenco dei partecipanti è uguale a quello visualizzato nella scheda Riunione, ma in questo caso le colonne Ruolo e RSVP non compaiono. Il contenuto di questa tabella può essere personalizzato come descritto in Uso delle viste.
Legenda	Descrive il significato dei codici di colore utilizzati nella pianificazione: Tentativo: il partecipante ha un altro appuntamento ma ha contrassegnato l'orario come libero, perciò è possibile che possa partecipare alla riunione all'ora indicata. Occupato: la persona ha un altro appuntamento e non può partecipare alla riunione all'ora indicata. Assente: la persona è fuori ufficio e non può partecipare alla riunione all'ora indicata. Nessuna informazione: la persona non ha reso pubbliche le informazioni sui propri impegni, perciò `Posta e calendario` non può stabilire se possa partecipare o meno alla riunione all'ora indicata.
Pianifica	Mostra la pianificazione relativa a ognuna delle persone invitate alla riunione. I segmenti corrispondenti al periodo di tempo selezionato presentano uno sfondo chiaro, mentre tutti gli altri segmenti presentano uno sfondo scuro. Gli orari liberi o impegnati di ognuna delle persone invitate vengono indicati da quadratini colorati.
Invita altri	Fare clic sul pulsante Invita altri per creare una nuova voce nell'elenco dei partecipanti. `Posta e calendario` visualizza inoltre la finestra di dialogo Seleziona contatti dalla rubrica, nella quale è possibile selezionare i partecipanti.
Opzioni	Fare clic sul pulsante Opzioni per aprire un menu a comparsa contenente le seguenti voci: Mostra solo le ore lavorative: selezionare questa opzione per mostrare solo le ore lavorative della giornata. Deselezionarla per mostrare tutte le ore del giorno. Le ore lavorative sono quelle comprese tra Inizio giornata e Fine giornata. Vista allargata: selezionare questa opzione per mostrare una pianificazione in forma sintetica relativa a più giorni. Deselezionarla per visualizzare una pianificazione dettagliata per ogni giorno. Aggiorna disponibilità: scegliere questa voce per aggiornare le informazioni relative agli orari liberi o impegnati di tutte le persone incluse nell'elenco dei partecipanti.
Pulsante <<	Fare clic sul pulsante << per evidenziare il periodo di tempo precedente che soddisfa i criteri di Autopick selezionati. `Posta e calendario` aggiorna automaticamente i valori Inizio appuntamento ore e Termine dell'appuntamento ore.
Autopick	Fare clic sul pulsante Autopick per aprire un menu a comparsa contenente le seguenti voci: Tutto il personale e le risorse: scegliere questa voce per evidenziare un periodo di tempo in cui tutte le persone e le risorse specificate siano libere. Tutto il personale e una risorsa: scegliere questa voce per evidenziare un periodo di tempo in cui tutte le persone e almeno una delle risorse specificate siano libere. Personale richiesto: scegliere questa voce per evidenziare un periodo di tempo in cui tutte le persone richieste siano libere. Personale richiesto e una risorsa: scegliere questa voce per evidenziare un periodo di tempo in cui tutte le persone richieste e almeno una delle risorse specificate siano libere.
Pulsante >>	Fare clic sul pulsante >> per evidenziare il periodo di tempo successivo che soddisfa i criteri di Autopick selezionati. `Posta e calendario` aggiorna automaticamente i valori Inizio appuntamento ore e Termine dell'appuntamento ore.
Inizio appuntamento ore	Usare queste caselle di riepilogo combinate per specificare la data e l'ora d'inizio della riunione.
Termine dell' appuntamento ore	Usare queste caselle di riepilogo combinate per specificare la data e l'ora di fine della riunione.

Scegliere File -> Salva ed esci. Posta e calendario crea la riunione e quindi offre la possibilità di inviare le relative informazioni.
Fare clic su Sì per inviare le informazioni sulla riunione agli indirizzi di posta elettronica specificati.

Fare clic su No per salvare le informazioni sulla riunione senza inviarle agli indirizzi di posta elettronica specificati. Sarà possibile inviare le informazioni sulla riunione in un momento successivo, come descritto in Invio di informazioni su una riunione.