Planificación de citas en otras agendas

Una vez examinadas las agendas para saber qué horas hay disponibles, y con el permiso para insertar citas en otras agendas, puede planificar una cita de grupo.

Utilice el Editor de citas de grupo para insertar, cambiar o eliminar una cita de grupo en su agenda y en otras agendas. Si no tiene acceso de inserción para otras agendas, puede utilizar el Editor de citas de grupo para enviar avisos por correo de citas de grupo a otros usuarios.

Para planificar una cita de grupo

1. Elija Comparar agendas en el menú Examinar.

2. Haga clic en una o más entradas de la lista Elementos del menú Examinar.

   Observe que la cuadrícula superpone las agendas una encima de otra y muestra sombreadas las horas ocupadas y sin sombrear las disponibles.

3. Haga clic en un bloque de horas sin sombrear de la cuadrícula.

4. Haga clic en Planificar.

   El Editor de citas de grupo se muestra con los campos de fecha, hora y correo rellenados automáticamente.

5. Escriba (o edite) la hora inicial de la cita de grupo en el campo Inicio.

6. Escriba (o edite) la hora de finalización de la cita de grupo en el campo Fin.

7. En el campo Tarea, escriba la descripción de la cita; por ejemplo, el lugar o la finalidad de la misma.

8. Haga clic en Más.

9. Elija el intervalo de repetición y la duración de la cita de grupo.

10. Haga clic en Insertar para agregar la cita de grupo a las agendas seleccionadas.

    Si no tiene acceso de inserción en todas las agendas, puede enviar correo para informar a los otros usuarios sobre la cita de grupo. Véase "Para enviar avisos por correo a un grupo mediante la Agenda".

11. Haga clic en Cancelar para cerrar el Editor de citas de grupo.

Para enviar avisos por correo a un grupo mediante la Agenda

Después de haber establecido una cita de grupo (fecha, horas de inicio y final, descripción, intervalo de repetición), puede enviar un aviso al grupo. Con la cita de grupo visualizada en el Editor de citas de grupo:

1. Haga clic en Más para mostrar las opciones adicionales.

2. Haga clic en Correo

   La Agenda muestra una ventana de composición que contiene un anexo de cita, predirigido a los usuarios seleccionados, que se rellena automáticamente con la fecha y las horas de inicio y final de la cita.

3. Haga clic en Enviar en la ventana Componer.

   La Agenda envía por correo el aviso a los usuarios seleccionados.

   Los destinatarios del mensaje de correo con un aviso formateado en la agenda pueden arrastrar el mensaje desde la ventana de la cabecera del correo y soltarlo en sus agendas para planificar automáticamente la cita preformateada.

Para crear un mensaje de cita mediante un programa de correo

1. Inicie la Aplicación de correo (o su programa de correo habitual).

2. Abra una ventana de composición o cree un mensaje en blanco.

3. Agregue una sección al mensaje que incluya exactamente el formato siguiente. Sustituya <tab> por un carácter de tabulación, <blank line> por una línea en blanco y la información en cursiva por datos reales.

   <tab>** Cita de agenda **

   <blank line>

   <tab>Fecha:<tab>mm/dd/aaaa

   <tab>Inicio:<tab>hh:mm am

   <tab>Final:<tab>hh:mm pm

   <tab>Tarea:<tab>línea de descripción 1
   

   <tab><tab>línea de descripción 2
   

   Un ejemplo podría ser:

   	** Cita de agenda **

   	Fecha:	11/22/94

   	Inicio:	10:00 am

   	Final:	11:00 am

   	Tarea:	Reunión de personal

   		Sala de conferencias Monet

4. Inserte el texto adicional que desee en el mensaje de correo.

5. Dirija el mensaje al destinatario e incluya el asunto del mensaje.

6. Envíe el mensaje.

   Para obtener información sobre sobre el uso de la Aplicación de correo, véase Capítulo 8.

Para arrastrar una cita de otra aplicación a la Agenda

Desde la Aplicación de correo o Gestor de archivos y posiblemente desde otras aplicaciones, puede arrastrar un icono de cita hasta la Agenda para planificar aquélla.

Desde la Aplicación de correo

1. En la Lista de cabeceras de mensajes de la Aplicación de correo, haga clic en la cabecera que contiene la cita formateada.

2. Arrastre la cabecera hasta la Agenda y suéltela.

   El puntero se convierte en un icono que representa al archivo que se desplaza.

   La Agenda planifica la cita e imprime el mensaje en el área de mensajes para indicar que se ha planificado.

3. Visualice la vista Agenda que contiene el día para el que ha planificado la cita.

4. Haga doble clic en ese día para abrir el Editor de citas.

   Compruebe que la cita está planificada para el día y la hora correctos.

   Para obtener más información sobre el uso de la Aplicación de correo, véase Capítulo 8.

Desde el Gestor de archivos

Si tiene un archivo que contiene una cita formateada:

1. En una ventana abierta del Gestor de archivos, desplácese hasta una carpeta que contenga un archivo con una cita formateada.

2. Con la cita formateada y la Agenda visibles en su pantalla, arrastre el archivo de la cita formateada hasta la Agenda y suéltelo.

   La Agenda planifica su cita.

3. Haga doble clic en ese día para abrir el Editor de citas.

   Compruebe que la cita está planificada para el día y la hora correctos.

   Para obtener más información sobre el Gestor de archivos, véase Capítulo 5.

Para arrastrar una cita desde la Agenda hasta otra aplicación

Desde la Agenda, puede arrastrar un icono de cita hasta la Aplicación de correo para enviarla por correo a alguien o al Gestor de archivos para que la guarde en el sistema de archivos.

Hasta la Aplicación de correo

1. Utilice el Editor de citas para crear una cita, pero no haga clic en Insertar.

2. Inicie la Aplicación de correo y elija Mensaje nuevo en el menú Componer.

   Compruebe que tanto el Editor de citas como la ventana Componer de la Aplicación de correo están visibles en la pantalla.

3. Arrastre el icono Arrastrar cita desde el Editor de citas y suéltelo en la lista de anexos de la Aplicación de correo.

   El puntero se convierte en un icono de cita que representa el archivo que se desplaza.

   La Aplicación de correo muestra su cita como un archivo de texto en la lista de anexos.

4. Componga y escriba la dirección del mensaje de correo y envíelo.

   Para obtener más información sobre el uso de la Aplicación de correo, véase Capítulo 8.

Hasta el Gestor de archivos

1. Utilice el Editor de citas para crear una cita, pero no haga clic en Insertar.

2. En una ventana abierta del Gestor de archivos, desplácese a una carpeta donde quiera guardar la cita en un archivo.

3. Con la ventana Gestor de archivos y el Editor de citas de la Agenda visibles en su pantalla, arrastre el icono Arrastrar cita desde el Editor de citas y suéltelo en la ventana del Gestor de archivos.

   La cita se guarda en un archivo de texto de la carpeta donde la soltó.

   Para obtener más información sobre el Gestor de archivos, véase el Capítulo 5.