OpenWindows ユーザーズガイド

テンプレートの使い方

テンプレートとは、メールメッセージに組み込むことができるファイルのことです。テンプレートにはメッセージを作成する際に頻繁に使うテキストを入れることができます。メールツールを使うと、独自のテンプレートファイルを作成することができます。たとえば、作業状況報告書の標準フォーマットまたは標準の署名および結びの言葉を作成することができます。テンプレートの作成と保存方法に関する詳細については、「 テンプレートプロパティ」を参照してください。テンプレートファイルを作成して、メールツールに追加すると、テンプレートサブメニュー上の項目として表示されます。左マージンにあるメニューは、3 つのテンプレートがあるテンプレートサブメニューを示します。

デフォルトのテンプレートサブメニューにはカレンダテンプレートだけがあります。カレンダテンプレートは、メッセージヘッダがカレンダマネージャの上にドラッグ&ドロップされたときにカレンダマネージャが解釈する形式でメッセージを作成します。詳細については、第 5 章「カレンダマネージャ」の章を参照してください。

テンプレートサブメニューから利用できるテンプレートは、メッセージを作成する際にいつでもメッセージに追加することができます。取り込みメニューからこの項目を選択すると、テンプレートはキャレット位置に挿入されます。

図 4-13は署名テンプレートの例を示しています。

図 4-13 サインテンプレートの例

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留守番機能の使い方

会社を休むときには、「作成」メニューの「留守番機能」を使うと、受信した各メッセージに自動的に返信することができます。メールツールでは、個々のニーズに適するように編集、カスタマイズできる汎用メッセージ形式を使います。図 4-14 は汎用メッセージがある「留守番機能の設定 (Vacation Setup)」ポップアップウィンドウを示しています。留守番機能サブメニューで「開始/変更」項目を選択すると、留守番機能の設定ウィンドウが表示されます。

図 4-14 留守番機能の設定ポップアップウィンドウ

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「作成」ウィンドウでメッセージを編集するのと同様にしてこのメッセージを編集することができます。メッセージテキストの文字列 $SUBJECT により、送信メッセージからサブジェクトが自動的に抽出されて、返信メッセージに組み込まれます。 Precedence: junk 行は、メール配送エージェントにこのメールを下位の優先順位に設定し、エラーメッセージをこのメールメッセージに戻さないように指示します。図 4-15 はカスタマイズされた留守番メッセージの例を示しています。

図 4-15 修正した留守番メッセージ

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留守番メッセージを起動するには、「開始 (Start)」ボタンの上でセレクトボタンをクリックします。「留守番機能」がメールツールのウィンドウのヘッダに表示され、留守番機能がオンになったことを示します。

留守番機能をオンにすると、着信メールメッセージは In-Box に保存され、会社に出てきたときに簡単にメッセージを見ることができます。また、この機能がオンになっていると、留守中にメールを送信してきた各人に、留守番メッセージが返信されます。ただし、このメッセージは、同一の送信者に対して、7 日間ごとに 1 回ずつしか返信されません。

ユーザ名がパブリックなエイリアスにリストされていて、メッセージがパブリックなエイリアスに送られている場合、留守番通知はそのメッセージの送信者に返信しません。留守番通知はプライベートエイリアスの一部として組み込まれる名前に返信します。メールエイリアスについては、「エイリアスプロパティ」を参照してください。

留守番通知を有効にすると、留守番サブメニューの「停止」項目も有効になります。留守番通知を停止し、ヘッダから「留守番」を削除するには、留守番サブメニューから「停止 (Stop)」を選択します。