Oracle Open Office 3 Aan de slag-gids

Hoofdstuk 10 Overgang van Microsoft Office

Ervaren gebruikers van Microsoft Office-programma's tot aan versie 2003 zullen meteen overweg kunnen met Oracle Open Office. De meeste functies zijn beschikbaar en toegankelijk via dezelfde plaatsen, volgens vaste Windows-interfacerichtlijnen. Er zijn echter een aantal gebieden waarin Oracle Open Office verschilt van Microsoft Office.

Documenten uitwisselen met Microsoft Office-gebruikers

Vanwege de brede distributie van Microsoft Office kan het voorkomen dat u een document moet uitwisselen met iemand die geen toegang heeft tot Oracle Open Office of de communityversie OpenOffice.org. Dit kan betekenen dat u een document ontvangt in Microsoft Office-indeling of dat u een document moet overdragen in Microsoft Office-indeling. Met Oracle Open Office kunt u in de meeste gevallen documenten probleemloos uitwisselen.

Een Microsoft Office-document openen met Oracle Open Office

U opent een Microsoft Office-document in Oracle Open Office op dezelfde manier als u een Oracle Open Office-document opent. Met Oracle Open Office kunt u diverse Microsoft Office-indelingen direct 'uit de doos' openen, waaronder de nieuwe indelingen .docx, .xlsx en .pptx die zijn geïntroduceerd met Microsoft Office 2007.

Een Oracle Open Office-document opslaan in Microsoft-indeling

U kunt een document ook opslaan in een Microsoft Office-indeling, maar houdt u er rekening mee dat niet alle Microsoft Office-indelingen beschikbaar zijn. Het zal echter altijd een indeling zijn die in Microsoft Office kan worden geopend. Selecteer Bestand->Opslaan als en selecteer de indeling in het veld Save as type om een document op te slaan in een andere indeling.

Notitie –

Niet alle toepassingen ondersteunen dezelfde indelingsopties. Wanneer u een document als een ander bestandstype opslaat, kan er een waarschuwingsvenster worden geopend met het bericht dat de opmaak of inhoud mogelijk niet wordt opgeslagen in de nieuwe indeling. Klik op Huidig formaat behouden om het document op te slaan in de nieuwe indeling.

Als de ontvanger van het document het document niet hoeft te bewerken, stuur het dan niet door als Microsoft Office-document, maar gebruik in plaats daarvan de PDF-indeling. PDF is de vaste indeling voor het uitwisselen van documenten, en Oracle Open Office kan direct uit de doos naar PDF exporteren (zie Werken met PDF-documenten).

Een Microsoft Office-sjabloon converteren

Hebt u sjablonen die zijn gemaakt met Microsoft Office, dan wilt u deze misschien converteren naar Oracle Open Office-sjablonen zodat ze beschikbaar zijn voor nieuwe Oracle Open Office-documenten. De meest eenvoudige manier is het openen van de Microsoft Office-sjabloon in Oracle Open Office. Hiermee wordt een nieuw document in Oracle Open Office gemaakt op basis van de Microsoft Office-sjabloon. Vervolgens slaat u dit Oracle Open Office-document op als een sjabloon via Bestand->Sjablonen->Opslaan. De sjabloon (inclusief de aangepaste opmaakprofielen die deze bevat) is nu beschikbaar wanneer u een nieuw Oracle Open Office-document maakt.

Microsoft Office-macro's gebruiken

Microsoft Office-macro's kunnen niet onmiddellijk in Oracle Open Office worden uitgevoerd vanwege een aantal belangrijke verschillen tussen de programmeertalen van de twee producten. Oracle Open Office kan echter wel sommige Microsoft Excel-macro's uitvoeren. Wanneer u een Microsoft Office-document opent dat een macro bevat, wordt de macrocode van het Microsoft Office-document geladen in Oracle Open Office, maar is deze uitgeschakeld.

Voor Excel-documenten kunt u de code inschakelen om deze uitvoerbaar te maken:

Selecteer Extra->Opties->Laden/Opslaan->VBA-eigenschappen. (Op Mac OS X opent u het menu Voorkeuren).
Schakel het selectievakje Uitvoerbare code in.

Wanneer u een Excel-document opent dat een macro bevat, wordt de code nu ingeschakeld. Als u niet zeker weet wat een macro in een Excel-document doet, schakel dan het selectievakje Uitvoerbare code uit voordat u het document opent in Oracle Open Office. Op die manier kunt u de code eerst onderzoeken voordat deze wordt uitgevoerd.

Niet alle code in een Excel-macro wordt uitgevoerd in Oracle Open Office Calc. U moet mogelijk handmatig enkele wijzigingen aanbrengen. Klik in Calc op Extra->Macro's->Macro's beheren->Oracle Open Office Basic, selecteer de macro die u wilt wijzigen en klik op Bewerken.

Notitie –

Als u nog nooit met macrocode hebt gewerkt, wees dan heel voorzichtig met het aanbrengen van wijzigingen. Als u niet zeker weet wat u doet, breng dan geen wijzigingen aan! Mogelijk moet u deze macro's doorgeven aan uw IT-team voor verdere ontwikkeling.

Oracle Open Office-documenten openen in Microsoft Office

Microsoft Office 2003 kan Oracle Open Office-documenten standaard niet openen. Er is echter een invoegtoepassing beschikbaar waardoor Microsoft Office-gebruikers kunnen werken met Oracle Open Office-documenten. De invoegtoepassing heet ODF Plug-in for Microsoft Office, en u kunt deze via de Oracle store verkrijgen.

Notitie –

In Microsoft Office 2007 (vanaf Service Pack 2) kunt u Oracle Open Office-documenten openen, maar de hierboven genoemde invoegtoepassing biedt betere ondersteuning.

Assistent Conversieprogramma voor documenten

Als u een groot aantal documenten in Microsoft Office-indeling hebt, kunt u alle documenten in een map converteren naar de OpenDocument-indeling (ODF) die wordt gebruikt door Oracle Open Office. Een assistent leidt u door de bewerking om alle documenten van Microsoft Word, Microsoft Excel of Microsoft PowerPoint te kopiëren en converteren naar documenten met OpenDocument-bestandsindeling.

Selecteer Bestand->Assistenten->Conversieprogramma voor documenten om de assistent te starten.
Selecteer Microsoft Office om bestanden te converteren van de Microsoft Office-indelingen.
U wordt voor elk document en sjabloontype gevraagd uit welke map moet worden gelezen en naar welke map moet worden geschreven.

Alle geconverteerde documenten moeten door hun eigenaars worden gecontroleerd om te verifiëren of ze accuraat zijn geconverteerd.

Verschillen tussen Microsoft Office en Oracle Open Office

In deze sectie wordt een overzicht geboden van de belangrijkste verschillen tussen Microsoft Office en Oracle Open Office wat betreft fucntionaliteit en gebruik. Voor professionele gebruikers is het aanbevolen een overgangstraining Oracle Open Office voor Microsoft Office-gebruikers te volgen om snel aan de slag te kunnen. Deze training is beschikbaar via Oracle University op http://education.oracle.com.

U vindt een beknopt overzicht van opdrachten in de sectie Microsoft Office- en Oracle Open Office-functies

Writer en Word

Hieronder wordt een samenvatting gegeven van een aantal van de belangrijkste gebieden met verschillen tussen de werking van Writer en Word:

Taalhulpmiddelen: het instellen van de taal verschilt enigszins in Writer en Word; de spellingcontrole en thesaurus werken iets anders; AutoAanvullen in Word heet Woordinvulling in Writer; het proces voor het maken van AutoTekst verschilt in de twee toepassingen.
Tekst selecteren, kopiëren en plakken: de methoden voor het selecteren van tekst verschilt in Writer en Word; de tool Plakken speciaal heeft een andere snelkoppeling en werkt iets anders.
Nummering en opsommingstekens: Writer heeft een contextgevoelige werkbalk waarmee de gebruiker kan wijzigen hoe opsommingstekens en nummers werken; het proces voor het aanpassen van lijsten met opsommingstekens en nummers varieert in de twee toepassingen.
Secties: secties in Writer en Word verschillen enorm, zowel in de manier waarop ze worden gemaakt als de manier waarop ze worden gebruikt.
Opmaakprofielen: er zijn meer opmaakprofielen beschikbaar in Writer; het proces voor het maken en wijzigen van opmaakprofielen verschilt in de twee toepassingen; er zijn een aantal extra sneltoetsen in Writer voor het toepassen van opmaakprofielen.
Tabellen: het proces voor het maken en wijzigen van tabellen verschilt in Writer en Word; het verplaatsen van gegevens in een tabel is iets anders in Writer.
Afbeeldingen: Writer heeft een Galerij voor het opslaan en organiseren van veelgebruikte afbeeldingen, de methode voor het plaatsen van afbeeldingen op de pagina varieert in de twee toepassingen; de werkbalk Afbeelding verschilt in Writer en Word.
Documentnavigatie: Writer heeft de tool Navigator waarmee om in het document te navigeren en het document te organiseren; Word heeft een aantal verschillende tools die vergelijkbare functies uitvoeren, bijvoorbeeld Documentstructuur, Overzichtsweergave en de tool Ga naar.
Paginastand, kop- en voetteksten: het proces voor het toevoegen van een pagina in liggende stand aan een document in staande stand varieert in de twee toepassingen; het instellen van kop- en voetteksten is anders in Writer; paginanummering werkt anders.

Calc en Excel

Werkbladnavigatie: Calc heeft de tool Navigator waarmee de gebruiker in het werkblad kan navigeren; Excel heeft een aantal verschillende tools die vergelijkbare functies uitvoeren, bijvoorbeeld de tool Ga naar en Bereiknamen.
Gegevensinvoer en verwijdering: de tool Vullen in Calc werkt ongeveer hetzelfde als de tool Automatisch doorvoeren in Excel, maar er zijn enkele verschillen; de toetsen Delete en Backspace werken verschillend in de twee toepassingen.
Gegevens plakken: de tool Plakken speciaal heeft een andere snelkoppeling en werkt iets anders.
Opmaakprofielen: er zijn meer opmaakprofielen beschikbaar in Calc; het proces voor het maken en wijzigen van opmaakprofielen verschilt enorm in de twee toepassingen.
Voorwaardelijke opmaak: het proces voor het toepassen van voorwaardelijke opmaak op cellen is iets anders in Calc.
Gegevens filteren: het instellen van filters verschilt enigszins in Calc en Excel; Aangepaste filters in Excel heten Standaardfilters in Calc.
Formules maken: in Calc worden puntkomma's gebruikt om argumenten in formules te scheiden, dus geen komma's zoals in Excel; de Formulebalk verschilt enigszins in Calc; de Functie-assistent werkt anders in de twee toepassingen; het is in Calc gemakkelijker om geneste functies te maken met de Functie-assistent; de functielijst verschilt enigszins in Calc; de sneltoets om een absolute celverwijzing te maken verschilt in Calc en Excel; bij het controleren op fouten in een formule wordt in Calc de Detective gebruikt en in Excel Formules controleren.
Diagrammen: de assistent Diagram verschilt enigszins in Calc en Excel.
Beveiliging: het proces voor het beveiligen van werkbladen en cellen tegen onopzettelijke wijzigingen is iets anders in de twee toepassingen.
Interactieve gegevenstabellen: deze worden draaitabellen genoemd en ze worden anders gemaakt en gebruikt in de twee toepassingen.
Sjablonen: het proces voor het maken van sjablonen voor Calc-documenten is anders dan in Excel.
Documenten controleren: de methode voor het bijhouden van wijzigingen in een Calc-document is anders in Excel.

Impress en Powerpoint

Lay-out van venster: Impress en PowerPoint hebben vergelijkbare tools en weergaven, maar de manier waarop ze in het werkgebied worden weergegeven, verschilt enigszins; Impress heeft taakvensters en subvensters, maar sommige hiervan bevinden zich in iets andere delen van het scherm; boven aan de hoofdwerkruimte van Impress bevinden zich tabs om tussen verschillende weergaven te schakelen.
Werken met dia's: het algemene proces voor het toevoegen, hernoemen en verplaatsen van dia's is hetzelfde in Impress en PowerPoint, hoewel sommige specifieke menu's en snelkoppelingen enigszins verschillen; inhoud toevoegen aan dia's en de lay-out van dia's wijzigen is hetzelfde, hoewel er wederom enkele kleine verschillen zijn.
Opmaakprofielen: er zijn meer opmaakprofielen beschikbaar in Impress; het proces voor het maken en wijzigen van opmaakprofielen verschilt in de twee toepassingen.
Diamodellen: werken met Diamodellen is iets anders in Impress.
Presentaties: het instellen en uitvoeren van een presentatie is hetzelfde in de twee toepassingen, maar er zijn een aantal kleine verschillen in de locatie van menu's en opties.
Sjablonen: het proces voor het maken van sjablonen voor Impress-documenten is anders dan in PowerPoint.

Microsoft Office- en Oracle Open Office-functies

In de volgende tabellen worden algemene Microsoft Office-functies toegewezen aan de overeenkomende Oracle Open Office-functies waarvoor mogelijk andere terminologie wordt gebruikt. De volgende vergelijking is gebaseerd op Microsoft Office 2003, latere versies kunnen afwijken.

Tabel 10–1 Algemene functies


Microsoft Office	Oracle Open Office
Illustratie Invoegen->Afbeelding->Illustratie	Galerij Extra->Galerij
Afbeelding invoegen Invoegen->Afbeelding	Afbeelding invoegen Invoegen->Afbeelding of gebruik de Galerij om afbeeldingen in te voegen en te beheren
Sjabloon van een document maken Bestand->Opslaan als-> selecteer een sjabloon bij Save as type	Sjabloon van een document maken Bestand->Opslaan als-> selecteer een sjabloon bij Save as type of Bestand->Sjablonen->Opslaan hiermee wordt de sjabloon rechtstreeks toegevoegd aan de verzameling sjablonen
Instellingen definiëren Extra->Opties (moet in elke toepassing apart worden gedaan)	Instellingen definiëren Extra->Opties (kan in elke toepassing worden gedaan)
Alle exemplaren van een toepassing sluiten, bijvoorbeeld Word Bestand->Afsluiten	Alle Oracle Open Office-toepassingen sluiten Bestand->Afsluiten
Plakken speciaal Bewerken->Plakken speciaal	Plakken speciaal Bewerken->Plakken speciaal of Ctrl+Shift+V

Tabel 10–2 Tekstverwerking


Microsoft Office Word	Oracle Open Office Writer
Wijzigingen bijhouden Extra->Wijzigingen bijhouden	Wijzigingen bijhouden Bewerken->Wijzigingen->Bijhouden
Thesaurus Extra->Taal->Thesaurus of Shift+F7 of rechtsklikken->Synoniemen	Thesaurus Extra->Taal->Thesaurus of Ctrl+F7
Een opmaakprofiel maken of wijzigen Opmaak->Stijlen en opmaak rechtsklik op de naam van het opmaakprofiel en vervolgens op Wijzigen of klik op de knop Nieuw opmaakprofiel	Een opmaakprofiel maken of wijzigen Opmaak->Stijlen en opmaak of F11 rechtsklik op de naam van het opmaakprofiel en vervolgens op Wijzigen of rechtsklik in het venster Stijlen en opmaak en kies Nieuw
Opmaak wissen Bewerken->Wissen->Opmaak Alineaopmaak wissen: Ctrl+Q Tekenopmaak wissen: Ctrl+Spatiebalk	Opmaak wissen kies Opmaak wissen in de vervolgkeuzelijst op de werkbalk Opmaak Standaardopmaak voor een opmaakprofiel Opmaak->Standaardopmaak of Ctrl+M
Spelfouten weergeven/verbergen Extra->Opties->Spelling en grammatica->Spelfouten in dit document niet aangeven of rechtsklik op het pictogram op de statusbalk	AutoSpellingcontrole gebruik het pictogram op de werkbalk Standaard
AutoAanvullen Extra->AutoCorrectie-opties->AutoTekst	Woordinvulling Extra->Opties voor AutoCorrectie->Woordinvulling
Nieuwe nummering Opmaak->Opsommingstekens en nummering->Opnieuw nummeren of rechtsklik op de lijst -> Opnieuw nummeren	Nieuwe nummering gebruik het pictogram Nummering/opsommingstekens of rechtsklik op de lijst -> Nieuwe nummering
Een sectie toevoegen aan een document Invoegen->Eindemarkering->kies het type eindemarkering	Een sectie toevoegen aan een document Invoegen->Sectie (opmerking: Writer-secties zijn heel anders dan Word-secties)
Afdruk samenvoegen Extra->Brieven en verzendlijsten->Afdruk samenvoegen	Een standaardbrief maken met een gegevensbron Extra->Assistent Standaardbrief (dit proces verschilt van de manier waarop Word werkt)
Afbeelding bijsnijden gebruik de werkbalk Afbeelding	Afbeelding bijsnijden Beeld->Afbeelding->Bijsnijden
Afbeeldingen comprimeren gebruik de werkbalk Afbeelding	er bestaat hiervoor geen equivalent in Writer
Documentstructuur Beeld->Documentstructuur	Navigator Beeld->Navigator of F5 Koppen uitvouwen
Ga naar Bewerken->Ga naar of Ctrl+G	Navigator Beeld->Navigator of F5 gebruik het vak met paginanummers boven aan het Navigator-venster of vouw de toepasselijke tak uit, bijvoorbeeld Secties, Notities
Overzichtmodus Beeld->Overzicht	Navigator Beeld->Navigator of F5 vouw Koppen uit, klik vervolgens op het pictogram Eén categorie tonen, sleep koppen naar wens
Kop- en voetteksten Beeld->Koptekst en voettekst	Kop- en voetteksten Invoegen->Koptekst -> [Pagina-opmaakprofiel] of Invoegen->Voettekst -> [Pagina-opmaakprofiel] (dit proces verschilt van de manier waarop Word werkt)

Tabel 10–3 Werkbladen


Microsoft Office Excel	Oracle Open Office Calc
Wijzigingen bijhouden Extra->Wijzigingen bijhouden->Wijzigingen markeren	Wijzigingen bijhouden Bewerken->Wijzigingen->Bijhouden
geen thesaurus beschikbaar	Thesaurus Extra->Taal->Thesaurus of Ctrl+F7
Een opmaakprofiel maken of wijzigen Opmaak->Opmaakprofiel selecteer de naam van het opmaakprofiel en klik op de knop Wijzigen of typ een nieuwe naam en klik op de knop Toevoegen	Een opmaakprofiel maken of wijzigen Opmaak->Stijlen en opmaak of F11 rechtsklik op de naam van het opmaakprofiel en vervolgens op Wijzigen of rechtsklik in het venster Stijlen en opmaak en kies Nieuw
Opmaak wissen Bewerken->Wissen->Opmaak	Opmaak wissen gebruik het venster Stijlen en opmaak om de standaardinstellingen te herstellen, of gebruik de toets Delete Standaardopmaak voor een opmaakprofiel Opmaak->Standaardopmaak of Ctrl+M
geen optie om tijdens het typen de spelling te controleren	AutoSpellingcontrole gebruik het pictogram op de werkbalk Standaard
AutoSom Gebruik de optie AutoSom op de werkbalk Standaard	AutoSom gebruik de knop AutoSom op de Formulebalk
Bereiknamen zoeken gebruik de vervolgkeuzelijst Bereiknaam	Bereiknamen zoeken gebruik de vervolgkeuzelijst Bereiknaam of gebruik Navigator (F5)
Automatisch invullen Kopiëren: klik op de rechterbenedenhoek van een cel en sleep deze Reeks doorvoeren: klik op de rechterbenedenhoek van een cel en sleep deze, klik vervolgens op Infolabel om vulopties te kiezen	Tool Automatisch invullen Reeks doorvoeren: klik op de rechterbenedenhoek van een cel en sleep deze (dit is de standaardoptie als er een reeks wordt gedetecteerd) Kopiëren: Ctrl+klik op de rechterbenedenhoek van een cel en sleep deze
AutoFilter en aangepast filter AutoFilter: Gegevens->Filter->AutoFilter Aangepast filter: kies uit de vervolgkeuzelijst AutoFilter	AutoFilter en standaardfilter AutoFilter: Gegevens->Filter->AutoFilter Standaardfilter: Gegevens->Filter->Standaardfilter (u kunt een standaardfilter toepassen, zonder eerst een AutoFilter toe te passen)
Absolute celverwijzing F4	Absolute celverwijzing Shift+F4
Formules controleren Extra->Formules controleren	Detective Extra->Detective
Draaitabel Gegevens->Draaitabel en draaigrafiekrapport	Draaitabel Gegevens->Draaitabel->Starten

Tabel 10–4 Presentaties


Microsoft Office Powerpoint	Oracle Open Office Impress
Thesaurus Extra->Thesaurus of Shift+F7 of rechtsklik -> Synoniemen	Thesaurus Extra->Taal->Thesaurus of Ctrl+F7
Opmaak wissen niet beschikbaar	Standaardopmaak voor een opmaakprofiel Opmaak->Standaardopmaak of Ctrl+M
Spelfouten weergeven/verbergen Extra->Opties->Spelling en stijl->Spelfouten in dit document niet aangeven	AutoSpellingcontrole gebruik het pictogram op de werkbalk Standaard
Diavenster (dit is het hoofdwerkgebied)	Tabblad Normaal in werkruimte
Tabblad Overzicht (aan linkerkant van hoofdwerkgebied)	Tabblad Overzicht in werkruimte
Deelvenster Notities (onder hoofdwerkgebied)	Tabblad Notities in werkruimte
Hand-outs weergeven Bestand->Afdrukvoorbeeld	Tabblad Hand-out in werkruimte
Diasorteerder Beeld->Diasorteerder	Tabblad Diasorteerder in werkruimte
Tabblad Dia's (aan linkerkant van hoofdwerkgebied)	Deelvenster Dia's (aan linkerkant van werkruimte)
Weergave wijzigen in taakvenster klik op de vervolgkeuzelijst boven aan taakvenster	Weergave wijzigen in taakvenster klik op taakvensternaam in taakvenster
Nieuwe dia invoegen Invoegen->Nieuwe dia of Ctrl+M	Dia invoegen Invoegen->Dia (geen sneltoets)