| Oracle® Fusion Middleware Oracle WebCenter Content: Desktopの使用 11g リリース1 (11.1.1) B66697-04 |
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この項の項目は次のとおりです。
Desktopクライアント・ソフトウェアを使用すると、Microsoft Word、ExcelおよびPowerPointから直接コンテンツ・サーバーおよびコンテンツ・サーバー上のファイルを操作できます。コンテンツ・サーバーからMicrosoft Officeドキュメントを開く(チェックアウト)、サーバーへのドキュメントの保存(チェックイン)、サーバー上のドキュメントの検索、サーバー上のドキュメント・リビジョンの比較、サーバー上のファイルの現在のドキュメントへの挿入、サーバー上のファイルへのリンクの現在のドキュメントへの挿入などの、数多くのコンテンツ管理タスクを実行できます。
Desktopクライアント・ソフトウェアをMicrosoft Officeアプリケーション・インタフェースと統合する方法の詳細は、第9章「Microsoft Office統合の理解」を参照してください。
コンテンツ・フォルダとファイルに関する一般的な情報は、第4章「エンタープライズ・ライブラリ、フォルダおよびファイルの理解」を参照してください。
Microsoft Officeアプリケーションでコンテンツ・サーバー上の既存の管理対象ドキュメントを開くと、そのドキュメントはサーバーからチェックアウトされ、完全な編集モードで開かれます。ドキュメントには必要に応じて変更を加えることができ、ドキュメントを保存する場合は、既存のコンテンツ・アイテムの新しいリビジョンとしてそのドキュメントをサーバーに再度チェックインできます。チェックアウトしているドキュメントはコンテンツ・サーバー上でロックされ、再度チェックインするか、そのチェックアウト・ステータスを取り消す(チェックアウトを元に戻す)まで、他のユーザーはファイルをチェックアウトできません。
Microsoft Officeアプリケーションでコンテンツ・サーバー上の既存の管理対象ドキュメントを表示すると、そのドキュメントはサーバーからチェックアウトされず、読取り専用モードで開かれます。ドキュメントは変更できますが、新しいファイルとして(新しいファイル名で)保存し、新しいコンテンツ・アイテムとしてサーバーにチェックインする必要があります。ドキュメントが表示モードで開かれた場合、アプリケーションのタイトル・バーには、ファイル名の後に「(読取り専用)」と表示されます(図10-1)。
Microsoft Word、ExcelまたはPowerPointで管理対象ドキュメントを開くと、そのドキュメントに関するコンテンツ管理詳細を提供する情報バーが表示されます(図10-1)。この情報バーを閉じるには、右側にある「X」をクリックします。
管理対象Microsoft Officeドキュメントは、複数の方法で開いたり表示できます。
Microsoft Officeアプリケーション内から
Microsoft Officeアプリケーションの標準のファイルを開く機能を使用して管理対象ドキュメントを開いたり表示することはできません。かわりに、特別な「WebCenter Content」メニューまたはリボンを次のように使用します。
Microsoft Word、PowerPointまたはExcelを起動します。
「WebCenter Content」メニューまたはリボンを開き、「開く」を選択します。
コンテンツの選択ダイアログが開きます。
ドキュメントに必要な編集モードに応じて、ダイアログ・ボックスの右下隅にある「編集」または「表示」オプションを選択します。
開くMicrosoft Officeドキュメントをサーバー上で参照または検索して選択します。現在のMicrosoft Officeアプリケーションと互換性があるファイルを選択してください(たとえば、Microsoft Wordを使用している場合は、ワード・プロセッサのドキュメントを選択します)。
「OK」をクリックします。
(典型的には、ドキュメントを以前にチェックアウトして編集したが、サーバーに再度チェックインしていないために)ドキュメントがローカル・キャッシュにすでに存在している場合は、ローカル・キャッシュからドキュメントが開き、それ以外の場合は、コンテンツ・サーバー上にある最新リリースのリビジョンが開きます。
Windowsエクスプローラから
管理対象Microsoft Officeドキュメントは、Windowsエクスプローラから開いたり、表示することもできます。
開く、または表示するMicrosoft Officeドキュメントをコンテンツ・サーバー上で参照または検索して選択します。Microsoft Officeアプリケーションと互換性があるファイルを選択してください(たとえば、Microsoft Wordを使用している場合は、ワード・プロセッサのドキュメントを選択します)。
右クリックして、コンテキスト・メニューの「開く」、「表示」または「サーバーからファイルを表示」を選択します。
開く: 選択したファイルをコンテンツ・サーバーからチェックアウトし、関連付けられているOfficeアプリケーションを使用してドキュメントを完全な編集モードで開きます。(典型的には、ドキュメントを以前に編集したが、サーバーに再度チェックインしていないために)そのドキュメントがローカル・キャッシュにすでに存在している場合は、ローカル・キャッシュからドキュメントが開き、それ以外の場合は、コンテンツ・サーバー上にある最新リリースのリビジョンが開きます。
表示: 選択したドキュメントを、関連付けられているOfficeアプリケーションを使用して読取り専用モードでローカル・キャッシュから開きますが、ファイルはサーバーからチェックアウトしません。このオプションを使用できるのは、ドキュメントがローカル・キャッシュにすでに存在している場合のみです。
サーバーからファイルを表示: コンテンツ・サーバー上の選択したドキュメントの最新リリースのリビジョンを(ローカルにキャッシュされたバージョンとは対照的に)読取り専用モードで開きます。
「開く」、「表示」および「サーバーからファイルを表示」オプションも、「ファイル」メニューから使用できます。
コンテキスト・メニューまたは「ファイル」メニューを使用する以外に、選択したアイテムに対して[Enter]キーを押すか、ダブルクリックすることもできます。デフォルトでは、この操作によって管理対象ドキュメントは読取り専用モード(表示)で開きますが、完全な編集モード(開く)で開くように変更できます(第A.1項「Windows Explorer Integrationオプションの設定」を参照)。
管理対象ドキュメントは、関連付けられているMicrosoft Officeアプリケーションを使用して、選択した編集モードで開かれます。
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注意: 管理対象ドキュメントは、Windowsの「スタート」メニューの「ドキュメント」リストには表示されません。 |
DesktopではMicrosoft Officeアプリケーションの最近使用した(MRU)リストが保持されているため、前回作業していたOracle WebCenter Contentサーバーの管理対象ドキュメントを迅速かつ簡単に開くことができます。直近に開いたファイルがリストの最上部にあります。Office 2007、2010または2013では、マウス・カーソルをリスト・アイテム上に移動すると、ファイルのコンテンツIDおよびファイルが保存されているサーバーが表示されます。ツールチップはOffice XP (2002)および2003では提供されていません。リストに表示されるアイテムの最大数を構成できます。詳細は、第9.5項「最近使用した(MRU)リスト」を参照してください。
以前に作業した管理対象Microsoft Officeドキュメントを再度開くには、最近使用したリストを開き、目的のファイルを選択します。Office XP (2002)および2003では、リストは「WebCenter Content」メニューの下部に配置されています。Office 2007、2010および2013では、リストはWebCenterリボンの「最近のコンテンツ・アイテム」ドロップダウン・メニューに格納されます。ドキュメントを最後に開いたときに読取り専用モード(表示)であった場合は、再度読取り専用モードで開くか、または完全な編集モード(開く)で開くかの選択が求められます。ファイルを表示する場合と開く場合の比較は、第4.7項「ファイルに対するコンテンツ管理アクション」を参照してください。
Microsoft Officeアプリケーションで開く管理対象ドキュメントは、コンテンツ・サーバーからチェックアウトされない場合があります。これは、次の場合に該当します。
コンテンツ・フォルダから管理対象Microsoft Officeドキュメントを表示モードで開きます。第10.2項「既存の管理対象ドキュメントを表示および開く」を参照してください。これにより、管理対象ドキュメントのコピーがサーバーからローカル・キャッシュにダウンロードされますが、チェックアウトはされません。
(たとえば、電子メールの添付ファイルとして保存された)管理対象Microsoft Officeドキュメントをローカル・ファイル・システムから開く場合。Desktopでは管理対象ドキュメントとして検出されますが、チェックアウトされません。
ドキュメントには変更を加えることができますが、最初にチェックアウトしないかぎり、既存のコンテンツ・アイテムの新しいリビジョンとしてサーバーに再度チェックインすることはできません。ドキュメントをチェックアウトしない場合は、「新規ファイルとして保存」オプションを使用して、ドキュメントを新しいコンテンツ・アイテムとして常にチェックインできます。
Microsoft Officeアプリケーション内から管理対象ドキュメントをチェックアウトするには、WebCenter Contentメニューまたはリボンの「チェックアウト」オプションを使用します。動作は、現在Microsoft Officeアプリケーションで開いている管理対象ドキュメントの状態によって異なります。
Microsoft Officeアプリケーションで現在開いている管理対象ドキュメントがサーバーの最新リビジョンで、チェックアウトされていない場合。「チェックアウト」を選択すると、ドキュメントがサーバーからチェックアウトされ、Microsoft Officeアプリケーションでの読取り専用ステータスが破棄されます。その結果、このドキュメントを必要に応じて編集し、既存のコンテンツ・アイテムの新しいリビジョンとしてサーバーに再度チェックインできるようになります。
Microsoft Officeアプリケーションで現在開いている管理対象ドキュメントがサーバーの最新リビジョンでない場合。この状況は、たとえば、電子メールで送信された管理対象Wordドキュメントのチェックインの準備が整う前に、他のユーザーがそのドキュメントの新しいリビジョンをコンテンツ・サーバーにチェックインした場合に発生します。
次に、2つのオプションが表示されます: (1) コンテンツ・サーバーから最新リビジョンをダウンロード、チェックアウトおよび編集します。または、(2) ローカル・コンピュータで現在の古いコピーの編集を続行します。このドキュメントを必要に応じて編集し、既存のコンテンツ・アイテムの新しいリビジョンとしてサーバーに再度チェックインできます。
現在のドキュメントが最新のリビジョンではなく、ローカル・キャッシュのドキュメントから変更されたバージョンの場合。この状況は、たとえば、チェックアウトしたドキュメントに変更を加えて保存し、チェックインせずに閉じた後、そのドキュメントの任意のリビジョンをサーバーから表示した場合に発生します。
この場合は、次の2つの選択肢があります。(1) 現在のドキュメントを閉じて、かわりに、ローカル・キャッシュにある以前に変更されたコピーを編集します。または、(2) 現在のコピーを編集し、(ローカルにキャッシュされたコピーに保存されている)以前の変更内容をすべて破棄します。
読取り専用ドキュメントをチェックアウトすると、アプリケーションのタイトル・バーにある「(読取り専用)」インジケータが表示されなくなります。さらに、ドキュメントの新しい状態を反映するように情報バーが変更されます。
読取り専用ドキュメントがMicrosoft Officeの組込みプロパティをサポートしないファイル・フォーマット(RTF、XML、プレーン・テキストなど)である場合は、そのドキュメントをチェックアウトできません。カスタムのMicrosoft Officeプロパティの組込みの詳細は、第9.6項「Microsoft Officeのドキュメント・プロパティ」を参照してください。現在の読取り専用ドキュメントをチェックアウトできない場合、「チェックアウト」オプションは使用できません。
複数のリビジョンがある管理対象Microsoft OfficeドキュメントをOracle WebCenter Contentサーバー・インスタンスから開くときに、現在のリビジョンとは異なるドキュメント・リビジョンを開くことを選択できます。この機能は、たとえば以前に添付ファイルとして電子メールで受信し、その後で新しいリビジョンをチェックインしたため、サーバーにより新しいリビジョンがあるドキュメントを開いた場合に役立つことがあります。Microsoft Officeアプリケーションで開いたリビジョンよりも古いドキュメント・リビジョンを開く必要がある場合もあります。
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ヒント: ファイル自体ではなくコンテンツ・アイテムへのリンクを電子メールで送信することで、古いドキュメントが添付される状況を回避できます。この方法を使用できるのは、ファイルの受信者に、添付ファイルが格納されているコンテンツ・サーバーに対するアクセス権がある場合のみです。第10.11.2項「リンクの挿入」を参照してください。 |
現在開いている管理対象ドキュメントのリビジョン履歴と、開く可能性がある異なるリビジョンを確認する手順は次のとおりです。
Microsoft Officeアプリケーションで、管理対象ドキュメントを開きます。
「WebCenter Content」メニューまたはリボンを開いて、「リビジョン」(Microsoft Office 2007、2010および2013)または「リビジョンを開く」(Microsoft Office XPおよび2003)を選択します。
「リビジョンの選択」ダイアログが開きます。
開くドキュメント・リビジョンを選択し、「OK」をクリックします。
現在開いているドキュメントが、選択したドキュメント・リビジョン(読取り専用モード)で置換されます。このドキュメントを編集し、サーバーの既存のコンテンツ・アイテムの新しいリビジョンとして保存する場合は、「WebCenter Content」メニューまたはリボンの「チェックアウト」オプションを選択して、最初にドキュメントをチェックアウトする必要があります。チェックアウトしない場合は、新しいコンテンツ・アイテムとしてのみチェックインできます。
Oracle WebCenter Contentサーバー・インスタンス上にある管理対象Microsoft Officeドキュメントを開くときに、そのドキュメントをリフレッシュしてコンテンツ・サーバーの最新リビジョンを表示できます。この機能は、たとえば以前に添付ファイルとして電子メールで受信し、その後で新しいリビジョンをチェックインしたため、サーバーにより新しいリビジョンがあるドキュメントを開いた場合に役立つことがあります。
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ヒント: ファイル自体ではなくコンテンツ・アイテムへのリンクを電子メールで送信することで、古いドキュメントが添付される状況を回避できます。この方法を使用できるのは、ファイルの受信者に、添付ファイルが格納されているコンテンツ・サーバーに対するアクセス権がある場合のみです。第10.11.2項「リンクの挿入」を参照してください。 |
管理対象ドキュメントをリフレッシュするには、「WebCenter Content」メニューまたはリボンを開いて「リフレッシュ」を選択します。これにより、現在の管理対象ドキュメントの最新リビジョンがサーバーからダウンロードされ、Microsoft Officeアプリケーションで開きます(古いリビジョンが置換されます)。その後、このドキュメントを必要に応じて編集し、既存のコンテンツ・アイテムの新しいリビジョンとしてコンテンツ・サーバーに再度チェックインできます(第10.8項「既存の管理対象ドキュメントの保存とチェックイン」を参照)。
Microsoft Officeアプリケーションで新しいドキュメントを作成したり、管理対象外のドキュメントを開いた場合は、そのドキュメントをコンテンツ・サーバーにチェックインできます。これにより、ファイルはサーバーにアップロードおよび送信され、サーバー上の他のユーザーが各自に割り当てられているアクセス権限に従ってそのファイルを使用できるようになります。
まだコンテンツ・サーバー上で管理されていないMicrosoft Officeドキュメントをチェックインするには:
(アプリケーションに組み込まれているファイルを開く機能を使用して)既存の管理対象外のMicrosoft OfficeドキュメントをMicrosoft Officeアプリケーションで開くか、または新しいドキュメントを作成します。
ドキュメントを新しいコンテンツ・アイテムとしてコンテンツ・サーバーにチェックインする準備が完了した後、「WebCenter Content」メニューまたはリボンを開いて「新規ファイルとして保存」を選択します。
「保存」ダイアログが開きます。
次の2つのいずれかの方法でドキュメントをチェックインできます。
チェックイン・フォームを使用します(Oracle WebCenter Serverインスタンスのみ)。
ドキュメントの保存先となるサーバー上のフォルダを選択します。
指定するファイル名はコンテンツ・アイテムのタイトルにもなります(ファイル拡張子はなし)。
デフォルトでは、ファイルはコンテンツ・サーバーにチェックインされた後に、Microsoft Officeアプリケーションで閉じられます。チェックイン後にドキュメントを自動的に再度開く場合は、「チェックイン後に再度開く」チェック・ボックスを選択します。(ファイルはコンテンツ・サーバーから再度チェックアウトされます。)これは、チェックイン後もドキュメントで作業を続ける場合に便利です。
ドキュメントをコンテンツ・サーバーにチェックインすると、サーバー上の他のユーザーが、コンテンツ・アイテムの割当て済のセキュリティ制限およびユーザーのアクセス権限に応じて、そのドキュメントを使用できます。
管理対象ドキュメントをMicrosoft Officeアプリケーションで開いた後は(第10.2項「既存の管理対象ドキュメントを表示および開く」を参照)、そのドキュメントを変更し、サーバーに再度チェックインできます。ドキュメントを完全な編集モード(開く)で開いた場合は、既存のコンテンツ・アイテムの新しいリビジョンとしてサーバーにチェックインできます。ドキュメントを読取り専用モード(表示)で開いた場合は、変更を加えることはできますが、新しいコンテンツ・アイテムとしてチェックインする必要があります。管理対象Microsoft Officeドキュメントは、次のような異なる編集時点でそれぞれのアプリケーション内からチェックインできます。
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注意: この項では、Microsoft Officeアプリケーション内からの管理対象ドキュメントのチェックインについて説明しています。これらのドキュメントは、Windowsエクスプローラからチェックインすることもできます。詳細は、第6.12項「コンテンツ・ファイルのチェックイン」を参照してください。 |
管理対象ドキュメントを(たとえば、[Ctrl]を押しながら[S]を押して)保存するたびに、コンピュータ上のDesktopキャッシュ内のドキュメントが更新されますが(第4.6項「コンテンツ・ファイルのローカル・キャッシュ」を参照)、コンテンツ・サーバーにはチェックインされません。編集中にドキュメントをチェックインするには、「WebCenter Content」メニューまたはリボンの「チェックイン」を選択します。これによってドキュメントがコンテンツ・サーバーに自動的にアップロードされ、コンテンツ・アイテムの新しいリビジョンが作成されるか(Oracle WebCenter Contentサーバー・インスタンスの場合)、または既存のファイルが上書きされます(Oracle Content Databaseサーバーおよびその他のWebDAVサーバーの場合)。新しいリビジョンは、前のリビジョンのメタデータをすべて継承します。ドキュメントに未保存の変更がある場合は、チェックインする前に変更内容が保存されます。
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注意: 読取り専用管理対象ドキュメントは新しいコンテンツ・アイテムとしてチェックインする必要があるため(「新規ファイルとして保存」)、これらのドキュメントには「チェックイン」オプションを使用できません。読取り専用ドキュメントはアプリケーションからチェックアウトできる場合があるため、新しいリビジョンとしてサーバーに再びチェックインできます。第10.4項「管理対象ドキュメントの表示モードでのチェックアウト」を参照してください。 |
ドキュメントをOracle WebCenter Content Serverインスタンスにチェックインする前に、「チェックイン・コメント」ダイアログでコメントを指定できます(コメントの指定がサーバーで有効化されている場合)。コメントを入力して「OK」をクリックし、ドキュメントをチェックインします。「最新のコメント..」をすると、最近のチェックインに関する再利用または変更可能なコメントのリストを確認できます。このリストには、コンピュータ上のすべてのMicrosoft Officeアプリケーションとドキュメントに関する最近のコメントがすべて表示されます。管理対象ドキュメントに既存のコメントがある場合は、そのコメントがデフォルトとして表示されます。必要な場合は、チェック・ボックスを選択して、チェックインしたドキュメントを再度開いてチェックアウトし、そのドキュメントで作業を続行し、後で(別の新しいリビジョンとして)再度チェックインできます。
管理対象ドキュメントをサーバーにチェックインする前にコンテンツ・アイテムのメタデータを変更する必要がある場合は、「WebCenter Content」メニューまたはリボンの「メタデータによるチェックイン」を選択してチェックイン・ダイアログを開きます。チェックイン後に、ドキュメントは自動的に閉じます。
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注意: サーバーへのチェックインは、ファイルが自身でチェックアウトしたものである場合、またはサーバーの管理者権限を持っている場合にのみ行うことができます。 |
管理対象Microsoft Officeドキュメントを編集中にチェックインすることに加えて、ドキュメントを閉じるときまたはMicrosoft Officeアプリケーションの終了時にチェックインすることもできます。コンピュータのデスクトップ構成に依存するとどうなるでしょうか。デフォルトでは、管理対象ドキュメントに対して特殊な閉じるダイアログが表示されますが(第9.4項「「閉じる」ダイアログ」を参照)、この閉じるダイアログを抑制し、基本的に管理対象外Microsoft Officeドキュメントと同じ方法(「変更を保存しますか。」)で管理対象ドキュメントを閉じるようにコンピュータを構成することもできます。手順については、第A.1項「Windows Explorer Integrationオプションの設定」を参照してください。
デフォルトでは、特別な「閉じる」ダイアログが表示されます。このダイアログには、現在のドキュメントに対するいくつかの保存オプションが示されます。次の表に、これらのダイアログ・ボックスの考えられるすべての保存シナリオを、各シナリオで発生する現象の説明とともに示します。
「変更の保存」オプションは、ドキュメントに未保存の変更がある場合にのみ提供されます。
ワークフローがサポートされている環境では、現時点でドキュメントがOracle WebCenter Content Serverのワークフロー内に存在していると、このダイアログにドキュメントの処理を進めるためのオプションが組み込まれます。第7.3項「ワークフローのファイルの承認または却下」を参照してください。
| 保存のシナリオ | 変更の保存 | チェックイン | メタデータの編集 | チェックアウトを元に戻す | アクション |
|---|---|---|---|---|---|
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シナリオ1 |
あり |
あり |
なし |
なし |
ドキュメントに対する未保存の変更が保存され、ドキュメントは既存のコンテンツ・アイテムの新しいリビジョンとしてコンテンツ・サーバーに自動的にチェックインされて、前のリビジョンのメタデータをすべて継承します。 ドキュメントは、コンテンツ・サーバーにチェックインされた後、Microsoft Officeアプリケーションで閉じられます。 |
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シナリオ2 |
あり |
あり |
あり |
なし |
ドキュメントに対する未保存の変更が保存され、チェックインの前に、ファイルのメタデータを変更できます。完了すると、ファイルは既存のコンテンツ・アイテムの新規リビジョンとしてコンテンツ・サーバーにチェックインされます。 ドキュメントは、コンテンツ・サーバーにチェックインされた後、Microsoft Officeアプリケーションで閉じられます。 |
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シナリオ3 |
あり |
なし |
なし |
なし |
ドキュメントに対する未保存の変更が保存されますが、ドキュメントはコンテンツ・サーバーに自動的にチェックインされずに、チェックアウトされたままとなります。つまり、ドキュメントを再度チェックインするか、またはチェックアウトを元に戻すまで、サーバー上の他のユーザーはファイルをチェックアウトできません。 ファイルはローカル・コンピュータ上の特別なキャッシュに保存されます。ドキュメントを再度開いてチェックインするには、「チェックイン」オプションを使用するか(第10.8.1項「編集中の管理対象ドキュメントのチェックイン」を参照)、またはWindowsエクスプローラからチェックインします(第6.12項「コンテンツ・ファイルのチェックイン」を参照)。 ドキュメントは、ローカル・キャッシュに保存された後、Microsoft Officeアプリケーションで閉じられます。 ローカル・キャッシュとは別の場所にファイルを保存する場合(つまり、自分のコンピュータに管理対象外のファイルとして保存する場合)は、アプリケーションに組込みの別名保存機能を使用する必要があります。 |
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シナリオ4 |
なし |
なし |
なし |
なし |
ドキュメントに対する変更が破棄され、ドキュメントはコンテンツ・サーバーにチェックインされずに、チェックアウトされたままとなります。つまり、ドキュメントを再度チェックインするか、またはチェックアウトを元に戻すまで、サーバー上の他のユーザーはファイルをチェックアウトできません。 ファイルはローカル・コンピュータ上の特別なキャッシュに保存されます。ドキュメントを再度開いてチェックインするには、「チェックイン」オプションを使用するか(第10.8.1項「編集中の管理対象ドキュメントのチェックイン」を参照)、またはWindowsエクスプローラからチェックインします(第6.12項「コンテンツ・ファイルのチェックイン」を参照)。 ドキュメントは、ローカル・キャッシュに保存された後、Microsoft Officeアプリケーションで閉じられます。 |
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シナリオ5 |
なし |
なし |
なし |
あり |
ドキュメントに対する変更は破棄され、ドキュメントは閉じられます。コンテンツ・アイテムのチェックアウト・ステータスは、サーバーで取り消されます。つまり、サーバー上の他のユーザーはファイルをチェックアウトできます。 |
Desktopの構成によっては、管理対象ドキュメントに関する特別な「閉じる」ダイアログ・ボックスが表示されない場合があります。ドキュメントに未保存の変更がない場合、そのドキュメントはユーザーによる相互作用なしで閉じられます。ドキュメントに未保存の変更がある場合は、そのドキュメントを閉じる前に変更内容を保存するかどうかの指定を求められます。「いいえ」を選択すると、変更内容が失われます。ドキュメントはコンテンツ・サーバーに自動的にチェックインされずに、チェックアウトされたままとなることに注意してください。ドキュメントを再度チェックインするか、チェックアウトを元に戻すまで、コンテンツ・サーバー上の他のユーザーはそのドキュメントをチェックアウトできません。保存したファイルはローカル・コンピュータ上の特殊なキャッシュに格納されます(第4.6項「コンテンツ・ファイルのローカル・キャッシュ」を参照)。ドキュメントを再度開いてチェックインするには、「チェックイン」オプションを使用するか(第10.8.1項「編集中の管理対象ドキュメントのチェックイン」を参照)、またはWindowsエクスプローラからチェックインします(第6.12項「コンテンツ・ファイルのチェックイン」を参照)。
ドキュメントを開いてから変更がまったくない場合は、ドキュメントを閉じる前に、そのドキュメントのチェックアウト・ステータスを取り消す(チェックアウトを元に戻す)かどうかの指定を求められます。チェックアウト・ステータスを取り消すことにより、コンテンツ・サーバー上のドキュメントが解放されるため、他のユーザーがそのドキュメントをチェックアウトできるようになります。
ローカル・コンピュータに既存の管理対象外のMicrosoft Officeドキュメントがある場合は、そのドキュメントをコンテンツ・サーバーにチェックインすることにより、そのサーバー上のユーザーが各自に割り当てられているアクセス権限に従ってそのドキュメントを使用できるようになります。この操作は、関連付けられているMicrosoft OfficeアプリケーションまたはWindowsエクスプローラから実行できます。
Microsoft Officeアプリケーション内から
既存の管理対象外Microsoft Officeドキュメントをチェックインする手順は次のとおりです。
アプリケーションに組み込まれているファイルを開く機能を使用して、既存の管理対象外のMicrosoft OfficeドキュメントをMicrosoft Officeアプリケーションで開きます。
ドキュメントを新しいコンテンツ・アイテムとしてコンテンツ・サーバーにチェックインする準備が完了した後、「WebCenter Content」メニューまたはリボンを開いて「新規ファイルとして保存」を選択します。
「保存」ダイアログが開きます。
次の2つのいずれかの方法でドキュメントをチェックインできます。
チェックイン・フォームを使用します(Oracle WebCenter Serverインスタンスのみ)。
ドキュメントの保存先となるサーバー上のフォルダを選択します。
指定するファイル名はコンテンツ・アイテムのタイトルにもなります(ファイル拡張子はなし)。
デフォルトでは、ファイルはコンテンツ・サーバーにチェックインされた後に、Microsoft Officeアプリケーションで閉じられます。チェックイン後にドキュメントを自動的に再度開く場合は、「チェックイン後に再度開く」チェック・ボックスを選択します。(ファイルはコンテンツ・サーバーから再度チェックアウトされます。)これは、チェックイン後もドキュメントで作業を続ける場合に便利です。
Windowsエクスプローラから
Windowsエクスプローラからサーバーのコンテンツ・フォルダにファイルをドラッグ・アンド・ドロップまたはコピー・アンド・ペーストすることで、管理対象外のMicrosoft Officeドキュメントを管理対象ドキュメントに変更することもできます。詳細は、第6.7項「新規コンテンツ・ファイルの作成」を参照してください。
管理対象Microsoft Officeドキュメントを開いた後で、そのドキュメントを管理対象外にできます。つまり、そのドキュメントを特定のコンテンツ・サーバーに関連付けるドキュメント・プロパティを削除できます(第9.6項「Microsoft Officeのドキュメント・プロパティ」を参照)。これにより、ドキュメントが完全に新規の未保存ドキュメントになり、元のドキュメントの新しいリビジョンとしてサーバーにチェックインできなくなります。(「新規ファイルとして保存」オプションを使用して)新しいコンテンツ・アイテムとしてサーバーにチェックインするか、ローカル・ファイルとして保存することもできます。コンテンツ・サーバーの元のコンテンツ・アイテムは引き続き使用できます。
現在の管理対象ドキュメントを新規の管理対象外ドキュメントに変更するには、「WebCenter Content」メニューまたはリボンを開いて「アンマネージ」を選択し、この操作の結果について注意を促すダイアログで「OK」クリックします。
この項の項目は次のとおりです。
Desktopは、Oracle WebCenter Contentサーバー・インスタンスからWord、ExcelおよびPowerPointドキュメントへのアイテムの挿入を可能にすることによって、Microsoft Officeアプリケーションに組み込まれているオブジェクト挿入機能と統合されています。サーバー上のファイルへのリンク、サーバーのファイルの実際のコンテンツ、またはサーバーのイメージを挿入できます。アイテムは、Microsoft Officeドキュメント内で現在カーソルが置かれている位置に常に挿入されます。管理対象コンテンツまたは管理対象コンテンツへのリンクを挿入するMicrosoft Officeドキュメント自体は、管理対象ドキュメントである必要はありません。
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注意: Oracle WebCenter Content ServerインスタンスでDesktop 11g リリース1コンポーネントが少なくとも11.1.1.6レベルで実行されている場合のみ、一度に複数のアイテムをドキュメントに挿入できます。それ以外の場合は、一度に1つのアイテムのみ挿入できます。 |
次の各項では、管理対象コンテンツの挿入について詳しく説明しています:
コンテンツ・サーバー(Oracle WebCenter Contentサーバー・インスタンスのみ)上の1つ以上のファイルへのハイパーリンクをMicrosoft Word、ExcelまたはPowerPointドキュメントの現在のカーソル位置に挿入できます。デスクトップは、Microsoft Officeの組込みのハイパーリンク挿入機能を使用します。この場合、ローカル・ファイルではなくコンテンツ・サーバー上の1つ以上のファイルを指定できるということのみが異なります。
Microsoft Officeドキュメントにリンクを挿入する場合は、次の3つのリンク・プロパティを指定できます。
ハイパーリンクを挿入する場合は、コンテンツ・アイテムに関連する別のアイテムを指定できます。
ネイティブ・レンディション: ネイティブ・ファイルにリンクします。つまり、関連付けられたアプリケーションで作成された元のファイル(たとえば、Microsoft Wordドキュメントの場合は.docファイルや.docxファイル)にリンクします。
Web表示可能レンディション: Webブラウザで表示できる元のファイルのバージョンにリンクします。コンテンツ・アイテムをコンテンツ・サーバーにチェックインするとき、ファイルがWeb表示可能レンディションであることを手動で指定できますが、Web表示可能レンディションは、多くの場合、コンテンツ・サーバーで自動的に作成され、ネイティブ・ファイル(たとえば、生成されたPDFバージョン)とともにチェックインされます。
HTMLレンディション: ファイルの表示が要求されたときにコンテンツ・サーバーで変換された元のファイルのHTMLバージョンにリンクします。
コンテンツ情報ページ: コンテンツ・アイテムに関するメタデータ情報(タイトル、作成者など)を提供するコンテンツ・サーバー上のページにリンクします。このページには、コンテンツ・アイテムの使用可能な各種レンディションへのリンクも含まれています。
その他のレンディション: Oracle WebCenter Content Serverインスタンスで使用可能な追加のカスタム・レンディションが存在することがあります。デフォルトは「代替ファイル」ですが、サーバー管理者は、コンテンツ・アイテムのその他のカスタム・レンディションをこのリストに含めるように、コンテンツ・サーバーを構成できます。
ハイパーリンクを挿入する場合は、リンク・テキストを指定できます。このテキストは、Microsoft Officeドキュメントに挿入されるハイパーリンク・テキストです。デフォルトは選択したコンテンツ・アイテムの(コンテンツ・サーバーに保存されている)タイトルですが、必要に応じて変更できます。テキストをまったく指定しない場合は、リンク・テキストとして、選択したリンク・ターゲットへの完全なURLが使用されます。
ハイパーリンクを挿入する場合は、リンクが常にコンテンツ・サーバー上のファイルの最新リビジョンを指すように指定できます。つまり、リンク・ターゲットは常に最新になります。それ以外の場合、ハイパーリンクの参照先はコンテンツ・アイテムの特定のリビジョンとなります。つまり、ハイパーリンクは、ファイルがコンテンツ・サーバー上で更新されても、そのファイルの古いリビジョンを指します。
コンテンツ・サーバー(Oracle WebCenter Contentサーバー・インスタンスのみ)上の1つ以上のファイルのコンテンツをMicrosoft Word、ExcelまたはPowerPointドキュメントの現在のカーソル位置に挿入できます。デスクトップは、Microsoft Officeの組込みのファイル挿入機能を使用します。この場合、ローカル・ファイルではなくコンテンツ・サーバー上の1つ以上のファイルのコンテンツを挿入できるということのみが異なります。
ファイル・コンテンツは静的に挿入されます。つまり、Microsoft Officeドキュメント内のファイル・コンテンツとコンテンツ・サーバー上のソース・ファイルとの間に動的なリンクはありません。このことは、コンテンツ・サーバー上でソース・ファイルが更新されてもドキュメントは自動的に更新されず、ドキュメントが更新されてもソース・ファイルは自動的に更新されないことを意味します。
ファイルをMicrosoft Officeドキュメントに挿入できるかどうか、およびファイルがどのように挿入されるかは、ファイル・フォーマット、現在のMicrosoft OfficeアプリケーションおよびMicrosoft Officeの一般構成(たとえば、インストールされている変換フィルタ)によって決まります。たとえば、Wordドキュメントのコンテンツは、他のWordドキュメントには直接挿入されますが、Excelスプレッドシートには埋込みWordオブジェクトとして挿入されます。コンテンツ・サーバーのファイルは、コンピュータ上のローカル・ファイルとまったく同じように挿入されます。
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注意: シールされたドキュメント(Oracle Information Rights Managementで管理されているドキュメント)をシール解除されたドキュメントに挿入することはできません。 |
コンテンツ・サーバーのファイルのコンテンツを挿入するときに、挿入するファイルのレンディションを指定できます。
ネイティブ・レンディション: ネイティブ・ファイルにリンクします。つまり、関連付けられたアプリケーションで作成された元のファイル(たとえば、Microsoft Wordドキュメントの場合は.docファイルや.docxファイル)にリンクします。
Web表示可能レンディション: Webブラウザで表示できる元のファイルのバージョンにリンクします。コンテンツ・アイテムをコンテンツ・サーバーにチェックインするとき、ファイルがWeb表示可能レンディションであることを手動で指定できますが、Web表示可能レンディションは、多くの場合、コンテンツ・サーバーで自動的に作成され、ネイティブ・ファイル(たとえば、生成されたPDFバージョン)とともにチェックインされます。
その他のレンディション: Oracle WebCenter Content Serverインスタンスで使用可能な追加のカスタム・レンディションが存在することがあります。デフォルトは「代替ファイル」ですが、サーバー管理者は、コンテンツ・アイテムのその他のカスタム・レンディションをこのリストに含めるように、コンテンツ・サーバーを構成できます。
コンテンツ・サーバー(Oracle WebCenter Contentサーバー・インスタンスのみ)上の1つ以上のイメージ・ファイルをMicrosoft Word、ExcelまたはPowerPointドキュメントの現在のカーソル位置に挿入できます。デスクトップは、Microsoft Officeの組込みのファイル挿入機能を使用します。この場合、ローカル・ファイルではなくコンテンツ・サーバーから1つ以上のイメージを挿入できるということのみが異なります。
挿入したイメージは、サーバー上のコンテンツ・アイテムにリンクしません。つまり、コンテンツ・サーバー上でソース・イメージが更新されても、ドキュメント内の挿入したイメージは自動的には更新されず、ドキュメント内のイメージが更新されても、ソース・イメージは更新されません。
イメージをMicrosoft Officeドキュメントに挿入できるかどうか、およびファイルがどのように挿入されるかは、イメージ・ファイルのフォーマット、現在のMicrosoft OfficeアプリケーションおよびMicrosoft Officeの一般構成(たとえば、インストールされている変換フィルタ)によって決まります。コンテンツ・サーバー上のイメージは、コンピュータ上のローカル・ファイルとまったく同じように挿入されます。グラフィック以外のファイル(Wordドキュメントなど)を選択した場合、Microsoft Officeアプリケーションはそれをグラフィックに変換しようとします。これが失敗すると、エラーがレポートされて何も挿入されません。
イメージをコンテンツ・サーバーからMicrosoft Officeドキュメントに挿入する場合は、次の2つのプロパティを指定できます。
イメージを挿入する場合は、挿入するファイル・レンディションを指定できます。
ネイティブ・レンダリング: ネイティブ・ファイルにリンクします。つまり、関連付けられたアプリケーションで作成された元のファイルにリンクします。このレンディションを選択する場合は、ファイルがグラフィック・ファイル(BMP、TIFF、GIF、JPGなど)であることを確認します。
Web表示可能レンディション: Webブラウザで表示できる元のファイルのバージョンにリンクします。コンテンツ・アイテムをコンテンツ・サーバーにチェックインするとき、ファイルがWeb表示可能レンダリングであることを手動で指定できますが、Web表示可能レンダリングは、多くの場合、コンテンツ・サーバーで自動的に作成され、ネイティブ・ファイル(たとえば、低解像度のJPGバージョンや縮小されたGIFサムネイル)とともにチェックインされます。
その他のレンディション: Oracle WebCenter Contentサーバー・インスタンスで使用可能な追加のカスタム・レンディションが存在することがあります。デフォルトは「代替ファイル」ですが、サーバー管理者は、コンテンツ・アイテムのその他のカスタム・レンディションをこのリストに含めるように、コンテンツ・サーバーを構成できます。
イメージを挿入する場合は、イメージの代替テキストを指定できます。このテキストは、Web環境でイメージにマウス・カーソルを重ね合せると表示されるテキスト(具体的には、IMGタグのALT属性のテキスト)です。デフォルトは選択したコンテンツ・アイテムの(コンテンツ・サーバーに保存されている)タイトルですが、必要に応じて変更できます。
Oracle WebCenter Contentサーバー・インスタンス上の1つ以上のファイルへのハイパーリンクを現在のMicrosoft Officeドキュメントに挿入するには:
Microsoft Officeドキュメントで、1つ以上のハイパーリンクを挿入する位置にカーソルを移動します。
Microsoft Office XP (2002)または2003: 「WebCenter Content」メニューで、「挿入...」を選択します。
Microsoft Office 2007、2010および2013: 「WebCenter Content」リボンの「挿入」グループで、「挿入」を選択します。
Microsoft WordおよびMicrosoft Excelでは、右クリックして、コンテキスト・メニューから「WebCenterコンテンツの挿入」を選択することもできます。
「コンテンツ・アイテムの挿入」ダイアログが開きます。
「リンク」パネルを開きます。
「参照」をクリックして、「コンテンツの選択」ダイアログ・ボックスを開き、このダイアログ・ボックスで、リンク先となる、コンテンツ・サーバー上のファイルを検索して選択します。使用可能なサーバーのリストにはOracle WebCenter Contentサーバー・インスタンスのみが表示され、Oracle Content Databaseサーバーやその他のWebDAVサーバーは表示されません。
複数のファイルを同時に選択できます。ファイルを検索した場合は、検索結果リストで含める各アイテムのチェック・ボックスを選択します。コンテンツ・フォルダ内のファイルを参照した場合、連続した選択肢に対しては[Shift]キーを、連続していない選択肢に対しては[Ctrl]キーを押して選択します。終了したら「OK」をクリックします。
リンク先のファイルを選択すると、「コンテンツ・アイテムの挿入」ダイアログ・ボックスの「コンテンツ・アイテム」フィールドには、選択したファイルのコンテンツIDが表示されます。複数のファイルを選択した場合は、最初に選択したファイルのIDが表示されるため、ドロップダウン・リストを使用して別のファイルを表示できます。
選択した各ファイルについて、Microsoft Officeドキュメントに挿入されるハイパーリンクのリンク・テキストを指定します。デフォルトは選択したコンテンツ・アイテムの(コンテンツ・サーバーに保存されている)タイトルですが、必要に応じて変更できます。テキストをまったく指定しない場合は、リンク・テキストとして、選択したリンク・ターゲットへの完全なURLが使用されます。
選択した各ファイルについて、ハイパーリンクが指すファイル・レンディションを次の中から選択します。
ネイティブ・レンディション
Web表示可能レンディション
HTMLレンディション
コンテンツ情報ページ
詳細は、第10.11.1.1項「挿入されるリンクの理解」を参照してください。
選択したファイルごとに、ハイパーリンクが常に最新リビジョンを指すかどうかを指定します。このチェック・ボックスを選択すると、リンク・ターゲットは常に最新のものになります。それ以外の場合、ハイパーリンクの参照先はコンテンツ・アイテムの特定のリビジョンとなります。つまり、ハイパーリンクは、ファイルがコンテンツ・サーバー上で更新されても、そのファイルの古いリビジョンを指します。
「OK」をクリックして、ハイパーリンクをMicrosoft Officeドキュメントに挿入します。
Oracle WebCenter Contentサーバー・インスタンス上の1つ以上のファイルのコンテンツを現在のMicrosoft Officeドキュメントに挿入するには:
ファイルを挿入するMicrosoft Officeドキュメントの位置にカーソルを移動します。
Microsoft Office XP (2002)または2003: 「WebCenter Content」メニューで、「挿入...」を選択します。
Microsoft Office 2007、2010および2013: 「WebCenter Content」リボンの「挿入」グループで、「挿入」を選択します。
Microsoft WordおよびMicrosoft Excelでは、右クリックして、コンテキスト・メニューから「WebCenterコンテンツの挿入」を選択することもできます。
「コンテンツ・アイテムの挿入」ダイアログが開きます。
「ファイル」パネルを開きます。
「参照」をクリックして「コンテンツの選択」ダイアログ・ボックスを開き、このダイアログ・ボックスで、挿入するコンテンツがあるコンテンツ・サーバー上のファイルを検索して選択します。使用可能なサーバーのリストにはOracle WebCenter Contentサーバー・インスタンスのみが表示され、Oracle Content Databaseサーバーやその他のWebDAVサーバーは表示されません。
複数のファイルを同時に選択できます。ファイルを検索した場合は、検索結果リストで含める各アイテムのチェック・ボックスを選択します。コンテンツ・フォルダ内のファイルを参照した場合、連続した選択肢に対しては[Shift]キーを、連続していない選択肢に対しては[Ctrl]キーを押して選択します。終了したら「OK」をクリックします。
挿入するコンテンツがあるファイルを選択すると、「コンテンツ・アイテムの挿入」ダイアログ・ボックスの「コンテンツ・アイテム」フィールドには、選択したファイルのコンテンツIDが表示されます。複数のファイルを選択した場合は、最初に選択したファイルのIDが表示されるため、ドロップダウン・リストを使用して別のファイルを表示できます。
選択した各ファイルについて、挿入するコンテンツがあるファイル・レンディションを次の中から選択します。
ネイティブ・レンディション
Web表示可能レンディション
詳細は、第10.11.1.2項「挿入されるファイルの理解」を参照してください。
「OK」をクリックして、選択したファイルのコンテンツをMicrosoft Officeドキュメントに挿入します。
Oracle WebCenter Contentサーバー・インスタンス上の1つ以上のイメージを現在のMicrosoft Officeドキュメントに挿入するには:
Microsoft Officeドキュメントでのイメージの挿入位置にカーソルを移動します。
Microsoft Office XP (2002)または2003: 「WebCenter Content」メニューで、「挿入...」を選択します。
Microsoft Office 2007、2010および2013: 「WebCenter Content」リボンの「挿入」グループで、「挿入」を選択します。
Microsoft WordおよびMicrosoft Excelでは、右クリックして、コンテキスト・メニューから「WebCenterコンテンツの挿入」を選択することもできます。
「コンテンツ・アイテムの挿入」ダイアログが開きます。
「イメージ」パネルを開きます。
「参照」をクリックして「コンテンツの選択」ダイアログ・ボックスを開き、このダイアログ・ボックスで、挿入対象となる、コンテンツ・サーバー上のイメージを検索して選択します。使用可能なサーバーのリストにはOracle WebCenter Contentサーバー・インスタンスのみが表示され、Oracle Content Databaseサーバーやその他のWebDAVサーバーは表示されません。
複数のファイルを同時に選択できます。ファイルを検索した場合は、検索結果リストで含める各アイテムのチェック・ボックスを選択します。コンテンツ・フォルダ内のファイルを参照した場合、連続した選択肢に対しては[Shift]キーを、連続していない選択肢に対しては[Ctrl]キーを押して選択します。終了したら「OK」をクリックします。
挿入するイメージを選択すると、「コンテンツ・アイテムの挿入」ダイアログ・ボックスの「コンテンツ・アイテム」フィールドには、選択したイメージのコンテンツIDが表示されます。複数のファイルを選択した場合は、最初に選択したファイルのIDが表示されるため、ドロップダウン・リストを使用して別のファイルを表示できます。
選択した各イメージに対して、代替テキストを指定します。代替テキストとは、Web環境でイメージにマウス・カーソルを合わせると表示されるテキストです(具体的には、IMGタグのALT属性のテキスト)。デフォルトは、選択したコンテンツ・アイテムの(コンテンツ・サーバーに保存されている)タイトルです。
選択した各イメージについて、挿入するファイル・レンディションを次の中から選択します。
ネイティブ・レンディション
Web表示可能レンディション
詳細は、第10.11.1.3項「挿入されるイメージの理解」を参照してください。
「OK」をクリックして、選択したイメージ・ファイルをMicrosoft Officeドキュメントに挿入します。
この項の項目は次のとおりです。
Desktopは、Wordの現在のドキュメントをコンテンツ・サーバー上のファイルと比較できるようにすることによって、Wordに組み込まれている文書の比較機能と統合されています。現在のドキュメントを同じドキュメントの異なるリビジョンと比較したり(コンテンツ・サーバーで現在のドキュメントが管理されている場合)、サーバー上のまったく別のコンテンツ・アイテムと比較できます。
ドキュメントを比較すると、Microsoft Wordによって相違を示す新しいドキュメントが表示されます。ドキュメントを比較すると、Microsoft Wordによって相違を示す新しいドキュメントが表示されます。このドキュメントには、元のドキュメントで削除、挿入またはその他の編集によって変更された箇所を示すマークが付けられます。変更内容の実際の表示形式は、Microsoft Wordアプリケーションのバージョンと構成によって決まりますが、挿入と削除は、通常、識別しやすいように異なる色とフォーマットで表示されます(図10-2)。
図10-3に示すように、マウス・カーソルをドキュメント内のマークされた変更の上に移動すると、画面ヒントが表示され、そのファイルに関するコンテンツ管理情報が表示されます。示される情報は、コンテンツID、ファイル・サイズ、現在チェックアウトされているファイルの場合はチェックアウトしたユーザー名です。
現在の管理対象WordドキュメントがOracle WebCenter Content Serverインスタンスによって管理されており、読取り専用でない場合は(第4.7項「ファイルに対するコンテンツ管理アクション」を参照)、同じドキュメントの異なるリビジョンと比較できます。これを行うには、次の手順を実行します:
Microsoft Wordで管理対象ドキュメントを開きます(第10.2項「既存の管理対象ドキュメントを表示および開く」を参照)。
Microsoft Word 2002 (XP)または2003: 「WebCenter Content」メニューで、「比較対象」→「リビジョン...」を選択します。
Microsoft Word 2007、2010および2013: 「WebCenter Content」リボンの「比較」グループで、「リビジョン」を選択します。
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注意: 異なるリビジョンを選択するためのオプションが表示されない場合は、現在のドキュメントがコンテンツ・サーバーで管理されていないか、または現在読取り専用モードになっています。 |
「リビジョンの選択」ダイアログ・ボックスが開き、サーバー上にある現在のドキュメントのリビジョンがすべて表示されます。
ダイアログ・ボックスの上部には、Microsoft Wordで現在開いているリビジョンが、コンテンツ・アイテムに関する情報(タイトル、サーバー、コンテンツID、作成者など)とともに表示されます。ダイアログ・ボックスの下部には、コンテンツ・アイテムの既存のリビジョン・リストが、それぞれのタイトル、作成者、リリース日およびコメントとともに表示されます。特定のリビジョンに関する詳細情報を表示するには、リストでそのリビジョンを選択して「コンテンツ情報...」を選択し、サーバー上の該当するリビジョンのコンテンツ情報ページを開きます。
リビジョンのリストで、現在のドキュメントと比較するリビジョンを選択し、「OK」をクリックします。
現在のドキュメントと選択したリビジョンとの比較には、Microsoft Wordに組み込まれている比較機能が使用され、変更内容が新しいドキュメントに表示されます。変更内容の実際の表示形式は、Microsoft Wordアプリケーションのバージョンと構成によって決まりますが、挿入と削除は、通常、識別しやすいように異なる色とフォーマットで表示されます。
現在のWordドキュメント(管理対象または非管理対象)をコンテンツ・サーバー上の別のドキュメントと比較できます。これを行うには、次の手順を実行します:
Microsoft Wordでドキュメントを開きます(第10.2項「既存の管理対象ドキュメントを表示および開く」を参照)。
Microsoft Word 2002 (XP)または2003: 「WebCenter Content」メニューで、「比較対象」→「コンテンツ・アイテム...」を選択します。
Microsoft Word 2007、2010または2013: 「WebCenter Content」リボンの「比較」グループで、「コンテンツ・アイテム」を選択します。
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注意: 現在の管理対象Wordドキュメントを(コンテンツ・サーバーに格納されているドキュメントではなく)ローカル・コンピュータ上のドキュメントと比較する場合は、Wordに組み込まれている比較機能を使用してファイルを選択します。 |
「コンテンツの選択」ダイアログが開きます。このダイアログでは、コンテンツ・サーバー上のWordドキュメントを検索または参照できます。
コンテンツ・サーバー上のWordドキュメントを選択し、「コンテンツの選択」ダイアログ・ボックスを閉じます。
これにより、Microsoft Wordに組み込まれている比較機能が現在のドキュメントと選択したファイルとの比較に使用されるようになり、変更内容が新しいドキュメントに表示されます。変更内容の実際の表示形式は、Microsoft Wordアプリケーションの構成によって決まりますが、挿入と削除は、通常、識別しやすいように異なる色とフォーマットで表示されます。
WebCenter Contentユーザー・インタフェースのMicrosoft Office統合により、ドキュメントまたはアプリケーションを閉じるときに表示されるダイアログに、ワークフローの承認または送信のための追加のチェック・ボックスが表示されます。
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注意: この機能は、WebCenter Contentユーザー・インタフェースにのみ適用されます。 |
ドキュメントのチェックインと承認
ドキュメントの編集を許可するようにワークフロー・ステップが設定されている場合は、ドキュメントに変更を加えてから、そのドキュメントを新規リビジョンとしてチェックインすると同時に承認できます。
Microsoft Officeの使用時にワークフローのドキュメントをチェックインして承認するには:
ドキュメントを対応するMicrosoft Officeアプリケーションで開きます。詳細は、第6.10項「コンテンツ・ファイルを開く」を参照してください。
ドキュメントをレビューし、必要に応じて編集します。
「WebCenter Content」リボンまたはメニューから、「チェックイン」オプションまたは「メタデータによるチェックイン」オプションのいずれかを選択します。
選択可能な場合は、「コンテンツのチェックイン」ダイアログで「チェックインと承認」チェック・ボックスを選択します。
このチェック・ボックスは、ワークフロー処理に電子署名が必要になるドキュメントの場合は選択できません。その場合は、Windowsエクスプローラでドキュメントを探して、ドキュメントのコンテキスト・メニューで署名と承認を行います。第7.3項「ワークフローのファイルの承認または却下」を参照してください。
「コンテンツのチェックイン」ダイアログのその他の領域に必要な入力を行い、「OK」をクリックします。
アプリケーションを終了する場合や、まだチェックインしていないドキュメントを閉じる場合には、「ドキュメントを閉じる」ダイアログを使用してドキュメントのチェックインと承認を実行できます。これを行うには、「ドキュメントを閉じる」ダイアログが表示されたときに、「チェックインと承認」チェック・ボックスを選択します。
レビューのためのドキュメントの送信
ワークフロー・ステップで編集が許可されていない場合は、変更を加えることなくMicrosoft Officeドキュメントをレビューしてから、そのドキュメントをレビューのために送信できます。
Microsoft Officeの使用時にワークフローのドキュメントを送信するには:
ドキュメントを対応するMicrosoft Officeアプリケーションで開きます。詳細は、第6.10項「コンテンツ・ファイルを開く」を参照してください。
必要に応じてドキュメントをレビューします。
「WebCenter Content」リボンまたはメニューから、「チェックイン」オプションまたは「メタデータによるチェックイン」オプションのいずれかを選択します。
選択可能な場合は、「コンテンツのチェックイン」ダイアログでワークフロー・レビューのためにドキュメントを送信チェック・ボックスを選択します。
このチェック・ボックスは、ワークフロー処理に電子署名が必要になるドキュメントの場合は選択できません。その場合は、Windowsエクスプローラでドキュメントを探して、ドキュメントのコンテキスト・メニューで署名と承認を行います。第7.3項「ワークフローのファイルの承認または却下」を参照してください。
「コンテンツのチェックイン」ダイアログのその他の領域に必要な入力を行い、「OK」をクリックします。
アプリケーションを終了する場合や、まだチェックインしていないドキュメントを閉じる場合には、「ドキュメントを閉じる」ダイアログを使用するとレビューのためにドキュメントを送信できます。これを行うには、「ドキュメントを閉じる」ダイアログが表示されたときに、ワークフロー・レビューのためにドキュメントを送信チェック・ボックスを選択します。
