| Oracle® Fusion Middleware Oracle WebCenter Content: Imagingの使用 11gリリース1 (11.1.1) B72421-03 |
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| Oracle® Fusion Middleware Oracle WebCenter Content: Imagingの使用 11gリリース1 (11.1.1) B72421-03 |
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この項ではImagingでの検索の作成方法、検索の実行、検索結果の操作方法について説明します。
Oracle WebCenter Content: Imagingでは、ドキュメントがアップロードされるアプリケーションにメタデータ・フィールドが備わっており、その値は索引を付けてImaging内のドキュメントを検索する際に使用できます。ドキュメントにテキスト情報が含まれている場合、フル・テキスト索引付けがContent Serverリポジトリで有効化され、ドキュメントをアップロードする際に使用するアプリケーションで有効化されていれば、そのテキスト情報も検索できます。
Imagingでドキュメントを検索するには、「検索の作成」権限を持つユーザーが設定した事前定義された検索を使用します。事前定義された検索は、ナビゲータ・ペインの「検索」パネルに表示されます。表示権限を持つ検索のみが表示されます。
事前定義された検索を「検索」パネルでクリックすると、検索基準を入力する検索フォームが含まれたページ領域でタブが表示されます。たとえば、「請求書」という名前の検索では、請求書番号を検索フォームに入力すると必要な請求書が返されます。検索結果は、ページ領域のタブで元の検索フォームの下に表示されます。セキュリティ情報に対するアクセス権を持つドキュメントのみが返され、ユーザーは表示権限を持つコンテンツにのみ確実にアクセスできます。
「検索」パネルで事前定義された検索をクリックするたびに、新しいタブと検索フォームが表示されます。タブをクリックすると、ページ領域の前面にそのタブが表示され、複数の検索からの検索結果にアクセスして比較できるようになります。たとえば、1つのタブを購入注文の検索に使用し、もう1つのタブを未払い請求書の検索に使用することができます。個々のタブを手動で閉じるには、検索タブを選択してタブ上にあるxをクリックします。タブ上の任意の場所を右クリックすると、すべての検索タブを閉じるか、現在選択している検索タブ以外のすべての検索タブを閉じるかのオプションが表示されます。
検索は、複数のアプリケーションにわたって検索するように定義できます。たとえば、3つのアプリケーション(購買注文、積荷領収書、請求書)にわたって購買注文数を検索できるように、検索を設定できます。検索結果には、特定のアイテムを注文したことを確認するために表示する購買注文、そのアイテムが受け取られていることを確認する積荷領収書、支払いを承認できる請求書のリストが表示されます。
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注意: 作成権限を持つユーザーのみが検索を作成できます。特定の検索を定義する必要がある場合、Imagingの検索管理者に連絡してください。 |
この章の内容は次のとおりです。
「検索」パネルのナビゲータ・ペインに、そのユーザーに表示権限が付与されている検索のリストが表示されます。「検索」パネルをクリックすると、ページ領域にタブが開き、検索フォームが表示されます。一般的な検索フォームの例は、第A.5項「検索ページ」を参照してください。
検索に既定の検索基準が定義されていて、検索値の入力が不要なこともあります。その場合には、検索フォームは必要ありません。たとえば、最新5日の請求書の検索などです。
検索を実行する手順は次のとおりです。
「検索」をクリックして、ナビゲータ・ペインでパネルを開きます。そのユーザーが使用できるすべての検索が表示されます。
探すドキュメントのタイプに対応する検索をクリックします。たとえば、まだ支払いのない請求書を探す場合は、「未払い請求書」といったタイトルの検索を使用します。
必要に応じて、検索フォームの該当するフィールドに、検索の基準を入力します。たとえば、請求書の検索の際に請求書番号を入力するオプションがあるとします。必須のフィールドには、アスタリスク(*)が表示されています。検索作成者が検索の最善の使用法について手順を追加している場合には、手順領域が検索領域の上部に表示されます。手順を表示するには、「手順」領域のタイトルの横にあるアイコンをクリックして領域を開きます。プリファレンス・ページで選択した表示スキンに応じて、プラス記号、矢印、その他のインジケータのアイコンなどが表示されます。
フィールドを空白のままにすると、その条件なしで検索が実行され、パラメータを使用する検索部分は省略されます。空白にしたフィールドが必須フィールドの場合には、エラー・メッセージが表示されます。
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注意: 使用可能なフィールドは各検索に固有で、検索の作成者によって決定されます。検索作成者が使用できるフィールドは、その検索が含まれるアプリケーションによって決定されます。定義する新しい検索や使用可能な検索基準の変更が必要な場合には、Imagingの管理者に問い合わせてください。 |
オプションで、検索演算子を選択できます。1つの検索で、特定のフィールドに対して選択できる複数の演算子が含まれていることがあります。これにより、実行する検索方法がさらに柔軟性のあるものになります。たとえば、デフォルトで等しい(=)演算子に設定されているフィールドでは、特定の値を検索できますが、より大きい(>)演算子やより小さい(<)演算子も使用できるようにすれば、必要に応じて、ある範囲の値を検索できます。検索の演算子の詳細は、「選択リスト・データ・フィールド入力演算子」を参照してください。
「検索」をクリックすると、指定した基準を基にした範囲内の結果を返します。検索結果は、検索タブの検索フォームの下にある表に表示されます。一度検索を実行すると、メイン・バナーの「リフレッシュ」リンクをクリックしても、ページに表示された情報はリフレッシュされますが検索は再び実行されません。検索作成者やその他のユーザーがドキュメント・メタデータを更新すると、「検索」をクリックして検索を再び実行するまで、新しいメタデータは検索結果タブに表示されません。
一般的な検索結果の例は、「検索フォームの基準および検索結果表」の項を参照してください。
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注意: 広範な検索基準では多くの結果が返され、探しているドキュメントを見つけるのが難しくなることがあります。検索を絞り込むには、検索基準を追加して返される結果の数を減らします。検索を絞り込んでも探しているドキュメントを見つけられない場合には、既存の検索の絞込みや新しい検索の定義についてImagingの管理者に問い合わせてください。 |
検索結果の表示方法をニーズにあうように変更して、検索で返される個々のドキュメントや複数のドキュメントに対してアクションを実行できます。この項の内容は次のとおりです。
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注意: 場合によっては、a -1が検索結果表の数のフィールドに表示されることがあります。これは、ドキュメントを含むアプリケーションに数のフィールドを追加すると発生します。新しいフィールドが追加される前にOracle Content Serverに保存されていたドキュメントでは、新しいフィールドに-1が表示されます。新しいドキュメントがフィールドの追加後にアップロードされ、数のフィールドが空白のままの場合、検索結果では数のフィールド値に0が表示されます。 |
検索結果の表示方法を必要に応じて変更し、実行した検索を他のユーザーに電子メールで通知できます。「検索結果」ツールバーの「ビュー」メニューを使用して、列を表示/非表示にしたり並べ替えたり、検索結果の表示を連結解除して個別ページとして表示できます。列を並べ替えるには、その列をクリックし必要な場所へドラッグします。
異なる列を並べ替えるには、列のタイトルをクリックします。テキスト・フィールドはアルファベット順で並べ替えられ、数と日付のフィールドは数値で並べ替えられます。検索結果表の例を表示する方法は、「検索フォームの基準および検索結果表」を参照してください。
この項の内容は次のとおりです。
列のサイズを変更する手順は次のとおりです。
「検索」タブの検索結果の表で、サイズを変更する列のタイトルの間にカーソルをあわせます。カーソルの矢印が逆方向を向いた2つの矢印の表示に変わります。
2つのフィールド・ヘッダーの間の区切り線をクリックしてドラッグし、列のサイズを変更します。
検索結果表に表示される列は、表の作成時に検索に割り当てられたメタデータ・フィールドに応じて変わります。各列には、検索されるアプリケーションの1つ以上のフィールドが含まれています。各検索結果には「ドキュメントのロック」列および「MIMEタイプ」列が含まれますが、それ以外の列は変わります。表示される列数が大量になり、必要な情報に迅速にアクセスすることが難しくなる場合があります。それを回避するには、不要な列を非表示にします。
検索結果表の列を非表示にする手順は次のとおりです。
「ビュー」→「列」の順に選択します。使用可能な列のリストが表示されます。有効な列には、列名の横にチェックが付きます。デフォルトでは、すべてが有効になっています。
リストで非表示にする有効な列名をクリックして無効にします。ページがリフレッシュされ、列が非表示になります。
列を再び表示するには、表示させる無効の列を選択して手順を繰り返します。列が有効になり、ページがリフレッシュされて列が表示されます。または、「ビュー」→「列」→「すべて表示」の順に選択し、表内のすべての使用可能な列を表示します。
結果表の列の順序を変更して、次の2つのいずれかの方法で情報を容易に比較することができるようになります。1つは、列ヘッダーをクリックし、検索結果表の必要な場所に列をドラッグします。もう1つの方法は、列の順序を、次の手順で変更します。
「検索」タブの検索結果表で、「ビュー」→「列の並替え」を選択します。「列の並替え」ページが表示されます。
移動する列(複数可)を選択し、上向きまたは下向き矢印をクリックして、表示順に列の位置を変更します。複数の列を選択して、同時に移動できます。
「OK」をクリックします。「列の並替え」ページが閉じ、ページがリフレッシュされて新しい列順になった検索結果表が表示されます。
返されるドキュメントの数、ドキュメントに関連付けられているメタデータの量、事前定義された検索内で表示するように設定されたメタデータ・フィールドの数に応じて、検索結果表は大量になる可能性があります。検索結果を容易に表示するには、列を非表示にしたり並べ替えたりする以外に、検索タブから結果表を連結解除することもできます。これにより、すべての結果を表示するスペースが広がります。
検索結果表を連結解除する手順は、次のとおりです。
検索結果ツールバーで、「連結解除」をクリックします。検索結果表のみを表示するページが新たに開きます。
個々の検索結果表ページを閉じるには、ページの隅にあるXをクリックするか、検索結果表ページで「連結解除」をクリックします。連結解除された検索結果表のページが閉じます。
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注意: 新しい検索結果表ページのサイズは、ブラウザ・ページの元のサイズによって決まります。また、新しいページも元のブラウザ・ページによって制限を受けます。新しいページは元のブラウザ・ページの外に移動できません。検索結果表のデタッチの後に元のブラウザ・ページを小さくした場合、結果表のページは元のページ境界によってマスクされ、ブラウザのスクロール・バーを使用してスクロールするか、元のブラウザ・ページを結果表のページより大きくするまで、結果の一部を表示できなかったり、結果表のページを閉じることができない場合があります。 |
検索結果を仕事仲間と共有する必要があることがあります。この場合、問題に関する入力を依頼したり、プロセスを監視してもらうことがあります。彼らが検索を表示する権限を持っていれば、基準を入力しなくてもこちらで指定した基準を使用して検索を実行するリンクを電子メールで送信できます。
作成した検索を実行するためのリンクを記載した電子メールを送信する手順は、次のとおりです。
検索結果ツールバーで、「電子メール」をクリックします。デフォルトの電子メール・クライアントから送信される、検索結果へのリンクを記載した電子メールが表示されます。
結果の送信先の電子メール・アドレスを入力し、電子メールを送信します。
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注意: 電子メール内のリンクを使用して検索結果を表示するには、受信者はImagingにログインして、検索へのアクセスを表示する権限が付与されている必要があります。 |
検索結果をファイルにエクスポートする手順は、次のとおりです。
検索結果ツールバーで、「Excelにエクスポート」をクリックします。結果を.xlsファイルで保存するかどうかを尋ねるダイアログ・ボックス、またはファイルが開きます。
「ファイルの保存」を選択してファイルをXLS形式で保存するか、「次で開く」を選択して.xlsファイルのデフォルト・プログラムで開くか、メニューを使用して代替プログラムを参照します。
検索結果の個々のドキュメントまたは複数のドキュメントでアクションを実行するには、ドキュメントをクリックして選択し、「検索結果」ツールバーで実行するアクションをクリックします。ツールバーで使用できるアクションは、検索結果リストで1つのドキュメントを選択するか、複数のドキュメントを選択するかに応じて異なります。リストで複数のドキュメントを連続して選択するには、[Shift]キーを押したまま選択する範囲内の最初と最後のドキュメントを選択します。連続していない複数のドキュメントを選択する場合には、[Ctrl]キーを押したままリストで選択するドキュメントをクリックします。「検索結果」ツールバーで使用できるアクションは、検索結果のドキュメントを右クリックして「検索結果」コンテキスト・メニューを表示しても使用できます。ツールバーと同じく、コンテキスト・メニューで使用できるアクションは、ドキュメントを1つ選択するか複数選択するかに応じて変わります。
この項の内容は次のとおりです。
「プリファレンス・ページ」で「デフォルトのビューア・モード」に設定されたプリファレンスに応じて、基本ビューア・モードまたは詳細ビューア・モードのいずれかを使用してドキュメントが表示されます。通常、注釈を作成したり編集する必要がある場合には、プリファレンスを確実に詳細ビューア・モードでの使用に設定してください。必要に応じて、ビューア内からモードを切り替えることも可能です。
ドキュメントを比較できるように、ビューアでは複数のドキュメントを開くことができます。複数のドキュメントを開いた場合、それぞれのドキュメントが独自のタブに表示されます。各タブは、開いているタブの右にある「現在のタブを閉じる」アイコンを使用して個別に閉じるか、またはアイコンの横にある「閉じる」メニューからすべてのタブを閉じるオプションか、アクティブ・タブ以外のすべてのタブを閉じるオプションを使用して閉じることができます。
ドキュメントを開く前に検索結果表から複数のドキュメントを選択することにより、複数のドキュメントを一度に開いたり、すべてのドキュメントを同時に開くことができます。複数のドキュメントは、検索結果表で順番にリストされたドキュメントなら[Shift]キーを押しながらクリックして選択でき、検索結果表で連続していないドキュメントは[Ctl]キーを押しながらクリックして選択できます。2つのビューアおよびそのオプションの詳細は、第5章「ドキュメントの表示、注釈および取得」を参照してください。
ビューアでドキュメントを開く手順は、次のとおりです。
検索結果表から、開きたい項目の隣にある「MIMEタイプ」列のドキュメント・アイコンをクリックします。ビューアでドキュメントを表示するために別のページが開きます。
または、「検索結果」ツールバーまたは「検索結果」コンテキスト・メニューから「開く」を使用できます。ツールバーを使用してビューアでドキュメントを開く手順は、次のとおりです。
検索結果表から、ビューアで開くドキュメント(複数可)を選択します。
ツールバーで「開く」をクリックします。ビューアでドキュメント(複数可)を表示するために別のページが開きます。
コンテキスト・メニューを使用してビューアでドキュメントを開く手順は、次のとおりです。
検索結果表から、ビューアで開くドキュメント(複数可)を右クリックします。コンテキスト・メニューには、ツールバーでも使用可能なオプションが表示されます。
コンテキスト・メニューのオプションから「開く」を選択します。ビューアでドキュメント(複数可)を表示するために別のページが開きます。
ドキュメントを基本ビューア・モードで開くようにデフォルトで設定していて、注釈を追加または編集する必要が発生し、その権限がある場合には、次の手順に従って詳細モードに切り替えることができます。
ドキュメントを基本ビューアで開き、「ビュー」→「詳細ビューアの使用」の順に選択します。ビューアは詳細モードに変更され、「詳細ビューア」ツールバー・オプションが有効になります。
一部のドキュメント(主にフォントが埋め込まれたPDFなど)では、Imagingビューアのようにレンダリングされません。そのような場合には、「起動」機能を使用して、デフォルトのアプリケーション・ビューアでドキュメントを開くことができます。
デフォルトのアプリケーション・ビューアでドキュメントを開く手順は、次のとおりです。
検索結果表から、デフォルトのアプリケーション・ビューアで開くドキュメントを選択します。
ツールバーで「起動」をクリックします。デフォルトのアプリケーション・ビューアの個別のブラウザ・ウィンドウでドキュメントが開きます。デフォルトのアプリケーションが指定されていない場合、ドキュメントを開くためのデフォルトのアプリケーションを選択するオプションが表示されます。
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注意: 元のドキュメントを表示する権限がない場合、ツールバーで「起動」ボタンをクリックするとエラー・メッセージが表示されます。 |
他のユーザーによるドキュメントのメタデータの変更、またはドキュメントの注釈の追加や編集を避けるには、ドキュメントをロックします。ドキュメントがロックされると、ロックしたユーザーのみがメタデータの更新や注釈の追加を実行できるようになります。2人のユーザーが同時にドキュメントを更新して競合の原因になることを避けるために、この方法をお薦めします。ドキュメントがロックされた場合、ロックを解除できるのは、ロックを実行したユーザーまたは「管理者のロック」ドキュメント・セキュリティを持つユーザーのみです。
ドキュメントをロックする手順は次のとおりです。
検索結果表で、ロックするドキュメントを選択してツールバーで「ロック」をクリックするか、ドキュメントを右クリックしてコンテキスト・メニューから「ロック」を選択します。検索結果の「ロック済」列にアイコンが表示され、ドキュメントやそのメタデータは適切なセキュリティを持ったユーザーがロック解除するまで変更できなくなります。
ドキュメントをロック解除する手順は次のとおりです。
検索結果ツールバーで、ロック解除するドキュメントを選択してツールバーで「ロック解除」をクリックするか、ドキュメントを右クリックしてコンテキスト・メニューから「ロック解除」を選択します。アイコンは検索結果の「ロック済」列に表示されなくなり、ドキュメントやそのメタデータを変更できるようになります。
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注意: アプリケーションの「管理者のロック」ドキュメント・セキュリティが付与されているユーザーは、そのアプリケーション内のすべてのドキュメントのロックを解除できます。 |
ドキュメントやドキュメントのメタデータを更新する必要がある場合には、検索結果表から更新できます。ドキュメントの更新は、「Imaging内の既存コンテンツの更新」を参照してください。
「検索結果」ツールバーまたは「検索結果」コンテキスト・メニューを使用して、検索フォームの基準および検索結果表からドキュメントをダウンロードできます。ドキュメントのコピーを注釈なしの元の形式でダウンロードするには、注釈を変更するための適切な権限を持っている必要があります。権限を持っていない場合、ダウンロードは失敗します。ドキュメントのTIFFイメージを注釈付きでダウンロードすることもできます。ドキュメントをダウンロードする方法の詳細は、「ドキュメントのダウンロード」を参照してください。
既存のドキュメント、そのメタデータ、注釈を同じアプリケーションや別のアプリケーションにコピーできます。選択したアプリケーションでドキュメントを作成するには、セキュリティ権限を持っている必要があります。
ドキュメントをコピーする手順は、次のとおりです。
検索結果表で、コピーするドキュメントを選択します。
ツールバーで「コピー」をクリックするか、ドキュメントを右クリックしてコンテキスト・メニューから「コピー」を選択します。「ドキュメントのコピー」ページが表示されます。
ドキュメントをコピーする際に使用するアプリケーションを選択します。選択したアプリケーションでドキュメントを作成するには、セキュリティ権限を持っている必要があります。選択したアプリケーションに関連するメタデータ・フィールドが表示されます。ドキュメントを同じアプリケーションにコピーすると、コピーするドキュメントの値がメタデータ・フィールドに移入されます。ドキュメントを別のアプリケーションにコピーすると、共有メタデータ・フィールドに前の値が移入され、固有のメタデータ・フィールドは空白になります。
注釈をファイルとともにコピーする場合は、「既存の注釈のコピー」チェック・ボックスを選択します。このチェック・ボックスを選択すると、既存の注釈を含むネイティブ・ファイルのコピーが試行されます。コピーされる注釈を変更するセキュリティ権限を持たないユーザーに対しては、注釈は元のドキュメントのTIFFバージョンに永続的に書き込まれたままとなります。元のドキュメントがTIFF形式でない場合、ネイティブ・ドキュメントはTIFFに変換されます。
新しいドキュメントの必須メタデータ値を変更または入力して、「コピー」をクリックします。ドキュメントが正常にコピーされたことを確認するメッセージが、ページの下部に表示されます。
「ドキュメントのコピー」ページを閉じます。
既存のドキュメントとそのメタデータをアプリケーション間で移動できます。両方のアプリケーションに同じリポジトリが存在する必要があることに注意してください。
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注意: アプリケーション間でドキュメントを移動するには、ソース・アプリケーションからドキュメントを削除するセキュリティ権限と移動先のアプリケーションでドキュメントを作成するセキュリティ権限を持つ必要があります。ドキュメントに注釈が含まれる場合には、両方のアプリケーションで同じ注釈セキュリティ権限を持っている必要があります。 |
ドキュメントを移動する手順は、次のとおりです。
検索結果表で、移動するドキュメントを選択します。
ツールバーで「移動」をクリックするか、ドキュメントを右クリックしてコンテキスト・メニューから「移動」を選択します。「ドキュメントの移動」ページが表示されます。
ドキュメントを移動する際に使用するアプリケーションを選択します。選択したアプリケーションに関連するメタデータ・フィールドが表示されます。最初のアプリケーションとドキュメントの移動先のアプリケーションで共有されるメタデータ・フィールドには、前の値が移入されています。ドキュメントの移動先のアプリケーションに固有のメタデータ・フィールドは空白です。ドキュメントを同じアプリケーションには移動できません。
新しいドキュメントの必須メタデータ値を変更または入力して、「移動」をクリックします。ドキュメントが正常に移動されたことを確認するメッセージが、ページの下部に表示されます。
「ドキュメントの移動」ページを閉じます。
なんらかの理由でドキュメントが不要になった場合(ドキュメントを誤って2度アップロードした場合など)、アプリケーションからドキュメントを削除するドキュメント・セキュリティ権限を持っていれば、そのドキュメントを削除できます。一旦削除されたドキュメントは、リカバリできません。
ドキュメントを削除するには、「検索結果」ツールバーか「検索結果」コンテキスト・メニューのいずれかから「削除」を使用します。ツールバーを使用してドキュメントを削除する手順は、次のとおりです。
検索結果表で、削除するドキュメントを選択します。
ツールバーで「削除」をクリックします。ドキュメントを削除するかどうかを確認する別のページが開きます。
はいをクリックして、確認ページを閉じます。検索が再度実行されるまで、ドキュメントは検索結果表内に表示されます。
コンテキスト・メニューを使用してドキュメントを削除する手順は、次のとおりです。
検索結果表で、削除するドキュメントを右クリックします。
コンテキスト・メニューで「削除」を選択します。ドキュメントを削除するかどうかを確認する別のページが開きます。
はいをクリックして、確認ページを閉じます。検索が再度実行されるまで、ドキュメントは検索結果表内に表示されます。
