Administratoren können mit Close Manager für Abschlüsse benötigte Aufgaben verwalten. Für Abschlüsse sind die folgenden Schritte erforderlich:
Der Administrator richtet Benutzer ein. Informationen hierzu finden Sie unter Benutzer einrichten.
Der Administrator führt die erforderlichen Einrichtungsvorgänge aus:
Währungen einrichten. Informationen hierzu finden Sie unter Währungen.
Organisationseinheiten einrichten. Informationen hierzu finden Sie unter Organisationseinheiten in Close Manager verwalten.
Global Integration Token einrichten. Informationen hierzu finden Sie unter Global Integration Token verwalten.
Feiertagsregeln einrichten. Informationen hierzu finden Sie unter Feiertagsregeln für Close Manager verwalten.
Anhangsgröße einrichten. Informationen hierzu finden Sie unter Maximale Aufgabenanhangsgröße.
E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren. Informationen hierzu finden Sie unter E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren.
Der Administrator prüft die Aufgaben, die für einen Close-Prozess erforderlich sind, und richtet Aufgabentypen ein, um die Aufgabenkonsistenz sicherzustellen und vordefinierte Produktintegrationen zu nutzen.
Informationen hierzu finden Sie unter Aufgabentypen erstellen.
Da sich viele Aufgaben innerhalb von Close-Perioden wiederholen können, speichert der Administrator eine Gruppe von Aufgaben als Vorlage zur Verwendung in zukünftigen Perioden. Informationen hierzu finden Sie unter Vorlagen erstellen.
Beispiel: Ein Administrator kann einen monatlichen oder vierteljährlichen Close einmal einrichten und dann für alle Monate oder Quartale verwenden. Aufgaben werden mit Aufgabenvorgängern, Bearbeitern und Genehmigern definiert.
Um den Close-Prozess für eine Periode einzuleiten, generieren Administratoren einen Zeitplan (eine chronologische Folge von Aufgaben), indem Sie eine Vorlage auswählen und Kalenderdaten zuweisen. Die generischen Aufgaben in der Vorlage werden auf Kalendertage angewendet. Informationen hierzu finden Sie unter Zeitpläne anhand von Vorlagen erstellen.
Um den Close-Prozess zu starten, ändert der Administrator den Zeitplanstatus von "Anstehend" in "Offen". Informationen hierzu finden Sie unter Zeitplanstatus festlegen.
Der Administrator kann auch den Zeitplan bei Bedarf ändern und ihn während des gesamten Close-Zyklus überwachen. Informationen hierzu finden Sie unter Aufgaben in Zeitplänen aktualisieren.
Während des Close-Prozesses erhalten Benutzer E-Mail-Benachrichtigungen über zugewiesene Aufgaben und können auf Links in der E-Mail klicken, um direkt auf zugewiesene Aufgaben zuzugreifen.
Alternativ können Benutzer sich anmelden, um zugewiesene Aufgaben in unterschiedlichen Ansichten zu prüfen und darauf zuzugreifen. Beispiele für solche Ansichten sind "Dashboard", eine portalartige Schnittstelle, "Kalender", "Gantt" oder "Aufgabenliste".
Wenn Benutzer Aufgaben abschließen, werden die Aufgaben an Genehmiger gesendet und können von anderen Benutzern angezeigt werden.
Benutzer können Alerts für Probleme erstellen, z.B. Hardware- oder Softwareprobleme, die während des Close-Prozesses auftreten. Alerts werden an Bearbeiter und Genehmiger zur Lösung weitergeleitet.
Benutzer können eine Berichtsmappe für einen Close-Zyklus definieren und generieren, in der die Details zu den während des Periodenabschlusses ausgeführten Aufgaben beschrieben sind. Administratoren und andere Benutzer können mit Berichtsmappen Aktivitäten für zukünftige Perioden prüfen und anpassen. Eine Berichtsmappe ist auch für Auditzwecke nützlich. Informationen hierzu finden Sie unter Berichtsmappen in Close Manager verwenden.