Sie können die Rollen "Eigentümer", "Bearbeiter", "Genehmiger" und "Beobachter" für eine Aufgabe einer Shared Services-Sicherheitsgruppe oder einem Team zuweisen. Teams entsprechen den im Close Manager definierten Mitgliederlisten. Wenn Sie eine Aufgabenrolle einer Gruppe oder einem Team zuweisen, kann jeder Benutzer der Gruppe oder des Teams die Rolle für diese Aufgabe ausführen.
Aufgaben beanspruchen
Wenn Teams oder Gruppen die Rolle Bearbeiter zugewiesen ist, können alle Mitglieder des Teams oder der Gruppe die Aufgabe bearbeiten und weiterleiten. Dies ist jedoch erst möglich, nachdem der jeweilige Benutzer die Aufgabe angefordert hat. Vor der Anforderung verfügt das Mitglied über impliziten Beobachterzugriff.
Wenn einem Team oder einer Gruppe die Rolle Genehmiger zugewiesen ist, können alle Mitglieder des Teams oder der Gruppe die Aufgabe genehmigen, ohne sie vorher anzufordern. Wenn ein Teammitglied die Aufgabe jedoch anfordert, kann die Aufgabe erst von einem anderen Teammitglied genehmigt werden, nachdem sie wieder freigegeben wurde.
Wenn eine Aufgabe angefordert wurde, können andere Mitglieder des Teams oder der Gruppe die Aufgabe weiterhin anfordern. Hierdurch wird die Anforderung des ursprünglichen Benutzers beendet, sodass dieser die Rollenfunktionen nicht mehr ausführen kann. Diese Möglichkeit wird nun dem Mitglied mit der aktuellen Anforderung gewährt. Die Möglichkeit, eine Aufgabe von einem anderen Team- oder Gruppenmitglied anzufordern, ist für den Fall erforderlich, dass eine Anforderung vorliegt, der Benutzer mit der Anforderung jedoch nicht verfügbar ist, um die Rollenfunktionen auszuführen (z.B. aufgrund einer unerwarteten Abwesenheit).
Aktion erforderlich von
Beim Zuweisen der Rollen "Bearbeiter" oder "Genehmiger" können Sie die Option "Aktion erforderlich von" verwenden, um die Anforderungen für das Abzeichnen der Aufgabe festzulegen. Sie können festlegen, dass alle Teammitglieder die Aufgabe abzeichnen müssen, um die Aufgabe weiterzuleiten oder zu genehmigen. Oder Sie lassen zu, dass die Aufgabe von einem beliebigen Teammitglied weitergeleitet oder genehmigt werden kann.
Primäre Benutzer (Nur Teams)
Optional können Sie ein Teammitglied als primären Benutzer für das Team zuweisen. Wenn Sie einen primären Benutzer zuweisen, werden Aufgaben, für die sein Team als "Bearbeiter" oder "Genehmiger" zugewiesen ist, standardmäßig von diesem Benutzer angefordert.