Aufgabenlisten erstellen

Sie können private oder öffentliche Aufgabenlisten erstellen. Öffentliche Aufgabenlisten können für andere Benutzer freigegeben werden. Private Aufgabenlisten werden anderen Benutzern nicht angezeigt und können nur von den Benutzern aufgerufen werden, die sie erstellt haben. Um den Zugriff auf eine Liste einzuschränken, können Sie der Klasse eine Sicherheitsklasse zuweisen.

Sie können Aufgabenlisten folgende Elemente hinzufügen: Aufgaben, Eingabeformulare, Datenraster, Intercompany-Berichte, Journalberichte, Links zu Websites oder Dateien, verwandten Inhalt, Ordner und benutzerdefinierte Dokumente. Sie können mehrere Instanzen einer Aufgabe oder eines Dokuments in eine Aufgabenliste aufnehmen. Eine Aufgabenliste kann die folgenden Elemente für einen Workflow enthalten: Eingaberaster, Dataload, Eingaberaster, Prozesssteuerung.

Darüber hinaus können Sie eine Aufgabenliste einer anderen Aufgabenliste hinzufügen. Beispiel: Erstellen Sie eine Aufgabenliste für Journalaktionen, die Sie einer Aufgabenliste zum monatlichen Abschließen von Aufgaben hinzufügen. Bei der Erstellung einer Aufgabenliste können Sie festlegen, ob sie zu·anderen Aufgabenlisten hinzugefügt werden kann. Eine Aufgabenliste, die an eine Hauptliste angehängt wurde, darf keine andere Aufgabenliste enthalten.

Um die Dokumente einer Aufgabenliste zu organisieren, können Sie Aufgabenlisten Dokumentordner hinzufügen. Anschließend können Benutzer Ordner einblenden und eines oder mehrere Dokumente auswählen. Beispiel: Ordner mit Eingabeformularen. Sie können einen Ordner mit Unterordnern hinzufügen, und Sie können einen Ordner ändern, der einer Aufgabenliste angehängt ist, um ihm einen Unterordner zuzuordnen. Sie können einer Aufgabenliste eine unbegrenzte Anzahl an Ordnern hinzufügen.

So erstellen Sie eine Aufgabenliste:

  1. Klicken Sie im Dokumentenmanager auf Neu, Aufgabenliste, oder wählen Sie Aktionen, Neu, Aufgabenliste aus.
  2. Klicken Sie auf Hinzufügen, oder wählen Sie Aktionen, Hinzufügen aus, und wählen Sie ein Element aus:

    • Ordner

    • Aufgabenliste

    • Benutzerdefinierte Dokumente

    • Eingabeformular

    • Datenraster

    • Link

    • Verwandter Inhalt

    • Berichte

    • Aufgaben

  3. Wählen Sie die hinzuzufügenden Elemente aus, und klicken Sie auf Auswählen.
  4. Optional: Um die Anordnung der Elemente in einer Aufgabenliste zu ändern, markieren Sie das zu verschiebende Element, und klicken Sie auf die Pfeile zum Verschieben von Aufgabenlistenelementen, um das Element nach oben oder unten, an den Anfang oder das Ende der Liste zu verschieben.

    Tipp:

    Um Elemente aus einer Aufgabenliste zu entfernen, wählen Sie das Element aus, und klicken Sie auf Löschen oder Alle löschen.

  5. Klicken Sie auf Speichern, oder wählen Sie Aktionen, Speichern aus.
  6. Geben Sie unter Name einen Namen für die Aufgabenliste ein.

    Hinweis:

    Diese Zeichen sind in Aufgabenlistennamen nicht gültig: Doppelpunkt (:), Semikolon (;), Kleiner-als- oder Größer-als-Zeichen (< >), einfache oder doppelte Anführungszeichen (', “),

  7. Wählen Sie unter Sicherheitsklasse eine Sicherheitsklasse aus, oder verwenden Sie die Standardsicherheitsklasse.
  8. Optional: Geben Sie unter Beschreibung eine Beschreibung ein.
  9. Optional: Wählen Sie Privat aus, wenn die Aufgabenliste nicht für andere Benutzer angezeigt werden soll.
  10. Optional: Klicken Sie zum Überschreiben einer Aufgabenliste auf Vorhandenes Dokument überschreiben.
  11. Klicken Sie auf Speichern.