Unter Umständen müssen Sie Benutzer in gewissen Abständen neu zu verschiedenen Aufgaben zuweisen. Beispiel: Sie erstellen eine Vorlage und weisen einen Benutzer bestimmten Aufgaben zu. Dieser Mitarbeiter verlässt allerdings später das Unternehmen, und ein anderer Mitarbeiter übernimmt diese Aufgaben. Mit der Funktion zum erneuten Zuweisen im Dialogfeld "Vorlagen verwalten" können Sie Zuweisungen automatisch ändern, statt einzelne Aufgaben manuell zu suchen, zu öffnen und zu bearbeiten. Mit der Funktion zum erneuten Zuweisen können Sie die mit einem Benutzer verknüpften Aufgaben schnell suchen und einem anderen Benutzer neu zuweisen.
Sie können die Rollen auswählen, für die Sie Benutzer neu zuweisen möchten. Beispiel: Wenn Sie die Rolle "Eigentümer" auswählen, wird der Benutzer nur für die Aufgaben neu zugewiesen, für die er als Eigentümer zugewiesen war.
So weisen Sie Benutzer neu zu:
Wählen Sie Verwalten, Vorlagen aus.
Wählen Sie die Vorlage aus, in der Sie Benutzer neu zuweisen möchten.
Wählen Sie Aktionen, Benutzer neu zuweisen aus.
Klicken Sie auf Benutzer suchen, und geben Sie die Suchkriterien für den Benutzer ein, den Sie ersetzen möchten:
Geben Sie im Dialogfeld Benutzer auswählen den Vor- und Nachnamen des Benutzers ein, und klicken Sie auf Suchen. Die Benutzer-ID wird neben dem Benutzernamen angezeigt, um den richtigen Benutzer identifizieren zu können.
Wählen Sie den Benutzer aus den Ergebnissen aus, und klicken Sie auf OK.
Klicken Sie auf Ersetzen durch, und geben Sie Suchkriterien für den Benutzer ein, dem Sie die Aufgaben neu zuweisen möchten.
Wählen Sie Rollen für den Benutzer aus, der neu zugewiesen werden muss:
Eigentümer
Bearbeiter
Genehmiger
Leseberechtigter
Klicken Sie auf Neu zuweisen.
Wenn der Prozess beendet ist, zeigt das System eine Meldung "Benutzer neu zuweisen - erfolgreich" an, mit der angegeben wird, dass die Benutzerneuzuweisung abgeschlossen ist. Außerdem werden der Vorlagenname und die Gesamtanzahl der durchgeführten Benutzerneuzuweisungen angezeigt.