Formularvorlagenzugriff für Benutzer, Gruppen, Teams oder Massenuploads festlegen

In der Registerkarte "Zugriff" legen Sie fest, welche Benutzer, Gruppen oder Teams autorisiert sind und welche Funktionen sie im Formular ausführen können:

  • Im oberen Bereich wird die Liste der Benutzer, Gruppen und Teams mit Anzeigezugriff angezeigt.

  • Im unteren Bereich werden die Formulardaten der Entity angezeigt, auf die der Benutzer Zugriff hat.

Sie können Listen von Leseberechtigten in CSV-Dateien importieren, um mehreren Benutzern schnell Zugriff zuzuweisen. Leseberechtigte können Benutzer, Gruppen oder Teams sein. Dann legen Sie mit der Anzeigeoption die Phase fest, in der sie auf ein Formular zugreifen können. Sie können die Liste der Benutzer auch zur Analyse durch Administratoren exportieren.

Hinweis:

Sie müssen einen Workflow definieren, bevor Sie den Leseberechtigtenzugriff zuordnen.

So fügen Sie Zugriff hinzu:

  1. Klicken Sie unter Neues Formular oder Formular bearbeiten im entsprechenden Dialogfeld im Dashboard "Formularvorlagen" auf die Registerkarte Zugriff, wenn Sie ausgewählt haben, dass Sie ein Formular bearbeiten möchten.
  2. Klicken Sie im Bereich Zugriff für Leseberechtigte auf Neu, um einen Benutzer, eine Gruppe oder ein Team folgendermaßen zu suchen oder hinzuzufügen:
    1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bild "Bearbeiter" im Bereich Zugriff für Leseberechtigte. Das Dialogfeld "Benutzer auswählen" wird angezeigt.
    2. Suchen Sie Benutzer, Gruppen oder Teams, indem Sie auf die Schaltfläche Bild "Backupbenutzer" und anschließend auf "Suchen" klicken. Der Bereich Suchergebnisse wird aufgefüllt.
    3. Wählen Sie im Bereich "Suchergebnisse" einen Benutzer, eine Gruppe oder ein Team aus.
    4. Klicken Sie auf OK. Die Auswahl wird im Bereich "Zugriff für Leseberechtigte" angezeigt.
  3. Optional: So laden Sie Zugriff für Leseberechtigte für mehrere Benutzer, Gruppen oder Teams aus einer CSV-Datei:
    1. Klicken Sie im Abschnitt Zugriff für Leseberechtigte auf Importieren.
    2. Suchen Sie die Datei, und wählen Sie sie aus.
    3. Wählen Sie als Importtyp Alle ersetzen oder Aktualisieren aus.
    4. Wählen Sie ein Dateitrennzeichen aus.
    5. Klicken Sie auf Importieren.
  4. Optional: So exportieren Sie den Zugriff für Leseberechtigte für mehrere Benutzer, Gruppen oder Teams aus einer CSV-Datei: Klicken Sie im Abschnitt Zugriff für Leseberechtigte auf In CSV exportieren, um eine CSV-Datei zu exportieren, zu ändern und wieder zu importieren.
  5. Unter Entitys sind standardmäßig alle Formulardaten für eine bestimmte Entity ausgewählt. Zur Datenauswahl aktivieren oder deaktivieren Sie jeweils die Kontrollkästchen neben den einzelnen Daten. Wählen Sie alle aus, oder löschen Sie die Auswahl, indem Sie auf das Kontrollkästchen im Titelbereich klicken.

    Wählen Sie eine Anzeigeoption aus:

    • Immer - Sie können die Daten jederzeit anzeigen, auch wenn die Dateneingabe noch nicht abgeschlossen ist oder die Daten noch nicht zur Genehmigung weitergeleitet wurden.

    • Nach Weiterleitung - Sie können die Daten anzeigen, sobald der Ersteller die Daten weitergeleitet hat, auch wenn die Daten noch nicht genehmigt wurden.

    • Nach Genehmigung - Sie können die Daten erst anzeigen, nachdem die Genehmigung für alle Ebenen erteilt wurde.

  6. Klicken Sie auf Speichern.