El administrador ha seleccionado o diseñado los formatos para las conciliaciones. Los formatos de conciliación determinan qué aspecto tendrán las conciliaciones y el tipo de información que los preparadores y los revisores pueden introducir.
Todos los formatos se basan en uno de estos tres métodos: Análisis de cuenta, Comparación de balances o Análisis de varianza.
Para crear formatos:
Nombre
Descripción
Método de conciliación
Análisis de cuenta: Balance de inicio del sistema de origen y Actividad neta permiten medir el cambio en una cuenta desde la última conciliación realizada para dicha cuenta.
El balance del libro mayor se ha consolidado a través de un listado de transacciones que deben comprender el balance final. Esta lista de transacciones se denomina Balance explicado y se compara con el Balance de libro mayor. Si existe alguna Diferencia, el preparador utiliza los separadores Balance explicado y Ajustes para registrar los ajustes con el fin de poner la diferencia sin explicar en cero. Ejemplos de cuentas: pagos por adelantado, acumulaciones, reservas e intangibles. La clave para obtener un análisis de cuentas de gran calidad es garantizar que la lista de transacciones de balance explicado incluya detalles suficientes para justificar todos los elementos.
En la columna Etiqueta, asigne nombres descriptivos. Los nombres de etiqueta se muestran en la sección Resumen de balance de las conciliaciones.
Comparación de balances: el balance del libro mayor se puede consolidar mediante su comparación con un balance de otro origen. Ese origen podría ser un libro auxiliar, un estado financiero, un informe del sistema o una hoja de cálculo que contenga un cálculo complejo.
Cuando un preparador concilia una cuenta con este formato, se muestra el Balance del sistema de origen, el Balance del subsistema y la Diferencia entre ambos. Si existe alguna diferencia, el preparador debe registrar un ajuste en los separadores Ajustes del sistema o Ajustes del subsistema.
La conciliación de cuentas calcula posteriormente los ajustes al sistema de origen y el balance del sistema de origen ajustado y los resta para calcular la diferencia sin explicación.
En la columna Etiqueta, asigne nombres descriptivos.
Seleccione Ocultar para excluir las filas de la conciliación. Por ejemplo, si el balance del subsistema nunca puede ser incorrecto, en la pestaña Propiedades, oculte Ajustes en el subsistema y Balance del subsistema ajustado para impedir que los usuarios agreguen estos tipos de transacciones.
El método Análisis de varianza garantiza que las fluctuaciones de balance se puedan supervisar y explicar si se superan determinados umbrales. El análisis de varianza compara los balances en periodos como, por ejemplo, mes a mes, trimestre a trimestre o año a año. Cuando un preparador concilia una cuenta con este formato, proporciona una explicación de la cantidad de varianza y la envía para su revisión. En un nivel superior, un usuario avanzado o administrador puede consultar las conciliaciones de resumen que acumulan esta información.
Conciliar automáticamente
Condiciones de conciliación automática
La varianza está comprendida entre:
Un importe específico: introduzca un número que refleje el valor absoluto de la diferencia que determine cuándo se realizará la conciliación automática en los perfiles que utilizan este formato.
Un porcentaje del balance del periodo actual: introduzca un porcentaje que refleje el valor de la diferencia (medida como porcentaje del balance del periodo actual) que determine cuándo se realizará la conciliación automática en los perfiles que utilizan este formato.
Requerir diferencia sin explicar de 0 (para los formatos de análisis de cuenta y de comparación de balances):
En función del método de conciliación seleccionado, la conciliación calcula la diferencia sin explicar como:
Para formatos de análisis de cuenta: balance del sistema de origen, menos balance explicado y menos ajustes.
Para formatos de comparación de balances: balance del sistema de origen, menos balance del subsistema, menos ajustes en el sistema de origen y menos ajustes en el subsistema.
Los administradores pueden especificar si el formato requiere una diferencia sin explicación de 0. Si es así, el preparador no puede enviar la conciliación a revisión hasta que se hayan creado ajustes para la diferencia completa entre el balance del sistema de origen y el balance explicado/del subsistema.