Edición de conciliaciones

• ID de cuenta: el identificador del perfil es un campo necesario. La combinación de valores de segmentos debe ser única en los perfiles. El número de segmentos disponibles se define en la configuración del sistema.

  Al hacer clic en aparece el siguiente mensaje: "El cambio de ID de cuenta romperá la relación entre las reglas de asignación y las conciliaciones anteriores creadas para este perfil. ¿Seguro que desea continuar?"

  Haga clic en Sí para continuar o en No para cancelar la edición.

• Nombre: el nombre proporciona un mecanismo secundario para ayudar a identificar el perfil. No es necesario que los nombres sean únicos. Como recomendación, Oracle sugiere utilizar el nombre asociado al segmento de cuenta natural y otro tipo de descriptor que identifique la propiedad o responsabilidad del perfil.

• Descripción

• Perfil de resumen: si está activada esta casilla, el perfil es un perfil de resumen. Se elimina la sección de configuración Conciliación automática y no se pueden editar los balances.

  Cuentas incluidas: esta sección permite a los administradores y usuarios avanzados asignar perfiles a perfiles de resumen. Se pueden seleccionar perfiles normales (que no sean de resumen) y de resumen para su adición a un perfil de resumen.

  Nota:

  Cuentas incluidas solo se muestra al editar una conciliación de resumen.

• Proceso: asocia el perfil a un determinado proceso de conciliación, por ejemplo, el proceso de conciliación de la hoja de balance o el proceso de conciliación de GAAP local. Los procesos se definen en la configuración del sistema.

• Formato: asocia el perfil a un formato creado por un administrador, lo que determina el método de conciliación y el tipo de información necesaria que debe proporcionar el preparador.

• Método: identifica el método de conciliación asociado al formato asignado al perfil.

• Clasificación de riesgo: asocia el perfil a una clasificación de riesgo. Las calificaciones de riesgo se definen en la configuración del sistema; por ejemplo, Alta, Baja o Media.

• Tipo de cuenta: asocia el perfil a un tipo de cuenta. La clasificación de riesgo y el tipo de cuenta son atributos que facilitan la creación de informes: los administradores definen los valores y se pueden utilizar en paneles y vistas de lista para filtrar las conciliaciones.

• Balance normal: identifica si el perfil debe contener un balance de débito, un balance de crédito, o bien un balance de débito o crédito. Si el balance es diferente del normal, se establece una advertencia en la conciliación.

• En Métodos de conciliación automática, seleccione un método que describa las condiciones que deben ser verdaderas para que las conciliaciones configuradas con el método de conciliación automática especificado cumplan los criterios de conciliación automática. Si alguna de las condiciones es falsa, la conciliación automática falla y el estado de la conciliación cambia a Abierto, para que el preparador pueda preparar la conciliación manualmente:

  • Para el análisis de cuenta:

    • Requisitos de El balance es cero:

      • Si se asigna un formato de análisis de cuenta al perfil, éste se puede habilitar para el método de conciliación automática "La cuenta tiene balance 0".

      • Si el balance asociado a la conciliación para un determinado periodo es 0, la conciliación se prepara y revisa automáticamente para ese periodo.

      • Si el balance no es 0, la conciliación se debe preparar y revisar manualmente.

      Si la conciliación automática se realiza correctamente, el estado de la conciliación se establece en Cerrado.

    • Requisitos de El balance es cero y sin actividad:

      • El balance del sistema de origen es cero.

      • El balance del sistema de origen es el mismo que el anterior balance del sistema de origen de conciliación.

        Nota:

        Esta última condición también implica que debe existir un balance de sistema de origen de conciliación anterior.

      Si la conciliación automática se realiza correctamente, el estado de la conciliación se establece en Cerrado.

    • Requisitos de Sin actividad:

      • Si existe una conciliación anterior, se deben cumplir las siguientes condiciones:

        • El estado de la conciliación anterior debe ser Completo.

        • El balance del sistema de origen de la conciliación anterior debe ser el mismo que el balance del sistema de origen de la conciliación actual.

        • El formato de conciliación anterior debe ser el mismo que el formato de conciliación actual

          Concretamente:

          1. El ID de formato utilizado para crear las instancias de formato actual y anterior debe ser el mismo.

          2. La instancia de formato actual no debe contener atributos obligatorios que no existan en la instancia de formato anterior.

      • Si una conciliación anterior no existe, se asume que el balance del sistema de origen de la conciliación anterior es cero:

        • Si el balance del sistema de origen del periodo actual también es cero, la conciliación se conciliará automáticamente.

        • Si el balance del sistema de origen del periodo actual no es cero, la conciliación no se conciliará automáticamente.

      Si la conciliación automática se realiza correctamente:

      • El estado de conciliación se establece en Cerrado

      • Las transacciones de ajuste en el sistema de origen y el balance explicado se copian de la conciliación anterior a la conciliación actual:

        • Se copian los anexos de archivo y los comentarios asociados a la transacción

        • Se vuelve a calcular la validez restando la fecha de apertura a la nueva fecha de finalización del periodo (periodo en el que se ha copiado la transacción).

        • La infracción de validez para esa transacción se estable si la validez es superior a la validez autorizada.

        • Si una o varias transacciones de cada tipo incluyen una infracción de validez, se activa el indicador Infracción de validez para la conciliación

      • Se copian los comentarios y los datos adjuntos que existen en el nivel de conciliación.

    • Requisitos de El balance está dentro del rango:

      • Debe existir una conciliación anterior y el estado de ésta debe ser Completa.

      • El formato de conciliación anterior debe ser el mismo que el formato de conciliación actual. En concreto, el ID de formato utilizado para crear las instancias de formato actual y anterior debe ser el mismo; la instancia de formato actual no debe contener atributos obligatorios que no existan en la instancia de formato anterior.

      • El balance del sistema de origen es mayor o igual que el rango del balance (bajo).

      • El balance del sistema de origen es menor o igual que el rango del balance (alto).

      Si la conciliación automática se realiza correctamente:

      • El estado de conciliación se establece en Cerrado

      • Las transacciones de ajuste en el sistema de origen y el balance explicado se copian de la conciliación anterior a la conciliación actual:

        • Se copian los anexos de archivo y los comentarios asociados a la transacción

        • Se vuelve a calcular la validez restando la fecha de apertura a la nueva fecha de finalización del periodo (periodo en el que se ha copiado la transacción).

        • La infracción de validez para esa transacción se estable si la validez es superior a la validez autorizada.

        • Si una o varias transacciones de cada tipo incluyen una infracción de validez, se activa el indicador Infracción de validez para la conciliación

      • Se copian los comentarios y los datos adjuntos que existen en el nivel de conciliación.

    • Requisitos de El balance está dentro del rango y sin actividad:

      • Debe existir una conciliación anterior y el estado de ésta debe ser Completa.

      • El formato de conciliación anterior debe ser el mismo que el formato de conciliación actual. En concreto, el ID de formato utilizado para crear las instancias de formato actual y anterior debe ser el mismo; la instancia de formato actual no debe contener atributos obligatorios que no existan en la instancia de formato anterior.

      • El balance del sistema de origen es mayor o igual que el rango del balance (bajo).

      • El balance del sistema de origen es menor o igual que el rango del balance (alto).

      • Balance del sistema de origen: balance del sistema de origen de conciliación anterior = 0; el rango puede ser un número negativo.

        Nota:

        Esta última condición también implica que debe existir un balance de sistema de origen de conciliación anterior.

      Si la conciliación automática se realiza correctamente:

      • El estado de conciliación se establece en Cerrado

      • Las transacciones de ajuste en el sistema de origen y el balance explicado se copian de la conciliación anterior a la conciliación actual:

        • Se copian los anexos de archivo y los comentarios asociados a la transacción

        • Se vuelve a calcular la validez restando la fecha de apertura a la nueva fecha de finalización del periodo (periodo en el que se ha copiado la transacción).

        • La infracción de validez para esa transacción se estable si la validez es superior a la validez autorizada.

        • Si una o varias transacciones de cada tipo incluyen una infracción de validez, se activa el indicador Infracción de validez para la conciliación

      • Se copian los comentarios y los datos adjuntos que existen en el nivel de conciliación.

  • Para la comparación de balances:

    • Requisitos de El balance es cero:

      • Si se asigna un formato de comparación de balance al perfil, este se puede activar para el método de conciliación automática "La cuenta tiene balance 0".

      • Si el balance asociado a la conciliación para un determinado periodo es 0, la conciliación se prepara y revisa automáticamente para ese periodo.

      • Si el balance no es 0, la conciliación se debe preparar y revisar manualmente.

      Si la conciliación automática se realiza correctamente, el estado de la conciliación se establece en Cerrado.

    • Requisitos de El balance es cero y sin actividad:

      • El balance del sistema de origen es cero.

      • El balance del sistema de origen es el mismo que el anterior balance del sistema de origen de conciliación.

        Nota:

        Esta última condición también implica que debe existir un balance de sistema de origen de conciliación anterior.

      Si la conciliación automática se realiza correctamente, el estado de la conciliación se establece en Cerrado.

    • Requisitos de Sin actividad:

      • Si existe una conciliación anterior, se deben cumplir las siguientes condiciones:

        • El estado de la conciliación anterior debe ser Completo.

        • El balance del sistema de origen de la conciliación anterior debe ser el mismo que el balance del sistema de origen de la conciliación actual.

        • El formato de conciliación anterior debe ser el mismo que el formato de conciliación actual

          Concretamente:

          1. El ID de formato utilizado para crear las instancias de formato actual y anterior debe ser el mismo.

          2. La instancia de formato actual no debe contener atributos obligatorios que no existan en la instancia de formato anterior.

      • Si una conciliación anterior no existe, se asume que el balance del sistema de origen de la conciliación anterior es cero:

        • Si el balance del sistema de origen del periodo actual también es cero, la conciliación se conciliará automáticamente.

        • Si el balance del sistema de origen del periodo actual no es cero, la conciliación no se conciliará automáticamente.

      Si la conciliación automática se realiza correctamente:

      • El estado de conciliación se establece en Cerrado

      • Las transacciones de ajuste en el sistema de origen y el balance explicado se copian de la conciliación anterior a la conciliación actual:

        • Se copian los anexos de archivo y los comentarios asociados a la transacción

        • Se vuelve a calcular la validez restando la fecha de apertura a la nueva fecha de finalización del periodo (periodo en el que se ha copiado la transacción).

        • La infracción de validez para esa transacción se estable si la validez es superior a la validez autorizada.

        • Si una o varias transacciones de cada tipo incluyen una infracción de validez, se activa el indicador Infracción de validez para la conciliación

      • Se copian los comentarios y los datos adjuntos que existen en el nivel de conciliación.

    • Coincidencia de balances (% de tolerancia): si se asigna un formato de comparación de balances al perfil, se puede activar el perfil para el método de conciliación automática "Comparación de balances cuando coincidan los balances (% de tolerancia)".

      Si se habilita este método, se puede aplicar un valor de umbral. El porcentaje de umbral se multiplica por el balance del sistema de origen para calcular un valor de umbral.

      • Si la diferencia entre el balance del sistema de origen y el del subsistema es menor que el valor de umbral de un periodo, la conciliación se prepara y revisa automáticamente para ese periodo.

      • Si la diferencia es mayor que el valor del umbral, la conciliación se debe preparar y revisar manualmente.

      Introduzca el umbral de balance coincidente (porcentaje) en forma de número entero entre 1 y 100.

      Si la conciliación automática se realiza correctamente, el estado de la conciliación se establece en Cerrado.

    • Coincidencia de balances (nº de tolerancia): la diferencia entre el balance del sistema de origen y el balance del subsistema es inferior o igual al valor de tolerancia; el valor de tolerancia se especifica en el perfil. Introduzca la cantidad de tolerancia del umbral de balance coincidente (número).

      Si la conciliación automática se realiza correctamente, el estado de la conciliación se establece en Cerrado.

• Límites de validez máxima: introduzca el número de días para la validez máxima de las transacciones de conciliación:

  • Ajustes de conciliación (se aplica a los métodos Análisis de cuenta y Comparación de balances)

  • Explicaciones de balance (se aplica al método Análisis de cuenta)

  Nota:

  Infracción de validez: si se proporciona un valor y la conciliación contiene transacciones donde la validez de los elementos (calculada como la diferencia entre la fecha de finalización del periodo y la fecha de apertura de la transacción) es mayor que el valor proporcionado, las transacciones se marcan como infracciones de validez y la conciliación contiene una advertencia de infracción de validez.

• Introducción manual de balances: determine si el preparador puede introducir de forma manual los balances del sistema de origen o del subsistema en la conciliación. Estas casillas solo se activan si los balances no se van a importar para el perfil. Seleccione una o ambas:

  • Introducir manualmente balances del sistema de origen (se aplica a ambos métodos de conciliación)

  • Introducir manualmente balances del subsistema (se aplica al método Comparación de balances)

Hereda las instrucciones configuradas en el formato asignado al perfil, eliminando así la necesidad de proporcionar instrucciones específicas para todos y cada uno de los perfiles. Algunos perfiles, sin embargo, sí requieren instrucciones adicionales. Agregue las instrucciones como párrafos de texto, archivos adjuntos, URL o vínculos a archivos en repositorios de documentos.

Esta pestaña contiene las asignaciones del preparador y el revisor. Sólo se pueden asignar estas funciones a los usuarios autorizados para la función de preparador y revisor en un perfil. La conciliación de cuentas evita que se asignen al mismo usuario roles de preparador y revisor en el mismo perfil, o bien que se asignen al mismo usuario varios roles de revisor.

• Introduzca esta información para el preparador:

  • Nombre de usuario: los nombres de usuario disponibles para su selección como preparador son solo los usuarios autorizados con la función de preparador. Para seleccionar asignar un preparador a un usuario, equipo o grupo de Shared Services designado, haga clic en

  • Usuario de copia de seguridad: si asigna un usuario para el preparador principal puede asignar un usuario de copia de seguridad autorizado como preparador:

    Nota:

    Un preparador de copia de seguridad solo puede preparar la conciliación cuando el primario ha configurado su estado como no disponible.

    1. Haga clic en Seleccionar un usuario de copia de seguridad

    2. Introduzca el Nombre y los Apellidos, o bien haga clic en Buscar para seleccionar un usuario de copia de seguridad.

  • Frecuencia: si un perfil contiene una frecuencia que coincide con una de las frecuencias asociadas a un periodo, la conciliación se copia en el periodo en el que el administrador utiliza la función Copiar en periodo. Ejemplo de frecuencia: anual, trimestral, trimestral-EE. UU, trimestral-Europa o mensual.

  • Desplazamiento de día de inicio: determina la fecha de inicio de la conciliación. Puede ser un número negativo o positivo y determina el número de días antes de (si se ha configurado como un número negativo) o después de (si se ha configurado como un número positivo) de la fecha de cierre del periodo en la que tiene autorización para comenzar la conciliación.

  • Programar desde: determina con que día (por ejemplo, día de cierre o día de finalización) está relacionado el desplazamiento de día de inicio.

  • Duración: se agrega a la fecha de inicio para calcular la fecha de vencimiento del preparador.

• Al asignar revisores, comience por el revisor con la frecuencia más alta. Introduzca la información de los revisores:

  • Nivel: la conciliación de cuentas admite un número ilimitado de niveles de revisión.

  • Nombre de usuario: los nombres de usuario disponibles para su selección como revisores son solo los usuarios autorizados con la función de revisor.

    Para asignar un revisor, equipo o grupo de Shared Services de copia de seguridad:

    1. Haga clic en Seleccionar un revisor

    2. Si ha seleccionado un usuario para el revisor principal, puede seleccionar un revisor de copia de seguridad: en la columna Usuario de copia de seguridad, haga clic en Seleccione un usuario de copia de seguridad y seleccione un usuario de copia de seguridad.

  • Frecuencia del revisor: determina la frecuencia con la que se revisa la conciliación. Es posible que las conciliaciones se preparen mensualmente y se revisen trimestralmente.

  • Duración del revisor: determina la fecha de vencimiento del revisor. La fecha de vencimiento se calcula como fecha de inicio del preparador + duración del preparador + duración del revisor. No hay días de desplazamiento de día de inicio para los revisores. Esto se debe a que la fecha de inicio del revisor se determina en función de cuándo libera el preparador la conciliación para su revisión. En cuanto se produce la liberación, el revisor puede comenzar la revisión.

Si la conciliación de cuentas se configura mediante una configuración de moneda, el separador Moneda estará oculto. Las conciliaciones de resumen siempre se preparan en una única moneda. Es necesario realizar cambios en la pestaña Moneda para habilitar la configuración para un depósito de monedas único. Para las conciliaciones de resumen, seleccione el tipo de tasa y, a continuación, el depósito de monedas único. El depósito de monedas funcional es el predeterminado.

Determina el número de depósitos de moneda habilitados la conciliación y el comportamiento de la conversión de tipos de cambio. Introduzca la siguiente información:

• Tasa histórica: seleccione Tasa histórica para los perfiles que contienen cuentas no sujetas a revalorización en el sistema de origen:

  • Si se selecciona Tasa histórica, el preparador debe especificar el valor en todos los depósitos de monedas habilitados en la conciliación al introducir transacciones en la conciliación (por ejemplo, explicaciones de balance o ajustes).

  • Si Tasa histórica está desactivada, el preparador tendrá que introducir un valor en el depósito de monedas de nivel más bajo (por ejemplo, el depósito de monedas introducido) y Conciliación de cuentas calcula el valor equivalente en los demás depósitos de monedas mediante los tipos de cambio mantenidos en Conciliación de cuentas.

• Tasa de cambio

  La selección de tipo de tasa se aplica únicamente si se desactiva la tasa histórica. Cuando se cargan tipos de cambio de moneda extranjera (tipos de cambio) en Consolidación de cuentas, estos se asocian a un tipo de cambio. El valor de tipo de tasa de cambio en el perfil determina la serie de tases FX que se utilizan para realizar los cálculos de conversión de moneda para las transacciones de las conciliaciones pertenecientes al perfil.

• Para cada una de las etiquetas de depósito (por ejemplo, Introducido, Funcional o Generación de informes), habilítela y seleccione la moneda predeterminada.

• La tabla de depósitos de moneda determina los depósitos de moneda que hay habilitados para el perfil. Los depósitos de monedas se configuran en la configuración del sistema y solo aquellos depósitos habilitados en el nivel del sistema se pueden habilitar para perfiles individuales. Si hay un depósito de monedas habilitado, se puede asignar una moneda predeterminada al perfil, ya sea mediante la aceptación del valor predeterminado del nivel del sistema para ese depósito o mediante la asignación de un valor predeterminado específico del perfil.

Determina qué usuarios están autorizados como comentaristas o revisores de conciliaciones relacionadas con el perfil. Los comentaristas pueden ver las conciliaciones y agregar comentarios a las conciliaciones o a las transacciones de las conciliaciones. Los visores tienen acceso de sólo lectura.

Para seleccionar un usuario, grupo o equipo como comentaristas o revisores:

Permite a los administradores asignar atributos a los perfiles y proporcionar valores para los atributos. Los atributos se presentan en formato de solo lectura en la conciliación en la sección Propiedades adicionales. Los atributos deben existir antes de que se pueden asignar a un perfil.

Captura una pista de auditoría de los cambios en el perfil, incluidos los cambios en las asignaciones de flujo de trabajo, los cambios en la configuración de formato, la clasificación de riesgo o los atributos de perfil.