Los administradores utilizan el administrador de conciliación de cuentas para administrar las conciliaciones de cuentas según la política. Para las conciliaciones se deben realizar los siguientes pasos:
El administrador configura usuarios.
El administrador completa los procedimientos de configuración necesarios:
Definir los segmentos de perfil
Configurar las frecuencias
Para varias monedas, el administrador define la moneda.
El administrador realiza los procedimientos de configuración óptimos:
Configurar los atributos del sistema.
Configurar la seguridad de usuario avanzado.
Configurar perfiles de validez.
El administrador determina el modo en que se llevan a cabo las conciliaciones para cada tipo de cuenta, creando formatos que controlen el método de conciliación y garantizando la captura de la información.
El administrador crea un perfil para cada cuenta que se va a conciliar, asignando un formato, configuración de moneda, flujo de trabajo y otros atributos.
Las reglas de asignación se configuran en Oracle Hyperion Financial Data Quality Management, Enterprise Edition (ERPI) para asegurarse de que los balances de cuentas del subsistema y de origen se reflejen correctamente en las conciliaciones.
Para iniciar conciliaciones para un periodo, el administrador copia los perfiles en el periodo, que crea las conciliaciones con las fechas de inicio y vencimiento.
El administrador importa balances y cambia el estado del periodo de Pendiente a Abierto. En este momento, las conciliaciones que cumplen los criterios de conciliación automática se realizan de modo automático.
Durante el ciclo de conciliación, los usuarios reciben notificaciones por correo electrónico sobre las conciliaciones e infracciones asignadas y pueden hacer clic en los vínculos incluidos en el correo electrónico para acceder directamente a las conciliaciones.
También pueden iniciar sesión en el administrador de conciliación de cuentas para revisar y acceder a conciliaciones asignadas en los paneles y las vistas de lista.
La preparación de conciliaciones sigue un flujo de trabajo estructurado:
El preparador realiza la conciliación, incluida la validación del balance de cuenta y el suministro de toda la documentación necesaria.
Una vez la preparación haya terminado, la conciliación recorre unos niveles de revisión asignados hasta que se hayan completado todas las revisiones.
Los revisores son responsables de la verificación del trabajo del preparador. Si el trabajo es suficiente, la conciliación se aprobará. Si se requiere una revisión, la conciliación se rechaza, lo que provoca que se revierta al preparador. Los usuarios con privilegios de visor o comentarista pueden acceder a la conciliación a lo largo de su ciclo de vida.
Los usuarios del administrador de conciliación de cuentas pueden definir y generar un enlace de informe para las conciliaciones seleccionadas en uno o varios periodos. Los enlaces de informe permiten a los administradores y a otros usuarios ver las conciliaciones sin conexión, y resultan también útiles para la realización de auditorías.