Vous pouvez créer des listes des tâches privées ou publiques. Les listes de tâches publiques peuvent être partagées avec d'autres utilisateurs. Les listes de tâches privées ne sont pas visibles par d'autres utilisateurs et seuls les utilisateurs qui les ont créées peuvent y accéder. Pour limiter l'accès à une liste, vous pouvez lui affecter une classe de sécurité.
Vous pouvez ajouter les éléments suivants à une liste de tâches : tâches, formulaires, grilles de données, rapports intragroupes, rapports de journaux, liens vers des sites Web ou des fichiers, informations utiles, dossiers et documents personnalisés. Vous pouvez inclure plusieurs instances d'une tâche ou d'un document dans une liste de tâches. Par exemple, une liste de tâches peut contenir les éléments suivants pour un workflow : Grille de saisie, Données de chargement, Grille de saisie, Contrôle du processus.
Vous pouvez également ajouter une liste de tâches à une autre liste de tâches. Par exemple, vous pouvez créer une liste de tâches pour des actions du journal et l'ajouter à une liste de tâches pour clôturer des tâches tous les mois. Lorsque vous créez une liste de tâches, vous déterminez si elle peut être ajoutée à d'autres listes de tâches. Une liste de tâches jointe à une liste principale ne peut pas contenir d'autres listes de tâches.
Pour organiser les documents d'une liste de tâches, vous pouvez ajouter des dossiers de documents aux listes de tâches. Les utilisateurs peuvent ensuite développer les dossiers et sélectionner des documents. Par exemple, vous pouvez ajouter un dossier de formulaires de saisie. Vous pouvez ajouter un dossier contenant des sous-dossiers et vous pouvez modifier un dossier joint à une liste de tâches pour lui ajouter un sous-dossier. Vous pouvez ajouter un nombre illimité de dossiers à une liste de tâches.
Pour créer une liste de tâches :