Les variables utilisateur jouent le rôle de filtres dans les formulaires. Elles permettent aux planificateurs de se concentrer uniquement sur certains membres, tels qu'un service. Avant d'associer une variable utilisateur à un formulaire, vous devez la créer. Lors de la création de formulaires avec des variables utilisateur, les planificateurs doivent d'abord sélectionner des valeurs dans les préférences des variables avant d'ouvrir les formulaires. Les planificateurs peuvent ensuite modifier cette variable dans le formulaire uniquement s'il s'agit d'une variable utilisateur dynamique. Dans le cas contraire, ils doivent continuer à définir la variable dans les préférences. Dans le cas de la création d'une variable utilisateur appelée Division par exemple, ils doivent sélectionner une division avant d'utiliser le formulaire.
La première fois que les planificateurs sélectionnent une variable pour un formulaire, ils effectuent cette tâche dans les préférences. Par la suite, ils peuvent mettre à jour la variable dans les préférences ou dans le formulaire. Pour plus d'informations sur la sélection de variables utilisateur en tant que membres, reportez-vous à A propos de la sélection de variables utilisateur en tant que membres.