Impostazione dell'accesso al template form per utenti, gruppi o team e caricamento di massa

Nella scheda Accesso determinare gli utenti, i gruppi o i team autorizzati e la funzione da essi eseguita sul form.

  • Nel pannello superiore viene visualizzato l'elenco di utenti, gruppi o team con l'accesso in visualizzazione.

  • Nel pannello inferiore vengono visualizzati i dati form dell'entità a cui l'utente ha accesso.

È possibile importare elenchi di visualizzatori in file CSV per assegnare rapidamente l'accesso a più utenti. I visualizzatori possono essere utenti, gruppi o team. È quindi possibile utilizzare l'opzione Visualizza per determinare lo stadio in cui possono accedere a un form. È inoltre possibile esportare l'elenco degli utenti per l'analisi da parte degli amministratori.

Nota:

Prima di poter assegnare l'accesso Visualizzatore, è necessario definire un flusso di lavoro.

Per aggiungere un accesso, procedere come segue.

  1. In Nuovo form o in Modifica form, nella finestra di dialogo Nuovo form o Modifica form del dashboard Template form, fare clic sulla scheda Accesso se si è scelto di modificare un form.
  2. Nell'area Accesso visualizzatori fare clic su Nuovo per cercare e aggiungere un utente, un gruppo o un team, come descritto di seguito.
    1. Fare clic sul pulsante immagine dell'assegnatario nell'area Accesso visualizzatore. Verrà visualizzata la finestra di dialogo Seleziona utente.
    2. Per cercare utenti, gruppi o team, fare clic sul pulsante immagine dell'utente backup e poi sul pulsante Cerca. Nell'area Risultati ricerca vengono visualizzati i risultati.
    3. Selezionare un utente, un gruppo o un team nell'area Risultati ricerca.
    4. Fare clic su OK. La selezione viene visualizzata nell'area Accesso visualizzatori.
  3. Facoltativo: per caricare Accesso visualizzatore per più utenti, gruppi o team da un file CSV, procedere come segue.
    1. Fare clic su Importa nella sezione Accesso visualizzatore.
    2. Individuare e selezionare il file.
    3. Per Tipo importazione, selezionare Sostituisci tutto o Aggiorna.
    4. Effettuare una selezione dal campo Delimitatore di file.
    5. Fare clic su Importa.
  4. Facoltativo: per esportare Accesso visualizzatore per più utenti, gruppi o team da un file CSV, fare clic su Esporta in CSV nella sezione Accesso visualizzatore in modo da eseguire l'esportazione in un file CSV che è possibile modificare e reimportare.
  5. In Entità sono selezionati per impostazione predefinita tutti i dati del form per un'entità specifica. Per selezionare o deselezionare i dati singolarmente utilizzando le rispettive caselle di controllo. Per selezionare o deselezionare tutti gli elementi, fare clic sulla casella di controllo nell'area del titolo.

    Selezionare un'Opzione di visualizzazione.

    • Sempre: è possibile visualizzare i dati in qualsiasi momento, anche se l'immissione dei dati non è stata completata o se i dati non sono stati sottomessi per l'approvazione.

    • Dopo la sottomissione: è possibile visualizzare i dati non appena il preparatore li sottomette, anche prima dell'approvazione.

    • Dopo l'approvazione: è possibile visualizzare i dati solo dopo che sono stati concessi tutti i livelli di approvazione.

  6. Fare clic su Salva.