È possibile assegnare i ruoli Proprietario, Assegnatario, Approvatore e Visualizzatore per un task a gruppi di sicurezza e ai team Shared Services. I team sono un elenco di membri definiti in Gestione chiusura . Quando si assegna un gruppo o team al ruolo di un task, qualsiasi utente del gruppo o del team può svolgere il ruolo per tale task.
Presa in carico di task
Se a un team o a un gruppo è assegnato il ruolo Assegnatario, qualsiasi membro del gruppo o del team può lavorare sul task o sottometterlo, ma solo dopo che un membro ha preso in carico il task. Prima della presa in carico un membro disporrà implicitamente dell'accesso come Visualizzatore.
Se a un gruppo o a un team è assegnato il ruolo Approvatore, qualsiasi membro del team può approvare il task senza prima prenderlo in carico. Tuttavia, qualsiasi membro del team può prendere in carico il task, il che impedisce ad altri membri del team di approvarlo finché non viene rilasciato.
Una volta che un task è stato preso in carico, gli altri membri del team o del gruppo continueranno ad avere la possibilità di prenderlo in carico a loro volta. Questo comporterà la chiusura della presa in carico dell'utente iniziale e conseguentemente la revoca della capacità di tale utente di eseguire le funzioni del ruolo, assegnando tale capacità all'utente con la presa in carico più recente. La capacità di prendere in carico un task sottraendolo a un altro membro del team o del gruppo è necessaria per poter risolvere i casi in cui si è verificata una presa in carico da parte di un utente che non può espletare le funzioni del ruolo (ad esempio, a causa di un'assenza imprevista).
Richiedi azione entro
Quando si assegnano i ruoli Assegnatario o Approvatore, è possibile utilizzare l'opzione Richiedi azione entro per specificare i requisiti di approvazione per il task. È possibile richiedere che tutti i membri del team approvino il task prima che venga sottomesso o approvato o consentire a qualsiasi membro del team di sottomettere o approvare il task.
Utenti principali (solo team)
È possibile, facoltativamente, assegnare un membro del team come utente principale per il team. Se si assegna un utente principale, a tale utente viene concessa per impostazione predefinita la possibilità di prendere in carico i task a cui il team è assegnato come assegnatario o approvatore.