ユーザー、グループまたはチームのフォーム・テンプレート・アクセス権の設定と一括アップロード

「アクセス」タブでは、権限のあるユーザー、グループまたはチームや、それらのユーザー、グループまたはチームがフォームに対して実行できる機能を決定します。

  • 上部のパネルには、表示アクセス権のあるユーザー、グループまたはチームのリストが表示されます。

  • 下部のパネルには、ユーザーがアクセス可能なエンティティのフォーム・データが表示されます。

参照者のリストをCSVファイルでインポートすると、複数のユーザーに簡単にアクセス権を割り当てることができます。参照者は、ユーザー、グループ、チームのいずれでもかまいません。次に、「表示」オプションを使用して、フォームにアクセスできるステージを決定します。ユーザーのリストをエクスポートして、管理者が分析することもできます。

注:

参照者のアクセス権を指定する前に、ワークフローを定義してください。

アクセス権を追加するには:

  1. 「フォーム・テンプレート」ダッシュボードの「新規フォーム」または「フォームの編集」ダイアログの「新規フォーム」または「フォームの編集」で、フォームの編集を選択した場合は「アクセス」タブをクリックします。
  2. 「参照者のアクセス」領域で、次のように「新規」をクリックしてユーザー、グループまたはチームを検索し、追加します。
    1. 「参照者のアクセス権」領域で担当者のイメージボタンをクリックします。「ユーザーの選択」ダイアログが表示されます。
    2. バックアップ・ユーザー・イメージボタン、「検索」ボタンの順に選択して、ユーザー、グループまたはチームを検索します。「検索結果」領域が移入されます。
    3. 「検索結果」領域からユーザー、グループまたはチームを選択します。
    4. 「OK」をクリックします。選択内容は「参照者のアクセス」領域に表示されます。
  3. オプション: CSVファイルから複数のユーザー、グループまたはチームの「参照者のアクセス権」をロードするには:
    1. 「参照者のアクセス権」セクションで「インポート」をクリックします。
    2. 参照してファイルを選択します。
    3. 「インポート・タイプ」で、「すべて置換」または「更新」を選択します。
    4. 「ファイル区切り文字」を選択します。
    5. 「インポート」をクリックします。
  4. オプション: CSVファイルから複数のユーザー、グループまたはチームの参照者のアクセス権をエクスポートするには、「参照者のアクセス権」セクションで「CSVにエクスポート」をクリックしてCSVファイルにエクスポートし、変更して再インポートします。
  5. 「エンティティ」では、デフォルトで特定のエンティティのすべてのフォーム・データが選択されています。各項目の横にあるチェック・ボックスを使用して、データを個別に選択または選択解除します。すべてを選択または選択解除するには、タイトル領域にあるチェック・ボックスをクリックします。

    「表示オプション」を選択します。

    • 常時 - データ入力が完了していない場合や、データが承認のために送信されていない場合でも、データを表示できます。

    • 送信後 - 策定者がデータを送信するとすぐに、承認前のデータでも表示できます。

    • 承認後 - すべてのレベルの承認が行われるまで、データを表示できません。

  6. 「保存」をクリックします。