프로세스 제어의 상태 변경에 따라 전자메일 알림을 트리거하도록 [프로세스 제어] 모듈을 설정할 수 있습니다. First Pass, Review Level 1-10, Submitted, Approved 또는 Published 작업에 대해 알림을 설정할 수 있습니다. 프로세스 단위가 Not Started 레벨에 있는 경우 또는 사인오프 작업에 대해서는 알림이 생성되지 않습니다.
전자메일 알림을 생성하려면 먼저 메타데이터 파일에서 시나리오 차원에 대해 지원 프로세스 관리=A 속성을 활성화해야 합니다. 이 속성을 활성화하면 검토 프로세스를 수행하는 동안 시나리오에서 전자메일을 받을 수 있는 보안 권한이 있는 사용자에 대해 전자메일 알림이 생성됩니다.
데이터 그리드나 [프로세스 제어] 모듈에서 프로세스 검토 작업을 수행하면 관리자가 설정한 보안 권한과 시나리오 설정에 따라 해당 사용자에게 작업에 대한 전자메일 알림이 자동으로 생성됩니다. 예를 들어 프로세스 단위를 다음 레벨로 승인 요청하는 경우 해당 검토 레벨에서 프로세스 단위에 대해 적절한 액세스 권한을 가진 사용자만 알림을 받을 수 있습니다.
프로세스 제어 작업 전에 이전 레벨에 있던 사용자와 작업 후에 현재 레벨에 있는 사용자에게 전자메일 알림이 전송됩니다. 예를 들어 사용자 1과 사용자 2는 모두 검토자 4 역할 액세스 권한이 있고, 사용자 3과 4는 검토자 5 역할 액세스 권한이 있습니다. 프로세스 단위가 Level 4에 있고 Level 5로 승인 요청되는 경우 사용자 1과 2는 승인 요청 작업 전에 Level 4에 있으므로 전자메일 알림을 받습니다. 사용자 3과 4는 승인 요청 작업 후의 현재 레벨인 Level 5에 있으므로 전자메일 알림을 받습니다.
알림이 생성되면 작업을 수행한 사용자는 확인 전자메일을 받습니다. 확인 전자메일에는 수행된 작업, 작업의 영향을 받는 프로세스 단위 및 각 프로세스 단위에 대한 전자메일 알림을 받는 사용자 이름이 포함됩니다.
프로세스 제어에서 전자메일 알림을 생성하려면 다음을 수행합니다.