15 Gerenciamento do Workflow de Reconciliações

Os preparadores enviam as reconciliações para revisão quando concluem o trabalho com elas. Somente preparadores podem enviar reconciliações para revisão. Antes de um preparador submeter uma reconciliação, todas as dúvidas necessárias devem ser solucionadas e é necessário fornecer valores para todos os atributos personalizados configurados como obrigatórios. Se a opção Diferença Não Explicada Deve Ser Zero estiver ativada, o campo Diferença Não Explicada da guia Resumo do Saldo deverá ser zero antes que o preparador envie a reconciliação.

• Quando um preparador envia uma reconciliação, a responsabilidade passa primeiro para o revisor no workflow, e o status muda para Aberto com o Revisor. Uma notificação é enviada ao revisor por e-mail. Se a reconciliação não tiver revisores, o status será alterado para Fechado.

• Quando um revisor aprova uma reconciliação, a responsabilidade passa para o próximo revisor no workflow, se houver, e o status permanece Aberto com Revisor. Uma notificação é enviada ao revisor por e-mail. Se a reconciliação não tiver outro revisor, o status será alterado para Fechado.

• Quando um revisor rejeita uma reconciliação, a responsabilidade retorna para o preparador e o status muda para Aberto com Preparador.

Os revisores podem "marcar" transações que precisam de atenção. As transações marcadas exibem um ícone para permitir que os preparadores as encontrem facilmente. O revisor pode excluir somente seus próprios comentários. Após a alteração do status da reconciliação para Fechado, entretanto, não será possível excluir comentários.

Se um administrador tiver habilitado esse recurso, os usuários poderão reabrir as reconciliações para fazer uma correção e readquirir workflow. Os administradores e usuários avançados também podem selecionar para quem vão reabrir as reconciliações.

Para submeter, aprovar ou rejeitar reconciliações:

1. Selecione uma reconciliação.

2. Selecione Ações e Abrir.

3. Submeter, Aprovarou Recusar a reconciliação.

Para reabrir uma reconciliação:

1. Selecione uma reconciliação.

2. Selecione Ações, e depois Reabrir.

3. Siga uma destas opções:
   • Se for administrador ou usuário avançado, você poderá selecionar para quem vai reabrir a reconciliação. Por exemplo, para o preparador ou um dos revisores.
   • Se for preparador, você poderá reabrir uma reconciliação que tenha sido movida no workflow para um revisor e devolvê-la para si mesmo. Você também pode reabrir uma reconciliação fechada e abri-la para si mesmo.
   • Se for revisor, você pode selecionar uma reconciliação fechada e reabri-la para si mesmo. Talvez você queira revisá-la novamente ou rejeitá-la e devolver ao preparador.

Para enviar, aprovar ou rejeitar várias reconciliações ao mesmo tempo:

1. Selecione uma ou mais reconciliações que deseja enviar, aprovar ou rejeitar.
2. Em Ações, selecione Atualizar em Lote e escolha a ação que deseja executar em todas as reconciliações (Enviar, Aprovar ou Rejeitar).