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Ximian Evolution 1.4 Sun Microsystems Edition 用户指南

第 7 章 使用联系人

本章中的信息介绍如何使用 Evolution 来管理您的联系人信息。

联系人简介

Evolution 允许您将联系人信息保存到联系人文件夹中。您可以保存每个联系人的姓名、职务、电话号码、电子邮件地址等信息。还可以创建联系人列表。使用联系人列表可以一次向多个联系人发送邮件。

图形 7–1显示了典型的联系人窗口。

图形 7–1 典型的联系人窗口

典型的联系人窗口。

Evolution 使用电子名片格式来保存联系人信息。

Evolution 还允许您对联系人信息使用 LDAP 服务器。有关如何配置 LDAP 服务器的详细信息，请参阅配置 LDAP 服务器。

搜索联系人

Evolution 允许您搜索联系人。您可以使用搜索栏对一个文件夹中的所有联系人进行简单搜索。例如，可以搜索包含特定文本字符串的邮件。可以使用字母索引按钮来搜索姓名以特定字母开头的联系人。

也可以执行高级搜索，使用更为复杂的搜索标准。例如，可以按电子邮件地址或者类别来搜索联系人。

搜索文件夹中的所有联系人

要搜索文件夹中的所有联系人，请执行以下步骤：

  1. 显示包含要搜索的联系人的文件夹。

  2. 从搜索栏的下拉列表中选择要在其中进行搜索的联系人组件。

  3. 在搜索栏上的文本框中键入要搜索的文本。

  4. 单击“立即查找”按钮。或者，选择“搜索”->“立即查找”。即可显示符合搜索条件的联系人。

    要清除搜索标准并显示文件夹中的所有联系人，请选择“搜索”->“清除”。或者，单击搜索栏中的“清除”按钮。

也可以使用窗口右边的字母索引按钮来搜索联系人。要搜索姓名以特定字母开头的联系人，请单击该字符。要搜索姓名以数字或者非字母字符开头的联系人，请单击 123 索引按钮。

执行高级搜索

要对联系人执行高级搜索，请执行以下步骤：

  1. 显示包含要搜索的联系人的文件夹。

  2. 选择“工具”-> “搜索联系人”。或者，从搜索栏的下拉列表中选择“高级”。即可显示“高级搜索”对话框。

  3. 使用“如果”组框创建搜索的标准。要创建标准，请执行以下步骤：

    1. 从第一个下拉列表中，选择要从中进行搜索的联系人组件。例如，选择“电子邮件”可以对联系人电子邮件地址中的文本进行搜索。

    2. 从第二个下拉列表中，选择联系人组件与搜索文本之间的关系。例如，要搜索电子邮件地址中包含搜索文本的联系人，请从第二个下拉列表中选择“包含”。

    3. 在文本框中，键入搜索文本。此文本不区分大小写。

    4. 要添加更多的标准，请单击“添加”按钮。要删除标准，请单击该标准旁边的“删除”按钮。

  4. 从“执行操作”下拉列表中选择适当的选项。选择以下选项之一：

    • 如果满足任意标准：如果您希望搜索返回满足任意指定标准的匹配结果，请选择此选项。

    • 如果满足所有标准：如果您希望搜索只返回满足所有指定标准的匹配结果，请选择此选项。

  5. 单击“确定”，执行高级搜索。即可在联系人文件夹中显示符合搜索条件的联系人。

    要清除高级搜索标准并显示文件夹中的所有邮件，请选择“搜索”->“清除”。

管理联系人

以下部分介绍如何执行下列任务：

添加联系人

要添加联系人，请执行以下步骤：

  1. 选择“文件”-> “新建” -> “联系人”。即可显示“联系人编辑器”窗口。

  2. 在“常规”选项卡部分输入联系人的详细信息。下表介绍了“常规”选项卡部分上的元素：

    元素 

    说明 

    全名

    键入联系人的全名。 

    或者，单击“全名”按钮。使用“全名”对话框创建联系人的全名。

    职务

    键入联系人的职务。 

    组织

    键入联系人所属的组织。 

    归入

    使用下拉列表选择如何将该联系人归入您的联系人列表。下拉列表中的选项是根据您输入的全名生成的。 

    商务、“家庭”, “商业传真”、“移动电话”

    使用这些元素输入联系人的电话号码和其他信息。 

    从文本框左边的类别下拉列表中选择要输入的信息类别。例如，要输入联系人的商务电话，请从下拉列表中选择“商务”。要输入联系人的寻呼机号码请选择“寻呼机”，依此类推。

    在文本框中键入与该类别对应的联系人信息。 

    主电子邮件

    键入联系人的主电子邮件。 

    要输入其他电子邮件地址，请在文本框左边的下拉列表中选择“电子邮件 2”或“电子邮件 3”。在文本框中键入联系人的其他电子邮件地址。

    同意接收 HTML 邮件

    如果该联系人同意接收 HTML 格式的电子邮件，请选择此选项。如果不选择此选项，则当向该联系人发送 HTML 格式的电子邮件时，Evolution 会将邮件转换成纯文本邮件。

    商务

    从地址文本区左边的类别下拉列表中选择要输入的地址类别。例如，要输入联系人的家庭地址，请从下拉列表中选择“家庭”。

    地址字段 

    输入联系人的地址 

    或者，单击“地址”按钮。使用“完整地址”对话框创建联系人的完整地址。

    这是邮政地址

    选择此选项将把地址字段中的地址用作联系人的邮政地址。 

    Web 页地址

    在字段中输入联系人的网页 URL。单击连接按钮，在默认的 Web 浏览器中打开指定的 URL。 

    类别

    在文本框中键入该联系人所属的类别。如果不止一个类别，请在各类别之间用逗号分隔。 

    或者，单击“类别”按钮。即可显示“编辑类别”对话框。要选择类别，请单击与类别对应的复选框，使之显示复选标记。

    要添加新类别，请单击“编辑主类别列表”按钮。即可显示“编辑通用类别列表”对话框。单击类别列表顶部的文本区，键入新类别的名称，然后按回车键。要删除某个类别，请选择该类别，然后单击“删除”按钮。单击“关闭”可以关闭“编辑通用类别列表”对话框。

    单击“确定”将“编辑类别”对话框中的信息输入到“常规”选项卡部分，然后关闭该对话框。

  3. 要输入关于联系人的更多详细资料，请单击“详细资料”选项卡。下表介绍“详细资料”选项卡部分中的元素：

    元素 

    说明 

    部门

    键入联系人的工作部门。 

    办公室

    键入联系人的工作办公室。 

    职业

    键入联系人的职业。 

    经理姓名

    键入该联系人的主管经理的姓名。 

    助理姓名

    键入该联系人的助理的姓名。 

    昵称

    键入联系人的昵称。 

    配偶

    键入联系人的配偶的姓名。 

    生日

    使用下拉组合框指定联系人的生日。 

    周年纪念日

    使用下拉组合框指定联系人的结婚周年纪念日。 

    便笺

    键入与该联系人有关的任何其他有用信息。 

  4. 要输入与联系人有关的空闲或忙碌信息，或者其他日历信息，请单击“协作”选项卡。下表介绍了“协作”选项卡部分中的元素：

    元素 

    说明 

    公开日历 URL

    输入您可以访问并查看该联系人公开日历信息的 URL。单击连接按钮，在默认的 Web 浏览器中打开指定的 URL。 

    空闲/忙碌 URL

    输入您可以访问并查看该联系人空闲或忙碌信息的 URL。单击连接按钮，在默认的 Web 浏览器中打开指定的 URL。 

  5. 要保存联系人，请选择“文件”-> “保存”。

    要保存联系人并关闭“联系人编辑器”窗口，请选择“文件”-> “保存并关闭”。

    要将联系人保存为电子名片格式文件，请选择“文件”-> “另存为”，即可显示“将联系人保存为电子名片”窗口。键入文件名，然后单击“确定”。

    要关闭“联系人编辑器”窗口但不保存联系人，请选择“文件”-> “关闭”。

  6. 要打印联系人的详细资料，请选择“文件”-> “打印”。

注意：

在“电话列表”和“按公司排列”视图中，可以将联系人直接添加到联系人窗口中。要在这些视图中添加联系人，请单击“单击此处添加联系人”区域，然后在每个可用字段中输入联系人信息。

添加联系人列表

要添加联系人列表，请执行以下步骤：

  1. 选择“文件”-> “新建”-> “联系人列表”。

  2. 在“联系人列表编辑器”窗口的“列表名称”文本框中键入列表名称。

  3. 要将电子邮件地址添加到联系人列表，请在“成员”组框顶部的文本框中键入电子邮件地址，然后单击“添加”按钮。即可将电子邮件地址添加到联系人列表中。

  4. 要将“联系人”文件夹中的某位联系人添加到列表，请在单独的窗口中打开“联系人”文件夹。将联系人从“联系人”文件夹拖放到“成员”组框下半部分的列表中。

  5. 要删除联系人列表中的成员，请在“成员”组框下半部分的列表中选择该成员，然后单击“删除”。

  6. 向联系人列表发送邮件时，列表成员的姓名或电子邮件地址会被加到邮件的“收件人”字段中。如果向联系人列表发送邮件时不想发送成员的姓名或电子邮件地址，请选择“向此列表发送邮件时隐藏地址”选项。如果选择此选项，那么在向联系人列表发送邮件时，该列表成员的姓名或电子邮件地址将被添加到邮件的“密送”字段中。

  7. 要保存联系人列表，请选择“文件”-> “保存”。

    要保存联系人列表并关闭“联系人列表编辑器”窗口，请选择“文件”-> “保存并关闭”。

    要将联系人列表保存为电子名片格式文件，请选择“文件”-> “另存为”，即可显示“将列表保存为电子名片”窗口。键入文件名，然后单击“确定”。

    要关闭“联系人列表编辑器”窗口但不保存联系人，请选择“文件”-> “关闭”。

编辑联系人

要编辑联系人，请执行以下步骤：

  1. 在联系人文件夹中，选择要编辑的联系人，然后选择“文件”-> “打开”。或者双击该联系人。

    即可显示包含联系人详细资料的“联系人编辑器”对话框。

  2. 使用“联系人编辑器”对话框修改该联系人的信息。有关“联系人编辑器”对话框各元素的信息，请参阅添加联系人。

  3. 选择“文件”-> “保存”可以保存更改。

编辑联系人列表

要编辑联系人列表，请执行以下步骤：

  1. 在联系人文件夹中，选择要编辑的联系人列表，然后选择“文件”-> “打开”。或者双击该联系人列表。

    即可显示包含联系人列表详细资料的“联系人列表编辑器”对话框。

  2. 使用“联系人列表编辑器”对话框修改该联系人列表的信息。有关“联系人列表编辑器”对话框各元素的信息，请参阅添加联系人列表。

  3. 选择“文件”-> “保存”可以保存更改。

以电子名片格式保存联系人或联系人列表

要以电子名片格式保存联系人或联系人列表，请执行以下步骤：

  1. 在联系人文件夹中，选择要保存的联系人或联系人列表，然后选择“文件”-> “另存为电子名片”。

    或者选择联系人或联系人列表，然后右击该联系人或联系人列表。在弹出菜单中选择“另存为电子名片”。

  2. 使用“另存为电子名片”对话框为该文件指定位置和名称。

转发联系人或联系人列表

要以电子名片格式的文件附件形式发送联系人或联系人列表，请执行以下步骤：

  1. 在联系人文件夹中，选择要发送的联系人或联系人列表，然后选择“操作”-> “转发联系人”。

    或者选择联系人或联系人列表，然后右击该联系人或联系人列表。在弹出菜单中选择“转发联系人”。

    即可显示邮件窗口，并将联系人或联系人列表作为附件。

  2. 在“收件人”字段中输入接收联系人或联系人列表的对方的电子邮件地址。

  3. 在内容区域输入任何邮件内容，然后在邮件窗口中选择“文件”-> “发送”。

保存收到的联系人或联系人列表

如果在邮件中收到了作为文件附件的电子名片格式的联系人或联系人列表，您可以将其保存到您的联系人中。

在邮件中，单击按钮左侧的右箭头图标，然后选择“联机查看”。联系人或联系人组显示在邮件中。单击“保存到地址簿”按钮，添加该联系人或联系人列表。

移动联系人或联系人列表

要将联系人或联系人列表移动到其他文件夹，请执行以下步骤：

  1. 在联系人文件夹中，选择要移动的联系人或联系人列表，然后选择“操作”-> “移动到文件夹”。

    或者选择联系人或联系人列表，然后右击该联系人或联系人列表。在弹出菜单中选择“移动到文件夹”。

  2. 使用“将名片移动到”对话框来指定联系人或联系人列表移动的目标文件夹。

注意：

您只能将联系人或联系人列表移动到类型为“联系人”的文件夹中。

复制联系人或联系人列表

要将联系人或联系人列表复制到其他文件夹，请执行以下步骤：

  1. 在联系人文件夹中，选择要复制的联系人或联系人列表，然后选择“操作”-> “复制到文件夹”。

    或者选择联系人或联系人列表，然后右击该联系人或联系人列表。在弹出菜单中选择“复制到文件夹”。

  2. 使用“将名片复制到”对话框来指定联系人或联系人列表复制的目标文件夹。

注意：

您只能将联系人或联系人列表复制到类型为“联系人”的文件夹中。

删除联系人或联系人列表

要删除联系人或联系人列表，请选择要删除的联系人或联系人列表，然后选择“编辑”-> “删除”。

即可显示确认对话框。单击“删除”即可删除该联系人或联系人列表。

向联系人或联系人列表发邮件

要向联系人或联系人列表发邮件，请在联系人文件夹中选择联系人或联系人列表，然后选择“操作”-> “将邮件发送到联系人”。即可打开“撰写邮件”窗口，联系人已经在相应的字段中。撰写邮件后发送邮件。