Siga estos pasos:
Seleccione Archivo -> Nuevo -> Reunión. La ventana Cita es similar a la mostrada al seleccionar Archivo -> Nuevo -> Cita sólo que contiene dos fichas adicionales: Planificación y Reunión.
Introduzca los detalles correspondientes en las fichas Cita, Recordatorio y Repetición de la ventana Cita, como se indica en Para crear una cita única y Para crear una cita repetitiva.
Para introducir más detalles acerca de la reunión, haga clic en la ficha Reunión para mostrar la sección Reunión.
Seleccione el organizador de la reunión en la lista desplegable Organizador.
Evolution
introduce automáticamente el nombre del usuario actual en el cuadro de texto Organizador. En el caso de trabajar con varias cuentas de Evolution
, seleccione la apropiada de la lista desplegable.
Los participantes en la reunión se listan en formato de tabla. De izquierda a derecha, la tabla de participantes contiene las siguientes columnas, de forma predeterminada:
Pulse Intro para agregar la nueva entrada a la lista de participantes.
Para suprimir un participante de la lista, haga clic con el botón de la derecha sobre la lista de participantes y, a continuación, seleccione Borrar del menú emergente.
Para obtener más información acerca de cómo cambiar la vista actual, guardarla o crear una vista personalizada, consulte Uso de las vistas.
Haga clic en el botón Invitar a otros para crear una nueva entrada en la tabla. Evolution
también muestra el diálogo Seleccionar contactos de la libreta de direcciones, que puede utilizarse para seleccionar los participantes.
Haga clic en la ficha Planificación para mostrar la sección Planificación. La sección Planificación permite identificar el período de tiempo en el que los participantes están libres para asistir a la reunión, así como los recursos disponibles para ésta. A continuación se describen las fichas del cuadro de diálogo que aparecen en Planificación:
Elemento |
Descripción |
---|---|
Lista de participantes |
Muestra la lista de participantes a la reunión. La lista de participantes es la misma que aparece en la sección Reunión, excepto que las columnas Papel y RSVP no aparecen. Se pueden personalizar los contenidos de la tabla, como se indica en Uso de las vistas. |
Leyenda |
Describe los códigos de color utilizados en la planificación para indicar:
|
Plan |
Muestra la planificación de cada uno de los participantes a la reunión. Los segmentos correspondientes al período de tiempo seleccionado se muestran con un fondo claro, mientras que el resto tiene un fondo más oscuro. El tiempo libre u ocupado para cada participante se indica con cuadrados coloreados. |
Invitar a otros |
Haga clic en el botón Invitar a otros para crear una nueva entrada en la lista de participantes. |
Opciones |
Haga clic en el botón Opciones para mostrar un menú emergente con los siguientes elementos:
|
Botón << |
Haga clic en el botón << para resaltar en el programador el período de tiempo anterior que satisfaga los criterios de Autoseleccionar. |
Autoseleccionar |
Haga clic en el botón Autoseleccionar para mostrar un menú emergente con los siguientes elementos:
|
Botón >> |
Haga clic en el botón >> para destacar en el horario el próximo período que concuerde con los criterios seleccionados en Autoseleccionar. |
Hora de inicio de la reunión |
Utilice las casillas desplegables combinadas para indicar la fecha y hora previstas para el inicio de la reunión. |
Hora de finalización de la reunión |
Utilice las casillas desplegables combinadas para indicar la fecha y hora previstas para el final de la reunión. |
Seleccione Archivo -> Guardar y cerrar. Evolution
creará la reunión y solicitará si se desea enviar la información sobre ella.
Haga clic en Sí para enviar la información sobre la reunión a las direcciones electrónicas especificadas.
Haga clic en No para guardar la información sobre la reunión sin enviarla a las direcciones especificadas. La información sobre la reunión se puede enviar más tarde, como se describe en Envío de la información sobre una reunión.