Creación de una reunión

Evolution permite crear una reunión, invitar a ella a otras personas y reservar los recursos necesarios.

Para crear una reunión

Siga estos pasos:

1. Seleccione Archivo -> Nuevo -> Reunión. La ventana Cita es similar a la mostrada al seleccionar Archivo -> Nuevo -> Cita sólo que contiene dos fichas adicionales: Planificación y Reunión.

2. Introduzca los detalles correspondientes en las fichas Cita, Recordatorio y Repetición de la ventana Cita, como se indica en Para crear una cita única y Para crear una cita repetitiva.

3. Para introducir más detalles acerca de la reunión, haga clic en la ficha Reunión para mostrar la sección Reunión.

4. Seleccione el organizador de la reunión en la lista desplegable Organizador.

   Evolution introduce automáticamente el nombre del usuario actual en el cuadro de texto Organizador. En el caso de trabajar con varias cuentas de Evolution, seleccione la apropiada de la lista desplegable.

5. Los participantes en la reunión se listan en formato de tabla. De izquierda a derecha, la tabla de participantes contiene las siguientes columnas, de forma predeterminada:

   Columna	Descripción
   Participantes	Evolution introduce automáticamente el nombre del usuario actual como primer participante. Para agregar otro participante, haga clic en el texto Pulse aquí para añadir un contacto situado bajo la lista. Introduzca el nombre o dirección electrónica de la persona o grupo que desea invitar a la reunión o el nombre del recurso o sala que se desea reservar para ésta. Para poder enviar la información sobre la reunión a un participante, se debe escribir la dirección electrónica correspondiente en este campo.
   Tipo	Haga clic en el campo Tipo bajo la cabecera de columna para activar una lista desplegable. Seleccione uno de los siguientes tipos de la lista desplegable. Individual Grupo Recurso Sala Desconocido
   Papel	Haga clic en el campo Papel bajo la cabecera de columna para activar una lista desplegable. Seleccione uno de los siguientes roles de la lista desplegable. Presidente Participante requerido Participante opcional No participan Desconocido
   RVSP	Haga clic en el campo RVSP bajo la cabecera de columna para activar una lista desplegable. En la lista desplegable, indique si el mensaje de confirmación se debe enviar al organizador de la reunión: Sí No
   Estado	Haga clic en el campo bajo la cabecera de columna Estado para activar una lista desplegable. Seleccione una de las siguientes opciones de estado de la lista desplegable. Necesita acción Aceptado Rechazado Tentativa Delegado

   Pulse Intro para agregar la nueva entrada a la lista de participantes.

   Para suprimir un participante de la lista, haga clic con el botón de la derecha sobre la lista de participantes y, a continuación, seleccione Borrar del menú emergente.

   Para obtener más información acerca de cómo cambiar la vista actual, guardarla o crear una vista personalizada, consulte Uso de las vistas.

6. Haga clic en el botón Invitar a otros para crear una nueva entrada en la tabla. Evolution también muestra el diálogo Seleccionar contactos de la libreta de direcciones, que puede utilizarse para seleccionar los participantes.

7. Haga clic en la ficha Planificación para mostrar la sección Planificación. La sección Planificación permite identificar el período de tiempo en el que los participantes están libres para asistir a la reunión, así como los recursos disponibles para ésta. A continuación se describen las fichas del cuadro de diálogo que aparecen en Planificación:

   Elemento	Descripción
   Lista de participantes	Muestra la lista de participantes a la reunión. La lista de participantes es la misma que aparece en la sección Reunión, excepto que las columnas Papel y RSVP no aparecen. Se pueden personalizar los contenidos de la tabla, como se indica en Uso de las vistas.
   Leyenda	Describe los códigos de color utilizados en la planificación para indicar: Tentativa: el participante tiene otra cita pero tiene el tiempo marcado como libre, de modo que puede asistir a la reunión a la hora indicada. Ocupada: el participante tiene otra cita y no puede asistir a la reunión a la hora indicada. Fuera de la oficina: el participante no está en la oficina y no puede asistir a la reunión a la hora indicada. Sin información: el participante aún no ha hecho público si está libre o ocupado, con lo que Evolution no puede determinar si podrá asistir a la reunión o no.
   Plan	Muestra la planificación de cada uno de los participantes a la reunión. Los segmentos correspondientes al período de tiempo seleccionado se muestran con un fondo claro, mientras que el resto tiene un fondo más oscuro. El tiempo libre u ocupado para cada participante se indica con cuadrados coloreados.
   Invitar a otros	Haga clic en el botón Invitar a otros para crear una nueva entrada en la lista de participantes. Evolution también muestra el diálogo Selecciona contactos de la libreta de direcciones, que puede utilizarse para seleccionar los participantes.
   Opciones	Haga clic en el botón Opciones para mostrar un menú emergente con los siguientes elementos: Mostrar sólo las horas de trabajo: seleccione esta opción para que la planificación sólo muestre las horas de trabajo del día. Desmárquela para mostrar todas las horas del día. Las horas de trabajo son las comprendidas entre los valores El día empieza en y El día acaba a las. Mostrar quitando ampliación: seleccione esta opción para que el programador muestre un resumen de la planificación para varios días. Desmárquela para que aparezca detallada para cada día. Actualizar libre/ocupada: seleccione este elemento para actualizar la información sobre un participante en el plan, para ver si está libre u ocupado.
   Botón <<	Haga clic en el botón << para resaltar en el programador el período de tiempo anterior que satisfaga los criterios de Autoseleccionar. Evolution actualiza automáticamente los valores Hora de inicio de la reunión y Hora de finalización de la reunión.
   Autoseleccionar	Haga clic en el botón Autoseleccionar para mostrar un menú emergente con los siguientes elementos: Todas las personas y los recursos: seleccione este elemento para resaltar un período de tiempo donde todas las personas y todos los recursos especificados estén libres. Todas las personas y un recurso: seleccione este elemento para resaltar un período de tiempo donde todas las personas y uno de los recursos especificados estén libres. Personas requeridas: seleccione este elemento para resaltar un período de tiempo donde todas las personas cuya asistencia sea obligatoria estén libres. Personas requeridas y un recurso: seleccione este elemento para resaltar un período de tiempo donde todas las personas cuya asistencia sea obligatoria y uno de los recursos especificados estén libres.
   Botón >>	Haga clic en el botón >> para destacar en el horario el próximo período que concuerde con los criterios seleccionados en Autoseleccionar. Evolution actualiza automáticamente los valores Hora de inicio de la reunión y Hora de finalización de la reunión.
   Hora de inicio de la reunión	Utilice las casillas desplegables combinadas para indicar la fecha y hora previstas para el inicio de la reunión.
   Hora de finalización de la reunión	Utilice las casillas desplegables combinadas para indicar la fecha y hora previstas para el final de la reunión.

8. Seleccione Archivo -> Guardar y cerrar. Evolution creará la reunión y solicitará si se desea enviar la información sobre ella.

9. Haga clic en Sí para enviar la información sobre la reunión a las direcciones electrónicas especificadas.

   Haga clic en No para guardar la información sobre la reunión sin enviarla a las direcciones especificadas. La información sobre la reunión se puede enviar más tarde, como se describe en Envío de la información sobre una reunión.