Kapitel 10 Arbeiten mit Microsoft Exchange-Konten

In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie E-Mail und Kalender für die Arbeit mit Microsoft Exchange-Konten einsetzen können.

Einführung in die Verwendung von Exchange-Konten mit E-Mail und Kalender

In E-Mail und Kalender haben Sie die Möglichkeit, mit Ihren Exchange-Daten zu arbeiten. Wenn Sie Exchange über E-Mail und Kalender verwenden, werden Ihre Daten nicht auf Ihrem lokalen System, sondern auf dem Exchange-Server gespeichert.

Sie können in E-Mail und Kalender die folgenden Typen von Exchange-Ordnern verwenden:

• Kalender

• Kontakte

• E-Mail

• Aufgaben

Sie können nur jeweils ein Exchange-Konto in E-Mail und Kalender aktivieren. Informationen zum Konfigurieren eines Exchange-Kontos in E-Mail und Kalender finden Sie in Kapitel 2, Erste Schritte.

Funktionsunterschiede zwischen Exchange-Ordnern und lokalen Ordnern

Bei der Arbeit mit Exchange in E-Mail und Kalender ergeben sich in einigen Punkten funktionelle Abweichungen, insbesondere in Bezug auf Exchange- und lokale Ordner. In der folgenden Tabelle sind diese funktionellen Unterschiede zusammengefasst:

Wenn Sie sich beim Exchange-Konto anmelden und dann auf eine GAL klicken, erscheint eine leere GAL. Dadurch wird die Arbeitslast des globalen Katalogservers herabgesetzt. Zur Anzeige von Kontakten in der GAL führen Sie eine Suche durch. Weitere Informationen zur Suche nach Kontakten finden Sie unter Suche in Kontakten.

So melden Sie sich bei Ihrem Exchange-Konto an

Wenn Sie in E-Mail und Kalender ein Exchange-Konto konfigurieren, wird das Konto in den Ordnerbereich eingefügt.

Beim Starten von E-Mail und Kalender werden Sie zur Eingabe des Passworts für dieses Konto aufgefordert. Wenn Sie das richtige Passwort eingeben, wird das Konto im Ordnerbereich angezeigt und Sie können den Inhalt der Ordner einsehen.

Zuweisen von Delegiertenberechtigungen

Exchange verfügt über eine Funktion, mit der Sie anderen Benutzern Berechtigungen für den Zugriff auf Ihr Exchange-Konto gewähren können. Wenn Sie einem anderen Benutzer diese Berechtigung erteilen, wird dieser Benutzer zu einem Delegierten, also zu Ihrem Stellvertreter. Sie können einen Delegierten berechtigen, die folgenden Aufgaben in Ihrem Auftrag durchzuführen

• In Ihrem Auftrag Ihre E-Mails zu lesen und Nachrichten zu versenden.

• Einsehen Ihrer Termine, Hinzufügen neuer Termine und Aktualisieren vorhandener Termine.

• Einsehen Ihrer Aufgaben, Hinzufügen neuer Aufgaben und Aktualisieren vorhandener Aufgaben.

• Einsehen Ihrer Kontakte, Hinzufügen neuer Kontakte und Aktualisieren vorhandener Kontakte.

Wenn Sie Microsoft Outlook zuvor noch nicht mit Ihrem Exchange-Konto verwendet haben, funktionieren die Delegationsleistungsmerkmale in E-Mail und Kalender nicht ordnungsgemäß. Wenn Sie Extras -> Einstellungen wählen und dann auf Delegation für Exchange klicken, wird die Meldung Fehler beim Lesen der Delegatenliste angezeigt.

Sollten Sie beabsichtigen, von Outlook auf E-Mail und Kalender umzusteigen und die Delegationsfunktion zu nutzen, müssen Sie vor der Migration in Outlook alle Delegationsoptionen angeben.

Falls Ihnen die Delegiertenfunktionen nicht zur Verfügung stehen, können Sie stattdessen auch Berechtigungen für einen anderen Benutzer für Ihre Ordner einrichten. Dann kann dieser Benutzer Ihren Ordner in dessen eigenem Ordnerbereich anzeigen. Informationen zum Festlegen von Zugriffsberechtigungen für Ordner finden Sie unter So legen Sie Zugriffsberechtigungen für einen Ordner fest. Wie Sie den Ordner eines anderen Benutzers öffnen können, erfahren Sie unter So öffnen Sie den Ordner eines anderen Benutzers.

So konfigurieren Sie einen Benutzer als Delegierten

Führen Sie folgende Schritte durch:

1. Wählen Sie Werkzeuge -> Einstellungen.

2. Klicken Sie im linken Bereich auf Delegation für Exchange.

3. Klicken Sie im Registerbereich An andere delegieren auf Hinzufügen.

4. Geben Sie den Namen des Benutzers in das Feld Delegieren an im Dialogfeld Benutzer wählen ein. Stattdessen können Sie auch in der GAL oder Kontaktliste einen Benutzer auswählen und dann auf die Schaltfläche Adressbuch klicken. Wählen Sie im Dialogfeld Kontakte aus Adressbuch wählen einen Benutzer aus.

5. Klicken Sie im Dialogfeld Benutzer wählen auf OK, um den Benutzer als Delegierten festzulegen.

6. Klicken Sie im Dialogfeld Einstellungen auf OK.

So legen Sie Zugriffsberechtigungen für Delegierte fest

Führen Sie folgende Schritte durch:

1. Wählen Sie Werkzeuge -> Einstellungen.

2. Klicken Sie im linken Bereich auf Delegation für Exchange.

3. Wählen Sie im Registerbereich An andere delegieren den Delegierten aus, dessen Berechtigungen Sie ändern möchten. Klicken Sie dann auf Bearbeiten.

4. Wählen Sie im Dialogfeld Berechtigungen fürBenutzername die Berechtigungen für Ihre Kalender-, Kontakte-, Eingang- und Aufgaben-Ordner aus, die Sie dem Delegierten zuweisen möchten. Wählen Sie in der Dropdown-Liste neben dem jeweiligen Ordner die Funktion des Delegierten aus. Jeder Funktion entspricht eine Gruppe von Berechtigungen. Wenn Sie beispielsweise die Funktion Autor auswählen, kann der Delegierte sowohl den Ordnerinhalt lesen als auch Elemente hinzufügen.

5. Wählen Sie die Option Delegat kann private Objekte sehen aus, damit der Delegierte Termine, Besprechungen und Aufgaben einsehen kann, deren Einstufung Privat lautet.

6. Klicken Sie im Dialogfeld Berechtigungen fürBenutzername auf OK.

7. Klicken Sie im Dialogfeld Einstellungen auf OK.

So entfernen Sie einen Delegierten

Führen Sie folgende Schritte durch:

1. Wählen Sie Werkzeuge -> Einstellungen.

2. Klicken Sie im linken Bereich auf Delegation für Exchange.

3. Im Registerbereich An andere delegieren wählen Sie den zu entfernenden Delegierten aus und klicken dann auf Entfernen.

4. Klicken Sie im Bestätigungsdialog auf Ja.

5. Klicken Sie im Dialogfeld Einstellungen auf OK.

So zeigen Sie die Benutzer an, für die Sie als Delegierter eingesetzt sind

Führen Sie folgende Schritte durch:

1. Wählen Sie Werkzeuge -> Einstellungen.

2. Klicken Sie im linken Bereich auf Delegation für Exchange.

3. Klicken Sie auf die Registerkarte Als ein Delegat agieren. Die Tabelle in Bereich mit den Registerkarten zeigt die Benutzer an, deren Delegierter Sie sind.

   Wenn Sie E-Mail-Nachrichten für einen dieser Benutzer versenden möchten, markieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Namen des entsprechenden Benutzers. Beim Verfassen einer Nachricht können Sie die E-Mail-Adresse des Benutzers in der Dropdown-Liste Von auswählen.

4. Klicken Sie auf Schließen, um das Dialogfeld Einstellungen zu schließen.

So legen Sie Zugriffsberechtigungen für einen Ordner fest

Führen Sie folgende Schritte durch:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, und wählen Sie Berechtigungen im Kontextmenü.

2. Die Zugriffsberechtigungen legen Sie im Dialogfeld Berechtigungen für Ordnername fest. In der folgenden Tabelle sind die Elemente des Dialogfelds Ordnerberechtigungen beschrieben:

   Element	Beschreibung
   Benutzertabelle	Zum Festlegen der Zugriffsberechtigungen für einen Benutzer wählen Sie den gewünschten Benutzer in der Tabelle aus und geben dann in der Gruppe Berechtigungen die erforderlichen Optionen an. Zum Hinzufügen eines Benutzers in die Tabelle klicken Sie auf Hinzufügen. Geben Sie den Namen des Benutzers in das Dialogfeld Benutzer hinzufügen ein und klicken Sie auf OK. Stattdessen können Sie auch in der GAL oder Kontaktliste einen Benutzer auswählen und dann auf die Schaltfläche Adressbuch klicken. Wählen Sie im Dialogfeld Kontakte aus Adressbuch wählen einen Benutzer aus. Zum Löschen eines Benutzers aus der Tabelle wählen Sie den Benutzer in der Tabelle aus und klicken dann auf Entfernen.
   Position	Wählen Sie in der Dropdown-Liste die gewünschte Funktion für den Benutzer aus. Jeder Funktion entspricht eine Gruppe von Berechtigungen. Wenn Sie beispielsweise die Funktion Prüfer auswählen, werden die folgenden Optionen automatisch aktiviert: Einträge lesen Ordner sichtbar Die Option Keine in der Gruppe Einträge bearbeiten Die Option Keine in der Gruppe Einträge löschen Die Berechtigungen lassen sich nach der Auswahl einer Funktion für den Benutzer ändern. Mit den Berechtigungen ändern Sie automatisch den Wert in der Dropdown-Liste, der dann die entsprechende Funktion wiedergibt. Falls die ausgewählten Berechtigungen nicht mit einer Position übereinstimmen, ändert sich der Wert in der Dropdown-Liste in Benutzerdefiniert.
   Einträge erzeugen	Wählen Sie diese Option, um dem Benutzer das Hinzufügen von Objekten zu diesem Ordner zu ermöglichen.
   Ordnereigentümer	Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie möchten, dass der Benutzer dieselben Vorgänge wie der Eigentümer des Ordners durchführen kann.
   Einträge lesen	Wählen Sie diese Option aus, damit der Benutzer die Einträge im Ordner lesen kann.
   Ordnerkontakt	Wählen Sie diese Option aus, wenn der Benutzer eine Kopie von Nachrichten im Zusammenhang mit dem Ordner erhalten soll. Beispielsweise kann der Exchange-Server eine Nachricht an alle Ordnerkontakte senden, wenn ein Benutzer eine Änderung am Ordner vornimmt.
   Unterordner erstellen	Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie möchten, dass der Benutzer innerhalb des Ordners neue Unterordner erstellen kann.
   Ordner sichtbar	Wählen Sie diese Option aus, damit der Benutzer, wenn er/sie Ihr Konto abonniert, den Ordner im eigenen Ordnerbereich anzeigen kann.
   Einträge bearbeiten	Mit dieser Gruppe geben Sie die Berechtigungen der Benutzer zum Bearbeiten von Einträgen im Ordner an.   Keine: Wählen Sie diese Option aus, wenn der Benutzer die Einträge im Ordner nicht bearbeiten soll. Eigen: Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie möchten, dass der Benutzer selbst in diesem Ordner erstellte Einträge bearbeiten kann. Alle: Wählen Sie diese Option aus, um dem Benutzer die Möglichkeit einzuräumen, sämtliche Einträge im Ordner zu bearbeiten.
   Einträge löschen	Mit dieser Gruppe geben Sie die Berechtigungen der Benutzer zum Löschen von Einträgen im Ordner an.  Keine: Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie nicht möchten, dass der Benutzer Einträge aus dem Ordner löschen kann. Eigen: Wählen Sie diese Option aus, damit der Benutzer selbst erstellte Einträge im Ordner löschen kann. Alle: Wählen Sie diese Option aus, um dem Benutzer die Möglichkeit einzuräumen, beliebige Einträge aus dem Ordner zu löschen.

3. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern und das Dialogfeld zu schließen.

Abwesenheitsnachrichten

Eine Abwesenheitsnachricht ist eine E-Mail-Nachricht, die der Exchange-Server automatisch an alle Absender eintreffender Nachrichten sendet, wenn Sie selbst abwesend sind oder nicht antworten können. Eine solche Abwesenheitsnachricht wird nur einmal an jede Person gesendet, die Ihnen eine Nachricht schickt.

So legen Sie die Abwesenheitsoptionen fest

Führen Sie folgende Schritte durch:

1. Wählen Sie Werkzeuge -> Einstellungen.

2. Klicken Sie im linken Bereich auf Nicht im Büro.

3. Wenn Sie derzeit nicht erreichbar sind, wählen Sie die Option Ich bin im Moment nicht im Büro aus.

   Um sich anwesend zu melden, wählen Sie die Option Ich bin im Moment im Büro aus.

4. Geben Sie Ihre Abwesenheitsnachricht in das Textfeld Nicht-im-Büro-Nachricht ein.

5. Klicken Sie auf OK.

Wenn Sie die Option Ich bin im Moment nicht im Büro auswählen, wird bei Ihrer nächsten Anmeldung beim Exchange-Konto das Dialogfeld Nicht-im-Büro-Assistent angezeigt. In diesem Dialogfeld werden Sie gefragt, ob Sie Ihren Status von abwesend in anwesend ändern möchten. Zum Ändern des Status klicken Sie auf die Schaltfläche Ja, den Status ändern. Wenn der Status unverändert bleiben soll, klicken Sie auf die Schaltfläche Nein, den Status nicht ändern.