Chapitre 7 Utilisation des tâches

Ce chapitre fournit des informations sur l'utilisation des tâches dans Messagerie et calendrier.

Présentation des tâches

L'option Tâches vous permet de créer une tâche, de visualiser des tâches existantes, de trier la liste des tâches et de modifier l'état d'une tâche.

La Figure 7–1 montre une fenêtre Tâches type.

Figure 7–1 Fenêtre Tâches type

Dans la fenêtre Tâches, les tâches sont organisées sous forme de table. Les lignes de la table affichent les informations concernant les tâches et ses colonnes représentent les champs contenant ces différentes informations : état d'avancement, résumé, etc. Par défaut, la fenêtre Tâches contient les colonnes ci-dessous (de gauche à droite) :

• Type

  Le type de tâches est indiqué par une icône. Le tableau ci-dessous fournit une liste et une description des icônes de types de tâches.

  Icône	Description
  	Tâche non assignée.
  	Tâche assignée.

• Avancement

  L'état d'avancement est indiqué par une icône. Le tableau ci-dessous fournit une liste et une description une liste et une description des icônes d'état d'avancement.

  Icône	Description
  	Tâche incomplète.
  	Tâche complète.

• Résumé

  Le Résumé est une brève description de la tâche.

Pour plus d’informations sur la modification de l’affichage actif, son enregistrement et la création d’affichages personnalisés, reportez-vous à la section Utilisation des vues .

Le format dans lequel les tâches s'affichent dans la fenêtre Tâches varie selon leur état. Le tableau ci-dessous fournit une liste et une description des formats de tâches.

Création d'une tâche

Procédez comme suit :

1. Choisissez Fichier -> Nouveau -> Tâche.

2. Entrez les informations concernant la tâche dans l'onglet Basique de la fenêtre Tâche. Le tableau ci-dessous décrit les éléments de cet onglet.

   Élément	Description
   Résumé	Entrez une brève description de la tâche.
   Date d'échéance	Définissez la date et l'heure de fin de la tâche dans les zones de listes déroulantes modifiables.
   Date de début	Définissez la date et l'heure de début de la tâche dans les zones de listes déroulantes modifiables.
   Bouton mappemonde	Cliquez sur le bouton mappemonde situé à droite de la zone des listes déroulantes modifiables pour définir une heure dans un autre fuseau horaire. La boîte de dialogue Sélectionner un fuseau horaire s'affiche. Cliquez sur la carte pour sélectionner un fuseau horaire ou sélectionnez un fuseau horaire dans la liste déroulante et cliquez sur OK.
   Description	Entrez une description détaillée de la tâche.
   Classification	Sélectionnez l'une des options suivantes : Public : sélectionnez cette option si vous souhaitez que les autres utilisateurs de votre réseau puissent accéder à tous les détails de cette tâche dans votre planification. Privé : sélectionnez cette option si vous souhaitez empêcher les autres utilisateurs de votre réseau d'accéder aux détails concernant cette tâche dans votre planification. Confidentiel : sélectionnez cette option si vous souhaitez que la seule information accessible aux autres utilisateurs de votre réseau soit la présence de cette tâche dans votre planification et qu'ils ne puissent pas accéder aux détails de cette tâche.
   Catégories et zone de texte	Entrez le nom de la catégorie à attribuer à cette tâche. Si vous souhaitez lui affecter plusieurs catégories, séparez-les par une virgule.   Vous pouvez également cliquer sur Catégories et sélectionner une catégorie dans la boîte de dialogue Éditer les catégories.

3. Pour entrer des détails supplémentaires concernant cette tâche, cliquez sur l'onglet Détails. Le tableau ci-dessous décrit les éléments de cet onglet.

   Élément	Description
   État	Sélectionnez-y une des options d'état suivante : Non démarrée ; En cours ; Achevée Annulée.
   Priorité	Sélectionnez l'une des options de priorité suivantes dans la liste déroulante : Non définie ; Basse ; Normale ; Haute.
   % Fait	Indiquez l'état d'avancement de la tâche dans la zone de sélection numérique ou entrez un pourcentage dans la zone de texte.   En fonction de la valeur saisie, Messagerie et calendrier effectue une mise à jour de divers autres éléments, comme décrit ci-dessous : 100 : Sélectionne Achevée dans la liste déroulante État. Insère la date et l'heure actuelle dans les zones de listes déroulantes modifiables Date d'achèvement. 1–99 inclus : Sélectionne En cours dans la liste déroulante État. Insère Aucune dans la première zone de liste déroulante modifiable Date d'achèvement. Vide le contenu de la deuxième zone de liste déroulante modifiable Date d'achèvement. 0 : Sélectionne Non démarrée dans la liste déroulante État. Insère Aucune dans la première zone de liste déroulante modifiable Date d'achèvement. Vide le contenu de la deuxième zone de liste déroulante modifiable Date d'achèvement.
   Date d'achèvement	Sélectionnez une date dans la première zone de liste déroulante modifiable et une heure dans la deuxième pour indiquer la date et l'heure auxquelles la tâche a été achevée.  En fonction de la valeur saisie, Messagerie et calendrier effectue une mise à jour de divers autres éléments, comme décrit ci-dessous : Date : Sélectionne Achevée dans la liste déroulante État. Insère 100 dans la zone de texte % Fait. Insère la date sélectionnée dans la première zone de liste déroulante modifiable Date d'achèvement. Insère l'heure actuelle dans la seconde zone de liste déroulante modifiable Date d'achèvement. Maintenant : Sélectionne Achevée dans la liste déroulante État. Insère 100 dans la zone de texte % Fait. Insère la date actuelle dans la première zone de liste déroulante modifiable Date d'achèvement. Insère l'heure actuelle dans la seconde zone de liste déroulante modifiable Date d'achèvement. Aujourd'hui : Sélectionne Achevée dans la liste déroulante État. Insère 100 dans la zone de texte % Fait. Insère la date actuelle dans la première zone de liste déroulante modifiable Date d'achèvement. Le contenu de la deuxième zone de liste déroulante modifiable Date d'achèvement reste identique. Aucune : Si l'état de la tâche est Non démarrée, aucun élément n'est affecté. Si l'état de la tâche est En cours, Messagerie et calendrier insère le chiffre 50 dans la zone de texte % Fait. Si l'état de la tâche est Achevée, Messagerie et calendrier met à jour différents éléments, comme décrit ci-dessous : Sélectionne Non démarrée dans la liste déroulante État. Insère 0 dans la zone de texte % Fait. Insère Aucune dans la première zone de liste déroulante modifiable Date d'achèvement. Vide le contenu de la deuxième zone de liste déroulante modifiable Date d'achèvement.
   URL	Le cas échéant, entrez l'URL associée à la tâche. Cliquez sur l'icône de connexion pour ouvrir l'URL définie dans le navigateur Web par défaut.

4. Pour enregistrer la tâche, choisissez Fichier -> Enregistrer.

   Pour enregistrer la tâche et quitter la fenêtre Tâche, choisissez Fichier -> Enregistrer et fermer.

   Pour enregistrer les détails de la tâche, choisissez Fichier -> Enregistrer sous. La fenêtre Enregistrer sous s'affiche. Entrez le nom du fichier et cliquez sur OK.

   Pour quitter la fenêtre Tâche sans enregistrer la tâche, choisissez Fichier -> Fermer.

5. Pour afficher un aperçu des détails de la tâche, choisissez Fichier -> Aperçu avant impression.

   Pour imprimer les détails de la tâche, choisissez Fichier -> Imprimer.

Assignation d'une tâche

Vous ne pouvez assigner de tâche qu'à partir d'un dossier local. Il est impossible de le faire à partir d'un dossier Sun Java System Calendar Server.

Pour assigner une tâche, procédez comme suit :

1. Double-cliquez sur la tâche dans la fenêtre Tâches. Une fenêtre Tâche contenant les onglets décrits dans la section Création d'une tâche s'affiche.

2. Choisissez Actions -> Assigner une tâche pour afficher l'onglet Assignation.

3. Sélectionnez l'organisateur de la tâche dans la liste déroulante Organisateur.

4. Les assignations de tâches se présentent sous la forme d'une table que vous pouvez personnaliser en ajoutant ou en supprimant des colonnes, comme décrit dans la section Utilisation des vues . Par défaut, la table d'assignation des tâches contient les colonnes ci-dessous :

   Colonne	Description
   Participant	Messagerie et calendrier place automatiquement l'utilisateur actuel en première position dans la liste des participants. Pour ajouter un participant à la liste, cliquez sur le texte Cliquez ici pour ajouter un participant sous la liste des participants. Entrez le nom de la personne, du groupe, de la ressource et/ou de la salle auquel vous souhaitez assigner une tâche. Si vous souhaitez envoyer les informations concernant la tâche aux participants, vous devez entrer leur adresse électronique dans ce champ.
   Type	Cliquez dans le champ situé sous l'en-tête de la colonne Type pour afficher une liste déroulante. Sélectionnez-y un des types suivants : Individuel ; Groupe ; Ressource ; Salle ; Inconnu.
   Rôle	Cliquez dans le champ situé sous l'en-tête de la colonne Rôle pour afficher une liste déroulante. Sélectionnez-y un des rôles suivants : Président ; Participant attendu ; Participant optionnel ; Non participant ; Inconnu.
   Réponse S.V.P.	Cliquez dans le champ situé sous l'en-tête de la colonne Réponse S.V.P. pour afficher une liste déroulante. Sélectionnez-y Oui ou Non pour indiquer l'existence d'une réponse à l'organisateur de la réunion.
   État	Cliquez dans le champ situé sous l'en-tête de la colonne État pour afficher une liste déroulante. Sélectionnez-y une des options d'état suivante : Nécessite une action ; Accepté ; Refusé ; Provisoire ; Délégué.

5. Cliquez sur le bouton Inviter d'autres personnes pour créer une nouvelle entrée dans la table des assignations. Messagerie et calendrier affiche également la boîte de dialogue Sélectionnez les contacts dans le carnet d'adresses, que vous pouvez utiliser pour sélectionner des participants.

6. Choisissez Fichier -> Enregistrer et fermer. Messagerie et calendrier crée des assignations de tâche et vous demande si vous souhaitez envoyer les informations s’y rapportant.

7. Cliquez sur Oui pour envoyer les informations concernant la tâche aux adresses électroniques spécifiées.

   Cliquez sur Non pour enregistrer les informations concernant l'assignation des tâches sans les envoyer aux adresses électroniques spécifiées. Vous pouvez les envoyer ultérieurement, comme décrit dans la section Envoi des informations relatives à une tâche.

Envoi des informations relatives à une tâche

Procédez comme suit :

1. Double-cliquez sur la tâche de la fenêtre Tâches. La fenêtre Tâche s'ouvre.

2. Choisissez Actions -> Faire suivre comme iCalendar pour afficher une fenêtre d'informations concernant la tâche, une fenêtre de message électronique identique à la fenêtre Composer un message de la Boîte de réception. Messagerie et calendrier insère automatiquement le texte dans la zone de texte Objet et dans la zone de contenu du message et inclut les informations concernant la tâche sous forme de pièce jointe au message.

3. Entrez les adresses électroniques des destinataires auxquels vous souhaitez envoyer ces informations dans la zone de texte À. Si vous souhaitez envoyer les informations à plusieurs adresses, séparez-les par une virgule. Vous pouvez également cliquer sur le bouton À et sélectionner les adresses dans la boîte de dialogue Sélectionnez les contacts dans le carnet d'adresses.

   Pour en savoir plus sur les éléments de la fenêtre d’information sur les tâches, reportez-vous à la section Envoi d'un message.

4. Choisissez Fichier -> Envoyer pour envoyer les informations concernant la tâche aux adresses électroniques spécifiées.

5. Choisissez Fichier -> Fermer pour fermer la fenêtre Tâche.

Marquage d'une tâche comme terminée

Procédez comme suit :

1. Sélectionnez la tâche dans la fenêtre Tâches.

2. Choisissez Éditer -> Marquer comme terminé.

Suppression des tâches

Vous pouvez supprimer des tâches individuelles ou toutes les tâches marquées comme terminées.

Suppression de tâches individuelles

Procédez comme suit :

1. Sélectionnez les tâches dans la fenêtre Tâches.

2. Choisissez Éditer -> Supprimer pour afficher une demande de confirmation.

3. Cliquez sur Oui pour supprimer les tâches sélectionnées.

Suppression de toutes les tâches marquées comme terminées

Procédez comme suit :

1. Choisissez Actions -> Nettoyer pour afficher une demande de confirmation.

2. Cliquez sur Oui pour supprimer toutes les tâches marquées comme terminées.