Kapitel 10 Använda Microsoft Exchange-konton

I det här kapitlet beskrivs hur du använder E-post och kalender när du arbetar med Microsoft Exchange-konton.

Introduktion till hur du använder Exchange med E-post och kalender

Du kan använda E-post och kalender när du arbetar med Exchange-information. När du arbetar med Exchange från E-post och kalender lagras dina data på Exchange-servern, inte i det lokala systemet.

Du kan arbeta med följande typer av Exchange-mappar från E-post och kalender:

• Kalendern

• Kontakter

• E-post

• Uppgifter

Du kan bara aktivera ett Exchange-konto i taget i E-post och kalender. Information om hur du konfigurerar ett Exchange-konto i E-post och kalender finns i Kapitel 2, Komma i gång.

Funktionella skillnader mellan Exchange-mappar och lokala mappar

När du arbetar med Exchange från E-post och kalender fungerar vissa funktioner annorlunda, speciellt Exchange-mappar och lokala mappar. I tabellen nedan sammanfattas de funktionella skillnaderna:

När du loggar in till Exchange-kontot och sedan klickar på den globala adresslistan visas inga kontakter i listan. Det gör att belastningen på den globala katalogservern minskar. Om du vill visa kontakterna i den globala adresslistan utför du en sökning. Mer information om hur du söker efter kontakter finns i Söka efter kontakter.

Så här loggar du in till Exchange-kontot

När du konfigurerar ett Exchange-konto i E-post och kalender läggs kontot till i mappanelen.

När du startar E-post och kalender ombes du ange lösenordet till kontot. Om du anger rätt lösenord, visas kontot i mappanelen och du kan visa innehållet i mapparna.

Tilldela delegeringsrättigheter

Exchange har en funktion som innebär att du kan ge andra användare behörighet att ansluta till ditt Exchange-konto. När du tilldelar en annan användare den här behörigheten så blir den användaren en delegerad person. Du kan låta en delegerad person utföra följande uppgifter för din räkning:

• Läsa dina e-postmeddelanden och skicka meddelanden på ditt uppdrag.

• Visa dina möten, lägga till nya möten och uppdatera befintliga möten.

• Visa dina uppgifter, lägga till nya uppgifter och uppdatera befintliga uppgifter.

• Visa dina kontakter, lägga till nya kontakter och uppdatera befintliga kontakter.

Om du inte har använt Microsoft Outlook tillsammans med Exchange-kontot tidigare, fungerar inte delegeringsfunktionerna i E-post och kalender. När du väljer Verktyg -> Inställningar och sedan klickar på Delegation för Exchange visas meddelandet Det uppstod ett fel när listan över delegerade personer skulle läsas.

Om du tänker migrera från Outlook till E-post och kalender, och du vill använda delegeringsfunktionerna, måste du ange alla delegeringsalternativ i Outlook innan du migrerar.

Om delegeringsfunktionerna inte är tillgängliga kan du i stället ange behörighet till dina mappar för en annan användare. Den användaren kan då öppna din mapp i sitt eget mappfönster. Information om hur du anger åtkomsträttigheter för en mapp finns i Så här anger du åtkomsträttigheter för en mapp. Information om hur du öppnar en annan användares mapp finns i Så här öppnar du en annan användares mapp.

Så här konfigurerar du en användare som delegerad person

Gör så här:

1. Välj Verktyg -> Inställningar.

2. Klicka på Delegation för Exchange i den vänstra panelen.

3. Klicka på Lägg till bland flikarna för Delegera till andra.

4. Skriv namnet på användaren i fältet Delegera till i dialogfönstret Välj användare. Du kan också välja en användare i listan med kontakter genom att klicka på knappen Adressbok. Välj en användare med dialogfönstret Välj kontakter från adressboken.

5. Klicka på OK i dialogfönstret Välj användare när du vill göra användaren till en delegerad person.

6. Klicka på OK i dialogfönstret Inställningar.

Så här anger du åtkomsträttigheter för en delegerad person

Gör så här:

1. Välj Verktyg -> Inställningar.

2. Klicka på Delegation för Exchange i den vänstra panelen.

3. Markera bland flikarna för Delegera till andra den delegerade person vars rättigheter du vill ändra och klicka sedan på Redigera.

4. Markera i dialogfönstret Rättigheter för användarnamn vilka rättigheter till dina mappar för Kalender, Kontakter, Inkorg och Uppgifter som ska gälla för den delegerade personen. Markera en roll för den delegerade personen från den nedrullningsbara listan bredvid respektive mapp. För varje roll finns en uppsättning rättigheter. Om du till exempel väljer rollen Författare kan den delegerade personen läsa innehållet i mappen och lägga till objekt i mappen.

5. Markera alternativet Delegat kan se privata objekt om den delegerade personen ska kunna visa möten, sammanträden och uppgifter som har klassifikationen Privat.

6. Klicka på OK i dialogfönstret Rättigheter för användarnamn.

7. Klicka på OK i dialogfönstret Inställningar.

Så här tar du bort en delegerad person

Gör så här:

1. Välj Verktyg -> Inställningar.

2. Klicka på Delegation för Exchange i den vänstra panelen.

3. Markera bland flikarna för Delegera till andra den delegerade person som du vill ta bort och klicka sedan på Ta bort.

4. Klicka på Ja för att bekräfta.

5. Klicka på OK i dialogfönstret Inställningar.

Så här visar du användare som du är en delegerad person för

Gör så här:

1. Välj Verktyg -> Inställningar.

2. Klicka på Delegation för Exchange i den vänstra panelen.

3. Klicka på fliken Fungera som delegerad person. Tabellen i flikavsnittet visar en lista över de användare som du är en delegerad person för.

   Om du vill skicka e-postmeddelanden i deras ställe, markerar du kryssrutan bredvid namnet på respektive användare. När du skapar ett meddelande kan du välja e-postadressen till den användaren i den nedrullningsbara listan Från.

4. Klicka på Stäng när du vill stänga dialogfönstret Inställningar.

Så här anger du åtkomsträttigheter för en mapp

Gör så här:

1. Högerklicka på mappen och välj sedan Rättigheter på popupmenyn.

2. Ange åtkomsträttigheter i dialogfönstret Rättigheter för mappnamn. I följande tabell beskrivs de olika komponenterna i dialogfönstret Mapprättigheter:

   Element	Beskrivning
   Användartabell	När du vill ange åtkomsträttigheter för en användare, markerar du användaren i tabellen och sedan de alternativ du vill ha i gruppen Rättigheter. Du lägger till en användare i tabellen genom att klicka på Lägg till. Ange namnet på användaren i dialogfönstret Lägg till användare och klicka sedan på OK. Du kan också välja en användare i listan med kontakter genom att klicka på knappen Adressbok. Välj en användare med dialogfönstret Välj kontakter från adressboken. Du tar bort en användare från tabellen genom att markera användaren i tabellen och sedan klicka på Ta bort.
   Roll	Markera rollen för användaren i den nedrullningsbara listan. För varje roll finns en uppsättning rättigheter. Om du till exempel markerar rollen Granskare väljs följande alternativ automatiskt: Läsa objekt Mapp synlig Alternativet Inget i gruppen Redigera objekt Alternativet Inget i gruppen Ta bort objekt Du kan ändra rättigheterna efter att du har valt en roll för användaren. När du ändrar rättigheterna ändras också värdet i den nedrullningsbara listan till lämplig roll. Om de behörigheter du väljer inte matchar någon roll ändras värdet i den dolda listan till Anpassad.
   Skapa objekt	Markera det här alternativet om du vill att användaren ska kunna lägga till objekt i mappen.
   Mappägare	Markera det här alternativet om användaren ska kunna utföra samma uppgifter som mappens ägare.
   Läsa objekt	Markera det här alternativet om användaren ska kunna läsa objekt i mappen.
   Mappkontakt	Markera det här alternativet om användaren ska få en kopia av meddelanden som berör den här mappen. Exchange-servern kan t.ex. skicka ett meddelande till alla mappkontakter när en användare gör en ändring i mappen.
   Skapa undermappar	Markera det här alternativet om användaren ska kunna skapa nya mappar i mappen.
   Mapp synlig	Markera det här alternativet om användaren ska kunna visa mappen i sin mappanel, när han eller hon prenumererar på ditt konto.
   Redigera objekt	Använd den här gruppen när du vill ange vilka rättigheter som ska gälla för användaren när han eller hon redigerar objekt i mappen.   Ingen: Markera det här alternativet om användaren inte ska kunna ändra objekt i mappen. Äga: Markera det här alternativet om användaren ska kunna ändra objekt som han eller hon skapar i mappen. Alla: Markera det här alternativet om användaren ska kunna ändra objekt i mappen.
   Ta bort objekt	Använd den här gruppen när du vill ange vilka rättigheter som ska gälla för användaren när han eller hon tar bort objekt från mappen.  Ingen: Markera det här alternativet om användaren inte ska kunna ta bort objekt från mappen. Äga: Markera det här alternativet om användaren ska kunna ta bort objekt som han eller hon skapar från mappen. Alla: Markera det här alternativet om användaren ska kunna ta bort objekt från mappen.

3. Spara ändringarna och stäng dialogfönstret genom att klicka på OK.

Frånvaromeddelanden

Ett frånvaromeddelande är ett e-postmeddelande som Exchange-servern skickar automatiskt till alla som skickar ett meddelande till dig när du inte själv kan svara. Frånvaromeddelanden skickas bara en gång till varje person som skickar ett meddelande till dig.

Så här anger du alternativ för frånvaro

Gör så här:

1. Välj Verktyg -> Inställningar.

2. Klicka på Inte inne i den vänstra panelen.

3. Du anger att du är frånvarande genom att markera alternativet Jag är frånvarande.

   Du anger att du är närvarande genom att markera alternativet Jag är närvarande.

4. Skriv frånvaromeddelandet i textområdet Meddelande vid frånvaro.

5. Klicka på OK.

Om du markerar alternativet Jag är frånvarande visas ett dialogfönster för Frånvarohanteraren nästa gång du loggar in till Exchange-kontot. Där får du en fråga om du vill ändra status från frånvarande till närvarande. Du ändrar status till närvarande genom att klicka på Ja, ändra status. Du låter bli att ändra status genom att klicka på Nej, ändra inte status.