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Java Desktop System 電子郵件和行事曆使用者手冊

第 8 章 使用聯絡人

本章中的資訊是在說明如何使用電子郵件和行事曆管理聯絡人資訊。

聯絡人簡介

電子郵件和行事曆可以讓您將聯絡人的相關資訊儲存在聯絡人資料夾中。對於每一位聯絡人，您可以儲存名稱、職稱、電話號碼、電子郵件地址等資訊。您也可以建立聯絡人清單。您可以使用聯絡人清單將郵件一次傳送給多位聯絡人。

圖 8–1 顯示典型的聯絡人視窗。

圖 8–1 典型的聯絡人視窗

典型的 [聯絡人] 視窗。

電子郵件和行事曆使用 Vcard 格式記錄聯絡人資訊。

電子郵件和行事曆也可以讓您用 LDAP 伺服器供聯絡人資訊使用。有關如何配置 LDAP 伺服器的詳細資訊，請參閱新增 LDAP 伺服器。

搜尋聯絡人

電子郵件和行事曆可以讓您搜尋聯絡人。您可以使用搜尋列針對資料夾裡的所有聯絡人執行簡單搜尋。例如：您可以搜尋包含特定文字字串的郵件。您可以使用英文字母索引按鈕，搜尋其名稱以特定字母開頭的聯絡人。

您也可以執行進階搜尋，以更複雜的條件搜尋。例如：您可以依據電子郵件地址或分類搜尋聯絡人。

搜尋資料夾中的所有聯絡人

執行下列步驟：

  1. 顯示其中含有您要搜尋的聯絡人的資料夾。

  2. 從搜尋列的下拉式清單，選取您要在其中搜尋的聯絡人程式元件。

  3. 在搜尋列的文字方塊中，輸入要搜尋的文字。

  4. 按一下 [立即搜尋] 按鈕。或者，請選擇 [搜尋] -> [立即搜尋]。符合搜尋條件的聯絡人便會顯示出來。

    若要清除搜尋條件並且顯示資料夾中的所有聯絡人，請選擇 [搜尋] -> [清除]。或者，請按一下搜尋列上的 [清除] 按鈕。

您也可以使用視窗右邊的字母索引按鈕來搜尋聯絡人。若要搜尋名稱以特定字母開頭的聯絡人，請按一下該字母。若要搜尋名稱以特定數字或其他非英文字母開頭的聯絡人，請按一下 [123] 索引按鈕。

執行聯絡人進階搜尋

執行下列步驟：

  1. 顯示其中含有您要搜尋的聯絡人的資料夾。

  2. 選擇 [工具] -> [搜尋聯絡人]。或者，從搜尋列下拉式清單選取進階。此時便會顯示進階搜尋對話方塊。

  3. 請使用如果群組方塊，建立搜尋條件。若要建立搜尋條件，請執行下列步驟：

    1. 從第一個下拉式清單，選取要在其中搜尋的聯絡人程式元件。例如，選取電子郵件，便會搜尋聯絡人電子郵件地址中的文字。

    2. 從第二個下拉式清單中，選取聯絡人元件與搜尋文字之間的關係。例如，若要搜尋電子郵件地址含有搜尋文字的聯絡人，請從第二個下拉式清單選取包含。

    3. 在文字方塊中輸入搜尋文字。這個文字並不會區分大小寫。

    4. 若要加入更多的條件，請按一下 [新增] 按鈕。若要移除條件，請按一下條件旁邊的 [移除] 按鈕。

  4. 請從執行動作下拉式清單中，選取適當的選項。選取下列任一項選項：

    • 如果符合任何條件：如果您要傳回符合任何條件的搜尋結果，請選取這個選項。

    • 如果符合全部條件：如果您僅要傳回符合全部條件的搜尋結果，請選取這個選項。

  5. 按一下 [確定]，開始執行進階搜尋。符合條件的聯絡人便會顯示在聯絡人資料夾中。

    若要清除進階搜尋條件並顯示資料夾中所有的郵件，請選擇 [搜尋] -> [清除]。

管理聯絡人

以下各節將說明如何執行下列工作：

新增聯絡人

執行下列步驟：

  1. 選擇 [檔案] -> [新增] -> [聯絡人]。 聯絡人編輯器視窗便會出現。

  2. 在一般 標籤區段中輸入聯絡人詳細資訊。下表將說明一般標籤區段上的元素：

    元素 

    描述 

    全名

    輸入聯絡人的全名。 

    或者，按一下 [全名] 按鈕。使用全名對話方塊建立聯絡人的全名。

    職稱

    輸入聯絡人的職稱。 

    社團組織

    輸入聯絡人所屬的社團組織。 

    歸檔為

    使用下拉式清單選取如何在聯絡人清單中歸檔聯絡人。這個下拉式清單中的選項是從您輸入的全名產生的。 

    商務、住家、商務傳真、行動電話

    使用這些元素輸入聯絡人的電話號碼和其他資訊。 

    從文字方塊左邊的分類下拉式清單，選取您要輸入的資訊分類。例如，若要輸入聯絡人的商務電話，請從下拉式清單中選取商務。若要輸入聯絡人的傳呼機號碼，請選取「傳呼機」，依此類推。

    在文字方塊中輸入所選分類的聯絡人資訊。 

    主要電子郵件

    輸入聯絡人的主要電子郵件地址。 

    若要輸入其他電子郵件地址，請從文字方塊左邊的 [分類] 下拉式清單中選取電子郵件 2或電子郵件 3。在文字方塊中輸入聯絡人的其他電子郵件地址。

    允許接收 HTML 格式的電子郵件

    如果這位聯絡人希望以 HTML 格式接收電子郵件，請選取這個選項。如果不選這個選項，當您以 HTML 格式傳送電子郵件給這位聯絡人時，電子郵件和行事曆會將電子郵件轉換為純文字格式。

    商務

    從地址文字區左邊的分類下拉式清單，選取您想要輸入的地址分類。例如，若要輸入聯絡人的住家地址，請從下拉式清單中選取住家。

    地址欄位 

    輸入聯絡人的地址。 

    或者，按一下 [地址] 按鈕。使用地址對話方塊建立聯絡人的地址。

    這是郵寄地址

    選取這個選項會用地址欄中的這個地址作為聯絡人的郵寄地址。 

    Web 網址

    在欄位中輸入聯絡人網頁的 URL。請按一下連線按鈕，在預設的瀏覽器中開啟指定的 URL。 

    分類

    在文字方塊中輸入聯絡人所屬的分類。如果您輸入一個以上的分類，請使用逗號來分隔分類。 

    或者，按一下 [分類] 按鈕。編輯分類對話方塊便會出現。若要選取分類，請按一下分類的核取方塊，顯示核取符號。

    若要增加新分類，請按一下 [編輯主分類清單] 按鈕。編輯全域的分類清單對話方塊便會出現。按一下分類清單上方的文字區，輸入新分類的名稱，然後再按 [Enter]。若要刪除分類，請選取分類，然後按一下 [移除] 按鈕。按一下 [關閉]，關閉編輯全域的分類清單對話方塊。

    按一下 [確定] 就會將編輯分類對話方塊的資訊置入一般標籤區段中的文字方塊，並且關閉這個對話方塊。

  3. 若要輸入更多聯絡人資訊，請按一下詳細資訊標籤。下表將說明詳細資訊標籤區段上的元素：

    元素 

    描述 

    部門

    輸入聯絡人工作的部門。 

    辦公室

    輸入聯絡人工作的辦公室。 

    職業

    輸入聯絡人的職業。 

    主管名稱

    輸入聯絡人主管的名稱。 

    助理名稱

    輸入聯絡人助理的名稱。 

    暱稱

    輸入聯絡人的暱稱。 

    配偶

    輸入聯絡人配偶的名稱。 

    生日

    用下拉式組合方塊指定聯絡人的生日。 

    紀念日

    用下拉式組合方塊指定聯絡人的結婚紀念日。 

    備註

    輸入您要為聯絡人加入的任何其他資訊。 

  4. 若要輸入 聯絡人的空閒或忙碌資訊，或其他行事曆資訊，請按一下合作標籤。下表將說明合作標籤區段上的元素：

    元素 

    描述 

    公開行事曆 URL

    輸入可以存取的 URL，即可檢視聯絡人的公開行事曆資訊。請按一下連線按鈕，在預設的瀏覽器中開啟指定的 URL。 

    空閒/忙碌 URL

    輸入可以存取的 URL，即可檢視聯絡人的空閒或忙碌資訊。請按一下連線按鈕，在預設的瀏覽器中開啟指定的 URL。 

  5. 若要儲存聯絡人，請選擇 [檔案] -> [儲存]。

    若要在儲存聯絡人後關閉聯絡人編輯器視窗，請選擇 [檔案] -> [儲存後關閉]。

    若要將聯絡人儲存為 Vcard 格式檔案，請選擇 [檔案] -> [另存新檔]，顯示儲存成 VCard 檔案格式視窗。輸入檔案名稱， 然後按一下 [確定]。

    若要關閉聯絡人編輯器視窗，而不儲存聯絡人，請選擇 [檔案] -> [關閉]。

  6. 若要列印聯絡人的詳細資訊，請選擇 [檔案] -> [列印]。

注意 –

您可以在電話清單和依公司檢視中，將聯絡人直接新增到聯絡人視窗。若要將聯絡人加入這些檢視，請按一下按這裡新增聯絡人區域，然後在每個可用欄位中輸入聯絡人資訊。

新增聯絡人清單

執行下列步驟：

  1. 選擇 [檔案] -> [新增] -> [聯絡人清單]。

  2. 在聯絡人清單編輯器 視窗的清單名稱文字方塊中，輸入清單的名稱。

  3. 若要將電子郵件地址加入聯絡人清單，請在會員群組方塊頂端的文字方塊中輸入電子郵件地址，然後按一下 [新增] 按鈕。電子郵件地址便會新增到聯絡人清單。

  4. 若要從聯絡人 資料夾新增聯絡人到清單，請在另一個視窗中開啟聯絡人 資料夾。將聯絡人從聯絡人資料夾拖至會員群組方塊下方的清單。

  5. 若要從聯絡人清單中移除會員，請在會員群組方塊下方的清單中選取會員，然後按一下 [移除]。

  6. 當您傳送郵件給聯絡人清單時，清單成員的名稱或電子郵件地址便會新增到郵件的收件者欄位。如果您不想在傳送郵件至清單時傳送會員的名稱或電子郵件地址，請選取當傳送電子郵件至此清單時隱藏其位址選項。如果選取這個選項，當您傳送郵件至聯絡人清單時，清單會員的名稱或電子郵件地址便會加入郵件的密件副本欄位。

  7. 若要儲存聯絡人清單，請選擇 [檔案] -> [儲存]。

    若要儲存聯絡人清單然後關閉聯絡人清單編輯器視窗，請選擇 [檔案] -> [儲存後關閉]。

    若要將聯絡人清單儲存為 Vcard 格式檔案，請選擇 [檔案] -> [另存新檔]，顯示儲存清單為 VCard 檔案格式視窗。輸入檔案名稱， 然後按一下 [確定]。

    若要直接關閉聯絡人清單編輯器視窗，而不儲存聯絡人，請選擇 [檔案] -> [關閉]。

編輯聯絡人

執行下列步驟：

  1. 在聯絡人資料夾中選取要編輯的聯絡人，然後選擇 [檔案] -> [開啟]。或者，連按兩下聯絡人。

    聯絡人編輯器對話方塊便會出現，並且會列出聯絡人的詳細資訊。

  2. 聯絡人編輯器對話方塊修改聯絡人的資訊。如果需要聯絡人編輯器對話方塊中各項元素的相關資訊，請參閱新增聯絡人。

  3. 選擇 [檔案] -> [儲存] 以儲存變更。

編輯聯絡人清單

執行下列步驟：

  1. 在聯絡人資料夾中選取要編輯的聯絡人清單，然後選擇 [檔案] -> [開啟]。或者，連按兩下聯絡人清單。

    聯絡人清單編輯器對話方塊便會出現，並且會列出聯絡人清單的詳細資訊。

  2. 使用聯絡人清單編輯器對話方塊來修改聯絡人清單資訊。如果需要聯絡人清單編輯器對話方塊中各項元素的相關資訊，請參閱新增聯絡人清單。

  3. 選擇 [檔案] -> [儲存] 以儲存變更。

將聯絡人儲存成 Vcard 格式

執行下列步驟：

  1. 在聯絡人資料夾中，選取您要儲存的聯絡人或聯絡人清單，然後選擇 [檔案] -> [儲存成 VCard 檔案格式]。

    或者，選取聯絡人或聯絡人清單，然後用滑鼠右鍵按一下聯絡人或聯絡人清單。從快顯功能表選擇 [儲存成 VCard 檔案格式]。

  2. 使用儲存成 VCard 檔案格式對話方塊來指定檔案的位置和名稱。

轉寄聯絡人

若要將聯絡人或聯絡人清單當作 Vcard 格式的檔案附件傳送，請執行下列步驟：

  1. 在聯絡人資料夾中，選取您要傳送的聯絡人或聯絡人清單，然後選擇 [動作] -> [轉寄聯絡人]。

    或者，選取聯絡人或聯絡人清單，然後用滑鼠右鍵按一下聯絡人或聯絡人清單。從快顯功能表選擇 [轉寄聯絡人] 。

    這時會出現一個郵件視窗，而且這些聯絡人或聯絡人清單已被列為附件。

  2. 在收件者欄位中，輸入您要傳送聯絡人或聯絡人清單的電子郵件地址。

  3. 在內容區域輸入要加入郵件的任何文字，然後從 [郵件] 視窗中選擇 [檔案] -> [傳送]。

儲存聯絡人

如果在郵件中收到的檔案附件，是 Vcard 格式的聯絡人或聯絡人清單 ，即可將聯絡人或聯絡人清單儲存到聯絡人。

在這封郵件中，按一下位於按鈕左邊的右箭頭圖示，然後選擇 [檢視行內]。此時聯絡人或聯絡人清單便會顯示在郵件中。按一下 [儲存至通訊錄] 按鈕，即可新增這個聯絡人或聯絡人清單。

移動聯絡人

若要將聯絡人或聯絡人清單移到其他資料夾，請執行下列步驟：

  1. 在聯絡人資料夾中選取要移動的聯絡人或聯絡人清單，然後選擇 [動作] -> [移至資料夾]。

    或者，選取聯絡人或聯絡人清單，然後用滑鼠右鍵按一下聯絡人或聯絡人清單。從快顯功能表選擇 [移至資料夾] 。

  2. 使用移動名片至對話方塊來指定移動聯絡人或聯絡人清單的目的資料夾。

注意 –

您只能將聯絡人或聯絡人清單移到資料夾類型為聯絡人的資料夾。

複製聯絡人

若要將聯絡人或聯絡人清單複製到其他資料夾，請執行下列步驟：

  1. 在聯絡人資料夾中選取要複製的聯絡人或聯絡人清單，然後選擇 [動作] -> [複製至資料夾]。

    或者，選取聯絡人或聯絡人清單，然後用滑鼠右鍵按一下聯絡人或聯絡人清單。從快顯功能表選擇 [複製至資料夾] 。

  2. 使用複製名片至對話方塊來指定複製聯絡人或聯絡人清單的目的資料夾。

注意 –

您只能將聯絡人或聯絡人清單複製到資料夾類型為聯絡人的資料夾。

刪除聯絡人

選取您要刪除的聯絡人或聯絡人清單，然後選擇 [編輯] -> [刪除]。此時便會顯示一個確認對話方塊。按一下 [刪除] 以刪除聯絡人或聯絡人清單。

傳送郵件給聯絡人

在聯絡人資料夾中選取聯絡人或聯絡人清單，然後選擇 [動作] -> [傳送郵件給聯絡人]。撰寫郵件視窗便會開啟，而且會將聯絡人放在適當的欄位中。請撰寫郵件，並於完成後傳送這封郵件。