Un file è un contenitore di informazioni. In genere, queste informazioni (dati) hanno un determinato formato (documento, foglio elettronico, grafico ecc.). Il termine formato indica il modo particolare in cui i dati sono disposti all'interno del file. Il formato di un file viene detto tipo di dati.
Quando la Gestione di file utilizza uno dei modi di visualizzazione per icone, i tipi di dati sono riconoscibili dalle icone utilizzate per la loro rappresentazione. Ogni tipo di dati è associato a un'icona differente.
La maggior parte dei programmi applicativi sono in grado di riconoscere un numero limitato di tipi di dati. Ad esempio, un editor di documenti non può riconoscere i file di un foglio elettronico. Il desktop aiuta a riconoscere i diversi tipi di file attraverso il database dei tipi di dati. Ogni tipo di dati identifica i file di un determinato formato e li associa automaticamente alle applicazioni appropriate. In questo modo, facendo doppio clic su un file il desktop avvierà automaticamente l'applicazione che riconosce il tipo di dati di quel file.
La lunghezza massima utilizzabile per i nomi dei file varia da sistema a sistema. Alcuni sistemi operativi non accettano nomi più lunghi di 14 caratteri. Per informazioni a riguardo, rivolgersi all'amministratore di sistema.