Guía del usuario de Correo electrónico y calendario de Java Desktop System

Capítulo 1 Visión general de Correo electrónico y calendario

En este capítulo se ofrece una visión general de Correo electrónico y calendario .

Introducción a Correo electrónico y calendario

Correo electrónico y calendario facilita el trabajo en un entorno de red. Correo electrónico y calendario incluye las aplicaciones siguientes:

Agenda: La Agenda permite planificar citas, reuniones y tareas.
Contactos: Los Contactos sirven para crear una libreta de direcciones.
Correo electrónico: Correo electrónico y calendario se puede emplear para redactar, enviar, recibir y administrar mensajes de correo electrónico.
Resumen: El Resumen ofrece una visión general de las actividades del día; informa de los mensajes de correo electrónico, de las citas, reuniones y tareas.
Tareas: Las Tareas permiten gestionar y planificar las actividades del trabajo.
Conectores: Los conectores permiten conectarse con otros servidores de correo electrónico y de agendas.

Correo electrónico y calendario se basa en la aplicación Evolution 1.4, desarrollada por Novell, Inc.

Para iniciar Correo electrónico y calendario, haga clic en Lanzador; después, elija Correo electrónico y calendario.

Figura 1–1 muestra Correo electrónico y calendario abierto por la ventana Resumen.

Figura 1–1 Ventana Resumen de Correo electrónico y calendario

Ventana Resumen de Correo electr&amp;amp;oacute;nico y calendario. Leyendas: Barra de men&amp;amp;uacute;, Barra de herramientas, Barra de accesos directos, Panel de carpetas.

La ventana de Correo electrónico y calendario contiene los elementos siguientes:

Barra de menús

Contiene los menús que se utilizan para ejecutar las tareas en Correo electrónico y calendario. Hay varios elementos de menú disponibles, según la aplicación que se use.

Barra de herramientas

Contiene los botones que se utilizan para ejecutar tareas en Correo electrónico y calendario. Hay varios botones disponibles en la barra de herramientas, según la aplicación que se use.

Barra de accesos directos

Muestra los accesos directos del usuario. Éstos son iconos que proporcionan un acceso rápido a las carpetas. La barra de accesos directos se encuentra en el extremo izquierdo de la ventana de Correo electrónico y calendario.

Para mostrar la barra de accesos directos, seleccione Vista -> Barra de accesos directos de modo que la casilla de verificación de Barra de accesos directos quede marcada.

Para ocultar la barra de accesos directos, vuelva a seleccionar Vista -> Barra de accesos directos; así la casilla de verificación de Barra de accesos directos dejará de estar marcada.

Panel de carpetas

Muestra una lista de las carpetas del usuario. Este panel se encuentra a la izquierda de la ventana de Correo electrónico y calendario.

Para ver en pantalla el panel de carpetas, seleccione Vista -> Barra de carpetas de modo que el elemento Barra de carpetas quede marcado. También, haga clic sobre el nombre de la carpeta actual, en la parte superior de la lista de mensajes.

Para ocultar el panel de carpetas, vuelva a seleccionar Vista -> Barra de carpetas; así el elemento Barra de carpetas dejará de estar marcado. También, haga clic sobre el botón Cerrar situado en la parte superior del panel de carpetas.

La mayoría de los componentes de Correo electrónico y calendario incluyen también una barra de búsqueda que permite realizar búsquedas sencillas. Por ejemplo, en una carpeta de correo como el Buzón de entrada puede buscar un mensaje que contenga una determinada cadena de texto.

Acceso a las aplicaciones de Correo electrónico y calendario

Para abrir una aplicación en Correo electrónico y calendario, efectúe una de las acciones siguientes:

Haga clic en el acceso directo apropiado de la barra de accesos directos. Por ejemplo, haga clic en el acceso directo de la Agenda para verla.

Para mostrar la barra de accesos directos, seleccione Vista -> Barra de accesos directos.
Seleccione una carpeta de la aplicación en el panel de carpetas. Por ejemplo, seleccione una carpeta del correo como Buzón de entrada para ver los mensajes de la carpeta.

Para mostrar el panel de carpetas, seleccione Vista -> Barra de carpetas.
Elija Archivo -> Ir a la carpeta. Seleccione la carpeta de la aplicación en el cuadro de diálogo Ir a la carpeta y después haga clic en Aceptar. Otra alternativa es hacer doble clic en la carpeta.

Uso de la barra de accesos directos

De forma predeterminada, Correo electrónico y calendario proporciona accesos directos para los siguientes componentes de aplicaciones: Agenda, Contactos, Correo electrónico, Resumen, Tareas.

Los accesos directos se pueden abrir desde la barra de accesos directos de una de estas formas:

Hacer clic en el acceso directo.
Hacer clic con el botón derecho en el acceso directo y, a continuación, seleccionar Abrir en el menú emergente.
Abrir el acceso directo en una nueva ventana, para ello haga clic con el botón derecho en el acceso directo y, a continuación, seleccione Abrir en una ventana nueva en el menú emergente.

La barra de accesos directos se puede personalizar. En las siguientes secciones se describe cómo hacerlo.

Trabajo con grupos de accesos directos

Se pueden crear grupos de accesos directos en la barra de accesos directos. De manera predeterminada, la barra de accesos directos incluye un grupo representado por el botón Accesos directos en la parte superior de la barra.

Para abrir un grupo, haga clic en el botón que represente dicho grupo.

Para crear grupos de accesos directos

Con el botón derecho, haga clic en un espacio vacío de la barra de accesos directos. A continuación, seleccione Añadir grupo en el menú emergente. Se abrirá el diálogo Crear un nuevo grupo de accesos directos. Escriba el nuevo nombre del nuevo grupo en el cuadro de diálogo y, a continuación, haga clic en Aceptar. Un objeto que representa al grupo se añade a la barra de accesos directos.

Para cambiar el nombre de un grupo de accesos directos

Con el botón derecho, haga clic en el botón que represente al grupo; a continuación, seleccione Renombrar este grupo en el menú emergente. Se abrirá el diálogo Renombrar grupo de accesos directos. Escriba el nuevo nombre del nuevo grupo en el cuadro de diálogo y, a continuación, haga clic en Aceptar. El texto del botón del grupo de accesos directos se actualiza.

Para quitar grupos de accesos directos

Con el botón derecho, haga clic en el botón que represente al grupo; a continuación, seleccione Quitar este grupo en el menú emergente. Se abrirá el diálogo Quitar grupo de accesos directos. Haga clic Borrar para quitar el grupo de accesos directos del panel.

Nota –

El grupo Accesos directos no se puede borrar.

Para cambiar el tamaño de los iconos de un grupo de accesos directos

Con el botón derecho, haga clic en el botón que represente al grupo; a continuación, elija Iconos pequeños o Iconos grandes en el menú emergente.

Trabajo con accesos directos

En los grupos de accesos directos, puede añadir, renombrar o quitar accesos directos. La información de esta sección describe cómo trabajar con los accesos directos.

Para agregar un acceso directo

Para añadir un acceso directo al grupo de accesos directos:

Abra el grupo donde desee añadir el acceso directo.
En el panel de carpetas, seleccione la carpeta para la que desee agregar un acceso directo; a continuación, elija Archivo -> Carpeta -> Añadir a la barra de accesos directos. La carpeta se añade al grupo de accesos directos como un acceso directo.

Para agregar accesos directos predeterminados

Se pueden añadir accesos directos predeterminados al grupo de accesos directos; para ello:

Abra el grupo donde desee añadir el acceso directo predeterminado.
Haga clic con el botón derecho en un espacio vacío de la barra de accesos directos y, a continuación, seleccione Crear accesos directos predeterminados en el menú emergente. Los accesos directos predeterminados se añaden al grupo de accesos directos.

Para cambiar el nombre de un acceso directo

Hacer clic con el botón derecho en el acceso directo y, a continuación, seleccione Renombrar en el menú emergente. Se abrirá el diálogo Renombrar acceso directo. Escriba el nuevo nombre del acceso directo en el cuadro de diálogo y, a continuación, haga clic en Aceptar. El texto del acceso directo se actualiza.

Para quitar un acceso directo

Hacer clic con el botón derecho en el acceso directo y, a continuación, seleccione Borrar en el menú emergente.

Uso de las carpetas

En Correo electrónico y calendario, la información se guarda en carpetas. Por ejemplo, la ubicación predeterminada para los mensajes recibidos es la carpeta Buzón de entrada.

Se pueden usar los siguientes componentes de la interfaz del usuario para trabajar con las carpetas:

El menú Archivo
El panel de carpetas

Para abrir una carpeta

Elija Archivo -> Ir a la carpeta. Seleccione la carpeta que desee abrir en el diálogo Ir a la carpeta y, a continuación, haga clic en Aceptar.

También, haga clic en la carpeta en el panel de carpetas.

Para abrir la carpeta actual en una ventana nueva, seleccione Archivo -> Carpeta -> Abrir en una ventana nueva.

Haga clic con el botón derecho en una carpeta en el panel de carpetas y, a continuación, seleccione Abrir en una ventana nueva en el menú emergente.

Para crear una carpeta

Siga estos pasos:

Seleccione Archivo -> Carpeta -> Carpeta nueva. También, haga clic con el botón derecho del ratón en el panel de carpetas y, a continuación, elija Carpeta nueva. Se mostrará el diálogo Crear carpeta nueva.

Introduzca los detalles de la carpeta que desee crear en el diálogo Crear carpeta nueva. A continuación se describen los elementos del diálogo que aparecen en Crear carpeta nueva:

Elemento	Descripción
Nombre de la carpeta	Escriba el nombre de la carpeta en el cuadro de texto.
Tipo de carpeta	Seleccione el tipo de carpeta en la lista desplegable
Especifique dónde crear la carpeta	Seleccione la ubicación de la nueva carpeta en el árbol.

Haga clic en Aceptar.

Para mover una carpeta

Siga estos pasos:

Abra la carpeta que desee mover y, a continuación, seleccione Archivo -> Carpeta -> Mover. También, haga clic con el botón derecho en la carpeta que desee mover y, a continuación, seleccione Mover en el menú emergente. Se mostrará el diálogo Mover carpeta.
Mediante el árbol del diálogo Mover carpeta seleccione la ubicación adonde desee mover la carpeta.

Para crear una carpeta nueva, haga clic en el botón Nuevo. Se mostrará el diálogo Crear carpeta nueva. Para obtener más información, consulte Para crear una carpeta .
Haga clic en Aceptar.

Para copiar una carpeta

Siga estos pasos:

Abra la carpeta que desea copiar y, a continuación, seleccione Archivo -> Carpeta -> Copiar. También, haga clic con el botón derecho en la carpeta que desee copiar y, a continuación, seleccione Copiar en el menú emergente. Se mostrará el diálogo Copiar carpeta.
Mediante el árbol del diálogo Copiar carpeta seleccione la ubicación donde desee copiar la carpeta.

Para crear una carpeta nueva, haga clic en el botón Nuevo. Se mostrará el diálogo Crear carpeta nueva. Para obtener más información, consulte Para crear una carpeta .
Haga clic en Aceptar.

Para cambiar el nombre de una carpeta

Siga estos pasos:

Abra la carpeta que desea renombrar y, a continuación, seleccione Archivo -> Carpeta -> Renombrar. También, haga clic con el botón derecho en la carpeta que desee renombrar y, a continuación, seleccione Renombrar en el menú emergente. Se mostrará el diálogo Renombrar carpeta.
Escriba el nuevo nombre de la carpeta en el cuadro de diálogo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Para borrar una carpeta

Abra la carpeta que desee borrar y, a continuación, seleccione Archivo -> Carpeta -> Borrar. También, haga clic con el botón derecho en la carpeta que desee borrar y, a continuación, seleccione Borrar en el menú emergente. Se mostrará un cuadro de diálogo de confirmación. Haga clic en Borrar para suprimir la carpeta.

Ejecución de acciones en Correo electrónico y calendario

En Correo electrónico y calendario, una misma acción se puede ejecutar de distintas formas. Por ejemplo, en el Buzón de entrada un mensaje se puede borrar de varias maneras:

Componente de la interfaz gráfica	Acción
Barra de menús	Elija Editar -> Borrar.
Barra de herramientas	Haga clic en el botón Borrar de la barra de herramientas.
Menú emergente	Haga clic con el botón de la derecha sobre el mensaje y, a continuación, seleccione Borrar en el menú emergente.
Accesos directos	Pulse Control + D.

Esta guía describe las diferentes funciones de la barra de menús.

Clasificación de los elementos

Los elementos se pueden clasificar en Correo electrónico y calendario para organizarlos en el orden que prefiera. Se pueden ordenar los mensajes, las tareas y los contactos.

Los elementos se pueden ordenar de acuerdo con los campos que relacionan los elementos. Por ejemplo, la tareas se pueden ordenar según su campo Resumen.

El orden puede ser ascendente o descendente. Por ejemplo, se pueden ordenar los mensajes por fecha en orden descendente. De este modo los más recientes se situarán en la parte superior.

En Correo electrónico y calendario, los elementos se pueden clasificar en cualquiera de las formas siguientes:

Para ordenar los elementos en orden ascendente, haga clic sobre la columna que representa el campo por el que se desean ordenar. Se mostrará una flecha hacia abajo en la cabecera de la columna.

También, haga clic con el botón de la derecha sobre la cabecera de la columna y, a continuación, seleccione Ordenar ascendentemente en el menú emergente.
Para ordenar los elementos en orden descendente, haga clic sobre la columna que representa el campo por el que se desean ordenar. Se mostrará una flecha hacia arriba en la cabecera de la columna.

También, haga clic con el botón de la derecha sobre la cabecera de la columna y, a continuación, seleccione Ordenar descendentemente en el menú emergente.
Los elementos también se pueden desordenar. Esto es, se puede volver al orden predeterminado de los elementos desde el estado actual. Para que los elementos vuelvan al orden predeterminado, haga clic con el botón derecho sobre la cabecera de la columna y, a continuación, seleccione Desordenar en el menú emergente.

El orden predeterminado de los mensajes de correo electrónico es el de la fecha de recepción en orden ascendente. El orden predeterminado de las tareas es por resumen de modo ascendente. El orden predeterminado de los contactos es por organización de modo ascendente.

Uso de las vistas

Una vista es una disposición determinada de los mensajes en una carpeta. Las vistas permiten visualizar los mensajes de diferentes maneras.

En el menú Vista se encuentran disponibles unas vistas estándar. Para utilizarlas, seleccione Vista -> Vista actual y, a continuación, elija la vista deseada. Por ejemplo, puede ver las vistas de la agenda como:

Vista diaria
Vista de la semana laboral
Vista semanal
Vista mensual

Se puede cambiar la vista actual para después grabarla. También se pueden crear vistas personalizadas para los mensajes, las tareas y los contactos. En la tabla siguiente se muestran las características modificables de las vistas de los mensajes, las tareas y los contactos:

Característica	Descripción
Campos	Se pueden indicar los campos del mensaje que se mostrarán en la vista. Por ejemplo, una vista del Buzón de entrada puede mostrar sólo los campos De, Asunto, Fecha y Marca de seguimiento.
Grupos	Los elementos de una vista se pueden agrupar en campos particulares. Por ejemplo, una vista del Buzón de entrada puede agrupar los mensajes según el campo Marca de seguimiento.
Orden de clasificación	Se puede indicar el orden en el que los elementos que se mostrarán en la vista. Por ejemplo, una vista del Buzón de entrada puede ordenar los mensajes según el campo Fecha.

Para formatear las columnas en la vista actual

Se puede asignar un formato determinado a las columnas en la vista actual de los siguientes modos:

Para agregar una columna a una vista, haga clic con el botón derecho sobre cualquier cabecera y, a continuación, seleccione Añadir una columna en el menú emergente. Se mostrará el cuadro de diálogo Añadir una columna.

Para agregar una columna, arrástrela del cuadro de diálogo a la posición deseada.
Para mover una columna, arrástrela por la cabecera. Suelte la columna en la posición deseada.
Para suprimir una columna, haga clic con el botón derecho sobre cualquier cabecera y, a continuación, seleccione Quitar esta columna en el menú emergente.
Para ajustar la anchura de las columnas, sitúe el cursor sobre el borde de la columna que se desee cambiar. El cursor cambia de aspecto. Arrastre el borde de la columna hasta conseguir el tamaño deseado.

También puede ajustar la anchura de las columnas al tamaño del contenido. Para ello, haga clic con el botón derecho sobre la cabecera y, a continuación, elija Ajuste automático en el menú emergente.

Para obtener más información sobre cómo guardar la vista actual, consulte Para guardar la vista actual .

Para personalizar la vista actual

Para personalizar la vista actual, excepto las vistas de la agenda:

Haga clic con el botón de la derecha sobre una cabecera de una columna y, a continuación, seleccione Personalizar vista actual en el menú emergente. Se abrirá el cuadro de diálogo Personalizar vista actual.
Para indicar los campos que se mostrarán en la vista, haga clic en el botón Campos mostrados. Se mostrará el cuadro de diálogo Mostrar campos.

Para agregar un campo a la vista, haga clic en el cuadro de lista Campos disponibles y, a continuación, haga clic en Añadir. El campo se moverá al cuadro de lista Mostrar estos campos en orden.

Para eliminar un campo de la vista, selecciónelo en el cuadro de lista Mostrar estos campos en orden y, a continuación, haga clic en Quitar. El campo se moverá al cuadro de lista Campos disponibles.

Para cambiar la posición de un campo en una vista, selecciónelo en el cuadro de lista Mostrar estos campos en orden. Haga clic en los botones Subir o Bajar para cambiar la posición. Repita estos pasos hasta situar el campo en la posición deseada.

Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Mostrar campos.
Para especificar cómo se agrupan los elementos en la vista, haga clic en el botón Agrupar por. Se mostrará el cuadro de diálogo Grupo.

Seleccione el primer campo a partir del cual se desee ordenar los mensajes en la lista desplegable Agrupar elementos por. Las opciones Ascendente o Descendente permiten indicar el orden en el que se mostrarán los elementos en el grupo. Para mostrar el nombre del campo por el que se agrupan los elementos, seleccione la opción Mostrar campo en la vista.

Para agrupar los elementos por campos adicionales, utilice las listas desplegables Luego por y las opciones asociadas.

Para eliminar todos los valores de configuración del diálogo Grupo, haga clic en el botón Vaciar todo.

Haga clic en Aceptar para guardar la configuración y cerrar el diálogo Grupo.

Nota –
No se puede especificar cómo agrupar los elementos en las vistas del Buzón de entrada.
Para especificar el orden de los campos mostrados en la vista, haga clic en el botón Ordenar. Se mostrará el cuadro de diálogo Ordenar.

Seleccione el primer campo a partir del cual se desea ordenar los mensajes en la lista desplegable Ordenar elementos por. Las opciones Ascendente o Descendente permiten indicar el orden en el que se mostrarán los elementos en la vista

Para ordenar los elementos por campos adicionales, utilice las listas desplegables Luego por y las opciones asociadas.

Haga clic en Aceptar para cerrar el diálogo Ordenar.
Haga clic en Aceptar para cerrar el diálogo Personalizar vista actual.

Para obtener más información sobre cómo guardar la vista actual, consulte Para guardar la vista actual .

Para guardar la vista actual

Siga estos pasos:

Seleccione Vista -> Vista actual -> Guardar vista personalizada.
Para crear una nueva vista, seleccione la opción Crear nueva vista con nombre. Escriba el nombre de la nueva vista en el cuadro de texto situado bajo la opción Crear nueva vista con nombre.

Para sobrescribir la vista actual, seleccione la opción Reemplazar una vista existente.
Haga clic en Aceptar.

Para crear una vista personalizada

Siga estos pasos:

Elija Vista -> Vista actual -> Definir vistas. Se abrirá el diálogo Definir vistas para componente.
Para crear una nueva vista, haga clic en el botón Nuevo.
Escriba el nombre de la vista en el cuadro de texto Nombre de la vista nueva. Seleccione el tipo de vista en el cuadro de lista Tipo de vista. Haga clic en Aceptar. Se mostrará un diálogo que permitirá definir las características de la vista.
Para indicar los campos que se mostrarán en la vista, haga clic en el botón Campos mostrados. Se mostrará el cuadro de diálogo Mostrar campos. Para obtener más información sobre cómo determinar los campos que aparecen en la vista, consulte Para personalizar la vista actual .
Para especificar cómo se agrupan los elementos en la vista en la vista, haga clic en el botón Agrupar por. Se mostrará el cuadro de diálogo Grupo. Para obtener más información sobre cómo determinar la forma de agrupar los elementos en la vista, consulte Para personalizar la vista actual .
Para especificar el orden de los campos mostrados en la vista, haga clic en el botón Ordenar. Se mostrará el cuadro de diálogo Ordenar. Para obtener más información sobre cómo determinar la forma de ordenar los campos en la vista, consulte Para personalizar la vista actual .
Haga clic en Aceptar, en el diálogo de definir vistas para crear la vista.

Si desea volver a la vista predeterminada, haga clic en el botón Revertir.
Haga clic en Aceptar, para cerrar el diálogo Definir vistas para Correo.