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Java Desktop System 电子邮件和日历用户指南

创建会议

请执行以下步骤：

  1. 选择“文件”->“新建”->“会议”。即可显示一个“日程”窗口，该窗口与您选择“文件”->“新建”->“日程”时显示的窗口类似，只是多了两个附加的选项卡：“日程安排”和“会议”。

  2. 按创建单独的约会和创建循环约会所述，在“约会”窗口的“约会”、“备忘录”和“循环”选项卡中输入相应的详细资料。

  3. 要输入有关会议的详细资料，请单击“会议”选项卡，以显示“会议”选项卡式部分。

  4. 从“组织者”下拉列表中选择会议组织者。

    电子邮件和日历会在“组织者”文本框中自动输入当前用户名称。如果您保留了多个电子邮件和日历 帐户，请从下拉列表中选择合适的帐户。

  5. 与会者会在以表格形式列出。缺省情况下，与会者表格从左到右包含以下各列：

    列 

    说明 

    与会者

    电子邮件和日历自动将当前用户作为与会者列表的第一个条目。

    要将其他与会者添加到列表中，请单击与会者列表下面的“单击此处添加与会者”文本。键入要邀请参加会议的人员或组的名称或电子邮件地址，或键入要为会议预定的资源或房间。如果您想给与会者发送会议信息，必须在此字段键入与会者的电子邮件地址。

    类型

    单击“类型”列标题下面的字段以激活下拉式列表。从下拉列表中选择以下一种类型：

    • 个人

    • 组

    • 资源

    • 房间

    • 未知

    角色

    单击“角色”列标题下面的字段以激活下拉式列表。从下拉列表中选择以下一个角色：

    • 主席

    • 必需参加者

    • 可选参加者

    • 不参加者

    • 未知

    RSVP

    单击“RSVP”列标题下面的字段以激活下拉式列表。从下拉列表中选择以下一种选项，以指定是否向会议组织者发送回复。

    • 是

    • 否

    状态

    单击“状态”列标题下面的字段以激活下拉式列表。从下拉列表中选择以下状态选项之一：

    • 需要操作

    • 已接受

    • 已拒绝

    • 暂定

    • 已委托

    按回车键向与会者列表中添加新条目。

    要从名单中删除与会者，可右击与会者列表中的该条目，然后从弹出菜单中选择“删除”。

    有关如何更改当前视图、保存当前视图或创建自定义视图的信息，请参阅使用视图。

  6. 单击“邀请其他人”按钮，在表中创建新条目。电子邮件和日历也会显示“从通讯录选择联系人”对话框，您可以从中选择与会者。

  7. 单击“日程安排”选项卡，显示“日程安排”选项卡式部分。可以使用“日程安排”选项卡式部分标明所有与会者都有空参加会议的时段，以及必要的资源可供会议使用的时段。下表介绍了“日程安排”选项卡式部分中的各个元素：

    元素 

    说明 

    与会者列表 

    显示与会者列表。此与会者列表与“会议”选项卡式部分中的相同，只是不显示“角色”列和“RSVP”列。可以按使用视图所述自定义此表的内容。

    图例 

    介绍了日程安排中用于指示以下对象的颜色代码：

    • 暂定：

      与会者有另一个约会，但已将那段时间标记为空闲，所以与会者可能会在指定时间参加会议。

    • 忙碌：与会者有另一个约会，不能在指定时间参加此次会议。

    • 外出：与会者外出，无法在指定时间参加此次会议。

    • 无信息：与会者尚未公布其空闲或忙碌信息，所以电子邮件和日历无法确定与会者是否可以在指定时间参加此次会议。

    日程安排 

    给每位与会者显示日程安排。当前选定时段的颜色为浅色，其他时间为深色。每个约会者的空闲或忙碌时间都用彩色方框表示。 

    邀请其他人

    单击“邀请其他人”按钮可在与会者列表中创建一个新条目。电子邮件和日历也会显示“从通讯录选择联系人”对话框，您可以从中选择与会者。

    选项

    单击“选项”按钮会显示一个弹出式菜单，其中包含以下菜单项：

    • 只显示工作时间：选择此选项将日程安排更改为只显示每天的工作时间。取消选中此选项可显示每天全部的时间。

      工作时间的定义是“日开始”到“日结束”之间的时间。

    • 显示概要信息：选择此选项可将日程安排改为显示若干天的概要日程安排。取消选中此选项会显示每天的详细日程安排。

    • 更新空闲/忙碌状态：选择此菜单项可为与会者名单中的每个人更新日程安排中的空闲或忙碌信息。

    << 按钮

    单击 << 按钮会在日程安排中突出显示上一个符合选定“自动挑选”条件的时间段。电子邮件和日历会自动更新“会议开始时间”和“会议结束时间”值。

    自动挑选

    单击“自动挑选”按钮会显示一个弹出式菜单，其中包含以下菜单项：

    • 所有人员和资源：选择此菜单项突出显示所有指定人员和所有指定资源都空闲的时段。

    • 所有人员和一项资源：选择此菜单项突出显示所有指定人员和其中一项资源空闲的时段。

    • 必需的人员：选择此菜单项突出显示所有必需的人员都空闲的时段。

    • 必需的人员和一项资源：选择此菜单项突出显示所有必需的人员和任何一项指定资源都空闲的时段。

    “>>” 按钮

    单击“>>” 按钮会在日程安排中突出显示下一个符合选定“自动挑选”条件的时间段。电子邮件和日历会自动更新“会议开始时间”和“会议结束时间”值。

    会议开始时间

    使用这些下拉组合框指定会议开始日期和时间。 

    会议结束时间

    使用这些下拉组合框指定会议结束日期和时间。 

  8. 选择“文件”->“保存并关闭”。电子邮件和日历会创建会议并询问您是否发送会议信息。

  9. 单击“是”向指定邮件地址发送会议信息。

    单击“否”保存会议信息，但不向指定邮件地址发送信息。可以按发送会议信息所述在以后发送会议信息。