Java Desktop System 电子邮件和日历用户指南

管理联系人

以下部分介绍如何执行下面的任务：

添加联系人和联系人列表。
编辑联系人和联系人列表。
删除联系人和联系人列表。
保存联系人和联系人列表。
转发联系人和联系人列表。
保存联系人和联系人列表。
移动和复制联系人和联系人列表。
向联系人和联系人列表发送邮件。
选择多个联系人和联系人列表。

添加联系人

请执行以下步骤：

选择“文件”->“新建”->“联系人”。即可显示“联系人编辑器”窗口。

在“常规”选项卡式部分中输入联系人详细信息。下表介绍了“常规”选项卡式部分中的元素：

元素	说明
全名	键入联系人的全名。或者，单击“全名”按钮。使用“全名”对话框创建联系人的全名。
职务	键入联系人的职务。
组织	键入联系人所属的组织。
记录方式	使用该下拉式列表选择如何在您的联系人列表中记录该联系人。该下拉式列表中的选项是从您输入的全名生成的。
业务、家庭、业务传真、移动电话	使用这些元素输入联系人的电话号码和其他信息。从该文本框左侧的类别下拉式列表中选择要输入的信息类别。例如，要输入联系人的业务电话号码，请从该下拉式列表中选择“业务”。要输入联系人的寻呼机号码，请选择“寻呼机”等等。在文本框中键入所选类别的联系人信息。
主电子邮件	键入联系人的主电子邮件地址。要输入其他电子邮件地址，请从文本框左侧的类别下拉式列表中选择“电子邮件 2”或“电子邮件 3”。在文本框中键入联系人的其他电子邮件地址。
要接收 HTML 邮件	如果联系人要接收 HTML 格式的电子邮件，请选择此选项。如果没有选择此选项，当您向此联系人发送 HTML 格式的电子邮件时，`电子邮件和日历`会将该电子邮件转换为纯文本格式。
公司电话	从该地址文本区左侧的类别下拉式列表中选择要输入的地址的类别。例如，要输入联系人的家庭地址，请从下拉式列表中选择“家庭”。
地址字段	输入联系人的地址。或者，单击“地址”按钮。使用“完整地址”对话框创建联系人的完整地址。
这是通信地址	选择此选项使用地址字段中的该地址作为联系人的通信地址。
Web 页地址	在该字段中输入联系人的 Web 页的 URL。单击连接按钮，在缺省的 Web 浏览器中打开指定的 URL。
类别	在文本框中键入联系人所属的类别。如果您键入多个类别，请用逗号分隔这些类别。或者，单击“类别”按钮。即可显示“编辑类别”对话框。要选择类别，请单击该类别的复选框以显示复选标记。要添加新类别，请单击“编辑主类别列表”按钮。即可显示“编辑全局类别列表”对话框。单击类别列表顶部的文本区，键入新类别的名称，然后按回车键。要删除类别，请选择该类别，然后单击“删除”按钮。单击“关闭”关闭“编辑全局类别列表”对话框。单击“确定”将“编辑类别”对话框中的信息放置到“常规”选项卡式部分的文本框中，然后关闭该对话框。

要输入更多的联系人详细信息，请单击“详细信息”选项卡。下表介绍了“详细信息”选项卡式部分的元素：

元素	说明
部门	键入联系人工作的部门。
办公室	键入联系人工作的办公室。
职业	键入联系人的职业。
主管姓名	键入联系人的主管姓名。
助手姓名	键入联系人助手的姓名。
昵称	键入联系人的昵称。
配偶	键入联系人配偶的姓名。
生日	使用该下拉式组合框指定联系人的出生日期。
周年纪念	使用该下拉式组合框指定联系人结婚周年纪念的日期。
便笺	键入您要为该联系人添加的任何其他信息。

要输入联系人的空闲或忙碌信息或其他日历信息，请单击“协作”选项卡。下表介绍了“协作”选项卡式部分中的元素：

元素	说明
公共日历 URL	输入您可以访问的用于查看联系人公共日历信息的 URL。单击连接按钮，在缺省的 Web 浏览器中打开指定的 URL。
空闲/忙碌 URL	输入您可以访问的用于查看联系人空闲或忙碌信息的 URL。单击连接按钮，在缺省的 Web 浏览器中打开指定的 URL。

要保存该联系人，请选择“文件”->“保存”。

要保存联系人然后关闭“联系人编辑器”窗口，请选择“文件”->“保存并关闭”。

要以 Vcard 格式文件保存联系人，请选择“文件”->“另存为”以显示“将联系人另存为 VCard”窗口。键入文件名，然后单击“确定”。

要关闭“联系人编辑器”窗口，但是不保存联系人，请选择“文件”->“关闭”。
要打印联系人的详细信息，请选择“文件”->“打印”。

注意 –

在“电话列表”和“按公司”视图中，您可以将联系人直接添加到联系人窗口中。要在这些视图中添加联系人，请单击“单击此处添加联系人”区，然后在每个可用的字段中输入联系人信息。

添加联系人列表

请执行以下步骤：

选择“文件”->“新建”->“联系人列表”。
在“联系人列表编辑器”窗口的“列表名称”文本框中键入列表的名称。
要向联系人列表添加电子邮件地址，请在“成员”组框顶部的文本框中键入电子邮件地址，然后单击“添加”按钮。该电子邮件地址就会添加到联系人列表中。
要从“联系人”文件夹中向该列表添加联系人，请在单独的窗口中打开您的“联系人”文件夹。将该联系人从“联系人”文件夹中拖曳到“成员”组框下半部分的列表中。
要从联系人列表中删除成员，请在“成员”组框下半部分的列表中选择该成员，然后单击“删除”。
当向联系人列表发送邮件时，列表成员的姓名或电子邮件地址会添加到邮件的“收件人”字段中。如果向列表发送邮件时不希望发送成员的姓名或电子邮件地址，请选择“向此列表发送邮件时隐藏地址”选项。如果选择此选项，当向联系人列表发送邮件时，列表成员的姓名或电子邮件地址会添加到邮件的“隐藏抄送”字段中。
要保存该联系人列表，请选择“文件”->“保存”。

要保存联系人列表然后关闭“联系人列表编辑器”窗口，请选择“文件”->“保存并关闭”。

要以 Vcard 格式文件保存联系人列表，请选择“文件”->“另存为”以显示“将列表另存为 VCard”窗口。键入文件名，然后单击“确定”。

要关闭“联系人列表编辑器”窗口，但是不保存联系人，请选择“文件”->“关闭”。

编辑联系人

请执行以下步骤：

在联系人文件夹中，选择要编辑的联系人，然后选择“文件”->“打开”。或者，双击该联系人。

即可显示“联系人编辑器”对话框，该对话框包含联系人的详细信息。
使用“联系人编辑器”对话框修改该联系人的信息。有关“联系人编辑器”对话框中的元素的信息，请参阅添加联系人。
选择“文件”->“保存”保存所作的更改。

编辑联系人列表

请执行以下步骤：

在联系人文件夹中，选择要编辑的联系人列表，然后选择“文件”->“打开”。或者，双击该联系人列表。

即可显示“联系人列表编辑器”对话框，该对话框包含联系人列表的详细信息。
使用“联系人列表编辑器”对话框修改该联系人列表的信息。有关“联系人列表编辑器”对话框中的元素的信息，请参阅添加联系人列表。
选择“文件”->“保存”保存所作的更改。

以 Vcard 格式保存联系人或联系人列表

请执行以下步骤：

在联系人文件夹中，选择要保存的联系人或联系人列表，然后选择“文件”->“另存为 VCard”。

或者，选择联系人或联系人列表，然后右击该联系人或联系人列表。从弹出式菜单中选择“另存为 VCard”。
使用“另存为 VCard”对话框指定该文件的位置和名称。

转发联系人或联系人列表

要以文件附件的形式发送 Vcard 格式的联系人或联系人列表，请执行以下步骤：

在联系人文件夹中，选择要发送的联系人或联系人列表，然后选择“操作”->“转发联系人”。

或者，选择联系人或联系人列表，然后右击该联系人或联系人列表。从弹出式菜单中选择“转发联系人”。

即可显示一个邮件窗口，该窗口中包含以附件形式添加的联系人或联系人列表。
在“收件人”字段中输入要将联系人或联系人列表发送到的电子邮件地址。
在内容区键入要添加到邮件中的任何文本，然后从邮件窗口中选择“文件”->“发送”。

保存接收到的联系人或联系人列表

如果您在邮件中以附件形式收到 Vcard 格式的联系人或联系人列表，您可以将该联系人或联系人列表保存到您的联系人中。

在该邮件中，单击按钮左侧的右箭头图标，然后选择“查看内置内容”。联系人或联系人列表就显示在邮件中。单击“保存到通讯录”按钮添加该联系人或联系人列表。

移动联系人或联系人列表

要将联系人或联系人列表移动到其他文件夹，请执行以下步骤：

在联系人文件夹中，选择要移动的联系人或联系人列表，然后选择“操作”->“移动到文件夹”。

或者，选择联系人或联系人列表，然后右击该联系人或联系人列表。从弹出式菜单中选择“移动到文件夹”。
使用“将卡移动至”对话框指定要将联系人或联系人列表移动到的文件夹。

注意 –

您只能将联系人或联系人列表移动到文件夹类型为“联系人”的文件夹中。

复制联系人或联系人列表

要将联系人或联系人列表复制到其他文件夹，请执行以下步骤：

在联系人文件夹中，选择要复制的联系人或联系人列表，然后选择“操作”->“复制到文件夹”。

或者，选择联系人或联系人列表，然后右击该联系人或联系人列表。从弹出式菜单中选择“复制到文件夹”。
使用“将卡复制至”对话框指定要将联系人或联系人列表复制到的文件夹。

注意 –

您只能将联系人或联系人列表复制到文件夹类型为“联系人”的文件夹中。

删除联系人或联系人列表

选择要删除的联系人或联系人列表，然后选择“编辑”->“删除”。即可显示确认对话框。单击“删除”即可删除该联系人或联系人列表。

发送邮件到联系人或联系人列表

选择联系人文件夹中的联系人或联系人列表，然后选择“操作”->“发送邮件至联系人”。即可打开“编写邮件”窗口，并且在相应的字段中显示联系人。编写邮件，然后发送该邮件。