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Java Desktop System 電子郵件和行事曆使用者手冊

第 1 章 電子郵件和行事曆簡介

本章提供電子郵件和行事曆的簡介。

電子郵件和行事曆簡介

電子郵件和行事曆能夠協助您在網路環境中的工作。電子郵件和行事曆包含下列元件應用程式：

行事曆

您可以使用行事曆，安排約會、會議和工作。

聯絡人

您可以使用聯絡人，建立聯絡人的通訊錄。

電子郵件

您可以使用電子郵件和行事曆來撰寫、傳送、接收和管理電子郵件訊息。

摘要

摘要提供了每日工作的簡介。摘要可以顯示電子郵件訊息、約會、會議和工作各項簡介。

工作

您可以使用工作來管理所執行的工作。

連接器

您可以使用連接器連線至其他電子郵件和行事曆伺服器。

電子郵件和行事曆是以 Novell, Inc. 所開發的 Evolution 1.4 應用程式為基礎。

如果要啟動電子郵件和行事曆，請按一下 [啟動]，然後選擇 [電子郵件和行事曆]。

圖 1–1 即為顯示 [摘要] 畫面的 [電子郵件和行事曆] 視窗。

圖 1–1 [電子郵件和行事曆] 視窗

[電子郵件和行事曆] 視窗。圖例：功能表列、工具列、捷徑列、檔案夾窗格。

[電子郵件和行事曆] 視窗包含下列項目：

功能表列

包含可以在電子郵件和行事曆中執行工作所使用的功能表。依據您所使用的應用程式，提供不同的功能表項目。

工具列

包含可以在電子郵件和行事曆中執行工作所使用的按鈕。依據您所使用的應用程式，提供不同的工具列按鈕。

捷徑列

顯示您的捷徑。捷徑是一些可讓您快速存取資料夾的圖示。捷徑列位於 [電子郵件和行事曆] 視窗的最左邊。

如果要顯示捷徑列，請選擇 [檢視]->[捷徑列]，以選取 [捷徑列] 功能表項目。

如果要隱藏捷徑列，請再次選擇 [檢視]->[捷徑列]，以取消選取[捷徑列] 功能表項目。

檔案夾窗格

顯示資料夾的清單。檔案夾窗格位於 [電子郵件和行事曆] 視窗的左邊。

如果要顯示資料夾窗格，請選擇 [檢視]->[資料夾列]，這樣便可以選取 [資料夾列] 功能表項目。或者，請按一下位於郵件清單頂端的目前資料夾名稱。

如果要隱藏檔案夾窗格，請再次選擇 [檢視]->[資料夾列]，[資料夾列] 功能表項目便會取消選取。或者，請按一下檔案夾窗格頂端的 [關閉] 按鈕。

大部份的電子郵件和行事曆元件都包含搜尋列：您可以使用搜尋列執行簡單的搜尋。例如：您可以搜尋諸如收件匣的電子郵件資料夾，以尋找包含特定文字字串的郵件。

存取電子郵件和行事曆應用程式

如果要在電子郵件和行事曆中顯示其中一個元件應用程式，請執行下列動作：

使用捷徑列

依據預設，電子郵件和行事曆包含下列元件應用程式的捷徑：行事曆、聯絡人、電子郵件、摘要、工作。

您可以使用下列任何一種方法，從捷徑列開啟捷徑：

您也可以自訂捷徑列。下列章節說明如何自訂捷徑列。

使用捷徑群組

您可以在捷徑列中建立捷徑的群組。依預設，捷徑列包含一個群組，由捷徑列頂端的 [捷徑] 按鈕代表。

如果要開啟群組，請按一下代表該群組的按鈕。

建立捷徑群組

在捷徑列的空白處按一下右鍵，然後從快顯功能表選擇 [新增群組]。此時便會顯示 [新增捷徑群組] 對話方塊。接著在對話方塊中輸入新群組的名稱，然後按一下 [確定]。如此捷徑列中便會增加一個代表該群組的按鈕。

重新命名捷徑群組

在代表群組的按鈕上按一下右鍵，然後從快顯功能表選擇 [重新命名這個群組]。此時便會顯示 [重新命名捷徑群組] 對話方塊。接著在對話方塊中輸入群組的新名稱，然後按一下 [確定]。如此捷徑列中該群組代表按鈕上的文字便會更新。

移除捷徑群組

在代表該群組的按鈕上按一下右鍵，然後從快顯功能表選擇 [移除這個群組]。此時便會顯示 [移除捷徑群組] 對話方塊。按一下 [刪除] 以移除捷徑群組。

注意 –

您無法移除捷徑群組。

變更捷徑群組中的圖示大小

在代表群組的按鈕上按一下右鍵，然後從快顯功能表選擇 [小圖示] 或 [大圖示]。

使用捷徑

您可以從捷徑群組中新增、重新命名及移除捷徑。下面章節將說明如何使用捷徑。

新增捷徑

如果要將捷徑新增至捷徑群組，請執行下列步驟：

  1. 開啟您要新增捷徑的捷徑群組。

  2. 在檔案夾窗格中，選取您要新增捷徑的資料夾，然後選擇 [檔案]-> [資料夾]->[新增到捷徑列]。資料夾便會新增為捷徑群組中的捷徑。

新增預設捷徑

您可以將預設捷徑新增到捷徑群組。如果要將預設捷徑新增至捷徑群組，請執行下列步驟：

  1. 開啟您要新增預設捷徑的捷徑群組。

  2. 在捷徑列的空白處按一下右鍵，然後從快顯功能表選擇 [建立預設捷徑]。預設的捷徑便會新增至捷徑群組中。

重新命名捷徑

在捷徑上按一下右鍵，然後從快顯功能表選擇 [重新命名]。[重新命名捷徑] 對話方塊便會顯示。在對話方塊中輸入該捷徑的新名稱，然後按一下 [確定]。捷徑上的名稱便會更新。

移除捷徑

在捷徑上按一下右鍵，然後從快顯功能表選擇 [移除]。

使用資料夾

在電子郵件和行事曆中，是將資訊儲存在資料夾中的。例如：內送郵件的預設位置是 [收件匣]。

您可以使用下列使用者介面元件來使用您的資料夾：

開啟資料夾

選擇 [檔案]->[移至資料夾]。從 [移至資料夾] 對話方塊中選擇您要開啟的資料夾，然後按一下 [確定]。

或者，在檔案夾窗格中按一下該資料夾。

如果要在新的視窗中開啟目前資料夾，請選擇 [檔案]->[資料夾]->[在新視窗開啟]。

或者，在檔案夾窗格中該資料夾上按一下右鍵，然後從快顯功能表中選擇 [在新視窗開啟]。

建立新資料夾

執行下列步驟：

  1. 選擇 [檔案]->[資料夾]->[新增資料夾]。或者，在檔案夾窗格中按一下右鍵，然後從快顯功能表中選擇 [新增資料夾]。此時便會顯示 [建立新資料夾] 對話方塊。

  2. 在 [建立新資料夾] 對話方塊中，輸入要新增的資料夾資訊。下表說明 [建立新資料夾] 對話方塊中的各項元素：

    元素 

    描述 

    資料夾名稱

    請在文字方塊中，輸入資料夾的名稱。 

    資料夾類型

    請從下拉式清單中選取資料夾類型。 

    指定建立資料夾的位置

    請使用這個樹狀目錄，選取要建立新資料夾的位置。 

  3. 按一下 [確定]。

移動資料夾

執行下列步驟：

  1. 開啟要移動的資料夾，然後選擇 [檔案]->[資料夾]->[移動]。或者，在檔案夾窗格中您要移動的資料夾上按一下右鍵，然後從快顯功能表中選擇 [移動]。[移動資料夾] 對話方塊便會顯示。

  2. 請使用 [移動資料夾] 對話方塊中的樹狀目錄，選取要移動資料夾的位置。

    如果要建立新的資料夾，請按一下 [新增] 按鈕。此時便會顯示 [建立新資料夾] 對話方塊。如需更多資訊，請參閱建立新資料夾。

  3. 按一下 [確定]。

複製資料夾

執行下列步驟：

  1. 開啟要複製的資料夾，然後選擇 [檔案]->[資料夾]->[複製]。或者，在檔案夾窗格中您要複製的資料夾上按一下右鍵，然後從快顯功能表中選擇 [複製]。[複製資料夾] 對話方塊便會顯示。

  2. 請使用 [複製資料夾] 對話方塊的樹狀目錄，選取要複製資料夾的位置。

    如果要建立新的資料夾，請按一下 [新增] 按鈕。此時便會顯示 [建立新資料夾] 對話方塊。如需更多資訊，請參閱建立新資料夾。

  3. 按一下 [確定]。

重新命名資料夾

執行下列步驟：

  1. 開啟要重新命名的資料夾，然後選擇 [檔案]->[資料夾]->[重新命名]。或者，在檔案夾窗格中您要重新命名的資料夾上按一下右鍵，然後從快顯功能表中選擇 [重新命名]。此時便會顯示 [重新命名資料夾] 對話方塊。

  2. 請在這個對話方塊中輸入新的資料夾名稱，然後按一下 [確定]。

刪除資料夾

開啟您要刪除的資料夾，然後選擇 [檔案]->[資料夾]->[刪除]。或者，在檔案夾窗格中您要刪除的資料夾上按一下右鍵，然後從快顯功能表中選擇 [刪除]。此時便會顯示一個確認對話方塊。按一下 [刪除]，刪除該資料夾。

在電子郵件和行事曆中執行動作

在電子郵件和行事曆中，相同的動作可以有好幾種執行方式。例如：您可以使用下列方式刪除 [收件匣] 中的郵件：

介面元件 

動作 

功能表列 

選擇 [編輯]->[刪除]。

工具列 

按一下 [刪除] 工具列按鈕。

快顯功能表 

在郵件上按滑鼠右鍵，然後選擇快顯功能表上的 [刪除]。

捷徑鍵 

按下 [Ctrl] + [D] 鍵。

本手冊說明了功能表列的功能。

排序項目

您可以在電子郵件和行事曆中排序項目，以您喜歡的順序來排列項目。您可以排序郵件、工作和聯絡人。

您可以使用與項目相關的欄位來排序項目。例如：您可以使用它們的 [摘要] 欄位來排序工作。

您可以以向上或向下的順序來排序項目。例如：您可以按日期向下的方式排序郵件，將最新的郵件排列在郵件清單的頂端。

您可以使用下列任何方式，在電子郵件和行事曆中排序項目：

檢視的使用方法

檢視是項目在資料夾中的特定排列方式。檢視可以讓您以不同的方式來查看項目。

標準檢視可以從 [檢視] 功能表上存取。如果要使用標準檢視，請選擇 [檢視]->[目前檢視]，然後選取您需要的檢視。例如：您可以選擇使用下列其中一種檢視來檢視您的行事曆：

您可以修改目前檢視，然後儲存目前檢視。您也可以為郵件、工作和聯絡人建立自訂檢視。下表將說明您可以修改的郵件、工作和聯絡人檢視的特性：

特性 

描述 

欄位 

您可以指定您想要在檢視中顯示的欄位。例如：[收件匣] 檢視可能只顯示 [寄件者]、[主旨]、[日期] 和 [追蹤標幟] 等欄位。

分組 

您可以根據特定的欄位在檢視中將項目分組。例如：[收件匣] 檢視可依據 [追蹤標幟] 欄位將郵件分組。

排序順序 

您可以指定項目要在檢視中排序的順序。例如：[收件匣] 檢視可依據 [日期] 欄位，排序群組中的郵件。

設定目前檢視中欄的格式

您可以使用下列方式，格式化目前檢視中的欄位顯示：

有關如何儲存目前檢視的詳細資訊，請參閱儲存目前檢視。

自訂目前檢視

如果要自訂除了行事曆檢視之外的目前檢視，請執行下列步驟：

  1. 在任一欄標題上按滑鼠右鍵，然後選擇快顯功能表上的 [自訂目前檢視]。此時便會顯示 [自訂目前檢視] 對話方塊。

  2. 如果要指定檢視中顯示的欄位，請按一下 [顯示的欄位] 按鈕。此時便會顯示 [顯示欄位] 對話方塊。

    如果要將欄位新增到檢視，請選取 [可用欄位] 清單方塊中的欄位，然後按一下 [新增]。欄位便會移動至 [依序顯示下列欄位] 清單方塊。

    如果要移除檢視中的欄位，請選取 [依序顯示下列欄位] 清單方塊中的欄位，然後按一下 [移除]。欄位便會移動至 [可用欄位] 清單方塊。

    如果要變更檢視中的欄位位置，請選取 [依序顯示下列欄位] 清單方塊中的欄位。按一下 [向上移動] 或 [向下移動] 按鈕，變更欄位的位置。重複這些步驟，直到欄位位於正確的位置為止。

    請按一下 [確定]，關閉 [顯示欄位] 對話方塊。

  3. 如果要指定項目在檢視中的分組方式，請按一下 [分組] 按鈕。[群組] 對話方塊便會顯示。

    從 [項目分組方式] 下拉式清單中，選取您要用來分組項目的第一個欄位。使用 [向上] 或 [向下] 選項，選取您要在群組中顯示項目的順序。如果要顯示分組項目所用的欄位名稱，請選擇 [在檢視中顯示欄位] 選項。

    如果要依其他欄位來分組項目，請使用 [其次] 下拉式清單和相關選項。

    如果要清除 [群組] 對話方塊中所有元素的設定，請按一下 [全部清除] 按鈕。

    請按一下 [確定]，儲存設定並關閉 [群組] 對話方塊。

    注意 –

    您無法指定在 [收件匣] 檢視中分組項目的方式。

  4. 如果要指定欄位在檢視中的排序方式，請按一下 [排序] 按鈕。此時便會顯示 [排序] 對話方塊。

    從 [項目排序方式] 下拉式清單中，選取您要用來排序項目的第一個欄位。使用 [向上] 或 [向下] 選項，選取您要在檢視中顯示項目的順序。

    如果要依其他欄位來排序項目，請使用 [其次] 下拉式清單和相關選項。

    請按一下 [確定]，關閉 [排序] 對話方塊。

  5. 請按一下 [確定]，關閉 [自訂目前檢視] 對話方塊。

有關如何儲存目前檢視的詳細資訊，請參閱儲存目前檢視。

儲存目前檢視

執行下列步驟：

  1. 選擇 [檢視]->[目前檢視]->[儲存自訂檢視]。

  2. 如果要建立新的檢視，請選取 [建立新檢視名稱] 選項。在 [建立新檢視名稱] 選項底下的文字方塊中，輸入新檢視的名稱。

    或者，如果要覆寫目前檢視，請選取 [取代現有的檢視] 選項。

  3. 按一下 [確定]。

建立自訂檢視

執行下列步驟：

  1. 選擇 [檢視]->[目前檢視]->[定義檢視]。[定義＜元件＞的檢視] 對話方塊便會顯示。

  2. 如果要建立新的檢視，請按一下 [新增]。

  3. 在 [新檢視的名稱] 文字方塊中，輸入檢視的名稱。請從 [檢視類型] 清單方塊中，選取檢視的類型。按一下 [確定]。此時便會顯示一個對話方塊，讓您定義檢視的特性。

  4. 如果要指定檢視中顯示的欄位，請按一下 [顯示的欄位] 按鈕。此時便會顯示 [顯示欄位] 對話方塊。有關如何指定欄位在檢視中顯示方式的詳細資訊，請參閱自訂目前檢視。

  5. 如果要指定項目在檢視中的分組方式，請按一下 [分組] 按鈕。[群組] 對話方塊便會顯示。有關如何指定項目在檢視中分組方式的詳細資訊，請參閱自訂目前檢視。

  6. 如果要指定欄位在檢視中的排序方式，請按一下 [排序] 按鈕。此時便會顯示 [排序] 對話方塊。有關如何指定欄位在檢視中排序方式的詳細資訊，請參閱自訂目前檢視。

  7. 請按一下定義檢視對話方塊中的 [確定]，建立檢視。

    如果要還原成預設的檢視設定，請按一下 [復原] 按鈕。

  8. 按一下 [定義郵件的檢視] 對話方塊中的 [確定]，關閉對話方塊。