Portal Server 搜尋伺服器是一種分類法和資料庫服務,其設計為支援與常見網際網路搜尋伺服器 (如 Google 和 Alta Vista) 類似的搜尋和瀏覽介面。搜尋伺服器包括可以探索、轉換及概述文件資源的網頁抓取程式。Portal Server 桌面包括以 JavaServer PagesTM (JSPTM) 為基礎的搜尋使用者介面。搜尋伺服器包括可編輯配置的管理工具,和可管理系統的指令行工具。配置設定可透過 Portal Server 管理主控台定義和存放。
管理主控台可供管理員配置大多數搜尋伺服器選項,但不能執行可透過指令行介面使用的所有管理功能。
使用者可查詢搜尋伺服器的資料庫,以找到資源。每個資料庫中的各個項目稱作資源描述 (Resource Description, RD)。資源描述提供單一資源的摘要資訊。資料庫模式決定每個資源描述的欄位。
搜尋伺服器是以開放的網際網路標準 (如資源描述訊息 (Resource Description Messages, RDM) 和摘要物件互換格式 (Summary Object Interchange Format, SOIF)) 為基礎,以確保搜尋伺服器可在跨平台企業環境中作業。
使用者有兩種方式可與搜尋系統互動。使用者可鍵入直接查詢以搜尋資料庫,或是使用您設計的一組種類來瀏覽整個資料庫內容。種類的階層結構有時稱為分類法。資源分類好比是為資料庫建立一個目錄。
瀏覽是搜尋系統的選用功能。也就是說,不一定要使用依種類瀏覽的功能,依然能夠擁有相當好用的搜尋系統。您需要判斷加入使用者可瀏覽的種類對於索引使用者來說是否有用;若有用,則判斷應建立哪些種類。
搜尋資料庫中的資源被指派到各個種類以減少複雜性。如果資料庫中有大量的項目,將相關的項目分組在一起是很有用的。這麼做可讓使用者迅速找出特定類型的項目、在類似項目之間進行比較,而從中選擇所要的項目。
這種分類方式在產品及服務索引中十分常見。服飾種類會分男裝、女裝及童裝服飾,每一大類又可細分為外套、襯衫、鞋子以及其他項目。辦公室用品種類則可區分為傢具、文具用品、電腦及軟體等。廣告目錄即根據產品及服務的種類編排而成。
印刷品索引的分門別類原則亦適用於線上索引。其用意是讓使用者易於找出特定類型的資源,以便從中選擇自己所要的資訊。無論您設計的索引範圍大或小,設定種類時都應以可用性為首要考量。您必須瞭解使用者如何使用這些種類。例如您為一家在三個不同地區設有辦事處的公司設計索引,此時您可能會以各家分公司作為頂層種類。如果使用者更注重跨地緣關係的職能部門,則依據企業部門進行資源分類較為適宜。
種類一旦定義,就必須設定規則將資源指派到各個種類。這些規則稱作分類規則。如果未定義適當的分類規則,使用者將無法透過瀏覽種類找到資源。固然應避免錯誤歸類資源,但也要避免漏掉要歸類的文件。