Documenten uitwisselen met Microsoft Office-gebruikers

Vanwege de brede distributie van Microsoft Office kan het voorkomen dat u een document moet uitwisselen met iemand die geen toegang heeft tot Oracle Open Office of de communityversie OpenOffice.org. Dit kan betekenen dat u een document ontvangt in Microsoft Office-indeling of dat u een document moet overdragen in Microsoft Office-indeling. Met Oracle Open Office kunt u in de meeste gevallen documenten probleemloos uitwisselen.

Een Microsoft Office-document openen met Oracle Open Office

U opent een Microsoft Office-document in Oracle Open Office op dezelfde manier als u een Oracle Open Office-document opent. Met Oracle Open Office kunt u diverse Microsoft Office-indelingen direct 'uit de doos' openen, waaronder de nieuwe indelingen .docx, .xlsx en .pptx die zijn geïntroduceerd met Microsoft Office 2007.

Een Oracle Open Office-document opslaan in Microsoft-indeling

U kunt een document ook opslaan in een Microsoft Office-indeling, maar houdt u er rekening mee dat niet alle Microsoft Office-indelingen beschikbaar zijn. Het zal echter altijd een indeling zijn die in Microsoft Office kan worden geopend. Selecteer Bestand->Opslaan als en selecteer de indeling in het veld Save as type om een document op te slaan in een andere indeling.

Niet alle toepassingen ondersteunen dezelfde indelingsopties. Wanneer u een document als een ander bestandstype opslaat, kan er een waarschuwingsvenster worden geopend met het bericht dat de opmaak of inhoud mogelijk niet wordt opgeslagen in de nieuwe indeling. Klik op Huidig formaat behouden om het document op te slaan in de nieuwe indeling.

Als de ontvanger van het document het document niet hoeft te bewerken, stuur het dan niet door als Microsoft Office-document, maar gebruik in plaats daarvan de PDF-indeling. PDF is de vaste indeling voor het uitwisselen van documenten, en Oracle Open Office kan direct uit de doos naar PDF exporteren (zie Werken met PDF-documenten).

Een Microsoft Office-sjabloon converteren

Hebt u sjablonen die zijn gemaakt met Microsoft Office, dan wilt u deze misschien converteren naar Oracle Open Office-sjablonen zodat ze beschikbaar zijn voor nieuwe Oracle Open Office-documenten. De meest eenvoudige manier is het openen van de Microsoft Office-sjabloon in Oracle Open Office. Hiermee wordt een nieuw document in Oracle Open Office gemaakt op basis van de Microsoft Office-sjabloon. Vervolgens slaat u dit Oracle Open Office-document op als een sjabloon via Bestand->Sjablonen->Opslaan. De sjabloon (inclusief de aangepaste opmaakprofielen die deze bevat) is nu beschikbaar wanneer u een nieuw Oracle Open Office-document maakt.

Microsoft Office-macro's gebruiken

Microsoft Office-macro's kunnen niet onmiddellijk in Oracle Open Office worden uitgevoerd vanwege een aantal belangrijke verschillen tussen de programmeertalen van de twee producten. Oracle Open Office kan echter wel sommige Microsoft Excel-macro's uitvoeren. Wanneer u een Microsoft Office-document opent dat een macro bevat, wordt de macrocode van het Microsoft Office-document geladen in Oracle Open Office, maar is deze uitgeschakeld.

Voor Excel-documenten kunt u de code inschakelen om deze uitvoerbaar te maken:

1. Selecteer Extra->Opties->Laden/Opslaan->VBA-eigenschappen. (Op Mac OS X opent u het menu Voorkeuren).

2. Schakel het selectievakje Uitvoerbare code in.

Wanneer u een Excel-document opent dat een macro bevat, wordt de code nu ingeschakeld. Als u niet zeker weet wat een macro in een Excel-document doet, schakel dan het selectievakje Uitvoerbare code uit voordat u het document opent in Oracle Open Office. Op die manier kunt u de code eerst onderzoeken voordat deze wordt uitgevoerd.

Niet alle code in een Excel-macro wordt uitgevoerd in Oracle Open Office Calc. U moet mogelijk handmatig enkele wijzigingen aanbrengen. Klik in Calc op Extra->Macro's->Macro's beheren->Oracle Open Office Basic, selecteer de macro die u wilt wijzigen en klik op Bewerken.

Als u nog nooit met macrocode hebt gewerkt, wees dan heel voorzichtig met het aanbrengen van wijzigingen. Als u niet zeker weet wat u doet, breng dan geen wijzigingen aan! Mogelijk moet u deze macro's doorgeven aan uw IT-team voor verdere ontwikkeling.

Oracle Open Office-documenten openen in Microsoft Office

Microsoft Office 2003 kan Oracle Open Office-documenten standaard niet openen. Er is echter een invoegtoepassing beschikbaar waardoor Microsoft Office-gebruikers kunnen werken met Oracle Open Office-documenten. De invoegtoepassing heet ODF Plug-in for Microsoft Office, en u kunt deze via de Oracle store verkrijgen.

In Microsoft Office 2007 (vanaf Service Pack 2) kunt u Oracle Open Office-documenten openen, maar de hierboven genoemde invoegtoepassing biedt betere ondersteuning.

Assistent Conversieprogramma voor documenten

Als u een groot aantal documenten in Microsoft Office-indeling hebt, kunt u alle documenten in een map converteren naar de OpenDocument-indeling (ODF) die wordt gebruikt door Oracle Open Office. Een assistent leidt u door de bewerking om alle documenten van Microsoft Word, Microsoft Excel of Microsoft PowerPoint te kopiëren en converteren naar documenten met OpenDocument-bestandsindeling.

1. Selecteer Bestand->Assistenten->Conversieprogramma voor documenten om de assistent te starten.

2. Selecteer Microsoft Office om bestanden te converteren van de Microsoft Office-indelingen.

3. U wordt voor elk document en sjabloontype gevraagd uit welke map moet worden gelezen en naar welke map moet worden geschreven.

Alle geconverteerde documenten moeten door hun eigenaars worden gecontroleerd om te verifiëren of ze accuraat zijn geconverteerd.