Met documenten werken

U kunt documenten maken, openen, afdrukken en opslaan zoals in de meeste andere kantoorprogramma's.

Wilt u een nieuw document maken, kies dan Bestand->Nieuw in een Oracle Open Office-programma en selecteer vervolgens het type document dat u wilt maken.

Kies Bestand->Openen in een Oracle Open Office-programma om een bestaand document te openen.

U kunt ook een document openen dat niet de Oracle Open Office-indeling heeft, maar bijvoorbeeld de Microsoft Excel-indeling (.xls).

In Oracle Open Office-programma's wordt in het menu Bestand een lijst met onlangs opgeslagen bestanden weergegeven. Als u een van deze bestanden wilt openen, kiest u Bestand->Recente documenten en klikt u op de bestandsnaam.

U kunt uw Oracle Open Office-documenten opslaan in veel verschillende indelingen, waaronder de meeste Microsoft Office-indelingen.

Kies Bestand->Opslaan of Bestand->Opslaan als in een Oracle Open Office-programma om een document op te slaan.

In het vak Bestandstype selecteert u de indeling waarin u het document wilt opslaan, bijvoorbeeld de Microsoft Word-indeling.

Het is raadzaam het document op te slaan in een van de OpenDocument-bestandsindelingen om ervoor te zorgen dat er geen informatie verloren gaat.

Documenten exporteren

Er bestaat een verschil tussen het opslaan van een document en het document exporteren naar een ander bestandstype. Als u een Oracle Open Office-document opslaat via Bestand->Opslaan of Bestand->Opslaan als, kunt u het document in Oracle Open Office openen. U slaat bijvoorbeeld uw OpenDocument-document (ODT) naar een Microsoft Word-bestandsindeling op die ook kan worden gelezen door Oracle Open Office.

Wanneer u een document exporteert, wordt het huidige document niet gewijzigd. De Oracle Open Office-software maakt een kopie van het huidige document in de geselecteerde exportindeling. U kunt een object uit een Draw-document bijvoorbeeld naar een JPEG-afbeelding exporteren. Informatie gaat verloren bij het exporteren vanwege de beperkingen van de geëxporteerde bestandsindeling.

Kies Bestand->Exporteren in een Oracle Open Office-programma om een document te exporteren naar een andere indeling. In het veld Bestandstype selecteert u de indeling voor het geëxporteerde bestand, bijvoorbeeld 'HTML-document'.

Documenten verzenden

Klik op het pictogram Document als e-mail om het huidige document als een e-mailbijlage te verzenden. op de werkbalk Standaard. Het standaard e-mailprogramma op uw besturingssysteem wordt geopend en toont een leeg bericht met het document als bijlage.

Kies Bestand->Verzenden om het huidige document te verzenden in een indeling die geschikt is voor Microsoft Office-gebruikers.

Zo kunt u het huidige tekstdocument in Microsoft Word-indeling verzenden. Met deze opdracht wordt een tijdelijke kopie van het huidige document gemaakt in een leesbare indeling voor Microsoft Word-gebruikers. Vervolgens wordt een e-mailvenster geopend waarin u het e-mailadres van de ontvanger kunt opgeven. Het tijdelijke bestand wordt bijgevoegd.

Werken met PDF-documenten

De PDF-indeling is heel geschikt om uw document zo te publiceren dat uw lay-out en ontwerp in de meeste weergaven behouden blijft. U kunt het huidige document exporteren als PDF-bestand via een menuopdracht of een pictogram op de werkbalk Standaard.

1. Kies Bestand->Exporteren als PDF.

2. In het dialoogvenster PDF-opties specificeert u de gewenste opties en klikt u op Exporteren.

3. Typ een naam voor het document in het veld Bestandsnaam.

4. Klik op Exporteren.

Als u de PDF-exportopties niet hoeft te wijzigen, klikt u op het PDF-pictogram op de werkbalk Standaard. Het PDF-bestand wordt geëxporteerd met de opties die u eerder in het dialoogvenster hebt ingesteld, behalve het tabblad Beveiliging dat altijd met de standaardinstellingen wordt geopend.

De PDF-bestandsindeling werd gemaakt voor het publiceren van documenten, waarbij de lay-out consistent blijft op alle platforms en systemen. De indeling is niet gemaakt met het oog op bewerkingsmogelijkheden. Het is echter mogelijk om met de PDF-importfunctie van Oracle Open Office een PDF-bestand als tekening te openen en enkele basisbewerkingen uit te voeren. U kunt bijvoorbeeld een datum wijzigen of een kleine typefout corrigeren. Voor uitgebreidere bewerkingen gebruikt u het originele bestand.

1. Kies in een module Bestand->Openen om het PDF-bestand te openen.

2. Het PDF-bestand wordt geopend in Oracle Open Office Draw. U kunt bijvoorbeeld een afbeelding verwisselen of op een tekstvak dubbelklikken om de tekst te bewerken.

3. Als u klaar bent, kiest u Bestand->Exporteren als PDF om een nieuw PDF-bestand te maken.

Met de PDF-importfunctie van Oracle Open Office is het mogelijk hybride PDF-bestanden te maken. Een hybride bestand is opgebouwd uit een PDF-bestand met de ODF-inhoud ingesloten. In de meeste producten voor het lezen van PDF-bestanden worden hybride PDF-bestanden weergegeven als normale PDF-bestanden. Als een andere gebruiker van een Oracle Open Office met PDF-import het hybride bestand opent, wordt het ODF-gedeelte in dezelfde module (Writer, Calc, Impress of Draw) geopend die is gebruikt om het hybride bestand te maken. Alle bewerkingsmogelijkheden van de oorspronkelijke Oracle Open Office-module zijn beschikbaar.

1. Kies Bestand->Exporteren als PDF om een hybride PDF-bestand te maken van het huidige document.

2. Klik op de tab Algemeen om het gelijknamige tabblad te openen.

3. Schakel de optie Hybride bestand maken in. Klik op Exporteren.

De PDF-exportfunctie van Oracle Open Office ondersteunt optioneel de standaard PDF/A-1a voor documentarchieven. Schakel deze optie op het tabblad Algemeen in als u een PDF-bestand wilt maken voor archivering voor langere tijd. Deze bestanden kunnen vrij groot worden, omdat ze structurele informatie bevatten en ze alle lettertypen in het document moeten insluiten.