En este capítulo se incluyen los siguientes temas:
Una vez introducidas las facturas en JD Edwards EnterpriseOne Cuentas por cobrar, se deben crear e imprimir batches de documentos legales en conformidad con los requisitos legales de Perú. Por ejemplo, se crean facturas que no excedan de una página.
El proceso de generación de documentos legales para facturas introducidas en el sistema JD Edwards EnterpriseOne Cuentas por cobrar comprende las siguientes tareas:
Creación de batches de impresión de documentos legales
Asignación de números legales a facturas en batches de impresión
Impresión de documentos legales en batches de impresión
Cuando se crean lotes de impresión de documentos legales, se seleccionan manualmente las facturas en el sistema JD Edwards EnterpriseOne Cuentas por cobrar a las que desea asignar números legales y, a continuación, el sistema asigna un número de batch al grupo de facturas. A continuación, se seleccionan los batches de impresión a los que se van a asignar números legales, y el sistema les asigna números legales de acuerdo con la configuración de números siguientes del tipo de documento legal y la relación entre los distintos tipos de documento legal. Por último, se seleccionan los batches a los que se han asignado números legales y el sistema imprime las facturas según la configuración del formato de impresión.
Antes de realizar las tareas de este capítulo, se debe llevar a cabo lo siguiente:
Comprobación de la configuración de la compañía legal
Comprobación de la configuración de tipo de documento legal
Comprobación de la configuración de la relación entre tipos de documento legal
Comprobación de la configuración de números siguientes legales
Comprobación de la configuración de formato de impresión
Definición de las versiones del programa Impresión de documentos legales (R76H3B30) para especificar la versión del programa Lot of Printing Review que se utiliza para imprimir facturas en batches de impresión.
Contabilización de facturas para las que se han generado batches de impresión de documentos legales
Consulte Configuración del Sistema para los Requisitos Legales de Perú.
En este apartado se ofrece una descripción general de las funciones de lote de impresión de documentos legales y se explica el modo de definir las opciones de proceso para el programa Lot of Printing Review.
Para crear e imprimir documentos legales se utiliza el programa Lot of Printing Review (P76H3B50). Este programa le permitirá realizar las siguientes tareas:
Creación, modificación y eliminación de lotes de impresión de documentos legales para facturas introducidas en el sistema JD Edwards EnterpriseOne Cuentas por cobrar
Comprobación de la disponibilidad de un número legal
Esta función permite comprobar la disponibilidad de números legales antes de proceder a la asignación de números legales a los batches de impresión. Contribuye también a evitar que surjan problemas durante el proceso de numeración.
Numeración y renumeración de documentos legales
Los números legales se pueden volver a numerar después de haberlos asignado a las facturas en los batches de impresión.
Impresión de documentos legales
El sistema envía la versión del programa Impresión de documentos legales que se especificó para la compañía legal, el tipo de documento legal y la serie de emisión.
Consulta de documentos legales asociados con facturas
Esta función permite revisar facturas que se encuentran en batches de impresión.
Revisión de información de auditoría de batch
Esta función permite revisar información sobre batches de impresión, como el ID de usuario de la última persona que modificó el batch, la fecha y la hora de la última modificación, etc.
Nota:
el programa Lot of Printing Review se utiliza tanto en el sistema JD Edwards EnterpriseOne Cuentas por cobrar como en JD Edwards EnterpriseOne Administración de órdenes de venta. No obstante, el proceso de creación manual de batches de impresión de documentos legales mediante el programa Lot of Printing Review sólo resulta necesario en el caso de las facturas que se introducen en el sistema JD Edwards EnterpriseOne Cuentas por cobrar. En el sistema JD Edwards EnterpriseOne Administración de órdenes de venta, cuando se envía el programa Impresión de facturas (R42565), el sistema crea automáticamente batches de impresión de documentos legales.Consulte "Invoicing" en JD Edwards EnterpriseOne Applications Sales Order Management Implementation Guide.
La información para batches de impresión de documentos legales se almacena en las siguientes tablas:
Lot of Printing - Header (F76H3B50)
Lot of Printing - Detail (F76H3B51)
Después de crear los batches de impresión de documentos legales, se puede comprobar la disponibilidad de números legales antes de asignar dichos números a las facturas en los batches de impresión. Mediante la disponibilidad de números legales se pueden realizar las siguientes validaciones:
Comprobación de que el rango de números siguientes, tal y como se ha definido en la secuencia de números legales siguientes, contiene suficientes números para asignar a todas las facturas en el batch de impresión.
Por ejemplo, si existen 30 facturas en un batch de impresión y sólo se dispone de 20 números en la secuencia de números legales siguientes, el sistema emitirá un mensaje de error.
Comprobación de que la secuencia de números legales que el sistema asigna a las facturas en los batches de impresión esté activa.
Comprobación de que la secuencia de números legales que el sistema asigna a las facturas en los batches de impresión no está siendo utilizada por otro usuario.
Cuando se crean y procesan batches de impresión, el sistema asigna un estado de batch para identificar el estado actual:
O - Abierto
Se ha creado el batch de impresión, pero todavía no se le han asignado los números legales. El sistema también asigna este estado a los batches de impresión cuyos números legales se han modificado.
U - Uso
Los números legales se están asignando al batch de impresión.
N - Numerado
Los números legales se han asignado a las facturas en el batch de impresión. Para imprimir documentos legales en un batch de impresión, el batch de impresión tiene que tener este estado.
P - En proceso
El batch de impresión se está actualizando. Por ejemplo, los documentos legales del batch de impresión se están imprimiendo.
C - Cerrado
Los documentos legales se imprimen para el batch.
El sistema también asigna estados de documento a las facturas de los batches de impresión:
A - Abierto
La factura no se ha procesado todavía. El estado de batch de impresión es O.
N - Numerado
Se ha asignado un número legal a la factura. El estado de batch de impresión es N.
P - Procesado
La factura se ha imprimido. El estado de batch de impresión es C.
R - Renumerado
Se ha modificado el número legal de la factura. El estado de batch de impresión es O.
E - Error
La factura tiene un error.
| Nombre de pantalla | ID de pantalla | Navegación | Uso |
|---|---|---|---|
| Revisión de lotes | W76H3B50A | Cuentas por cobrar (G76P03B), Revisión de lote de impresión | Revisión de batches de impresión. |
| Edición de lote | W76H3B50B | En la pantalla Revisión de lotes, haga clic en Añadir.
En la pantalla Revisión de lotes, busque y seleccione el batch de impresión asociado con las facturas que desea revisar o modificar y, a continuación, haga clic en Seleccionar. |
Creación, revisión y renumeración de facturas asociadas con batches de impresión. |
| Selección de facturas | W76H3B50H | En la pantalla Edición de lote, introduzca valores en los campos Compañía legal, Tipo documento legal, Serie emisión y Tp (extj) (tipo de moneda) y a continuación haga clic en Selección de factura en el menú Pantalla. | Selección de facturas para las que se han generado batches de impresión de documentos legales. |
| Verificar disponibilidad | W76H3B50 | En la pantalla Revisión de lotes, busque y seleccione el batch de impresión para el que desea comprobar la disponibilidad de números legales, y, a continuación, haga clic en Verificar disponibilidad en el menú Fila. | Comprobación de la disponibilidad de números legales antes de asignarlos a las facturas en los batches de impresión. |
| Envío de lote a imprimir | W76H3B50D | En la pantalla Revisión de lotes, busque y seleccione el batch de impresión para el que desea asignar números legales y, a continuación, haga clic en Generar Nº legal en el menú Fila. | Asignación de números legales a facturas en batches de impresión |
| Impresión de facturas | W76H3B50J | En la pantalla Revisión de lotes, busque y seleccione el batch de impresión para el que desea imprimir documentos legales, y, a continuación, haga clic en Imprimir facturas en el menú Fila. | Impresión de documentos legales |
| Pista de auditoría | W76H3B50E | En la pantalla Revisión de lotes, busque y seleccione el batch de impresión para el que desea revisar la información de auditoría, y, a continuación, haga clic en Información auditoría en el menú Fila. | Revisión de información de auditoría perteneciente al batch de impresión, como por ejemplo el ID de usuario de la última persona que modificó el batch de impresión y la fecha en que se produjo la modificación. |
Las opciones de proceso permiten especificar el proceso por defecto que se utilizará en programas e informes.
Determine el código de la tabla de UDC Códigos de cancelación (76H/CC) que el sistema asigna a los números legales que se anulan.
Especifique los tipos de facturas que se van a mostrar en la pantalla Revisión de lotes. Se pueden revisar facturas generadas en los sistemas JD Edwards EnterpriseOne Cuentas por pagar, JD Edwards EnterpriseOne Cuentas por cobrar o JD Edwards EnterpriseOne Administración de órdenes de venta; o bien generadas en los tres sistemas. Los valores válidos son:
En blanco - Mostrar facturas procedentes de los sistemas JD Edwards EnterpriseOne Cuentas por pagar, JD Edwards EnterpriseOne Cuentas por cobrar y JD Edwards EnterpriseOne Administración de órdenes de venta
AP - Mostrar sólo facturas generadas en el sistema JD Edwards EnterpriseOne Cuentas por pagar
AR - Mostrar facturas generadas en el sistema JD Edwards EnterpriseOne Cuentas por cobrar
SOP - Mostrar facturas generadas en el sistema JD Edwards EnterpriseOne Administración de órdenes de venta
Especifique el rango de la tabla de UDC Códigos de estado/actividad (40/AT) para el que el sistema muestra facturas en la pantalla Revisión de lotes.
Especifique si el sistema selecciona facturas de acuerdo con el último estado o con el estado siguiente. Los valores válidos son:
1 - Último estado
2 - Estado siguiente
Especifique el siguiente paso estándar en el ciclo de proceso para este tipo de orden. Los pasos para el ciclo de proceso se definen en la pantalla Reglas actividad órdenes.
Especifique si el sistema permite actualizar el campo de estado siguiente. Los valores válidos son:
En blanco - Permitir actualizaciones
1 - Evitar actualizaciones
Nota:
Se recomienda especificar el valor 1 en esta opción de proceso. De lo contrario, cada vez que se modifique el número de una factura, el sistema actualizará el estado de la orden de venta.Especifique si el sistema imprime automáticamente las facturas después de asignar números legales a los batches de impresión. Los valores válidos son:
En blanco - El sistema no imprime facturas de manera automática.
1 - El sistema imprime automáticamente facturas después de asignar los números legales.
Introduzca 1 para evitar que las facturas se impriman si se emiten mensajes de error durante el proceso de numeración legal.
Introduzca 1 para permitir la creación de batches de impresión para facturas que tengan números de serie de emisión distintos.
Muestra el número que el sistema asigna como número de batch para el batch de impresión de documentos legales.
Introduzca la compañía legal para la que desea crear batches de impresión de documentos legales.
Introduzca el tipo de documento legal para la que desea crear batches de impresión de documentos legales.
Introduzca el número de serie de emisión.
Introduzca la información de la factura para la que desea crear un batch de impresión de documentos legales. Si desconoce la información de la factura, siga los pasos para seleccionar facturas y muestre la información de la factura en estos campos.
Muestra el número legal asignado a las facturas, así como un número legal anterior si se modificó el número legal de la factura.
Especifique si el sistema imprime automáticamente las facturas después de asignar números legales a los batches de impresión. Los valores válidos son:
En blanco - No imprimir batches automáticamente
1 - Imprimir batches automáticamente
Introduzca 1 para evitar que las facturas se impriman si se emiten mensajes de error durante el proceso de numeración legal.
Introduzca 1 para permitir la creación de batches de impresión para facturas que tengan números de serie de emisión distintos.
En este apartado se ofrece una descripción general de la anulación de números legales y se tratan los siguientes temas:
Anulación de números legales concretos
Anulación de una secuencia de números legales
Consulte también:
Los números legales se pueden anular mediante cualquiera de los métodos siguientes:
Anulación de números concretos en una secuencia de números legales siguientes
Anulación de una secuencia completa de números legales siguientes.
Después de anular los números legales siguientes, se puede utilizar el programa Void Invoices (P76H3B20) para revisar los números legales siguientes que se han anulado.
Cuando se anulan números legales, el sistema actualiza las siguientes tablas:
Legal Document Next Number - CHI - 03B (F76H001).
Invoices not Printed - CHI - 03B (F76H3B20)
| Nombre de pantalla | ID de pantalla | Navegación | Uso |
|---|---|---|---|
| Trabajo con siguiente número | W76H001A | Cuentas por cobrar (G76P03B), Configuración de números legales
Complete las opciones de proceso y haga clic en OK. Órdenes de venta (G76H42), Configuración de números legales Complete las opciones de proceso y haga clic en OK. |
Revisión de números legales siguientes asociados con compañías legales y tipos de documento legal. |
| Edición de número siguiente | W76H001B | En la página Trabajo con siguiente número, encuentre y seleccione la secuencia de números siguientes en la que desea anular números legales siguientes concretos y haga clic en Seleccionar. | Anulación de números legales concretos en una secuencia de números legales siguientes. |
| Cambio de estado | W76H001C | En la pantalla Trabajo con siguiente número, encuentre y seleccione la secuencia de números que desea anular, y a continuación seleccione Cambio de estado en el menú Fila. | Anulación de una secuencia completa de números legales siguientes.
Nota: la secuencia de números legales siguientes debe tener un estado de número siguiente A (activo) para poder anularse (cerrado). |
Acceda a la pantalla Edición de número siguiente.
Pasos para anular números legales concretos en una secuencia de números legales siguientes:
En la pantalla Edición de número siguiente, introduzca un número en el campo Nº legal siguiente y haga clic en OK.
En la pantalla Generación de factura no impresa, introduzca un valor de la tabla de UDC 76H/CC en el campo Código cancelación.
(Optativo) Introduzca información adicional en el campo Detalle cancelación.
Haga clic en el botón OK.
Acceda a la pantalla Trabajo con siguiente número.
Pasos para anular una secuencia de números legales siguientes:
Busque y seleccione la secuencia de números legales siguientes que desea anular, y, a continuación, seleccione Cambio de estado en el menú Fila.
En la pantalla Cambio de estado, seleccione la opción Cerrado.
Nota:
sólo se pueden cambiar a un estado cerrado aquellas secuencias de números legales siguientes que se encuentran activas.En la pantalla Generación de factura no impresa, introduzca valores en los campos Código cancelación y Detalle cancelación.
Haga clic en el botón OK.
Introduzca el número siguiente que el sistema asignará a las facturas. El sistema anula los números comprendidos entre el número introducido y el número original del campo. Por ejemplo, si este campo contiene un valor de 200 y se introduce 250, el sistema anulará los números del 200 al 249. No se puede introducir un número que sea menor que el valor existente en el campo.
Muestra el rango de números legales siguientes que el sistema anula cuando se cambia un valor en el campo Nº legal siguiente.
Introduzca el código del motivo por el que se anulan los números legales siguientes. Especifique un valor de la tabla de UDC 76H/CC.
(Optativo) Introduzca información adicional sobre la anulación de números legales siguientes.