| Oracle® WebCenterアプリケーション・アダプタ・ユーザーズ・ガイド 11g リリース1 (11.1.1) B72424-01 |
|
 前 |
 次 |
この章では、管理対象添付ファイル・ソリューションの使用方法について説明します。ここでは、ビジネス・アプリケーションからの添付ファイル・リストの表示、添付ファイルの表示、添付、編集および検索、ドキュメントのチェックインおよびスキャン、ドキュメント・リビジョンの使用について説明します。
この章の主な内容は、次のとおりです。
Content Serverの手順の詳細は、『Oracle Fusion Middleware Oracle WebCenter Contentの使用』を参照してください。
|
注意: カスタマイズによって、この項で説明される一部の機能が使用できない場合があります。たとえば、一部のボタンは表示されないか、または一部のアイコンが淡色表示(グレー表示)される場合があります。 |
この項の内容は次のとおりです。
Oracle E-Business Suite、Oracle PeopleSoftまたは他のビジネス・アプリケーション・レコードから「管理対象添付ファイル」ページを表示するには、次の手順を実行します。
|
注意: 次のブラウザ設定が構成されていることを確認します。
|
管理対象添付ファイルをサポートしているビジネス・アプリケーションのページで、レコードを表示します。
管理対象添付ファイルを有効にします。構成によって、次のことが可能です。
「管理対象添付ファイル」ボタンまたはリンクをクリックします。
ツールバーから「ズーム」アイコン(Oracle E-Business Suiteフォーム・アプリケーションのみ)をクリックし、「ズーム」メニューから「管理対象添付ファイル」をクリックして、「OK」をクリックします。
|
注意: 構成によっては、Content Serverにログインするためにユーザー名とパスワードを入力するように要求される場合があります。要求されたら、ビジネス・アプリケーションへのログインに使用するのと同じユーザー名を入力します。 |
選択したビジネス・レコードの現在の添付ファイルをリストした「管理対象添付ファイル」ページが表示されます。
|
注意: ユーザーは特定の期間、「管理対象添付ファイル」ページにアクセスできます。非アクティブの期間または合計アクセス時間に達したら、アクセス権限の有効期限が切れている可能性があることを知らせるメッセージが表示されます。「管理対象添付ファイル」ページにアクセスするには、次の項の手順を実行して、「管理対象添付ファイル」ページを再表示します。 |
選択したビジネス・アプリケーション・レコードのメタデータ・フィールドと値は、角カッコ[ ]文字で囲まれたページに表示されます。たとえば、従業員レコードの管理対象添付ファイル・リストは、従業員名または従業員ID、またはその両方を表示する場合があります。
添付ファイルのリストが長い場合は、前および次のページを表示するためのページ・コントロールおよび矢印が表示されます。
列見出し間の線の上にカーソルを置くと列のサイズを変更できます。双方向矢印に変更する場合は、クリックおよびドラッグして、列のサイズを増減します。列の内容が次の行に送られます。
添付ファイル・リストをソートするには、列見出しをクリックします。ソート後に三角形が表示され、昇順(上向き)か降順(その逆)かを示します。
「管理対象添付ファイル」ページでは、ドキュメントにアクセスして表示するための複数の方法が用意されています。
Web表示可能フォーマットでドキュメントを開くか、または選択した場所にそのネイティブ・フォーマットでドキュメントを保存するには、「名前」フィールドの添付ファイルのリンクをクリックします。詳細は、第4.3.1項を参照してください。
ドキュメントに変更を行って保存するには、「アクション」オプションの下にある「編集」アイコンをクリックします。第4.3.2項を参照してください。
添付ファイルのコンテンツ情報を表示、ドキュメントのWeb表示可能またはネイティブ・バージョンを表示するには、「情報」アイコンをクリックします。第4.1.5項を参照してください。
注釈やマークアップなどの拡張オプションを提供する、AutoVueアプレットでドキュメントを表示するには、「Autovue」アイコン(表示されている場合)をクリックします。第4.1.3項を参照してください。
構成に応じて、AutoVueから「管理対象添付ファイル」ページの拡張表示オプションにアクセスできます。構成されている場合、AutoVueでは、ほとんどのドキュメント・タイプの個人用でない(共有)添付ファイルを表示、印刷、共同作業、注釈付けおよびマークアップすることができます。共有ドキュメントと個人用ドキュメントの詳細は、第4.2.1項を参照してください。
「管理対象添付ファイル」ページで、添付ファイルごとに下記に示されている「AutoVueで表示」アイコンをクリックします。AutoVueが構成されている場合、このアイコンは「アクション」オプションに表示されます。
AutoVueアプレットが起動し、選択したドキュメントがAutoVueクライアントに表示されます。
|
注意: 個人用添付ファイルに対しては、AutoVueアイコンが淡色表示(グレー表示)されるため、AutoVueを使用して表示できません。 AutoVueでドキュメントの表示または注釈付けを行うと、チェックアウトされず、他のユーザーが編集できません。注釈は、対応するドキュメントとは別のレイヤーに含まれます。 |
AutoVueのオプションを使用して、ドキュメントを表示、注釈付け、マークアップおよび印刷します。デジタル・マークアップはContent Serverリポジトリに保存され、添付されたドキュメントに関連付けられていることに注意してください。
AutoVueの使用の詳細は、Oracle VueLink 20.2 for Oracle UCMユーザーズ・マニュアル(またはそれ以降)を参照してください。
「管理対象添付ファイル」ページに表示するフィールドを選択し、並べ替えるには、次の手順を実行します。
下記に示すように、「管理対象添付ファイル」ページで「構成」アイコンをクリックします。
「表示用にフィールドを構成」ページで、「主な情報」領域に移動するには、「使用できるフィールド」領域のそれらのフィールドを選択し(複数のフィールドを選択するには［Ctrl］キーを押したままにして)、右矢印ボタンをクリックします。表示用に選択したフィールドは、「使用できるフィールド」領域で淡色表示テキストで表示されます。
フィールドの表示順序は、「主な情報」領域で再配置することにより変更します。フィールドを移動するには、選択して上下矢印ボタンをクリックします。
|
注意: 必要に応じて、「リセット」ボタンをクリックし、デフォルトのフィールドの表示および順序を元に戻します。 |
「適用」ボタンをクリックし、変更結果を表示します。
完了したら、「保存して終了」ボタンをクリックして、「表示用にフィールドを構成」ページを閉じます。
添付されたドキュメントのメタデータ値または前のリビジョンを表示するには、次の手順を実行します。
「管理対象添付ファイル」ページで、選択した添付ファイルの「情報」列に表示される「情報」アイコンをクリックします。
「コンテンツ情報」ページにドキュメントに関する詳細を表示します。
この項の内容は次のとおりです。
ドキュメントをチェックインし、それを選択したビジネス・アプリケーション・レコードに添付するには、次の手順を実行します。
「管理対象添付ファイル」ページで、「新規」ボタンをクリックします。
コンテンツ・チェックイン・フォームのフィールドに入力します。
「タイプ」フィールドで、ドキュメントのタイプを選択します。
「タイトル」 フィールドで、添付ドキュメントの名前を入力します。
「共有ドキュメント」フィールドを選択し、ドキュメントを共有添付ファイルにします。ドキュメントを個人用添付ファイルにするには、このフィールドを選択解除したままにします。
共有添付ファイルであるドキュメントは、「管理対象添付ファイル」および標準のContent Serverアプリケーション(適切なセキュリティ・アクセス権が必要)から表示可能です。
個人用添付ファイル(共有ではない)は、ビジネス・アプリケーションのみを介して「管理対象添付ファイル」から表示できます。これらは標準のContent Serverアプリケーションでは表示されません。
「共有ドキュメント」フィールドを選択した場合は、「セキュリティ・グループ」フィールドでドキュメントのグループを選択します。添付ファイルは、このグループへの権限を持つユーザーが使用できるようになります。
「参照」ボタンをクリックし、ファイルを選択することにより、「プライマリ・ファイル」フィールドに添付するファイルを指定します。
「チェックイン」ボタンをクリックします。
Content Serverのオプションが表示され、メッセージによりドキュメントがチェックインされたことが確認されます。「類似をチェックイン」というボタンにより、同じメタデータ値を使用して、別のドキュメントをチェックインおよび添付できます。
「チェックインの確認」ページを閉じます。
「管理対象添付ファイル」ページで、「リフレッシュ」をクリックして、新たにチェックインした添付ファイルを表示します。
Content Serverでドキュメントをチェックアウトすると、再びチェックインするか、またはユーザーまたは別のユーザーがチェックアウトを元に戻すまで他のユーザーがそのドキュメントに対する変更を一時的に保存できなくなります。
「コンテンツ情報」ページの「コンテンツ・アクション」メニューから「チェックアウト」を選択してドキュメントをチェックアウトします。「編集」アイコンを使用してドキュメントを編集することにより、ドキュメントをチェックアウトすることもできます。
ユーザーによってチェックアウトされるドキュメント
緑色のチェック・マーク・アイコンは、ドキュメントがユーザーによってチェックアウトされるときに、「リビジョン」列(表示される場合)に表示されます。
ユーザーによるチェックアウトを元に戻す、または改訂済ドキュメントをチェックインするには、自分がチェックアウトアイコンをクリックして、「コンテンツ情報」ページを表示します。その「コンテンツ・アクション」メニューから、「チェックアウトを元に戻す」または「チェックイン」を選択します。
別のユーザーによってチェックアウトされるドキュメント
ドキュメントが別のユーザーによってチェックアウトされるときに、ロック・アイコンが「リビジョン」列(表示される場合)に表示されます。
チェックアウトを元に戻すには、「ロック」アイコンをクリックして、「コンテンツ情報」ページを表示し、「コンテンツ・アクション」メニューから「チェックアウトを元に戻す」を選択します。
「管理対象添付ファイル」ページでは、構成されている場合は、Oracle Distributed Document Captureアプリケーションを起動する「スキャン」ボタンを提供し、TWAIN準拠のスキャナを使用してドキュメントをスキャンするか、またはディスクからスキャン済イメージ・ファイルをインポートできます。ドキュメントをレビュー、編集および索引付けした後で、そのドキュメントをOracle Distributed Document CaptureからContent Serverまで転送する「送信」ボタンをクリックし、選択したビジネス・アプリケーション・エンティティに添付します。
ドキュメントをスキャンまたはインポートするには、次の手順を実行します。
ドキュメントをスキャンする場合は、スキャナのフィーダ・トレイにドキュメントを置きます。
|
注意: スキャンまたはインポートで添付できるのは、一度に1つのドキュメントのみです。 |
「管理対象添付ファイル」ページで、「スキャン」ボタンをクリックします。「ドキュメントのスキャン」ページが表示されます。
「ドキュメント分類」フィールドで、分類を選択します。
これは、スキャンまたはインポートするドキュメントのタイプを識別します。たとえば、運転免許証またはパスポートのコピーをスキャンするには、アイデンティティ・ドキュメントのドキュメント分類を選択します。
ドキュメントを適切なアクセス権を持つ他のContent Serverユーザーが使用できるようにするには、「共有ドキュメント」フィールドを選択します。フィールドを選択解除したままにすると(デフォルト)、ビジネス・アプリケーションを表示したときにドキュメントが使用可能になりますが、標準のコンテンツ・サーバー・ユーザー・インタフェースからは非表示になります。
セキュリティ・グループフィールドで、ドキュメントのグループを選択します。添付ファイルは、選択したグループへの権限を持つユーザーのみが使用できます。このフィールドは、前の手順でドキュメントを共有することを選択した場合にのみ使用できます。
「ドキュメントのスキャン」ボタンをクリックします。選択したドキュメントの分類がスキャンまたはインポート用に構成されているかどうかに基づいて、Oracle Distributed Document Captureクライアント・アプリケーションが起動し、オプションが表示されます。
スキャン用に設定されている場合、スキャナはフィーダで配置したページをスキャンおよびレビューし、索引付けする準備をする「レビュー」/「Index」ウィンドウに表示されます。すべてのページがスキャンされ、バッチ内の1つのドキュメントに格納されます。
インポート用に設定されている場合、ファイル・インポートウィンドウが表示され、インポートする1つ以上のスキャン済イメージ・ファイルを選択するように要求します。ファイルを選択した後は、「レビュー」または「Index」ウィンドウに各ページが表示され、そこでレビューおよび索引付けを行えます。すべてのファイルが単一バッチ内の単一のドキュメントにインポートされます。
「レビュー」または「Index」ウィンドウで、ドキュメントをレビュー、編集および索引付けします。詳細は、Oracle Distributed Document Captureユーザーズ・ガイドを参照してください。次のガイドラインに従います。
ドキュメントにはページを追加できますが、バッチにドキュメントを追加しないでください。
「索引」フィールドが下側のペインに表示されます。「索引」フィールドはContent Serverドキュメントとともにメタデータとして格納される値を提供します。必要な索引フィールドの名前の前にアスタリスクが表示されます。
ドキュメントのすべてのページには同じ索引の値があります。あるページで値を変更すると、そのドキュメント内のすべてのページでもその値が変更されます。
|
注意: ドキュメントのスキャンまたはインポートをキャンセルすることに決めた場合は、Oracle Distributed Document Captureウィンドウを閉じて、「管理対象添付ファイル」ページに戻ってから、新しいスキャンまたはインポートを実行します。これにより、索引値が添付ファイルに対して適切に設定されます。 |
実行したら、「送信」をクリックしてドキュメントをContent Serverに転送し、それをビジネス・アプリケーション・レコードに添付します。バッチを送信したことを確認するように求められたら「はい」をクリックします。
|
注意: 必要な索引フィールドが入力済ではない場合、それらを入力してからバッチの送信をするように求められます。 |
クライアントにより、バッチ送信結果が表示されます。
バッチ送信結果ウィンドウおよびOracle Distributed Document Captureウィンドウを閉じます。
「管理対象添付ファイル」ページで、「リフレッシュ」ボタンをクリックし、選択したビジネス・アプリケーション・レコードに現在添付されている新たにスキャンした、またはインポートしたドキュメントが表示されます。生成されたドキュメントが表示されるまで数分かかる場合があることに注意してください。
ドキュメントを検索して、そのドキュメントをContent Serverリポジトリから選択したビジネス・アプリケーション・レコードに添付するには、次の手順を実行します。
「管理対象添付ファイル」ページで、「リポジトリから」ボタンをクリックします。拡張検索フォームが表示されます。
検索条件を入力し、「検索」をクリックします。たとえば、「タイトル」フィールドに対して、「次で始まる」を選択し、ドキュメントのタイトルの最初の何文字かを入力します。
検索結果が表示されます(セキュリティ・グループへのアクセス権を持つユーザーを対象としたドキュメントを含む)。
「選択」フィールドで、検出された添付するドキュメントを選択します。検出されたドキュメントがすでにビジネス・アプリケーション・レコードに添付されている場合は、グレー表示されたボックスが表示されます。添付する複数のドキュメントを選択できます。
「選択」フィールドの上にある「アクション」メニューから、「現在のアプリケーション・エンティティへの添付」を選択します。選択したドキュメントをビジネス・アプリケーション・レコードに添付したことを確認します。メッセージでは、ドキュメントが正常に添付されたことが示されます。
「管理対象添付ファイル」ページで、「リフレッシュ」ボタンをクリックし、選択したビジネス・アプリケーション・レコードに現在添付されているドキュメントを表示します。
選択したビジネス・アプリケーション・レコードからドキュメントを添付解除するには、次の手順を実行します。ドキュメントを添付解除するとビジネス・アプリケーション・レコードへのリンクが削除されますが、Content Serverからドキュメントは削除されません。第4.3.5項も参照してください。
「管理対象添付ファイル」ページで、選択したビジネス・アプリケーション・レコードから添付解除する添付ファイルに対応する行を選択します。
「連結解除」ボタンをクリックします。
ドキュメントの添付解除を確認するメッセージが表示されます。「OK」をクリックします。
メッセージでは、ドキュメントが正常に添付解除されたことが示されます。メッセージを閉じた後で、添付ファイル・リストが自動的にリフレッシュされ、添付解除されたドキュメントはリストされなくなります。
この項の内容は次のとおりです。
Web表示可能フォーマットでドキュメントを開くか、またはローカル・コンピュータなどの選択した場所にネイティブ・フォーマットでドキュメントを保存するには、次の手順を実行します。このようにドキュメントに加えた変更は、Content Serverで保存されないことに注意してください。第4.3.2項を参照してください。
「管理対象添付ファイル」ページで、「名前」フィールドの選択したドキュメントのリンクをクリックします。ファイル・ダウンロードダイアログ・ボックスが表示され、ファイルを開いたり、保存するオプションが示されます。
「開く」または「保存」をクリックします。
Content Server上のドキュメントを編集するには、次の手順を実行します。ネイティブ・アプリケーションへのアクセス権が付与されている必要があることに注意してください。
「管理対象添付ファイル」ページで、選択した添付ファイルの「編集」アイコンをクリックします。このように編集可能なドキュメントに対してのみ「編集」アイコンが表示されます。
ドキュメントがネイティブ・アプリケーションで開きます。構成によっては、ログインするためにユーザー名とパスワードの入力が求められる場合があることに注意してください。変更を加え、ドキュメントを保存します。
この方法を使用して開いたドキュメントは、自動的にチェックアウトされます。ドキュメントをネイティブ・アプリケーションに保存した後で、そのドキュメントは新しいリビジョンとして再度自動的にチェックインされます。
選択したドキュメントのメタデータ値に変更を加えるには、次の手順を実行します。
「管理対象添付ファイル」ページで、選択した添付ファイルの「情報」アイコンをクリックします。
「コンテンツ情報」ページで、「コンテンツ・アクション」メニューから「更新」を選択します。
情報更新フォームでドキュメントのメタデータ値に変更を加えます。
「更新の送信」ボタンをクリックします。
「リビジョン」列には、次のものを含む、添付ファイルのリビジョンに関する役立つ情報が含まれています。
添付ファイルのリビジョン番号。
添付ファイルがユーザーによってチェックアウトされているか(緑色のチェック・マーク)、または別のユーザーによってチェックアウトされているかどうか(ロック・アイコン、カーソルを当てるとユーザー名が表示される)。
リビジョン固有モードが構成されていて、添付リビジョンより新しいリビジョンが存在する場合、「新しいリビジョンが使用可能です」アイコン(緑色の上向き矢印を持つページが下に表示される)が表示されます。最新のリビジョンを添付リビジョンにするには、アイコンをクリックして、「コンテンツ情報」ページの「コンテンツ・アクション」メニューから「添付ファイルをこのリビジョンに更新」を選択します。
Content Serverからドキュメントを削除し、それをビジネス・アプリケーション・レコードから添付解除するには、次の手順を実行します。ドキュメントのみを添付解除(Content Serverから削除しないで、選択したビジネス・アプリケーション・レコードへのリンクを削除)するには、第4.2.5項を参照してください。
「管理対象添付ファイル」ページで、選択した添付ファイルの「情報」アイコンをクリックします。
「アクション」オプションで、削除するリビジョンの「削除」リンクをクリックします。削除の確認を求められます。
この項の内容は次のとおりです。
Content Server上でドキュメントを検索して、選択したビジネス・レコードにそれを表示するか、添付するには、次の手順を実行します。
|
注意: 個人用(共有ではない)添付ファイルは、この項で説明されているように、ビジネス・アプリケーション内で検索する際に検索結果に返されません。 |
「管理対象添付ファイル」ページで、「リポジトリから」ボタンをクリックします。
拡張検索フォームで検索条件を指定します。
たとえば、その名前別にドキュメントを検索するには、「タイトル」フィールドで「次で始まる」を選択し、隣接するフィールドにその名前の最初の部分を入力します。
「検索」ボタンをクリックします。検索結果がリストされ、自動的に選択されます。ドキュメントを表示するには、その「情報」ボタンをクリックします。
検索結果にあるドキュメントを添付するには、「選択」列の上に表示される「アクション」メニューから「現在のアプリケーション・エンティティへの添付」を選択します。
添付ファイル・リスト内で検索するには、次の手順を実行します。
「管理対象添付ファイル」ページで、「絞込み検索」ボタンをクリックします。
拡張検索フォームで検索条件を指定します。
たとえば、その名前別にドキュメントを検索するには、「タイトル」フィールドで「次で始まる」を選択し、隣接するフィールドにその名前の最初の部分を入力します。
「検索」ボタンをクリックします。結果内の検索がリストされます。
