2 アプリケーションとメタデータの概要

アプリケーションは、Oracle WebCenter Content: Imagingシステムの中心部分です。この項では、アプリケーションについて説明し、メタデータの定義方法とImagingで管理されるドキュメントに関連付ける方法の概要を述べます。

この章の内容は次のとおりです。

第2.1項「アプリケーションの概要」
第2.2項「メタデータの概要」
第2.3項「メタデータとドキュメントの関連付け」
第2.4項「ドキュメントのメタデータの検索」

2.1 アプリケーションの概要

アプリケーションは、ドキュメントの管理コンテナの一種です。ドキュメントをImagingにアップロードする際に使用するアプリケーションを選択すると、アップロードするドキュメントに関連付ける情報やメタデータがそのアプリケーションによって決定されます。関連付けられたメタデータが表示されると、ドキュメントの請求番号の入力などのフォームに情報を入力するように求められる場合があります。また、メタデータが表示され、ドキュメントを取得する際に必要なセキュリティの権限などImagingシステムで使用されることがあります。各アプリケーションに備わっている定義と呼ばれる異なる一連のメタデータは、アプリケーションを作成するユーザーによって決定されます。アプリケーションの定義を使用して、次の操作を実行します。

権限の割当て: アップロードされたドキュメントにアクセスするための適切なセキュリティの権限が決定されます。
索引付けオプションの定義: ドキュメントに関連付けられた情報のうち索引付けされるものと検索に使用できるものが決定されます。
記憶域ポリシーの設定: リポジトリ内でドキュメントが処理される方法とアーカイブされるタイミングが決定されます。
記憶域の場所とルールの定義: ドキュメントの物理的な場所が決定されます。
ドキュメントのワークフローの一部として開始するためのワークフロー・プロセスの指定: 他のビジネス・システムとのやり取りを管理し、ドキュメントを標準ビジネス・プロセスと統合する際に使用されます。

2.2 メタデータの概要

メタデータとは、ドキュメントがImagingにアップロードされる際に関連付けられる情報のセットで、ドキュメントをアップロードする際に使用するアプリケーションによって指定されます。各タイプのドキュメントは異なるアプリケーションを使用してアップロードされるため、メタデータはドキュメントのタイプごとに異なります。各アプリケーションで定義されたメタデータが異なるのは、業務での必要性によって決定され、プロセスの責任者によって承認されるためです。メタデータによりドキュメントのアップロードや検索時に入力する情報などを表示できたり、ドキュメントへのアクセスを許可するセキュリティの設定やドキュメントのアップロード時に開始する必要があるワークフローなどを非表示にして、Imagingシステムで使用する場合があります。

2.2.1 表示メタデータ

メタデータには、請求書番号、日付、会社名、およびビジネス・プロセスで必要な任意の情報を含めることができます。たとえば、請求書番号は、請求書では追跡されますが、ベンダー契約書、求職応募書、融資申込書などでは追跡されません。アプリケーションの作成者は、Imagingインタフェース全体で使用されるメタデータのフィールドを決定します。表示メタデータは、ドキュメントのアップロード時に使用されるフォームや、ドキュメント取得用に使用される検索フォームに表示されます。たとえば、Corporate Car Rentalの会計部門と出荷部門で、仕事を遂行するために必要な次の情報に両部門からアクセスを許可するリース・メタデータを追加することに同意を得たとします。

リース番号
車の引き渡し日
リース有効期限
支払金額

リース・ドキュメントをアップロードする際に使用するフォームのこれらのフィールドに値を入力すると、メタデータが索引付けされてリポジトリからドキュメントを検索したり取得する際に使用できるようになります。

2.2.2 システム・メタデータ

アプリケーションの定義には、ドキュメントのアップロードや検索時に表示されない情報のうち、ビジネス・プロセスを移動するためにドキュメントで必要な情報も含まれます。そのようなメタデータには、ドキュメントの取得と表示の権限、ドキュメントのストレージや保管に関する情報、ドキュメントをワークフローで移動する必要があるかどうかの情報が含まれます。このメタデータはユーザーが制御できるようなものではなく、アプリケーションが使用されるビジネス・プロセスの必要性に基づいて、アプリケーションの作成者が定義します。

2.3 メタデータとドキュメントの関連付け

ドキュメントは、Imagingにアップロードされるたびに、そのドキュメントのタイプ向けに設計されたアプリケーションに配置されます。スキャン・ステーションやその他の自動的なプロセスを経てアップロードした場合、メタデータ値はアップロード・プロセス中に指定されて移入されます。ドキュメントを手動でアップロードする場合、使用するアプリケーションを選択すると、値を指定するメタデータがリストされたフォームがそのアプリケーションに表示されます。フォームに指定する値は、アップロードされたドキュメントに関連付けられたメタデータに対する値です。メタデータ値が自動アップロード中に自動的に指定されていても、手動アップロードでユーザーにより指定されていても、その値には索引が付けられ、ドキュメントを検索して取得する際に使用できるようになります。

たとえば、請求書のアップロードで、「請求書番号」のフィールドが含まれたフォームを表示する「請求書」という名前のアプリケーションを選択するとします。請求書番号をフィールドに入力してドキュメントをアップロードすると、その値に索引が付けられます。そのドキュメントを取得するには、「検索」パネルの下にある「請求書」を選択して検索フォームの「請求書番号」フィールドに値を入力します。目的の値はドキュメントがアップロードされた際に索引が付けられているので、Imagingではそれが検索されてビューア内に表示されます。

2.4 ドキュメントのメタデータの検索

ドキュメントをアップロードした際に関連付けられたメタデータは、Imagingでドキュメントを検索して取得する際に検索基準として使用されます。すべてのフィールドは検索可能ですが、すべてのフィールドをユーザーの検索フォームで使用可能にできるわけではありません。

検索作成者は、アプリケーションの作成と同様の方法で検索を作成します。検索作成者は、検索フォームのメタデータ・フィールドでユーザーに表示する項目を決定します。各検索は、「ナビゲータ」ペインの「検索」パネルに表示されます。検索リンクをクリックすると、検索しているドキュメントのタイプに関連付けられた検索パラメータのメタデータをリクエストするフォームが表示されます。検索基準として使用されるメタデータはアプリケーションによって決定されるため、Imagingの検索オプションの大部分には、ドキュメントが配置されたアプリケーションとの直接的な相関関係があります。たとえば、リースのアップロードに対して「リース」という名前のアプリケーションがある場合、特定の日付範囲内でリース・ドキュメントを検索するための検索基準を入力する検索フォームを表示する「現在のリース」などの名前の検索があります。ただし、必要に応じて、複数のアプリケーションにわたる検索に使用する単独の検索フォームを作成できます。

Imagingの構成方法によっては、ドキュメントのコンテンツ(フルテキスト)でも検索を使用可能にできます。たとえば、リースの契約書がImagingにアップロードされるときにそのテキストに索引が付けられると、そのリースで使用されている用語または語句の検索が可能になります。メタデータと同様に、ドキュメントのフルテキスト検索は、検索が作成された際に検索フォームのフィールドを使用して実行されます。使用しているImagingのバージョンでフルテキスト検索がサポートされるかどうかが不明の場合は、システム管理者に問い合せてください。