9 ライブラリ、フォルダおよびドキュメントの検索

Oracle WebCenter Contentにアップロードしたドキュメントは、ライブラリに編成するか、未ファイル化としてライブラリまたはフォルダ以外に格納できます。ただし、ドキュメントをライブラリに編成すると、ドキュメントの検索に役立つコンテキストが提供されます。各ライブラリ内で、ドキュメントはフォルダに編成でき、各フォルダには追加のサブフォルダを作成できます。ライブラリ、フォルダおよびサブフォルダは、ドキュメントの参照に使い慣れた簡単な方法を提供します。さらに、各ライブラリ、フォルダおよびドキュメントに関連付けられた情報は、Oracle WebCenter Contentを検索するために使用でき、参照と検索を一緒に使用することで、必要なドキュメントをすばやく検索する強力な方法が提供されます。

この章では、ドキュメントを参照および検索するための手順を説明します。この項の内容は、次のとおりです。

• 9.1項「ライブラリ、フォルダおよびドキュメントの検索について」

• 9.2項「「ドキュメントの検索」ページの使用」

• 9.3項「サイド・バーを使用した参照」

• 9.4項「バナーの検索ボックスを使用した検索」

• 9.5項「フォルダの検索」

• 9.6項「システム・ライブラリを使用したプロセス状態のドキュメントの検索」

• 9.7項「拡張検索機能の使用」

• 9.8項「検索の保存」

• 9.9項「結果リストの操作」

• 9.10項「「結果」ツールバーを使用したアイテムの変更」

9.1 ライブラリ、フォルダおよびドキュメントの検索について

ドキュメントは、Oracle WebCenter Contentに格納され、ライブラリに編成されます。ライブラリには、次の2つのタイプがあります。

• システム・ライブラリ: チェックアウト済のドキュメントや期限切れのドキュメントなど、システム・プロセス内にあるドキュメントを整理するためにOracle WebCenter Contentによって作成および管理されます。ドキュメントをシステム・ライブラリにアップロードすることはできません。

• エンタープライズ・ライブラリ: 組織全体で使用される柔軟なセキュリティと包括的なドキュメント管理を提供するためにユーザーが作成します。

各ライブラリにはフォルダを、各フォルダにはサブフォルダを作成できます。フォルダを使用してコンピュータ上のドキュメントを参照するのと同様に、フォルダを使用してOracle WebCenter Content内のドキュメントを参照できます。フォルダによって使い慣れたナビゲート方法が提供されます。ただし、Oracle WebCenter Contentのフォルダは仮想であり、参照時にドキュメントをフィルタ処理する方法をOracle WebCenter Contentに伝えるメタデータと同様のコレクションであることを意味します。これによって、検索と参照の組合せを使用して結果をすばやくフィルタ処理し、必要なドキュメントを検索できます。

9.2 「ドキュメントの検索」ページの使用

Oracle WebCenter Contentへの初回ログイン時に、ドキュメントの検索ページが表示されます。「ドキュメントの検索」ページの主なセクションは次のとおりです。

• サイド・バー

• バナー領域の検索ボックス

• サイド・バーにあるフォルダの検索ボックスおよびフォルダのリスト(参照時にライブラリが選択されている場合にアクティブ)

• 結果リスト

Oracle WebCenter Contentへの初回ログイン時には、サイド・バーの「検索」リンクがアクティブになっており、アクセス権を持つOracle WebCenter Content内のすべてのドキュメントの最新リビジョンが結果リストに表示されます。このビューでは、編成されているライブラリまたはフォルダに関係なく、すべてのドキュメントが単一のフラット・リストで表示されます。コンテンツ領域で結果の確認やコンテンツ領域の上にある検索ボックスを使用して結果をフィルタ処理できます。検索ボックスの使用方法の詳細は、9.4項を参照してください。

サイド・バーで「参照」をクリックすると、ローカル・コンピュータ上のフォルダを参照するときと同じように、ライブラリおよびフォルダをナビゲートできます。参照しているライブラリまたはフォルダ内のドキュメントは結果リストに表示され、参照しているフォルダ階層はサイド・バーに表示されます。参照時には、参照中のライブラリまたはフォルダ内のドキュメントの名前のみがバナーの検索ボックスで検索されます。フォルダを検索する場合は、フォルダ階層の上にある2つ目の検索フィールドを使用します。

このページをパーソナライズすることで、次回のログイン時には、すべてのドキュメント、すべてのライブラリ、またはお気に入りが表示されるようになります。

9.3 サイド・バーを使用した参照

サイド・バーの「参照」をクリックすると、ドキュメントを参照できます。また、アクセス権を持つすべてのライブラリが結果リストに表示されます。使用されているアイコンはライブラリのタイプを表します。

9.3.1 ライブラリの参照

ライブラリ内のコンテンツを検索するには、次の手順を実行します。

1. サイド・バーで「参照」をクリックします。

2. 結果リストで、参照するライブラリをクリックします。ライブラリが開き、そのライブラリのフォルダ階層がサイド・バーに表示されます。ライブラリの最上位レベルにあるドキュメントのみが、結果リストに表示されます。

3. 次のいずれかを実行します。

   • リストのドキュメントで探しているドキュメントを確認します。

   • 名前でフィルタ処理するために、検索ボックスにテキストを入力します。

   • サイド・バーのフォルダ階層を使用して、ライブラリ内の別のフォルダをナビゲートします。

   • サイド・バーのフォルダの検索ボックスを使用して、ライブラリ内でフォルダを検索します。フォルダの検索ボックスでは、ライブラリ内のすべてのフォルダが検索されることに注意してください。

   • 「<名前>とサブフォルダの検索」アイコンをクリックして、メタデータの検索に切り替えてから、検索ボックスを使用して結果にフィルタを適用します(第9.4項を参照)。

   結果リストは、ドキュメントを参照しているか、メタデータを検索しているかによって異なることに注意してください。詳細は、9.3.4項を参照してください。

9.3.2 お気に入りの参照

サイド・バーで「お気に入り」をクリックすると、お気に入りと指定したすべてのアイテムが表示されます。ライブラリの参照とは異なり、お気に入りの結果リストには、お気に入りと設定したフォルダ、ライブラリ、保存された検索およびすべてのドキュメントを表示できます。ショートカットをお気に入りとして設定した場合は、ターゲット・アイテムがお気に入りの参照時に表示されることに注意してください。

1. サイド・バーで「お気に入り」をクリックします。最後にお気に入りに指定したアイテムが最上部に表示された状態のお気に入りの結果リストが表示されます。

2. 次のいずれかを実行します。

   • リスト内のアイテムで目的のライブラリ、フォルダまたはドキュメントを確認します。

   • 名前でフィルタ処理するために、検索ボックスにテキストを入力します。

   • リスト内のフォルダを開いて、目的のアイテムの参照を続けます。フォルダまたはライブラリを開くと、結果リストはフォルダ(9.3.3項を参照)またはライブラリ(9.3.1項を参照)の参照時と同様に動作します。

9.3.3 フォルダの参照

フォルダ、サブフォルダおよび保存された検索は、コンテンツ領域に表示される結果リストには含まれません。結果リストでライブラリが開かれるか、ページ上部の検索ボックスを使用して検索すると、これらがサイド・バーに表示されます(9.4項を参照)。フォルダを参照するには、次の手順を実行します。

1. サイド・バーで「参照」をクリックします。

2. 結果リストで、参照するライブラリをクリックします。ライブラリ内のフォルダのリスト(存在する場合)がサイド・バーに表示されます。

3. 次のいずれかを実行します。

   • サイド・バーのリストでフォルダを確認して、特定のフォルダを検索します。各フォルダを開いてサブフォルダを表示します。

   • サイド・バーのフォルダの検索ボックスを使用して、結果をフィルタ処理して特定のフォルダを検索します。フォルダの検索ボックスでは、ライブラリ内のすべてのフォルダが検索されることに注意してください。

4. 参照するフォルダを選択します。フォルダの最上位レベルにあるドキュメントのリストが表示されます。必要に応じて、結果リストのタイトルで「<名前>とサブフォルダの検索」アイコンをクリックして、メタデータの検索に切り替えます。メタデータの検索では、ドキュメントのショートカットおよび未リリースのリビジョンを除いたサブフォルダ内のドキュメントが表示されます。詳細は、9.3.4項を参照してください。

   図9-1 「<Name>とサブフォルダの検索」アイコンを使用した検索動作の変更

   
   

9.3.4 参照と検索

ライブラリおよびフォルダの参照、ドキュメント・テキストおよびメタデータ内のキーワードまたは句の検索およびその両方の組合せによってドキュメントを検索できます。結果リストに表示される結果は、参照しているか検索しているかによって異なります。表9-1に、コンテンツの参照の結果とメタデータの検索の結果の相違点を示します。検索動作の相違点の詳細は、第8.3.6項を参照してください。

表9-1 ドキュメントの参照の結果とメタデータの検索の結果の相違点

オプション	説明
参照	参照時: アクセス権を持つ、ライブラリまたはフォルダの最上位レベルにあるドキュメントの最新リビジョン(未リリースのリビジョンを含む)が表示されます。 ライブラリまたはフォルダ内のサブフォルダにあるドキュメントは表示されません。 ドキュメントへのショートカットは表示されます。 フォルダの検索ボックスおよびフォルダ階層が、サイド・バーに表示されます。
検索	メタデータとフルテキストの検索時: アクセス権を持つすべてのドキュメントの最近リリースされたリビジョンが、サブフォルダも含め、フラット・リストで表示されます。このリストには未リリースのリビジョンは含まれません。 ドキュメント・ショートカットは表示されません。 検索ボックスのフィルタ・タグのタイトルをクリックして、ライブラリまたはフォルダの参照に戻ることができます。

9.3.5 検索と参照の切り替え

Oracle WebCenter Contentへの初回ログイン時、ユーザーはライブラリまたはフォルダのコンテキストの外側にいます。メタデータとフルテキスト検索(使用可能な場合)のために検索ボックスを使用するか、ライブラリおよびフォルダのナビゲートためにサイド・バーの「参照」をクリックして、必要なコンテンツを見つけます。このページは、次回のログイン時に、すべてのドキュメント、すべてのライブラリ、またはお気に入りを表示するようにパーソナライズできます。

ライブラリまたはフォルダ全体を簡単に検索する場合は、検索対象のライブラリまたはフォルダを参照してから、結果リストのタイトル・バーにある「<Name>とサブフォルダの検索」アイコンをクリックし、参照しているライブラリ内またはフォルダ内を検索します(図9-1を参照)。これによって、参照しているライブラリまたはフォルダ内のすべてのリリース済ドキュメントを検索できます。

検索後、現在のライブラリまたはフォルダ内から離れることなく参照に戻る必要がある場合は、検索ボックスのライブラリ・タブまたはフォルダ・タブのタイトルをクリックします(図9-2を参照)。

図9-2 検索から参照への切り替え

9.4 バナーの検索ボックスを使用した検索

ドキュメント、フォルダおよびライブラリの検索は、ページ上部のバナーにある検索ボックスを使用して実行します。検索ボックスにテキストを入力すると、入力内容との近似一致に基づいて候補を表示するために検索ボックスが拡張されます。完全一致のみを示すわけではありません。これは、拡張された検索ボックス内には、[Enter]を押したり検索ボックスの横にある「検索」アイコンをクリックして検索を実行したときには結果リストに表示されないような結果が表示される可能性もあるということです。たとえば、検索ボックスにHonと入力すると、HonnaやOn Holdがフォルダの候補として表示されることがありますが、どちらも近似一致です。しかし、検索を実行すると、どちらも入力したテキストHonとは完全に一致しないため、結果リストにはどちらも表示されません。

図9-3 拡張された検索ボックス

バナー領域の検索ボックスを使用して検索するには、次の手順を実行します。

1. ドキュメント、フォルダまたはライブラリの名前のまたは名前の一部を、バナー領域の検索ボックスに入力します。検索ボックスが拡張され、ドキュメント、ライブラリまたはフォルダの使用可能な結果の選択肢が表示されます。

2. 次のいずれかを実行します。

   • 拡張された検索ボックスの左側で、ドキュメント、ライブラリまたはフォルダを選択して、入力した条件と一致するすべてのドキュメント、ライブラリまたはフォルダの結果リストを表示します。

   • 拡張した検索ボックスの右側で、特定のドキュメント、フォルダまたはライブラリを選択します。

     
     

     注意: バナーの検索ボックスを使用して検索する前に特定のライブラリまたはフォルダを参照した場合、検索は、参照しているライブラリまたはフォルダ内のドキュメントまたはフォルダの名前に限定されます。メタデータを使用してフォルダまたはライブラリを検索するには、結果リストのタイトル・バーにある「<Name>とサブフォルダの検索」アイコンをクリックする必要があります(第9.3.4項を参照)。アクセス権を持つすべてのドキュメントに検索範囲を広げるには、サイド・バーで「検索」をクリックします。

     
     

   • 検索ボックスの横にある「ドキュメントの検索」アイコンをクリックして、結果リストを表示します。

   • テキストを入力した後に[Enter]を押して、結果リストを表示します。検索ボックスの横にある「フィルタ」アイコンをクリックして、結果を絞り込むためのフィルタ・オプションを表示して選択します(9.4.2項を参照)。

   
   

   注意: テキストの入力に伴って検索ボックスが拡張され、フィルタ・オプションが表示されます。フィルタ・オプションに表示されるために、入力されたテキストは、ドキュメント、フォルダまたはライブラリの名前の先頭にある必要はありません(9.4.1項を参照)。実際、提案された選択肢は近似一致とみなされるため、検索ボックスにcapabilと入力するとcapabilities worksheet.xlsが近似一致としてフィルタの「ドキュメント」セクションの下に表示されます。 ただし、検索ボックスの横にある「ドキュメントの検索」アイコンをクリックした場合、検索ボックスは、入力されたテキストに一致するアイテムを検索します。ワイルドカードを使用しないかぎり、単語または句の一部は検索されません。たとえば、検索ボックスにcapabilと入力した場合にはcapabilities worksheet.xlsがドキュメントの選択肢として提案されますが、「ドキュメントの検索」アイコンをクリックした場合は、capabilが完全一致ではないため、capabilities worksheet. xlsという名前のファイルは検索されません。capabilities、capabi*または??pabil*を入力した場合は検索されます。サポートされているワイルドカードのリストおよびその動作については、表9-2を参照してください。

   
   

9.4.1 テキスト入力の理解

検索時には、検索ボックスにテキストを入力することで、入力したテキストに基づくカスタム・フィルタが作成されます。[Enter]を押すと、検索ボックスのテキストが、ドキュメント、フォルダ、ライブラリのタイトルなどの索引が作成されたメタデータと比較され、Oracle WebCenter Contentがフルテキスト索引の作成が構成されている場合は、各ドキュメントの全文とも比較されます。

[Enter]を押す前に検索ボックスにテキストを入力し始める、ボックスが拡張されてドキュメント、フォルダおよびライブラリごとのセクションに分けられた予想される結果の選択肢のリストが表示されます。たとえば、HRと入力すると、HR Vacation PolicyおよびHR Employeesというドキュメント、HR FormsおよびHR Policiesというフォルダ、さらにHRというライブラリが表示されます。

すぐに続けてテキストを入力すると、結果がフィルタ処理されます。この例では、HR Pと続けて入力すると、HR Policiesというフォルダのみを表示するように検索ボックスの結果の選択肢が変わります。HR Vacation PolicyのタイトルにもHRおよびPがありますが、このドキュメントが表示されないことに注意してください。入力されたテキストは、返される結果では連続している必要があります。

入力されたテキストは、ドキュメント、フォルダまたはライブラリの名前の先頭にある必要はありません。タイトルのどこにあってもかまわず、大文字と小文字の区別はありません。たとえば、POLと入力すると、名前が入力された文字で始まっていなくても、HR Vacation PolicyドキュメントおよびHR Policiesフォルダが結果の選択肢に表示されます。

9.4.1.1 参照時の検索ボックスの使用

バナーの検索ボックスを使用して検索する前に特定のライブラリまたはフォルダを参照した場合、検索は、参照しているライブラリまたはフォルダ内のドキュメントまたはフォルダのタイトルに限定されます。メタデータを使用してフォルダまたはライブラリを検索するには、結果リストのタイトル・バーにある「<Name>とサブフォルダの検索」アイコンをクリックする必要があります(第9.3.4項を参照)。

9.4.2 事前定義フィルタを使用した結果の絞込み

事前定義フィルタは、検索に含むドキュメントを絞り込む方法として、特定のコンテンツ・タイプ、特定のセキュリティ・グループなどの特定の基準に一致するドキュメントのみを検索するように選択することで、システム管理者が作成します。サイド・バーにある「お気に入り」リンクは事前定義フィルタです。検索ボックスの横にある「フィルタ」アイコンをクリックすることで、追加の事前定義フィルタを表示できます。1つ以上のフィルタを選択でき、選択したフィルタは検索ボックスのタグとして表示されます。事前定義フィルタは、検索ボックスに入力したテキストともに検索をさらに絞り込むために使用できます。

注意: 参照時には、ドキュメントに対する事前定義フィルタは、ユーザー自身が作成したドキュメント、お気に入りに登録したドキュメント、フォローまたはチェックアウトしたドキュメントに制限されます。ライブラリを参照する際の事前定義フィルタは、ユーザー自身によって作成、お気に入りに登録およびフォローされたライブラリ、エンタープライズおよびシステム・ライブラリに制限されます。

検索時にフィルタを使用するには、次の手順を実行します。

1. 検索ボックスの横にある「フィルタ」アイコンをクリックして、結果を絞り込むためのフィルタ・オプションを表示して選択します。適用されたフィルタは、タグとして検索ボックスに表示され、フィルタ条件に一致するドキュメントを表示するために、結果リストがリフレッシュされます。

2. 検索ボックスにテキストを入力して、適用されたフィルタのコンテキスト内で検索を絞り込みます。

図9-4 検索ボックスおよび「フィルタ」メニュー

9.4.3 フィルタのクリア

フィルタを適用すると、検索ボックスにフィルタ・タグが表示され、クリアするまでアクティブな状態が継続されます。フィルタをクリアするには、フィルタ・タグで「X」をクリックして閉じます。すばやくすべてのタグをクリアする場合は、サイド・バーで「検索」リンクをクリックします。「検索」リンクをクリックすると、すべてのライブラリ・コンテキスト外のOracle WebCenter Contentの最上位レベルに移動します。

9.4.4 サポートされるワイルドカード

次のワイルドカードの動作が検索ボックスでサポートされています。

表9-2

ワイルドカード	動作
*	不明な文字の無限数を表すときに入力します
?	単一の不明な文字を表すときに入力します。特定の数の不明な文字を表すときに複数回入力します。

注意: アスタリスク(*)またはクエスチョン・マーク(?)をワイルドカードとして扱わずに検索するには、here\*のように、前にバックスラッシュ(\)を付けて、ワイルドカードをエスケープする必要があります。

9.5 フォルダの検索

フォルダは、「ドキュメントの検索」ページ上部にある検索ボックスを使用するか、ライブラリまたはフォルダを参照した後にサイド・バーにある検索ボックスを使用することで検索できます。

9.5.1 検索ボックスを使用したフォルダの検索

「ドキュメントの検索」ページ上部にある検索ボックスを使用してフォルダを検索するには、次の手順を実行します。

1. 検索ボックスにフォルダ名またはフォルダ名の一部を入力します。検索ボックスが拡張され、候補のリストが表示されます。

2. 候補のリストからフォルダを選択するか、「フォルダ」をクリックしてフォルダの結果リストを表示し、選択します。

注意: フォルダを選択すると「フォルダ」フィルタが適用されます。「フォルダ」フィルタを使用すると、すべてのフォルダでフォルダを検索できます。

図9-5 フォルダの選択肢が表示された検索ボックス

9.5.2 サイド・バーを使用したフォルダの検索

ライブラリを参照すると、ライブラリ内のフォルダがサイド・バーにリストされます。そこでは、フォルダ階層の参照や階層の上にあるフォルダの検索ボックスを使用して、ライブラリ内の特定のフォルダを検索できます。フォルダの検索ボックスでは、常に、現在のライブラリまたはフォルダのコンテキスト内を検索しますが、これとは対照的に、バナー領域の検索ボックスでは、複数のライブラリにわたる検索が可能です。

サイド・バーのフォルダ・リストの上にある検索ボックスを使用してフォルダを検索するには、次の手順を実行します。

1. 検索するライブラリまたはフォルダにナビゲートします。フォルダ階層がサイド・バーに表示されます。

2. フォルダの検索ボックスにフォルダ名またはフォルダ名の一部を入力して[Enter]を押すか、ボックスの横にある「検索」アイコンをクリックします。近似一致のリストが表示されます。

注意: 検索ボックスは入力内容との近似一致に基づいて候補を返します。完全一致のみを示すわけではありません。たとえば、検索ボックスにHonと入力して検索を実行すると、HonnaやOn Holdのようなフォルダの候補が表示されます。

図9-6 フォルダの検索ボックスおよびフォルダ階層

9.6 システム・ライブラリを使用したプロセス状態のドキュメントの検索

システム・ライブラリは、Oracle WebCenter Contentによって処理されていてまだリリースされていないドキュメントをすばやく検索するために使用できます。たとえば、チェックアウト済、期限切れまたは別の形式に変換されたドキュメントです。未リリースのコンテンツを検索するためのシステム・ライブラリの使用方法の詳細は、13.9項を参照してください。

9.7 拡張検索機能の使用

「拡張検索」フォームでは、より柔軟に検索条件を入力できます。「拡張検索」フォームを使用するには、検索ボックスのメニューから拡張検索フォームを選択します。「拡張検索」フォームは、検索時にのみ使用できます。すべてのメタデータ・フィールドがリストされる標準フォーム、またはシステム管理者によって設定された特定のプロファイルで使用されるメタデータ・フィールドのみがリストされるプロファイル・フォームが含まれます。「拡張検索」フォームを使用すると、使用可能なすべてのフィールドを対象にして、メタデータ検索、構成されている場合はフルテキスト検索またはその2つの組合せを実行できます。

図9-7 「拡張検索」フォームのリンクを示した状態の検索ボックスのメニュー

9.7.1 メタデータ検索について

「拡張検索」フォームを使用すると、セキュリティ・グループ、作成者、タイトル、その他の定義基準などのドキュメント・プロパティを検索できます。

注意: 「拡張検索」フォームを使用して作成された検索は、メタデータ・フィールドが<AND>演算子で区切られており、あるドキュメントを検索するには、各フィールドに入力されたそれぞれの値が一致する必要があることを意味します。たとえば、「タイトル」フィールドにJanuaryと入力し、「タイプ」フィールドにpresentationと入力した場合、タイプがpresentationであり、タイトルがJanuaryである場合にのみ、コンテンツが返されます。

9.7.2 フルテキスト検索について

システム管理者によってOracle WebCenter Contentでフルテキスト索引が作成されている場合は、ドキュメントで使用されているテキストも検索できます。フルテキスト索引が構成されている場合は、標準の「拡張検索」フォームに追加の検索フィールド「フルテキスト検索」が追加され、プロファイル検索で使用可能になります。

9.7.3 「拡張検索」フォームの使用

「拡張検索」フォームを使用して検索するには、次の手順を実行します。

1. 検索時には、検索ボックス・メニューの「検索フォーム」セクションからフォームを選択します。

2. 検索するフィールドに値を入力して「OK」をクリックします。たとえば、ドキュメント・タイトル、セキュリティ・グループ、フルテキスト検索が構成されている場合はドキュメント内のテキストを検索できます。検索を補助するためのワイルドカードの使用方法の詳細は、9.4.4項を参照してください。検索演算子の使用方法の詳細は、3.4.3項を参照してください。

9.8 検索の保存

一部の検索条件は保存でき、保存された検索を使用してすばやく実行できます。保存された検索によって、ファイル・システムを参照しているような感覚で、実際にはメタデータを使用してコンテンツを検索できます。たとえば、第1四半期のドキュメントという保存された検索を作成して、クリックすると、1月から3月の間にチェックインされたすべてのドキュメントが表示されるようにすることができます。ユーザーがドキュメントを特定のフォルダにアップロードしなくても、コンテンツは毎日変更され、これは、「保存された検索」フォルダをクリックすれば1月から3月にアップロードされたすべてのドキュメントがOracle WebCenter Contentによって検索され、リストに表示されるためです。

保存できない検索方法もあります。参照時には、「検索の保存メニュー」アイコンがバナーに表示されません。検索を保存するには、まず、タイトル・バーにある「<Name>とサブフォルダの検索」アイコンをクリックする必要があります。参照と検索を切り替える方法の詳細は、第9.3.4項を参照してください。

検索を保存するには、次のようにします。

1. 参照によってドキュメントを検索するには、バナーの検索ボックスを使用するか、検索フォームを使用します。

2. 結果が表示されたら、検索ボックスの横にある「検索の保存メニュー」アイコンから「保存された検索の新規作成」を選択します。「検索の保存メニュー」アイコンが使用できない場合は、タイトル・バーにある「<Name>とサブフォルダの検索」アイコンをクリックします。詳細は、9.3.5項を参照してください。

3. 「検索の保存」画面で、検索の名前とオプションで説明を入力します。

4. 検索の保存先となるフォルダの場所を検索します。すべてのライブラリでフォルダを検索でき、ライブラリごとに検索を絞り込むことができます。

5. 「保存」をクリックします。指定した場所に検索は保存されます。

図9-8 検索の保存

9.8.1 保存された検索の使用

保存された検索は、サイド・バーのフォルダ階層に表示されます。保存された検索を使用するには、検索が保存されているフォルダにナビゲートし、次のいずれかを実行します。

• 保存された検索をダブルクリックします。

• 保存された検索を右クリックして、コンテキスト・メニューから「実行」を選択します。

• メインのコンテンツ領域に検索条件を表示するために、保存された検索を一度クリックし、「検索」をクリックします。

9.8.2 保存された検索のプロパティおよび条件の変更

実行する権限がある場合、ライブラリおよびフォルダのプロパティを変更するのと同様の方法で、タイトルや共有オプションなどの保存された検索のプロパティを変更できます。フォルダ・タイプとライブラリおよびフォルダのプロパティの変更方法の詳細は、13.3項を参照してください。

保存された検索を変更するには、検索が保存されているフォルダにナビゲートし、次の手順を実行します。

1. 保存された検索を実行します。

2. 検索条件を変更します。

3. 「検索の保存」メニューから「保存された検索の更新」を選択します。

図9-9 「検索の保存」メニューの「保存された検索の更新」オプション

9.9 結果リストの操作

検索または参照時に、結果は、コンテンツ領域に結果リストとして表示されます。9.9.1項に記載されているとおり、すべての結果リストは、リスト、サムネイルまたは表として表示できます。ソートできる結果リストもあります。結果には、次の4つのタイプがあります。

• お気に入り結果は、最近マークされたアイテムが一番上に表示され、ソートはできません。

• ライブラリ結果は、サイド・バーで「参照」をクリックしたときに表示されます。ライブラリ結果はソートできません。

• フォルダ結果はライブラリ結果と同様で、ソートはできません。フォルダ結果は、コンテキスト・メニューにフォルダに対して使用できるオプションはあり、ライブラリに対するオプションがない点がライブラリ結果と異なります。

• ドキュメント結果はソートできます(第9.9.2項を参照。)また、ドキュメント結果は、検索時にはすべてのサブフォルダのドキュメントが表示されるようにフィルタ処理できます。また、参照時には選択したライブラリまたはフォルダの最上位にあるドキュメントのみが未リリースのリビジョンやドキュメントのショートカットとともに表示されるようにフィルタ処理できます。検索と参照の切替えの詳細は、第9.3.4項を参照してください。

ライブラリまたはフォルダの最上位レベルでライブラリまたはフォルダを参照すると、結果リストにすべてのドキュメントの最新のリビジョンが表示されます。参照では、ライブラリ内のサブフォルダに含まれるドキュメントは表示されません。ライブラリを開くには、ライブラリのサムネイル・イメージ、またはライブラリのタイトル(リスト・ビューに含まれている場合)をクリックします。

結果リストからドキュメントを開くと、「ドキュメントの表示」ページにドキュメントが表示されます。ドキュメントを開くには、結果ビューでドキュメント・タイトルをクリックします。

9.9.1 結果ビュー

結果リストの各アイテムには、アイテムの名前およびそのアイテムをお気に入りとして設定するためのオプションが表示されます。ドキュメント、フォルダまたはライブラリの結果リストには、各アイテムの横にチェック・ボックスがあります。チェック・ボックスを選択すると、「結果」ツールバーが有効になります(9.10項を参照)。

「表示」メニューを使用して、結果リストの表示方法を変更できます。結果ビューを変更するには、次の手順を実行します。

1. ドキュメントを参照または検索します(9.3項および9.4項を参照)。ライブラリおよびお気に入りはソートできません。

2. コンテンツ領域に表示された結果リストを使用して、「表示」メニューからオプションを選択します。オプションおよびその動作について、表9-3にリストして説明します。ライブラリおよびドキュメントの表示オプションは個別に指定できますが、選択したオプションは、変更するまでデフォルト・ビューのままになります。

   表9-3 結果リストの表示オプション

   オプション	ドキュメントの動作	ライブラリの動作
   リスト	ドキュメントのサムネイル、ドキュメントの作成者、リリース日およびコメントを表示します。ドキュメントをクリックすると、行が開いて、ドキュメント・プロパティのサブセットが表示されます。	ライブラリのタイプ、ライブラリおよびライブラリの所有者の説明を確認するアイコンが表示されます。
   サムネイル	ドキュメントのサムネイルを表示します。「情報」アイコンをクリックすると、ドキュメント・プロパティのサブセットが表示されたウィンドウが開きます。	ライブラリのタイプを確認するアイコンが表示されます。「情報」アイコンをクリックすると、ライブラリおよびライブラリ所有者の説明が表示されたウィンドウが開きます。
   表形式	名前、タイトル、作成者およびリリース日が表にリストされます。	ライブラリのタイプを確認する小さいアイコンが表示されます。名前、説明および所有者が表にリストされます。

   
   

結果リストのリフレッシュ

ドキュメントまたはドキュメントのメタデータが変更されるとドキュメントの索引付けが必要になるため、検索時には、次の状況で検索索引がリフレッシュされるまで結果リストに対する変更は表示されません。

• ドキュメントがアップロードされたとき

• 新しいリビジョンがアップロードされたとき

• ドキュメントの名前が変更されたとき

• ドキュメントが別のライブラリまたはフォルダに移動されたとき

• ドキュメントの削除

• ドキュメントがライブラリから削除されたとき

9.9.2 結果のソート

ドキュメントの結果リストはソートできますが、ライブラリおよびお気に入りの結果リストはソートできません。ドキュメントの結果をソートするには、「ソート」メニューからソート・オプションを選択します。次のソート・オプションがあります。

• リリース日

• タイトル

オプションは昇順または降順にソートできます。

9.9.3 ページごとに表示されるアイテム数の変更

結果リストのコンテキスト領域にある「ページ当たりのアイテム数」メニューを使用して、結果リストに表示されるアイテムの数を指定できます。ページ当たりのライブラリ・アイテムおよびページ当たりのドキュメント・アイテムは、個別に指定できます。選択したオプションは、それが変更されるまでデフォルト・ビューのままになります。

9.9.4 お気に入りの設定

ドキュメントまたはライブラリをお気に入りとしてマークするには、結果ビューのアイテムの横にある「お気に入り」アイコンをクリックします。お気に入りをクリアするには、もう一度クリックします。

注意: ショートカットをお気に入りとしてマークすると、ターゲット・ライブラリ、フォルダまたはドキュメントもお気に入りに設定されます。ショートカットまたはターゲット・アイテムのマークを解除すると、ショートカットおよびターゲット・アイテムの両方がクリアされます。

フォルダをお気に入りとしてマークするには、次のいずれかを実行します。

• マークするフォルダにナビゲートしてサイド・バーにリストし、そのフォルダを右クリックして「お気に入り」を選択します。フォルダをクリアするには、この処理を繰り返します。

• バナーの検索ボックスを使用して目的のフォルダの検索を開始し、拡張された検索ボックスの候補リストから「フォルダ」を選択します。結果リストでフォルダを特定し、コンテンツ領域のフォルダの横にある「お気に入り」アイコンをクリックします。

図9-10 フォルダをリストするための結果のフィルタ処理

図9-11 お気に入りがマークされたフォルダの結果リスト

9.9.5 アイテムのフォロー

ライブラリ、フォルダまたはドキュメントリをフォローでき、ドキュメントが追加および変更されたときに通知されるようにできます。アイテムをフォローするには、次のいずれかを実行します。

• 結果リストでアイテムを選択し、「結果」ツールバーの「その他」メニューで「フォロー」を選択します。

• 結果リストまたはサイド・バーの「フォルダ」リストでアイテムを右クリックして、コンテキスト・メニューから「フォロー」を選択します。

注意: フォローしたアイテムには、「その他」メニューまたはコンテキスト・メニューの「フォロー」の横にチェック・マークが表示されます。アイテムをこれ以上フォローしない場合は、チェック・マークをクリアします。

フォローしているすべてのドキュメントのリストをすばやく表示するには、次の手順を実行します。

1. サイド・バーで「検索」をクリックして、検索ボックスからすべてのフィルタをクリアします。

2. 検索ボックスのドキュメント・リストで「フィルタ」メニューから「自分がフォロー」を選択します。

注意: 検索時には、「自分がフォロー」フィルタを使用しても、自分がフォローしているライブラリは結果リストに表示されません。ライブラリを参照している場合は、「自分がフォロー」フィルタを使用すると、ライブラリが表示されます。

フォローしているドキュメントのリストを特定のライブラリまたはフォルダに制限する場合は、次の手順を実行します。

1. ライブラリまたはフォルダを参照します。

2. 検索ボックスのドキュメント・リストで「フィルタ」メニューから「自分がフォロー」を選択します。

9.9.6 ライブラリのコンテンツの表示

ライブラリを開いてコンテンツを表示するには、ライブラリのサムネイル・イメージまたはライブラリのタイトルをクリックします。ライブラリの最上位にあるすべてのドキュメントの最後にリリースされたリビジョンが表示されます。

9.10 「結果」ツールバーを使用したアイテムの変更

結果リストでアイテムを選択すると、「結果」ツールバーが有効になります。有効にすると、選択したアイテムに次のオプションを適用できます。使用可能なオプションは選択したアイテムに対する権限によって異なります。

アイコン	オプション	説明
	新規リビジョンのチェックイン	選択したアイテムをチェックアウトし、新しいリビジョンをチェックインするようにプロンプトを表示します。このオプションは、複数のアイテムが選択されている場合は使用できません。
	リンクの取得	「ドキュメント・プロパティ」ページを表示するため、および最近リリースされたリビジョンまたはオプションで特定のリビジョンのネイティブ・ファイルへのリンクを結果リストに表示します。このオプションは、複数のアイテムが選択されている場合は使用できません。
	移動	選択したアイテムを移動するようにプロンプトが表示されます。単一または複数のアイテムが選択されているときに使用できます。
	コピー	選択したアイテムをコピーするようにプロンプトが表示されます。単一または複数のアイテムが選択されているときに使用できます。
	削除	選択したアイテムを削除するようにプロンプトが表示されます。単一または複数のアイテムが選択されているときおよびアイテムを削除する権限がある場合に使用できます。
その他	次の使用可能なオプションがあります(権限によっては使用できないものもあります)。	ドキュメントを変更するためのオプションをリストします。このオプションは、複数のアイテムが選択されている場合は使用できません。
	チェックアウト	選択したアイテムをチェックアウトします。
	チェックアウトして編集	選択したアイテムをチェックアウトし、編集のためにネイティブ・ファイルを開きます。
	ダウンロード	選択したアイテムをダウンロードするようにプロンプトが表示されます。
	Webレンディションの表示	選択したアイテムのWebレンディションを表示します。
	動的変換の表示	選択したアイテムのHTML変換を表示します。
	名前の変更	選択したアイテムの名前を変更するようにプロンプトが表示されます。
	フォロー	フォローできるように選択したアイテムの追跡を開始します。
	ショートカットの作成	選択したアイテムのショートカットを作成するようにプロンプトが表示されます。
	ドキュメントのファイリング/ドキュメントのファイリング解除	選択した未ファイル化ドキュメントのライブラリまたはフォルダへのファイリング、または選択したファイルされたドキュメントのライブラリからの削除を可能にします。
	類似ドキュメントのアップロード	類似アイテムをアップロードするようにプロンプトが表示されます。このオプションを選択すると、「ドキュメントのアップロード」フォームのメタデータ値に選択したドキュメントのメタデータ値が移入されます。
	プロパティ	「ドキュメント・プロパティ」ページを開きます。