Oracle WebCenter Content内のドキュメントの整理

Oracle WebCenter Contentは、リポジトリ内にドキュメントを格納して管理します。各ドキュメントに関する情報は、ドキュメントに関連付けられ、同様に格納されます。メタデータまたはドキュメント・プロパティと呼ばれるこの情報は、ドキュメントの整理、検索および共有に使用できます。

ドキュメント・メタデータの理解

メタデータは、Oracle WebCenter Contentに格納されている各コンテンツ・アイテムに適用されます。メタデータは、ドキュメントの検索時に使用されます。ドキュメントをアップロードするユーザーによって手動で適用されるメタデータ(ドキュメント・タイトルなど)と、自動的に適用されるメタデータ(ドキュメントがアップロードされた日付や時間など)があります。

ライブラリ内のドキュメントの整理

ライブラリおよびフォルダは、ユーザーのコンピュータ上のフォルダと同様に、ドキュメントに構造と組織を提供します。Oracle WebCenter Contentでは、ライブラリは単にシステムの最上位にあるフォルダです。

モバイル・デバイスで初めてOracle WebCenter Contentにログインするときに、使用可能なすべてのライブラリのリストが表示されます。ライブラリには次の2つのタイプがあります。

• エンタープライズ・ライブラリ: コンテンツのグループ化とセキュリティ管理のために個々のユーザーによって作成されます。

• システム・ライブラリ: チェックアウト済のドキュメントや期限切れのドキュメント、またはワークフローのドキュメントなど、システム・プロセス内にあるドキュメントを整理するためにOracle WebCenter Contentによって作成および管理されます。システム・ライブラリにはドキュメントをアップロードできません。

ドキュメントは、ファイリングされていないドキュメントとして、Oracle WebCenter Contentのライブラリ・コンテキスト外にアップロードできます。ただし、ドキュメントをライブラリおよびフォルダにまとめると、ドキュメントのセキュリティが確保され、ドキュメントを共有したり、自分や他のユーザーが簡単にドキュメントを見つけられるようになります。ドキュメントやフォルダを含めることに加えて、ライブラリには他のライブラリ、フォルダおよびドキュメントへのショートカットも含めることができます。表示できるのはユーザーが権限を持つアイテムのみです。これにより、セキュアで高速かつ慣れ親しんだ方法でOracle WebCenter Contentをナビゲートできます。

フォルダ内のドキュメントの整理

Oracle WebCenter Contentのフォルダは、フォルダ構造を参照してドキュメントをすばやく見つけることができるように、ドキュメントを整理するために使用されます。Oracle WebCenter Contentのフォルダには、主に次の2種類があります。

• 従来型のフォルダ: ユーザーのコンピュータ上のファイルを整理するために使用するフォルダと同様です。

• 問合せフォルダ、または保存された検索: これは、保存した検索条件に基づいたドキュメントの集まりです。

• 保存フォルダ: コンテンツ保存ルールのある問合せフォルダのタイプ。

Oracle WebCenter Content内の従来型のフォルダは、コンピュータ上のフォルダと同様です。ただし、Oracle WebCenter Content内のフォルダは、フォルダ内で整理されているドキュメントに対して自動的にデフォルトのフォルダ・メタデータを割り当てることができます。デフォルトのメタデータを使用すると、フォルダにアップロードされたドキュメントが保護され、簡単に検索できるようになるため、時間を節約できます。

問合せフォルダは、通常のフォルダと同様ではなく、問合せフォルダをタップすると実行される保存済の検索条件です。これにより、ファイル・システムを参照しているような感覚で、実際にはメタデータを使用してコンテンツを検索できます。たとえば、ラップトップ上でOracle WebCenter Webブラウザ・インタフェースを使用して今日のドキュメントという問合せフォルダを作成し、タップすると今日チェックインされたすべてのドキュメントが表示されるようにできます。ユーザーがドキュメントを特定のフォルダにアップロードしなくても、コンテンツは毎日変更されますが、これは、フォルダをタップすると現在の日付にアップロードされたすべてのドキュメントがOracle WebCenter Contentによって検索され、リストに表示されるためです。

ショートカット

ラップトップまたはデスクトップ上でOracle WebCenter Webブラウザ・インタフェースを使用すると、Oracle WebCenter Content内でアクセス可能なすべてのアイテムへのショートカットを作成することができ、アイテムにどのようにアクセスするかを迅速に整理する方法が得られます。たとえば、複数のプロジェクトで作業していて、それぞれのプロジェクトに仕様ドキュメントが必要で、それぞれの仕様ドキュメントは関連したプロジェクト・フォルダに保管されているとします。ラップトップ・ブラウザを使用して、それぞれの仕様ドキュメントへのショートカットを含むフォルダを作成できます。このようにすると、複数のプロジェクト・フォルダを検索して目的のドキュメントを見つけるかわりに、フォルダをタップしてすべての仕様ドキュメントへのショートカットを一覧表示でき、モバイル・デバイスから目的のドキュメントにすばやく便利にアクセスできます。

お気に入り

各ユーザーのお気に入りリストはプライベートであり、ナビゲーション・メニューからいつでも使用可能です。お気に入りへの追加は簡単で、お気に入りを使用すると、頻繁に使用するアイテムまたは後から迅速に検索する必要があるアイテムへすばやく簡単にナビゲートできます。