7.2 レポート・ウィザードを使用したフォーム・レター・レポートの作成

レポートは、レポート・ウィザードを使用して作成するか、または独自に作成できます。この例では、フォーム・レター・レポートの作成にレポート・ウィザードを使用します。このウィザードを使用すると、レポートのレイアウトの定義やデータ定義の設定を行うことができます。

レポート・ウィザードの「テキスト」ページでフォーム・レター・レポートを設定して、希望どおりのレイアウトで表示できます。ウィザードのこのページでは、ボイラープレート・テキスト(レターの本文など)を設定し、データ表のフィールドを使用して変数データ(宛名など)を入力できます。

フォーム・レター・レポートを作成するには:

Reports Builderを起動します(すでに起動している場合は、「ファイル」→「新規」→「レポート」を選択)。
「ようこそ」ダイアログ・ボックスまたは「新規レポート」ダイアログ・ボックスで、「レポート・ウィザードを使う」を選択して「OK」をクリックします。
「ようこそ」ページが表示されたら、「次へ」をクリックします。
「レポート・タイプ」ページで、「ペーパー・レイアウトのみ作成」を選択し、「次へ」をクリックします。
「スタイル」ページでレポートのタイトルを入力し、「フォーム・レター」を選択して「次へ」をクリックします。
「データ・ソース」ページで、「SQL問合せ」をクリックし、「次へ」をクリックします。

「データ」ページの「データ・ソース定義」フィールドに次のSELECT文を入力します。

SELECT ALL EMPLOYEES.LAST_NAME, EMPLOYEES.FIRST_NAME, JOBS.JOB_ID, EMPLOYEES.EMPLOYEE_ID, JOBS.JOB_TITLE
FROM EMPLOYEES, JOBS
WHERE (EMPLOYEES.JOB_ID = JOBS.JOB_ID)
ORDER BY EMPLOYEES.EMPLOYEE_ID

注意:

この問合せは、次のいずれかの方法で入力できます。

提供されているテキスト・ファイルformletter_code.txtからコードをコピーして「データ・ソース定義」フィールドに貼り付けます。
「クエリー・ビルダー」をクリックして、コードを入力せずに問合せを作成します。
「データ・ソース定義」フィールドにコードを入力します。

「次へ」をクリックします。

注意:

データベースにまだ接続していない場合は、「クエリー・ビルダー」または「次へ」をクリックしたときに、データベースに接続するよう求められます。この例に該当するスキーマが含まれるデータベースに接続してください。第7.1項「この例の前提条件」に、この例のサンプル・スキーマの要件に関する説明があります。

「テキスト」ページで、レターの表示書式を設定します。以降の手順では、フォーム・レター・レポートを次のように表示する方法が示されます。

Employee: &<FIRST_NAME> &<LAST_NAME>

Emp. #: &<EMPLOYEE_ID>

Dear &<FIRST_NAME> &<LAST_NAME>:

The Human Resources department is updating its records of the company's employees. Currently, our records show your employee number as &<EMPLOYEE_ID>, and that you hold the position of &<JOB_TITLE>. If any of this information is incorrect, please contact the Human Resources department.

Thank you,

Human Resources
「フォーム・レター・テキスト」ボックスにEmployee:と入力します。
「スペース」を4回クリックしてスペースを4つ入力します。
「使用可能フィールド」リストで「FIRST_NAME」をクリックし、「>」ボタンをクリックして、このフィールドを「フォーム・レター・テキスト」フィールドに移動します。
「使用可能フィールド」リストの「LAST_NAME」をクリックし、「>」ボタンをクリックします。
「新規行」をクリックします。
「フォーム・レター・テキスト」フィールドにEmp. #:と入力します。
「スペース」を4回クリックしてスペースを4つ入力します。
「使用可能フィールド」リストの「EMPLOYEE_ID」をクリックし、「>」ボタンをクリックします。
「新規行」を2回クリックします。
「フォーム・レター・テキスト」フィールドにDearと入力します。
「スペース」をクリックします。
「使用可能フィールド」リストの「FIRST_NAME」をクリックし、「>」ボタンをクリックします。
「使用可能フィールド」リストの「LAST_NAME」をクリックし、「>」ボタンをクリックします。
「フォーム・レター・テキスト」フィールドで、LAST_NAMEの横にコロン(:)を入力し、「新規行」を2回クリックします。
レターの本文を入力します。フィールド名には、「使用可能フィールド」リストを使用して適切な名前を選択し、「>」ボタンをクリックして「フォーム・レター・テキスト」フィールドに挿入します。結果は次のようになります。

The Human Resources department is updating its records of the company's employees. Currently, our records show your employee number as &<EMPLOYEE_ID>, and that you hold the position of &<JOB_TITLE>. If any of this information is incorrect, please contact the Human Resources department.

Thank you,

Human Resources
「次へ」をクリックします。
「テンプレート」ページで、「事前定義テンプレート」を選択し、「Beige」をクリックします。次に「終了」をクリックして、ペーパー・デザイン・ビューにレポート出力を表示します。次の例のようになります。

図7-2 フォーム・レター・レポートのペーパー・デザイン・ビュー

「図7-2 フォーム・レター・レポートのペーパー・デザイン・ビュー」の説明
レポートをformletterreport_your_initials.rdfという名前で保存します。