ジョブ・オファー後の重複のチェックおよびマージ

外部候補者がジョブ・オファーを受諾し、HRフェーズに移動した後、データベース内の個人と候補者が重複しているかどうかを検証するためのチェックを自動的に実行できます。その場合は、2つの候補者レコードをマージし、以前から存在していた個人にオファーを再作成して、採用プロセスを完了できます。

HRへの移動中の重複のチェック

外部候補者がHRフェーズに移動する際に、すべての就業者、前就業者、派遣就業者、前派遣就業者、およびデータベースに情報がある連絡先および受取人と、各外部候補者の重複の可能性をチェックできます。このチェックは自動化されており、移動が手動または自動のどちらで実行されるかに関係なく、「HRに移動」処理の一部としてのみ実行されるように構成できます。この最終チェックは、この候補者のライフサイクルの以前のすべてのチェック(他のすべての候補者との重複検索)を補完するものです。このチェックは、オファー・フェーズの前に手動または自動で実行できます。

外部候補者をHRフェーズに移動中に、重複の可能性があるレコードが見つかった場合、そのジョブ応募は「HR - 処理中にエラー」ステータスになります。彼らは、処理待ち就業者が作成される通常の「HR - 処理進行中」ステータスには移動しません。候補者の重複関連状況がメッセージ・バナーでユーザーに通知され、Eメール通知が送信される場合もあります。

重複の可能性があるため、ステータスが「HR - 処理中にエラー」になった候補者に対しては、(通常は候補者と他の候補者を比較する「重複のチェック」処理のかわりに)「重複の表示」処理をメニューに表示できます。メッセージ・バナーに「重複の表示」ボタンを表示することもできます。これはデフォルトでは、求人のジョブ応募を参照している採用チームに表示され、「ジョブ・オファー」領域の候補者のページを参照しているHR担当者にも表示できます。この「重複の表示」処理は、「候補者重複チェックおよびマージの実行」権限および「候補者重複チェックおよびマージの実行」職務ロールを持つ任意のユーザーが使用できます。

「重複の表示」処理をクリックすると、この候補者と重複している可能性があるすべての個人がリストに表示され、個人名、Personタイプ(雇用関係がない場合でも)、ビジネス・タイトル、ビジネス・ユニットなどの識別情報が表示されます。潜在的な重複の生年月日と国別IDが候補者と同一であるかどうかを確認することもできます。この情報を使用できない場合は、候補者、潜在的な重複、またはその両方の国別識別子または生年月日がそれぞれNULL値であるためです。また、候補者または潜在的重複に異なるタイプの国別識別子がある場合、「国別ID一致」フィールドには「使用不可」と表示されます。たとえば、候補者には米国で発行された社会保障番号があり、潜在的な重複にはメキシコで発行されたMatrícula Consular de Alta Seguridadがある場合です。このリストを確認する際には、これらの個人が本当に現在の候補者と重複しているのか、よく似た情報を共有しているだけなのかを見極める必要があります。重複の定義は、姓、名または名の最初の文字のイニシャル、生年月日、性別、国別識別子およびそのタイプおよび国の一部または全部の照合値またはNULL値に基づいて管理者が構成します。

ノート: 機密情報照合インジケータを表示するには、次の権限が必要です:

• 候補者重複チェックおよびマージの実行
• 個人国別識別子の管理
• 機密情報照合による重複チェック
• 機密情報照合による採用重複チェックの表示

正しい個人と候補者のマージ

候補者の重複の可能性が、いずれも実は同一人物ではないと判断する場合があります。この場合、HR担当者は、「処理待ち就業者の追加」など、オファーの下書き時にもともと選択した処理を実行して、候補者のジョブ応募を処理する必要があります。ただし、この候補者が既存の個人と同じ国別識別子を持つことが判明した場合、これらのIDを一意にするという要件が構成されているかどうかによって、処理待ち就業者レコードを正常に完了できない場合があります。

重複のいずれかが候補者と実際に同一人物であると判断した場合は、2つのレコードをマージできます。候補者の新しい最新情報が、次のように既存の個人のプロファイルに追加されます。

• 個人関連情報がマージされます。候補者のEメール・アドレス、電話番号および添付が既知ではない場合は、すべてが個人のレコードに追加されます。個人の名前と住所は、候補者の情報がより新しく、かつその個人が現在の就業者ではなく前従業員である場合にのみ更新されます。

• 採用関連情報がマージされます。候補者のインタビュー、アセスメント、およびタレント・コミュニティ、プールおよびキャンペーン・メンバーシップが個人のレコードに移動されます。候補者の過去のジョブ応募もすべて個人のレコードに移動されます。現在のレコードは、「オファー - 下書き」ステータスで個人に移動されます。

マージが完了すると、この候補者はOracle Fusion Cloud Recruitingの検索やその他の領域に表示されなくなります。重複が削除されて、その個人が保持されます。今後の参照やトレーサビリティのために、その個人のレコードにマージ・レポートが添付されます。

ノート: 候補者には多くの様々なPersonタイプで潜在的重複の可能性がありますが、すべてのタイプをマージできるわけではありません。候補者レコードは、就業者または前就業者とマージできますが、連絡先、非就業者または処理待ち就業者にはマージできません。処理待ち就業者に重複の可能性がある場合は、レコードを就業者に変換すれば、候補者とマージできます。

正しい個人のオファーの再作成

マージの実行後、候補者のジョブ・オファーのすべての内容が、保持した個人に適している可能性がありますが、これの情報は確認する必要があります。メッセージ・バナーとアラートによって、マージが発生したことが通知され、新しい個人のジョブ応募が「オファー - 下書き」ステータスになったことが通知される場合があります。保持された個人に対して下書きオファーが再作成された後、「ジョブ・オファーの開始」(IRC_INITIATE_JOB_OFFER)権限のみを持つ採用マネージャなどの採用ユーザーは下書きオファーをレビューできません。ただし、「ジョブ・オファーの更新」(IRC_UPDATE_JOB_OFFER)権限を持つ採用担当者はレビューできます。

マージが完了すると、すぐに再作成されたオファーのページが表示されます。ここでは、保持された個人用に下書きされているオファーのすべてのセクションを再確認します。候補者の元のオファーの以前のすべて値が、このページのすべてのセクションに事前に入力されています。このオファーを初めて保存または送信する前に、すべてのセクションを確認して、アサイメント、給与およびその他の報酬セクションに元の値がコピーされていることを確認する必要があります。通常どおり、「下書き」状態の間は、オファー値を変更できます。

ノート: ジョブ・オファーに初めてアクセスするときは、開始日および雇用主を編集できません。ただし、オファーを保存してクローズし、再度アクセスすると、これら2つのフィールドは編集可能になります。

このオファーが元々ポジションに基づいている場合、同期されるように構成されているすべてのフィールドは、通常どおりポジションの値で新しいオファーが更新されて、読取り専用になります。同期されていないフィールドでは、元のオファーの値が保持されて、編集可能になります。

候補者の元の値の一部は、保持された個人に対して有効でない場合があります。たとえば、新規採用者は特定のボーナスに適格である一方、構成に基づけば、現在の従業員または再雇用者は適格でない場合があります。再作成されたオファーが組織のすべてのビジネス・ルールに確実に従うように、個人のオファーで許可されなくなった情報は特定されるか、削除されます。元のオファー・レターまたは調整済オファー・レターが、外部候補者のみが使用できるテンプレートに基づいている場合は、これも再確認する必要があります。

正しい個人のオファー・フェーズの完了

保持された個人に対して再作成するオファーの下書きが終了したら、残りの採用状態を順に進んでいくか、そのプロセスをバイパスしてHRフェーズに直接移動するかを選択できます。「送信」をクリックすると、次のいずれかのパスを選択できます。

• プロセスをバイパスする: 元の候補者のオファーはすでに承認され、受け入れられ、HRフェーズに移動していたため、保持した個人のジョブ応募に対してこれらの状態をすべてバイパスして、HRフェーズにすぐに戻すことができます。新しいオファーは承認をバイパスし、このように決定したユーザーがその個人の代理で受け入れ、オファー・フェーズとHRフェーズの間にカスタム・フェーズが構成されている場合はそれらがスキップされます。

• プロセスに従う: 新しい承認または新しいオファー・レターが必要と判断した場合は、通常どおりの採用ライフサイクルの各状態を通過するようにこのジョブ応募を移動できます。マージされた個人のオファーを元のオファーとは異なる方法で処理するように、オファー承認ルールが構成されている可能性があります。この元のオファーが候補者にすでに提示されている場合は、この新しいオファーも再び提示して、保持された個人から別の簡易電子署名を取得するか、別のユーザーが代理で受諾する必要があります。受諾後、またはオファー・フェーズとHRフェーズの間に構成されている中間カスタム・フェーズの後に、マージされた個人オファーをHRフェーズに自動的に移動する追加ルールが構成されていた可能性があります。

最後に、保持された個人の新しいジョブ応募に再作成されたオファーがHRフェーズに達すると、処理して新しいアサイメントにする準備が整います。通常、ジョブ応募は、内部候補者の場合は「HR - 手動処理待ち」ステータスになり、新しい処理待ち雇用関係を取得しようとしている再雇用者の場合は「HR - 処理進行中」ステータスになり、別の問題がある場合は「HR - 処理中のエラー」ステータスになります。

HR担当者権限と採用担当者権限

HR担当者ロールに相当するユーザーは、「HR - 処理中のエラー」ステータスの候補者ジョブ応募を参照でき、重複している可能性があることを説明するメッセージ・バナーを読み、重複の可能性のリストにアクセスできます。選択した既存の個人レコードとのマージを実行するには、次の権限を付与する必要があります。

• 機能権限「候補者の重複チェックの実行およびマージ」
• トラッキング目的のためのロール「候補者の重複チェックの実行およびマージ」

マージの実行後、これらのHR担当者は採用ユーザーに依存してマージ済個人のジョブ・オファーを再作成します。これは、デフォルトでは、HR担当者がジョブ・オファーの更新などの必要な追加権限を持っていないためです。HRユーザーは候補者のマージを実行した後、「ジョブ・オファーの管理」作業領域のジョブ・オファーのメイン・リストに戻ります。アラートを自動的に送信して、ドラフト・オファーがレビュー待ちであることを採用担当者に通知できます。