見込みサプライヤ

サプライヤとのビジネス関係を開始するとき、通常はサプライヤは暫定的なステータスになります。暫定的なサプライヤの場合、一般的に、必要となる情報は最小限です。財務トランザクションを行うサプライヤの場合は、さらに多くの情報が必要です。

また、一般的に、見込みサプライヤに対して必要となるレビューと監督のレベルも、契約サプライヤに対して必要になるレベルよりも低くなります。

様々なレベルのサプライヤ情報が必要となる状況に効率的に対処するには、サプライヤに2つのステータスを付与します。暫定的なステータスでは、アプリケーション機能への制限付きアクセス・レベルを許可します。フル・ステータスでは、より広い範囲の機能にアクセスできます。

見込みサプライヤ

サプライヤに対し、購買会社の登録用Webページにアクセスしてアプリケーションに各自で登録するように依頼できます。または、内部でサプライヤを登録することもできます。たとえば、カテゴリ・マネージャが新しいネゴシエーションの参加依頼リストを作成するときに、新しいサプライヤを登録するように要求できます。いずれの場合も、登録要求はレビューのためにサプライヤ・マネージャに送信されます。サプライヤ・マネージャが登録要求を承認すると、そのサプライヤはアプリケーション内で見込みサプライヤになります。見込みサプライヤには、制限付きのアクセス・レベルが付与されます。見込みサプライヤはサプライヤ資格イニシアチブに参加し、ネゴシエーションを表示して応答できます。アプリケーション内では、見込みサプライヤは見込みのステータスを示すアイコンで識別されます。

費用承認済サプライヤ

カテゴリ・マネージャがネゴシエーションに応答した見込みサプライヤにビジネスを落札させることを決定した場合、そのサプライヤ向けに購買文書を作成するためには、サプライヤが購買組織との間で費用トランザクションを行うことを承認される必要があります。費用承認には、サプライヤに関するより詳細なレベルの情報が必要であり、サプライヤ・マネージャの承認も必要となります。サプライヤは、費用処理を行うことを承認されると、アプリケーションのすべての標準機能にアクセスできるようになります。

見込みサプライヤ向けの購買文書

見込みサプライヤは、アプリケーションに新たに登録された暫定的なサプライヤです。これらのサプライヤは、購買組織との間で費用処理を行うことが承認されていません。見込みサプライヤにビジネスを落札させることはできますが、落札を完了するには、見込みサプライヤが費用承認済である必要があります。

落札決定を行うときに、見込みサプライヤに落札させたビジネスがある場合、そのネゴシエーションは落札完了処理中に変わります。費用処理に対してサプライヤを承認するように、アプリケーションによってサプライヤ・マネージャに要求が送信されます。サプライヤが費用承認済になると、ワークベンチの「最近のアクティビティ」表にエントリが表示されて、サプライヤが費用承認済になったことが通知されます。また、費用承認の元の要求者にも通知が送信されます(落札決定を行ったときに、サプライヤがすでに承認プロセスにあった場合は、元の承認要求者とはみなされず、この通知を受け取りません)

「最近のアクティビティ」表をモニターして、費用承認要求がいつ処理されたのかを把握する必要があります。該当するネゴシエーションでビジネスを落札したすべての見込みサプライヤが費用承認済になったら、そのネゴシエーションの購買文書を作成できます。

承認要求が否認された場合、「最近のアクティビティ」表にエントリが表示され、通知を受け取ります(元の要求者である場合)。ネゴシエーションのステータスは前のステータス(「落札は処理中」または「落札承認済」)に戻ります。