モバイル・デバイスからの経費精算書の発行方法
iPhoneやiPadなどのモバイル・デバイスを使用して、現金トランザクションとコーポレート・カード・トランザクションの両方を含む経費精算書を作成および発行できます。現金トランザクションには、現金、小切手または個人クレジット・カードによるビジネス経費の支払が含まれます。
モバイル・アプリケーションから経費を発行する際には、すべての検証に成功すると、経費精算書が正常に発行されます。情報が欠落しているか無効なまま経費精算書を発行すると、経費Webアプリケーションによって、「保存済」ステータスで経費精算書が保存されます。Webアプリケーションにログインして、エラーを解決して発行する必要があります。
経費精算書を発行する際には、モバイル・デバイスからPDF形式またはイメージで領収書をアップロードできます。経費精算書を発行する前に、添付されたPDFファイルをプレビューすることもできます。たとえば、出張の航空運賃、ホテルおよびレンタカーのPDF領収書を受け取ったとします。スクリーン・ショットを撮って領収書をアップロードするかわりに、モバイル・デバイスからPDF領収書をアップロードできます。
領収書を紛失したか、手元にない場合は、領収書なしで経費精算書を発行できます。これができるのは、会社のポリシーで領収書なしの経費精算書の発行が許可されている場合のみです。経費精算書の発行時に、「領収書なし」チェック・ボックスを選択し、「理由」フィールドに領収書を添付していない理由を入力します。欠落している領収書は後で添付するか、Eメールで送信できます。
モバイル・デバイスから経費精算書を発行すると、次のようになる場合があります。
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情報が欠落しているかエラーがある経費項目が経費の発行画面に表示されない。
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経費精算書を発行して検証に失敗した場合、経費精算書がWebアプリケーションのドラフトとして「保存済」になる。
欠落した情報がある経費項目
経費の発行画面には、エラーがなく情報が欠落していない経費項目のみが表示されます。経費の発行画面に経費が表示されない理由の例を次に示します:
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該当するビジネス・ユニットで必須の摘要が入力されていない経費
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事由が入力されていない経費
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プロジェクト・ユーザーで必須のプロジェクトおよびタスク情報が入力されていない経費
これらのエラーをなくすには、欠落している情報を指定する必要があります。
「保存済」ステータスの経費精算書
次の条件を満たす場合は、情報が無効か欠落している経費精算書をモバイル・デバイスから発行すると、経費Webベース・アプリケーションに「保存済」ステータスで経費精算書が保存されます。
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経費精算書に許容制限を超えるポリシー違反があり、かつ会社ポリシーでポリシー違反の発生時に経費精算書の発行を禁止するよう設定されている場合。
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経費タイプで項目化が必要な場合。
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経費に選択された経費タイプが、選択された日付に適用できない場合。
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必要な領収書をイメージ形式で添付しないと経費精算書を発行できないという会社ポリシーがある場合。
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経費Webベース・アプリケーションに1つ以上の経費のコスト・センターが存在しておらず、かつコスト・センター勘定が自動作成されない場合。
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Expensesに割り当てられたプロジェクトが無効な場合。
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経費項目に必須の付加フレックスフィールドがない場合。
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経費項目に必須の税金フィールドがない場合。
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経費項目に必須のカテゴリ固有のフィールドがない場合。